HHD centrumregeling archiefbeheer def

GR contract

Instellingsbesluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft en het college van de dijkgraaf en hoogheemraden van Delfland houdende de regels omtrent archiefbeheer (Centrumregeling Archiefbeheer gemeente Delft en het Hoogheemraadschap van Delfland) Geldend vanaf datum 1 juli 2025. Intitulé Instellingsbesluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft en het college van de dijkgraaf en hoogheemraden van Delfland houdende de regels omtrent archiefbeheer (Centrumregeling Archiefbeheer gemeente Delft en het Hoogheemraadschap van Delfland) elk voor zover het hun bevoegdheden betreft; overwegende het volgende dat -in het verleden de analoge archieven van het Hoogheemraadschap van Delfland verhuisd zijn naar de locatie van het Stadsarchief Delft Gantel 21 in Den Hoorn. -dat de samenwerking tussen de gemeente Delft en het Hoogheemraadschap van Delfland dient te worden gestructureerd en geformaliseerd. -de gemeente Delft met haar afdeling Erfgoed, team Archief over deskundigheid, faciliteiten en capaciteit beschikt voor het duurzaam bewaren en behouden van archief en in archiefwet vastgelegde taken.

Gelet op de bepalingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet en de Archiefwet 1995; gezien de door de gemeenteraad en de verenigde vergadering verleende toestemming als bedoeld in artikel 61, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen; Besluiten te treffen de

Centrumregeling archiefbeheer gemeente Delft en het waterschap Hoogheemraadschap van Delfland

HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN

HOOFDSTUK 1: INLEIDENDE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsbepaling In deze centrumregeling wordt verstaan onder: a. archiefbewaarplaats: archiefinstelling met wettelijk goedgekeurde archiefruimten; b. archiefwerkzaamheden: werkzaamheden die voortkomen uit wettelijk gestelde taken; c. centrumgemeente: Delft, overeenkomstig artikel 3 van de regeling; d. dienstverleningsovereenkomst: de overeenkomst tussen de gemeente Delft en het Hoogheemraadschap van Delfland, waarin afspraken zijn vastgelegd over de te leveren diensten en producten; e. gemeentearchivaris: hoofd archiefbewaarplaats en toezichthouder over archief- en informatiebeheer van gemeenten; f. regeling: de centrumregeling archiefbeheer gemeente Delft en het waterschap Hoogheemraadschap van Delfland; g. Waterschapsarchivaris: equivalent van de gemeentearchivaris voor waterschappen.

Artikel 2. Bestuursvorm, belang en taken De regeling heeft tot doel: - het college van dijkgraaf en hoogheemraden van het Hoogheemraadschap van Delfland en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft nemen deel aan een gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 61, artikel 62 en artikel 8 vierde lid van de wet gemeenschappelijke regelingen. - het in het vorige lid genoemde bestuursorgaan van de gemeente Delft verleent tegen betaling van de kosten diensten aan het bestuursorgaan van het Hoogheemraadschap van Delfland - de gemeenschappelijke regeling wordt getroffen ten behoeve van het bevorderen van samenwerking tussen de gemeente Delft en het Hoogheemraadschap van Delfland op het gebied van archiefbeheer en informatiebeheer; - in een dienstverleningsovereenkomst worden nadere afspraken gemaakt met betrekking tot de uitvoering van de taken.

HOOFDSTUK 2: TAKEN EN BEVOEGDHEDEN Artikel 3. Taken van de centrumgemeente Het college van de gemeente Delft voert voor het Hoogheemraadschap van Delfland wettelijke taken uit op het gebied van het archief- en informatiebeheer die voortvloeien uit de Archiefwet 1995 hoofdstuk VI artikel 37, die in de dienstverleningsovereenkomst zijn uitgewerkt.

Artikel 4 verplichtingen van de centrumgemeente 1. De gemeente Delft verricht archiefwerkzaamheden voor het Hoogheemraadschap van Delfland. 2. De gemeente Delft rapporteert en evalueert ten minste 1 keer per jaar in een Strategisch informatieoverleg de Chief Information Officer en de Afdelingsmanager datamanagement en archivering (DMA) van het Hoogheemraadschap van Delfland. 3. De gemeente Delft brengt jaarlijks in januari een verslag over het voorgaande jaar uit. Hierin zijn de uitgevoerde werkzaamheden uit het vorige kalenderjaar opgenomen. De financiële verantwoording is hierin separaat opgenomen, zoveel mogelijk gespecificeerd naar projecten of algemene zaken. 4. De centrumgemeente stelt jaarlijks in overleg met het Hoogheemraadschap van Delfland in het laatste kwartaal een planning over de uit te voeren werkzaamheden voor het komende kalenderjaar met begroting en tarifering op.

