Nota besluitvorming DO Prinsenhof

Programma's en Projecten

Doorkiesnummers: Telefoon 06-29556205

Aan

College Raad Afschrift aan

Ronald Derks

Besluitsvormingsnota Datum

Onderwerp

30-11-2023

Besluitvorming fase Defintief Ontwerp project Prinsenhof

Ons kenmerk Opsteller

A. Suiker

Deze nota is geschreven als toelichting bij de besluitvorming over het definitief ontwerp van project Prinsenhof. Het project dat ziet op de renovatie/restauratie van het monumentale ensemble Prinsenhof met daarin gehuisvest Museum Prinsenhof Delft (MPD).

Bijlage

1

Leeswijzer Het afgelopen jaar is gewerkt aan het Definitief Ontwerp voor het project Prinsenhof. Achtereenvolgens wordt in deze nota op hoofdlijnen een toelichting gegeven op het doorlopen proces en de resultaten, respectievelijk het DO en de bijbehorende businesscase. Tot slot wordt ingegaan op de planning en vervolg van het project. Voor inhoudelijke toelichting (inclusief visualisaties) op het ontwerp wordt verwezen naar het document Ontwerptoelichting met titel Prinsenhof Delft, definitief ontwerp 11 oktober 2023. Voor een inhoudelijke verdieping op de financiële effecten en nadere toelichting op de dekking van het project, wordt verwezen naar de Businesscase Renovatie en restauratie Prinsenhof Delft, d.d. 30 oktober 2023 en de daarbij bijbehorende bijlagen. Om in detail te zien welke betekenis het museum voor de stad heeft na verbouwing en vernieuwing, wijzen we naar het Ondernemingsplan Museum Prinsenhof Delft 20272031.

2

Beeld van het eindresultaat Bezoekers lopen straks via de Prinsentuin en de uitnodigende nieuwe entree het verbouwde en vernieuwde Museum Prinsenhof Delft binnen. Daar treffen zij een compleet gerestaureerd museum in een Top 100 monument (vastgelegd door de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed) dat toegankelijk en duurzaam is. Met mooie goed geklimatiseerde museumzalen met daglicht dat door de ramen naar binnen valt. Er zijn aantrekkelijke publieksvoorzieningen en het museum beschikt over faciliteiten waar jong en oud kunnen leren en ontdekken. Bezoekers uit binnen- en buitenland trekken er naartoe en een bezoek aan het museum is de ideale start van een ‘dag’ of een ‘weekendje’ Delft. Museum Prinsenhof Delft speelt een hoogwaardige en onderscheidende rol in de stad Delft én in het (inter)nationale museale aanbod. Het Prinsenhof is een plek waar Delftenaren trots op zijn.

Om in detail te zien welke betekenis het museum voor de stad heeft na verbouwing en vernieuwing wijzen we op het Ondernemingsplan Museum Prinsenhof Delft 2027-2031. 3

Reflectie op het doorlopen proces De bij de VO-fase opgestelde projectstructuur is gecontinueerd en waar nodig op onderdelen aangescherpt. Binnen de Projectgroep zijn alle interne stakeholders (Museum, Erfgoed, Vastgoed, Communicatie en Project Control) van de gemeente vertegenwoordigd. Het concept DO is gecontroleerd door de Projectgroep, vervolgens aangescherpt door het Ontwerpteam en daarna opnieuw gecontroleerd en vastgesteld door de Projectgroep. Tot slot heeft afdeling Vergunningen deelgenomen aan de projectgroep zodat zij tijdig aangesloten zijn bij het project in het kader van de vergunningsaanvraag in de volgende fase. Daarnaast is separaat gestart met de uitwerking van de buitenruimte (binnentuin, Prinsentuin en Sint Agathaplein) door landschapsarchitect Delva. Met behulp van een uitvoerig participatietraject is een visie in uitwerking. Deze visie is daarbij nadrukkelijk afgestemd op het ontwerp en uitgangspunten van het DO van het museum.

