DRK-Rapport Jaarstukken Delft - mei 2025
Tekst van het document
Benut Jaarstukken beter Onderzoek naar (benutting van) de jaarstukken van de gemeente Delft
Mei 2025
Inhoud Leeswijzer 1.
Inleiding
4
2.
Jaarstukken Delft: wat kunt u ermee?
6
2.1 Doelbereiking van beleid en programma’s
6
2.2 Financiële situatie in beeld
6
2.3 Investeringen en uitgaven: realisatie versus plannen
7
2.4 Verbonden partijen: financiële en maatschappelijke waarde
8
2.5 Toegankelijkheid en bruikbaarheid van de jaarstukken
8
3.
4.
Vergelijking door Benchmarking: meer inzicht en begrip
11
3.1 Vergelijking prestaties en beleidsdoelen
11
3.2 Vergelijking financiële indicatoren
16
Tot slot
19
Bestuurlijke reactie
2
Leeswijzer De Delftse Rekenkamer (DRK) onderzocht de toegankelijkheid en kwaliteit van de jaarstukken. Dit rapport biedt informatie, inzichten en handvatten voor de bespreking van de jaarstukken in de gemeenteraad. De bijlagen bij dit rapport vindt u in het document "Benut Jaarstukken beter - Bijlage 1 tot en met 3" op de website van de DRK: www.delft.nl/rapporten-rekenkamer. Opbouw van het rapport • Hoofdstuk 1 beschrijft het onderzoek en het belang van de jaarstukken voor de raad. • Hoofdstuk 2 behandelt vier adviespunten over (gebruik van) de informatie in de jaarstukken. De nadere onderbouwing en onderzoeksbevindingen staan in bijlage 1. • Hoofdstuk 3 bevat een benchmark waarin Delft wordt vergeleken met referentiegemeenten. De uitgebreide resultaten van de inhoudelijke en financiële benchmarking staan in bijlagen 2 en 3. • Hoofdstuk 4 biedt afsluitende handvatten en ondersteunde vragen. De bestuurlijke reactie van het college is bij dit rapport gevoegd. Vervolg en interactie Dit alles biedt de basis voor een gesprek over een effectievere benutting van de jaarstukken: tijdens een raadsinformatieavond op 3 juni 2025 worden de werkwijzen uit dit rapport toegepast op de dan beschikbare conceptjaarstukken 2024. Hiermee krijgt de raad aanvullende inzichten en praktische handvatten om met elkaar en het college aan de slag te gaan.
3
1.
Inleiding
Waarom de jaarstukken voor elk raadslid interessant en relevant zijn Elk jaar ontvangt u als gemeenteraad van het college een jaarrekening en jaarverslag als verantwoording over het afgelopen jaar. Deze gemeentelijke jaarstukken zijn interessant en relevant voor alle raadsleden en dus zeker niet alleen voor financieel specialisten. De jaarstukken gaan namelijk niet alleen over geld, maar vooral ook over wat de gemeente afgelopen jaar heeft bereikt. In Delft gaat, net als in veel andere gemeenten, de politieke aandacht toch vooral uit naar de kadernota en de begroting (de voornemens en plannen voor de toekomst) en veel minder naar de jaarrekening en het jaarverslag (wat is er gedaan en bereikt). Dat is een van de bevindingen uit het recente DRK-onderzoek naar de planning- en control-cyclus. En dat is zonde, vindt de DRK. De jaarstukken zijn niet alleen een belangrijke basis voor verantwoording van beleid en controle op financiën, maar ook om van te leren.
Zijn de plannen ook echt uitgevoerd en heeft dat ervoor gezorgd dat de beoogde doelen zijn gehaald? Hoeveel geld is er daadwerkelijk uitgegeven? En was dat zo gepland? Is er genoeg geld voor de verplichtingen en plannen, niet alleen nu maar ook in de komende jaren? Door in de gemeenteraad en met het college te spreken over deze vragen, vult u niet alleen uw controlerende taak in, maar geeft u actief vorm aan transparant gemeentebestuur. De jaarstukken bieden ook veel informatie die helpt om sturing en richting te geven naar de toekomst. Ze bieden de kans om te leren van fouten en successen en die mee te nemen in toekomstige besluiten. Ze bieden de gemeenteraad een basis voor het stellen van vragen en doen van suggesties over nieuwe investeringen, bezuinigingen en beleidsprioriteiten. We geven de lezers vooraf graag twee aandachtspunten mee: 1. Dit onderzoek is er niet op gericht dat de raad om nog meer informatie gaat vragen. Het stuurt erop aan dat de raad gerichter informatie gaat opzoeken en waar nodig gaat vragen. En die informatie ook benut. Daarbij is goed om te beseffen dat de jaarstukken tot stand komen in een politiek-bestuurlijke context. Het zijn geen 100% ‘rationeel-zakelijke’ stukken. De ultieme toets of de stukken ‘goed’ zijn, is of ze goed gebruikt (kunnen) worden. 2.