Artikel 5. Taken van het Hoogheemraadschap van Delfland 1. Het hoogheemraadschap wijst het Stadsarchief Delft aan als archiefbewaarplaats. 2. De gemeentearchivaris van de gemeente Delft wordt aangewezen als waterschapsarchivaris.

Artikel 6. Dienstverleningsovereenkomst 1. De werkzaamheden die de gemeente Delft uitvoert zijn nader omschreven en vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst met het Hoogheemraadschap van Delfland die partijen gezamenlijk overeenkomen. 2. De dienstverleningsovereenkomst wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig geactualiseerd.

HOOFDSTUK 3: FINANCIËLE BEPALINGEN Artikel 7. Financiën. 1. Het Hoogheemraadschap van Delfland betaalt jaarlijks aan de centrumgemeente de kosten die voor haar voortvloeien uit de door de gemeente Delft verleende dienstverlening. 2. De tarieven voor de te leveren diensten worden jaarlijks voorafgaand aan het jaar aan het Hoogheemraadschap van Delfland aangeleverd op een tarievenblad. 3. De uurtarieven van geleverde diensten zijn gebaseerd op de normbedragen die jaarlijks worden vastgesteld door de gemeente Delft. De overige tarieven worden geïndexeerd op basis van de memo Nominale Ontwikkelingen van de gemeente Delft, en zijn een combinatie van de ontwikkeling van prijzen, lonen en overheidsinvesteringen.

HOOFDSTUK 4: EVALUATIE CENTRUMREGELING

Artikel 8. Evaluatie 1. Een evaluatie vindt minimaal 1 keer per 4 jaar plaats. 2. De centrumgemeente zorgt er voor dat 1 jaar vóór het tijdstip waarop een evaluatie zal plaatsvinden een signaal uit gaat naar het Hoogheemraadschap van Delfland. 3. De uitvoering van de evaluatie begint met een procesbeschrijving met daarin een beschrijving van het onderwerp, de manier waarop de evaluatie wordt uitgevoerd en binnen welke termijn. 4. Als de evaluatie conclusies en aanbevelingen bevat, dan verwerkt de centrumgemeente deze in een voorstel hoe hieraan gevolg wordt gegeven. 5. De gevolgen als bedoeld in het vorige lid, kunnen aanleiding zijn om te betrekken in de daaropvolgende evaluatieperiode.

HOOFDSTUK 5: WIJZIGING, TOETREDING, UITTREDING EN OPHEFFING Artikel 9. Wijziging, opheffing, toetreding en uittreding. 1. Deze regeling kan worden gewijzigd dan wel opgeheven na een daartoe strekkend besluit van het college van burgemeester en wethouders van Delft en het college van dijkgraaf en hoogheemraden van het Hoogheemraadschap van Delfland. Een voorstel tot wijziging kan door elk van de deelnemende organisaties afzonderlijk worden gedaan. 2. De wijziging of opheffing treedt in werking op de dag, volgend op die van opname van de betreffende besluiten in het register als bedoeld in artikel 26, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, tenzij een later tijdstip is bepaald.

HOOFDSTUK 6: OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN Artikel 10. Duur van de regeling Deze regeling wordt getroffen voor onbepaalde tijd.

Artikel 11. Toezending en publicatie. 1. De gemeente Delft zendt deze regeling en alle eventuele wijzigingsbesluiten aan gedeputeerde staten van Zuid-Holland. 2. Het Hoogheemraadschap van Delfland draagt op de gebruikelijke wijze, overeenkomstig artikel 26, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zorg voor de bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.

Artikel 12. Slotbepalingen. 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van opneming in het register als bedoeld in artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

2. Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Gemeenschappelijke Regeling archiefbeheer gemeente Delft en het waterschap Hoogheemraadschap van Delfland

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Delft op xxxx 2025

Mw J.M. van Bijsterveld-Vliegenthart burgemeester

M. van der Kraan gemeentesecretaris

Toestemmingsbesluit raad:

Aldus vastgesteld door het algemeen Bestuur van het Hoogheemraadschap van Delfland op xxxx 2025

Aldus vastgesteld in de Verenigde vergadering van het Hoogheemraadschap van Delfland op xxxx 2025