Notitie

Bestuur Juridische Zaken Doorkiesnummers: Telefoon 0640141296

Aan

Gemeenteraad van Delft Afschrift aan

Notitie Datum

Onderwerp

31-08-2021

Informatie t.b.v. de Verordening behandeling bezwaarschriften Delft

Ons kenmerk

4628555 Opsteller

J.A. van Luijk Bijlage

Inleiding Het college heeft in mei 2021 (kenmerk 2116329) aan de gemeenteraad het voorstel gedaan om de Verordening behandeling bezwaarschriften Delft (verder verordening) vast te stellen. Omdat door een aantal leden van de Adviescommissie voor bezwaarschriften (verder Acb) twee keer een reactie op dit voorstel is gegeven, hebben wij de gemeenteraad verzocht om de behandeling van de verordening aan te houden. Gedurende de aanhouding konden de gesprekken met de steller en de medeondertekenaars van de brieven worden afgerond. In onze brief van 30 juni ((kenmerk 2126547) hebben wij toegezegd dat u na afronding van de gesprekken een terugkoppeling van de gevoerde gesprekken zou krijgen en geïnformeerd zou worden over de inhoudelijke standpunten. Deze notitie voorziet hierin. Terugkoppeling gesprekken De steller van de brieven is uitgenodigd voor een gesprek met wethouder Schrederhof en het afdelingshoofd Juridische Zaken. Dit gesprek heeft in twee delen plaatsgevonden op 21 mei 2021 en 2 juli 2021. Beide keren is gesproken over het proces van de totstandkoming van de verordening en wie welke rol daarin heeft. Wethouder Schrederhof heeft aangegeven dat de Acb en haar commissieleden hun taak uitvoeren binnen het construct van de gemeente en binnen de kaders die de gemeente Delft stelt.

Met construct wordt bedoeld de positie van de Acb binnen het gemeentelijk bestel, hoe de commissie zich verhoudt tot de bestuursorganen die haar instellen en hoe de leden van de commissie zich onderling verhouden. De bestuursorganen bepalen gezamenlijk de kaders waarbinnen de commissie haar taak uitvoert. Binnen die kaders en dat construct heeft de Acb de opdracht om, zonder inhoudelijke bemoeienis van gemeentewege, te adviseren over bezwaarschriften die zijn ingediend. Het college is van mening dat discussies en correspondentie over de kaders behoren te lopen via de reguliere communicatielijnen van de gemeente en de commissie, dus via de portefeuillehouder/ afdelingshoofd Juridische Zaken. Daarnaast dient deze correspondentie in afstemming met de

algemeen voorzitter van de Acb en de overige commissieleden plaats te vinden. De steller van de brieven heeft aangegeven dit anders te zien gelet op de onafhankelijke positie van de commissie. Hij geeft aan dat de twee gesprekken hem nog niet voldoende duidelijk hebben gemaakt wat precies met het ‘construct’ wordt bedoeld en waar dit is vastgelegd, in het bijzonder voor de Acb. Aansluitend op het gesprek van 2 juli 2021 hebben de steller en wethouder Schrederhof, op verzoek van de steller, in vertrouwen gesproken over de werkrelatie tussen de algemeen voorzitter en de steller. Vooraf was van de zijde van de wethouder aangegeven dat zij hierover een luisterend oor zou bieden, maar dat de kwestie met alle betrokkenen besproken zou moeten worden. Het vertrouwelijke gesprek was voor wethouder Schrederhof aanleiding om beide personen uit te nodigen voor een driegesprek. De wethouder is namelijk van mening dat deze kwestie de samenwerking en communicatie in algemene zin beïnvloedt. Helaas is de steller niet op deze uitnodiging voor een driegesprek ingegaan. De vier personen die de brieven mede hebben ondertekend zijn eveneens uitgenodigd voor een gesprek met het afdelingshoofd Juridische Zaken. Alle vier hebben deze uitnodiging, onder verwijzing naar de gesprekken tussen wethouder Schrederhof en de steller, afgewezen.