4

Het Definitief Ontwerp Op basis van het voorlopig ontwerp (VO) is door het Ontwerpteam uitwerking gegeven aan het DO. De aannames waarmee in de VO-fase is gewerkt zijn geconcretiseerd en het ontwerp is verder gedetailleerd. Specifieke aandacht is daarbij uitgegaan naar zaken als draagconstructie in relatie tot de museale functie, brandveiligheid in relatie tot veiligheid en verzekerbaarheid, klimaat en comfort en beveiliging. In detail zijn onder andere doorbraken en ingrepen in het bestaande pand in nauw overleg met Museum, Vastgoed en Erfgoed verder verfijnd en besproken met RCE en AOK en is aandacht besteed aan de materialisering en detaillering van de nieuwe toevoegingen. Voor een gedetailleerde toelichting op de visie, het ontwerp, de ingrepen, duurzaamheid en de technische uitwerking wordt verwezen naar de Toelichting van de architect BiermanHenket met kenmerk Ontwerptoelichting Museum Prinsenhof Delft, definitief ontwerp, 11 oktober 2023. Als onderdeel van de volgende fase (Technisch Ontwerp) zullen enkele onderzoeken op locatie worden uitgevoerd om aannames in het huidige ontwerp te verifiëren en verder te kunnen uitwerken ten behoeve van de vergunningsaanvraag en de aanbesteding van het project.

5

Financiën Voor de onderbouwing van de financiële gevolgen in de besluitvorming is door de werkgroep in samenwerking met de betrokken afdelingen, adviseurs en het projectteam een businesscase opgesteld (zie document met kenmerk Businesscase Renovatie en restauratie Prinsenhof Delft, d.d. 30 oktober en bijbehorende bijlagen). In de volgende paragrafen zijn de belangrijkste punten uit de Businesscase samengevat. 2/6

5.1

Dekking investering De Businesscase geeft allereerst een toelichting bij het investeringsbudget van € 38 miljoen en de bijbehorende sluitende dekking vanuit gemeente, schenking familie Vlek en een opgave voor Fondsenwerving. Respectievelijk € 18 miljoen, € 10 miljoen en €10 miljoen. Indicatieve investeringsraming (goedgekeurd VO) Dekking investering Reservering gemeentelijke begroting Bijdrage vanuit onderhoudsbegroting vastgoed Bijdrage vanuit onderhoudsbegroting museum Bijdrage familie Vlek Fondsenwerving

€ 38,0 miljoen € 15,0 miljoen € 2,0 miljoen € 1,0 miljoen € 10,0 miljoen € 10,0 miljoen

5.2

Fondsenwerving Er is een professionele aanpak en organisatie opgezet om de benodigde fondsen en bijdragen te verwerven. Door deze aanpak is inmiddels (november 2023) meer dan € 5 miljoen toegezegd en wordt er op dit moment gewerkt aan ruim € 6 miljoen aan potentiële gevers/fondsen/subsidies. De kosten van deze werving moeten ook vanuit de fondsenwerving worden gedekt.

5.3

Investeringsraming De dekking van € 38 miljoen is voldoende om het project te realiseren. De huidige raming met prognoses geeft een overschrijding van € 1,3 miljoen. In de investeringsraming is voor totaal € 2,2 miljoen aan posten voor reserveringen en stuurmiddelen geïdentificeerd die hiervoor kunnen worden ingezet. Daarnaast is binnen de investeringsraming 10% onvoorzien (€ 3,25 miljoen) gereserveerd. In de investeringsraming is € 1,5 miljoen gereserveerd voor reguliere prijsstijgingen. Niet opgenomen binnen de investeringsraming zijn eventuele prijsindexatie hoger dan basisinflatie en onvoorziene risico’s. Hiervoor zijn in de Programmabegroting 2024-2027 reserveringen opgenomen. Onderdeel van de investeringsraming is de bouwkostenraming die is gemaakt op basis van het DO. Op deze bouwkostenraming is een second opinion uitgevoerd door een niet bij het project betrokken bouwkostendeskundige. De conclusie is dat het totaalbedrag van de geraamde bouwkosten passend is, maar de begroting op onderdelen meer detail zou mogen hebben. Dit detailniveau zal worden aangebracht in de volgende fase vooruitlopend op de aanbesteding van het project.

