M 7.7.1a Motie zodat de gemeenteraad haar controlerende functie meer uit kan oefenen - OD
Tekst van het document
Motie: “zodat de gemeenteraad haar controlerende functie meer uit kan oefenen” De raad van de gemeente Delft, in vergadering bijeen op 29 januari 2026, ter bespreking van 2536454 College van B&W - Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) verslag archief en informatiebeheer gemeente Delft 2024
Constaterende dat:
•
Uit het KPI-verslag archief- en informatiebeheer 2024 blijkt dat de gemeente Delft opnieuw een oranje score behaalt als het gaat om de verwijdering van gegevens en daarmee nog niet voldoet aan wettelijke vereisten uit de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
•
Structurele tekortkomingen uit eerdere jaren terugkeren, met name op het gebied van aantoonbare vernietiging van gegevens, grip op applicaties en datastromen en uitbesteding van gegevensverwerking
•
In het verslag wordt aangegeven dat vernietiging van informatie onvoldoende aantoonbaar plaatsvindt, in het datawarehouse nog geen vernietiging is uitgevoerd en de gemeente Delft in sterke mate afhankelijk is van bronapplicaties en externe leveranciers
•
Deze tekortkomingen directe gevolgen hebben voor de rechten van inwoners op grond van de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waaronder het recht op gegevensverwijdering, dataminimalisatie en transparantie
Overwegende dat:
•
De AVG vereist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk en dat vernietiging aantoonbaar, controleerbaar en toetsbaar plaatsvindt
•
Inwoners erop moeten kunnen vertrouwen dat hun gegevens daadwerkelijk worden verwijderd wanneer bewaartermijnen zijn verstreken
•
De gemeenteraad zijn controlerende rol alleen kan uitoefenen wanneer inzichtelijk is hoe verwijdering en vernietiging wordt gemonitord, wat daarvan wordt vastgelegd en wie daarop toezicht houdt
•
Het ontbreken van een actueel totaaloverzicht van applicaties en verwerkersovereenkomsten risico’s oplevert voor dataveiligheid en rechtmatige verwerking
•
Het doorschuiven van verbetermaatregelen naar 2025 en 2026 moeilijk te rijmen is met bestaande wettelijke verplichtingen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Archiefwet en de Wet Open Overheid
Verzoekt het college: •
Intern zorg te dragen voor een volledig, actueel overzicht van alle applicaties en verwerkersovereenkomsten, inclusief bewaartermijnen en verwijderverplichtingen
•
Voor de Raad inzichtelijk en concreet te maken hoe de gemeente borgt dat persoonsgegevens daadwerkelijk worden verwijderd, inclusief welke processen hiervoor zijn ingericht, hoe er wordt gelogd en hoe toetsing en controles plaatsvinden
•
Structurele tekortkomingen en risico’s op het gebied van archief- en informatiebeheer, gegevensbescherming en datagovernance structureel en expliciet op te nemen in de Kadernota Daarbij per risico de juridische verplichtingen en risico’s, de concrete verbetermaatregelen, de benodigde capaciteit en middelen, en de beoogde planning en mijlpalen inzichtelijk te maken en de raad zo in staat te stelt de voortgang en rechtmatigheid jaarlijks en integraal te controleren De raad expliciet te informeren welke aanvullende maatregelen worden genomen indien blijkt dat wettelijke verplichtingen ook in 2026 of later niet volledig worden nageleefd.
•
•
En gaat over tot de orde van de dag,
Liedewei Timmermans Onafhankelijk Delft