Door de algemeen voorzitter van de Acb is aangegeven dat hij betreurt dat de steller en vier medeondertekenaars niet in gesprek wensen te gaan. Hij ziet de houding van de steller en diens actie een brief te sturen naar de gemeenteraad zonder hem, de algemeen voorzitter, daarin te kennen als een breuk in de samenwerking binnen de Acb. Uit het voorgaande wordt duidelijk dat ondanks de gesprekken verschillende meningen blijven bestaan over hoe de commissie en haar commissieleden, zich onderling, met het bestuur en de ambtelijke organisatie verhouden. Dat doet overigens niets af aan de kwaliteit die de steller en medeondertekenaars leveren in hun rol als commissielid. Tegelijkertijd is echter duidelijk dat door deze kwestie de samenwerking binnen de commissie als ook de samenwerking van deze commissieleden met de gemeentelijke organisatie onder druk is komen te staan. Het college heeft nog in beraad hoe hier verder mee om te gaan. Indien nodig wordt u hierover verder geïnformeerd. Inhoudelijke standpunten concept-verordening Van een aantal commissieleden heeft u een tweetal brieven ontvangen, gedateerd 17 mei 2021 en 30 juni 2021 (kenmerk 2120382 en 2126540), waarin wordt gereageerd op de verordening. Zoals in onze brief van 30 juni 2021 is aangegeven, zijn de brieven een reactie van een deel van de commissie, namelijk de vijf personen die onderaan de brieven staan genoemd.

De commissie bestaat op dit moment 2/5

uit 15 personen. Vast staat dat de overige commissieleden niet zijn gekend in de reactie in de brieven en zij deze ook niet onderschrijven. De wethouder heeft de algemeen voorzitter van de commissie om een reactie gevraagd. Hij heeft aangegeven zeer verbaasd te zijn dat enkele leden rechtstreeks een brief aan de raad hebben gestuurd. Te meer omdat hij daarin als voorzitter als ook andere leden hierin in het geheel niet zijn gekend. Ook is gevraagd welk standpunt de algemeen voorzitter inhoudelijk ten aanzien van de concept-verordening inneemt. Hij is van mening dat de verordening en beoogde samenvoeging van Kamers I en III niet nadelig is voor de onafhankelijke positie van de commissie en de kwaliteit van advisering. De betrokken commissieleden beschikken over voldoende kennis en kunde om beide typen bezwaarschriften te behandelen. Voor de bezwaarmakers en overige belanghebbenden is het alleen maar voordeling dat zij hierdoor eerder duidelijkheid hebben over het geschil. Verder merkt hij op dat juist wanneer sprake is van een efficiënt proces de commissie zich kan focussen op de inhoud van de bezwaarschriften. Gelet op het voorgaande heeft hij geen bezwaren tegen de wijzigingen die in de concept-verordening worden voorgesteld. In onze brief van 8 juni 2021 (kenmerk 2123474) hebben wij onze inhoudelijke reactie gegeven op de brief van 17 mei 2021.

Ten aanzien van de brief van 30 juni 2021, geven wij hierna aanvullend een reactie op de daarin aangevoerde argumenten. Kamer III vergadert gemiddeld eens per vier weken. Dat is voldoende met het oog op het aantal zaken dat Kamer III behandelt. Reactie: Doordat de frequentie van de hoorzittingen van Kamer III lager is, moeten belanghebbenden gemiddeld genomen langer wachten voordat hun bezwaarschrift door de commissie wordt behandeld. Dat resulteerde in 2020 in een langere behandeltijd en adviestermijn in vergelijking met de andere kamers (Kamers I en II gemiddeld 10 weken versus Kamer III gemiddeld 13 weken). In onderstaand overzicht zijn de gemiddelde doorlooptijden van de processtappen gegeven. Kamer Aantal weken tot hoorzitting I 7,5 II 8,4 III 9,2

Aantal weken tot advies commissie 10 (9,6) 10 (10,0) 13 (13,0)