5.4

Afschaalopties Bij het aangenomen besluit in 2021 van de Raad, om het project Prinsenhof verder uit te werken op basis van een investering van € 38 miljoen, is een amendement opgenomen om afschaalopties in beeld te brengen. In de uitwerking van het DO zijn 9 afschaalopties opgenomen. Niet alle afschaalopties kunnen in combinatie met elkaar worden doorgevoerd in

3/6

verband met overlap. In totaal bedraagt het maximaal effect op de investeringskosten € 3,9 miljoen. Het afschalen zou gepaard gaan met grote gevolgen voor de tentoonstellingsprogrammering (museale kwaliteit), duurzaamheid, toegankelijkheid, logistiek, uitstraling, samenwerking en de exploitatie van het museum. Daarmee doen de terugvalopties altijd afbreuk aan initiële doelstellingen en ambities. Tevens kan het zijn dat fondsen en geldgevers die bijdragen aan een volledig ontwerp, overwegen hun bijdrage te verminderen. Tot slot gaan alle afschaalopties gepaard met herontwerp en daarmee additionele ontwerpkosten en langere doorlooptijd van de uitwerking (en latere ingebruikname) van het plan. De dekking van het project is voldoende en zodoende is er geen noodzaak de afschaalopties te gebruiken voor het verlagen van de investeringslasten 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Schoolstraat 1 niet betrekken in plan Verbindingsgang sober Verbindingsgang handhaven + geen lift en horeca Verbindingsgang handhaven + geen lift en horeca elders Entree handhaven Installatie Waalse Kerk handhaven Vloer BD6 beperkt verlagen BD6 nu niet uitvoeren Buitenruimte niet herinrichten (alleen kabels- leidingen)

positief effect

-/- Investering 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Programmering

Duurzaamheid Toegankelijkheid

neutraal effect

Logistiek

negatief effect

Uitstraling

€ 596.000,00 € 439.000,00 € 690.000,00 € 675.000,00 € 541.000,00 € 847.000,00 € 75.000,00 € 632.000,00 € 506.000,00

Samenwerken

zeer negatief effect

Exploitatie

-/- Exploitatie resultaat € € 30.000 € 15.000 € 15.000 € 50.000 € 300.000 € 150.000 € 40.000 € 50.000 in 5.

Tabel: overzicht afschaalopties en consequenties 5.5

Risico’s Belangrijkste manier om risico’s te beheersen is het maken van een goed plan met een goede begroting. Met behulp van RiskID zijn de risico’s van het project opnieuw in kaart gebracht en waar nodig aangescherpt in samenspraak met de bestuurders. In de Programmabegroting is het project vermeld in het gemeentelijk risicoprofiel voor een ongewogen bedrag van € 5 miljoen. Het risicoprofiel ziet op het opvangen van financiële effecten die veroorzaakt worden door externe factoren die een risico vormen voor de realisatie van het project. De benoemde risico’s zijn gekwantificeerd. Daarbij is tevens een inschatting gemaakt van de totale impact. Op basis hiervan lijkt de ongewogen reservering van € 5 miljoen passend. Tijdens de 4/6

vervolgfase en realisatie zullen deze risico’s gemonitord worden en waar mogelijk zal in de Programmabegroting de reservering worden bijgesteld. In de Programmabegroting 2024-2027 is een garantstelling van € 10 miljoen opgenomen voor de financiering van het project. Zodoende is geborgd dat ook in het geval van een nog niet volledig gerealiseerde wervingsopgave (gevers/fondsen/subsidies) een realisatiebesluit genomen kan worden. 5.6

Exploitatiekosten huisvesting Na de heropening in verband met de renovatie nemen de structurele lasten met ingang van 2027 per saldo toe met € 450.000 e.e.a conform het advies van afdeling Vastgoed “Vastgoedexploitatie Prinsenhof Definitief Ontwerp 1.3 met wijzigingen”. Dit is in lijn met de aan het einde van het VO en bij het concept DO aangekondigde verwachtte stijging van ca. €400.000. In de uitgangspunten die hebben bijgedragen tot het saldo van € 450.000 zijn de volgende elementen verdisconteerd: 1. Een verrekening vanuit de onderbesteding aan onderhoud van het Prinsenhof tijdens de sluiting. 2. Dekking van prijsstijgingen op basis van het in de programmabegroting opgenomen risicoprofiel. 3. Een taakstelling voor het museum om jaarlijks (sponsor) gelden voor tentoonstellingen te verwerven van € 279.000. De oorzaak ligt met name in het feit dat het gebouw, grotendeels voor het eerst, zal worden voorzien van installaties om de expositiezalen van een museaal klimaat en in de bezoekersruimtes van een fijn verblijfsklimaat te voorzien. Onderzoeken vinden plaats naar de structurele beheersbaarheid van de programmabegroting van de gemeente met name richting het jaar 2027. Richting dat jaar 2027 heeft de financieringssystematiek voor gemeenten behoorlijke gevolgen voor het reëel financieel evenwicht.

