memo Prinsenhof raad 18 december 2025 def

Gemeenteraad Raadsgriffie Doorkiesnummers: Telefoon 0634475329

Aan

Raads- en commissieleden Van

Bianca van Petegem Afschrift aan

Memo Datum

Onderwerp

18 december Opsteller 2025 Bianca van Petegem

Advies werkgroep Prinsenhof

Bijlage

Inleiding In 2017 is het project Prinsenhof toegevoegd aan de strategische risicoagenda Delft. Deze risicoagenda is een nadere uitwerking van de regeling “Delftse aanpak risico’s” (3167006). Als vervolg op het aanmerken van Prinsenhof als risicovol project is in 2023 een werkgroep gevormd, die sinds 2024 bijna elk kwartaal vergadert. Op 1 december 2025 heeft de werkgroep Prinsenhof vergaderd over het Raadsvoorstel inzake Voortgangsrapportage Q3 en financiële status Prinsenhof (2543661). Dit voorstel is reeds politiek besproken in de commissievergadering van Economie, Financiën en Bestuur op 27 november 2025. Tijdens deze commissievergadering is de wens geuit om tijdens de werkgroepvergadering van 1 december 2025 verder te praten over rol van de werkgroep en om, samen met de betrokken wethouder en ambtenaren, afspraken te maken over de verdere inrichting van het proces van informatievoorziening. Dit memo omvat een kort verslag van deze bijeenkomst en een advies voor verdere vervolgafspraken. Deze kunnen als input gebruikt worden bij de besluitvorming tijdens raadsvergadering van 18 december 2025.

Informatievoorziening werkgroep Diverse fracties constateren dat de raad te laat is geïnformeerd over de tegenvallers. Ambtenaren wisten begin juli al dat er overschrijdingen zouden ontstaan. Toch is de raad pas eind oktober geïnformeerd. Nu voelt dit gesprek bespreking als mosterd na de maaltijd, omdat de raad niet in een vroeg stadium, desnoods in vertrouwen, is ingelicht. Ook liggen er geen andere (financiële) keuzes voor, waardoor de raad het gevoel heeft te moeten tekenen bij het kruisje. Zo is er bijvoorbeeld geen mogelijkheid dat de raad kan kiezen om af te schalen. De fracties zijn van mening dat de werkgroep, mede op basis van eerdere debatten en aangenomen moties, een rol had kunnen spelen in dit proces. Zo had de werkgroep mee kunnen denken over afschaalopties of over welke keuzes er aan de raad hadden kunnen worden voorgelegd. Het eerder betrekken van de werkgroep had ook eigenaarschap kunnen opleveren. Tot slot zouden fracties langer de tijd hebben gehad om erover na te denken. De werkgroep neemt geen politieke besluiten maar is wel een gremium om keuzes voor te bereiden voor een commissie- of raadsvergadering.

Rapporteur In de regeling “Delftse aanpak risico’s” staat ook de optie voor het aanstellen van een rapporteur genoemd. Destijds is besproken om de werkgroep deze rol te geven maar, gezien hoe het proces nu is verlopen, heeft de werkgroep deze rol niet gehad. De aanwezige fracties hebben niet perse behoefte aan het aanstellen van een raadsrapporteur, omdat een rapporteur, intern of extern, immers ook informatie moet krijgen vanuit de organisatie. Er blijft een voorkeur voor een werkgroep (mits deze de goede informatie krijgt). Ook willen de fracties in de toekomst eerder en vaker geïnformeerd worden om grip te houden op het project. Tot slot zijn er zorgen over het betrekken van de hele raad bij dit proces. Informatie moet ook beschikbaar zijn voor niet-werkgroepleden.1

Projectaudit/ Early warning systems De werkgroep bespreekt de mogelijkheid en het nut van een externe projectaudit. Projectauditing is een systematische evaluatie van een project om te controleren of het project heeft voldaan aan de vooraf gestelde doelen, normen en criteria. Die audit is breder dan alleen een financiële controle door de accountant. Of een dergelijke projectaudit ook nuttig is voor Prinsenhof wordt op een later moment nog onderzocht. Wat levert dat op, doen andere gemeenten dat ook en wat kost het? Het is ook belangrijk om dit af te wegen tegen de toetsing die nu al is ingeregeld binnen de organisatie, mede gezien de kosten en tijd die gemoeid zijn met deze audits. Er is op dit moment te weinig informatie over of een dergelijke projectaudit ook nuttig is voor Prinsenhof. Het is te vroeg om hierover nu een afweging te maken. Daarom wordt dit op een later moment nog onderzocht. Meer informatie is bijvoorbeeld te vinden bij gateway review.2

Dashboard Het college heeft inmiddels een dashboard ontwikkeld, waarbij diverse gegevens worden gerapporteerd. Deze is meegestuurd bij de stukken. Als deze bevalt, kan deze gebruikt worden om de werkgroep regelmatig bij te praten.

Risicosturing en -beheersing beter verankeren De werkgroep bespreekt mogelijkheden om risicosturing en-beheersing door de raad bij in het bijzonder risicovolle projecten in zijn algemeenheid beter in te regelen. Afgesproken wordt om bij de commissie Rekening en Audit te bespreken hoe om te gaan hiermee bij huidige en toekomstige programma’s en projecten. Daarbij is vanzelfsprekend oog voor rolvastheid en -zuiverheid. Gezien de volle agenda van de commissie R&A is het goed als de raad een afweging maakt of het gesprek over de aanpak risicovolle projecten nog met deze raad plaats vindt of met de nieuwe raad.

Afspraken De werkgroep komt tot de volgende afspraken, waarover de raad tijdens de raadsvergadering van 18 december een besluit kan nemen: • De werkgroep wordt iedere twee maanden geïnformeerd over de status van het project door middel van een dashboard (deze komt achter slotje Notubiz). • De werkgroep komt vaker bij elkaar, namelijk eens per twee maanden. • De wethouder sluit aan bij de werkgroep.

1

Alle stukken en eerdere presentaties zijn ook te vinden in het openbare dossier Prinsenhof. Ambtelijk is achteraf nog aangegeven dat de voorbeelden van gate reviews voor het project Prinsenhof niet van toepassing zijn, omdat het project al in uitvoeringsfase is. Er is dus geen sprake meer van een overgang van projectfase (gate). 2

2/3

• Indien er ontwikkelingen zijn waarvoor het van belang is dat de raad eerder wordt geïnformeerd dan in de tweemaandelijkse rapportage, dan wordt de werkgroep hierover tussentijds geïnformeerd, indien nodig vertrouwelijk. Op deze manier kan de werkgroep meedenken over mogelijke keuzes en aandachtspunten meegeven voor de op te stellen stukken. • De commissie R&A zal bespreken hoe om te gaan met risicosturing en beheersing bij in het bijzonder risicovolle projecten. • Het voorstel om eens per jaar een projectaudit uit te voeren wordt door de griffie nog nader uitgezocht. • Fracties laten weten of de rapportage volgens het dashboard voldoende is of dat er iets bij moet of nader moet worden uitgelegd. • De raad ontvangt twee keer per jaar een uitgebreide inhoudelijke en financiële rapportage over de voortgang van de verbouwing van het Prinsenhof.

3/3