Samenvoeging van de kamers van de adviescommissie maakt de ambtelijke handelingen niet efficiënter. Reactie: Na samenvoeging van de kamers, worden er maandelijks vier reguliere hoorzittingen ingepland. De nieuwe Kamer I (oude Kamer I en III) houdt dan 3/5

twee keer per maand zitting en Kamer II houdt dan ook twee keer per maand zitting. Wanneer geen samenvoeging van de kamers plaatsvindt, dan dienen er per maand vijf zittingen te worden ingepland. Namelijk, voor de Kamers I en II ieder twee zittingen en voor Kamer III één zitting. Voor iedere zitting moeten de nodige administratieve handelingen worden verricht. Daarnaast is het met vijf zittingen per maand niet mogelijk om deze allen op een vaste dag in de week in te plannen (waarbij wordt opgemerkt dat het houden van een hoorzitting op één vaste dag in de week tevens de duidelijkheid ten goede komt). Voor elke hoorzitting dient vergaderruimte worden “gehuurd” in het stadhuis en is, bijvoorbeeld, de aanwezigheid van bodes vereist. Elke (extra) hoorzitting brengt daarom extra handelingen en extra kosten met zich mee. Kamer III behandelt uitsluitend bezwaarschriften die per definitie niet standaard zijn. Reactie: Kamer III behandelt zaken die niet onder kamer I (m.n. ruimtelijk domein) of Kamer II (sociaal domein) vallen. Dat betekent daarmee niet gelijk dat sprake is van uitzonderlijke of niet-standaard bezwaarschriften. Ook de kamervoorzitter van Kamer I, tevens algemeen voorzitter, en leden van Kamers I en III beschikken over grondige en uitstekende kennis van het bestuursrecht.

Leden van de huidige Kamer I hebben bovendien, doordat zij zitting hebben in commissies van andere gemeenten, ook ervaring met zaken die thans in Kamer III worden behandeld. Hetzelfde geldt voor leden van Kamer III voor zaken die op dit moment in Kamer I worden behandeld. Het aantal gegrondverklaringen toont aan dat er een zorgvuldige en onafhankelijke rechtsbescherming wordt geboden. Reactie: Er bestaat geen causaal verband tussen het aantal gegrondverklaringen en de mate van zorgvuldigheid. Dit is een onjuiste voorstelling van zaken. Immers, wanneer deze redenering juist zou zijn (en sprake zou zijn van een dergelijk verband), dan zou dit betekenen dat Kamer I en II (respectievelijk. 10% en 15% gegrond) minder zorgvuldig of onafhankelijk zouden adviseren. Dat is onjuist. Ook de cijfers van 2019 tonen geen correlatie aan tussen de samenstelling van de Kamers in combinatie met het percentage (on)gegrond en de onafhankelijkheid en de zorgvuldigheid van de behandeling. In 2019 was het percentage gegrond van kamer I 16%, kamer II 28% en kamer III 10%. Kamer I II III

% gegrond 2019 16% 28% 10%

% gegrond 2020 10% 15% 34%

Het percentage gegrondverklaringen is afhankelijk van de op zichzelf staande inhoud van de casussen die worden voorgelegd en niet van de kamer waarin deze worden behandeld.

4/5

Een onafhankelijke en zorgvuldige behandeling en beoordeling van bezwaarschriften blijft ook gewaarborgd indien de kamers worden samengevoegd. Fysiek horen zorgt voor een onafhankelijke en zorgvuldige rechtsbescherming. Reactie: Alle wijzen van horen dragen bij aan een onafhankelijke en zorgvuldige rechtsbescherming. In veel gevallen is fysiek horen de beste methode, in sommige situaties is telefonisch horen of horen via MS-Teams eveneens een adequate methode gebleken. In de afgelopen periode heeft geen van de bezwaarmakers hierover zijn of haar ongenoegen geuit. Het is wel voorgekomen dat bezwaarmaker zelf de voorkeur gaf aan een hoorzitting via MS Teams, maar dit verzoek niet is gehonoreerd. Voorstel verdere behandeling verordening Wij gaan ervan uit dat u voor wat betreft de inhoud van de verordening en de verschillende standpunten daaromtrent voldoende bent geïnformeerd en tot besluitvorming kunt overgaan. Wij verzoeken u dan ook om de behandeling van de verordening te hervatten.

5/5