De voorgenoemde stijging van de exploitatielasten moeten ook in dat licht worden bezien. Aan een financieel totaalbeeld wordt momenteel gewerkt, zodat er voor het college inzicht is in de ontwikkelingen van het reëel en structureel financieel evenwicht en in de hoogte van de algemene reserve.

5.7

Museumexploitatie vanaf 2027 In het ondernemingsplan van het museum is een prognose opgenomen van de (hogere) opbrengsten en (hogere) lasten. Na de verbouwing en vernieuwing van het museum verwacht Museum Prinsenhof Delft een toename van het aantal bezoekers. Ook zal er een openingseffect zijn, waardoor in de eerste jaren na opening het aantal bezoekers nog iets hoger zal zijn. Een brede, aantrekkelijke en kwalitatief hoogwaardige programmering leidt tot hogere bezoekersaantallen en inkomsten. Dit werkt door en zorgt voor een bestedingsimpact voor de stad van gemiddeld € 6 miljoen per jaar. Deze cijfers staan nog los van de structurele werkgelegenheid (zo’n 100 banen) die Museum Prinsenhof Delft oplevert en de zachte waarden zoals de bijdrage aan het imago en de ontwikkeling van de stad. 5/6

6

Museumexploitatie tijdens de verbouwing, frictiekosten Tijdens de verbouwing is het museum gesloten. De inkomsten zullen daardoor wegvallen. De resterende begroting is nodig om zichtbaar te blijven in de stad, het uitplaatsen van collectiestukken en met de museale organisatie de voorbereidingen te treffen voor de heropening in 2027 en komende tentoonstellingen. De totale reservering voor verhuis- en frictiekosten tijdens sluiting bedraagt circa € 250.000.

7

Communicatie Via de media wordt bekendheid gegeven aan het raadsvoorstel en de beslissende stap die wordt gezet in het toekomstbestendig maken van het erfgoed en het vernieuwen van Museum Prinsenhof Delft. Bij de communicatie over het DO van het gebouw wordt aangekondigd dat het ontwerp voor de buitenruimte (Prinsentuin en Sint Agathaplein) in uitwerking is. Daarnaast zal worden benoemd dat de museale visie en exploitatie van het museum vanaf heropening (2027) zijn vastgesteld middels het ondernemingsplan. Daarbij zal worden aangeven dat het museum zijn deuren tijdens de verbouwing sluit maar wel nadrukkelijk zichtbaar zal blijven doormiddel van bijvoorbeeld (educatieve)activiteiten en communicatie. Expliciete aandacht gaat uit naar de communicatie richting de externe stakeholders (zoals de direct omwonenden, vrienden van het museum en bedrijven). Voorafgaand aan publieke presentatie worden deze geïnformeerd over de inhoud van het DO en het vervolgproces.

8

Vervolg Het vervolgtraject kent een aantal belangrijke mijlpalen: Januari 2024 Februari 2024 April 2024 November 2024 December 2024 Januari 2025 Februari 2025 2024/2025/2026 Q1 2027

Publieke presentatie DO gebouw en visie buitenruimte Besluit uitvoeringskrediet door de Raad Presentatie Definitief Ontwerp Buitenruimte aan de Raad Technisch Ontwerp, vergunningsaanvraag en marktconsultatie Aanbesteding Gunning van de opdracht door college Start uitvoering Tentoonstellingsinrichting (ontwerp en realisatie) Oplevering en ingebruikname Museum Prinsenhof Delft

Na besluit over de DO-fase zal er halfjaarlijks een statusrapportage aan college en raad worden verzorgd vanuit het project.

6/6