Daarnaast hangen de kwaliteit en bruikbaarheid van de jaarstukken uiteraard ook af van de kwaliteit en bruikbaarheid van de begroting. De jaarstukken zijn immers de spiegel van de begroting. Dit onderzoek is gericht op de jaarstukken, maar de lessen zijn ook nuttig de (bespreking van de) begroting en kadernota.
4
Onderzoek naar de jaarstukken van Delft: adviezen en concrete handvatten De DRK heeft onderzoek verricht naar de toegankelijkheid en kwaliteit van de jaarstukken, een benchmark van de kengetallen van Delft met vijf andere gemeenten gedaan en een financiële benchmark uitgevoerd. Hierbij is gekeken naar de jaarstukken van 2021, 2022 en 2023. Op basis van dit onderzoek is dit rapport opgesteld. U vindt hierin informatie, inzichten en concrete handvatten om de jaarstukken en de bespreking daarvan in de raad meer diepgang en effect te geven. Wat kunt u als raad eigenlijk met jaarstukken? Welke informatie en inzichten bieden ze u? En hoe kunt u de huidige jaarstukken nog beter benutten? Want het komt allereerst aan op het beter benutten van de huidige stukken. Daarnaast bieden we suggesties hoe de stukken (op termijn) nog inzichtelijker kunnen worden gemaakt, bijvoorbeeld door zaken meer in samenhang te bezien of te presenteren. We doen een aantal concrete suggesties voor vragen die u daarover kunt stellen. Tot slot laten we zien hoe de keuze van (inhoudelijke en financiële) indicatoren en de vergelijking met andere gemeenten of landelijke cijfers u meer inzicht kan bieden en kan helpen bij afwegingen en keuzes.
We geven concrete voorbeelden (waar wijkt de gemeente Delft opvallend af?) en gaan in op hoe een benchmark gebruikt kan worden om te leren en het goede gesprek te voeren (en wat zegt dat dan?).
5
2.
Jaarstukken Delft: wat kunt u ermee?
Dit hoofdstuk gaat in op vier adviespunten rond de informatie in de jaarstukken en hoe u deze kunt gebruiken. In bijlage 1 vindt u de uitgebreide onderbouwing en onderzoeksbevindingen. Elk adviespunt heeft drie onderdelen. Allereerst een korte toelichting van zaken waar u op kunt letten. Dan een aantal concrete vragen die u in uw bespreking in de raad en met het college aan de orde zou kunnen laten komen. Tot slot ter illustratie een praktisch voorbeeld uit de jaarstukken 2021-2023. Daarna gaan we in §2.5 op een aantal algemene punten over de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de jaarstukken. Per punt vindt u concrete adviezen en /of vragen die u in uw bespreking kunt meenemen. 2.1 Doelbereiking van beleid en programma’s De jaarstukken rapporteren over de behaalde resultaten per programma en bieden kansen om na te gaan of de oorspronkelijke doelen uit de begroting zijn bereikt. Waar kunt u op letten? - De koppeling tussen de doelen in de begroting (“Wat wilden we bereiken?”) en de behaalde resultaten (“Wat hebben we bereikt?”). Kunt u deze aan elkaar koppelen? - Visuele hulpmiddelen. Zijn er zaken zoals een stoplichtenmodel of trendlijnen die de voortgang tonen opgenomen? Begrijpt u wat er gebeurd is en waarom? - Let niet alleen op de (niet) behaalde resultaten, maar ook op de toelichtingen daarbij.
Concrete vragen die u zou kunnen stellen - Zijn de prestatie-indicatoren representatief en passend genoeg om de voortgang goed te beoordelen? - Welke doelen zijn niet behaald en wat zijn hiervan de oorzaken? - Welke acties onderneemt de gemeente om alsnog aan de doelen te voldoen? Of zijn er redenen om de doelen bij te stellen? Praktisch voorbeeld uit Delft De CO2-reductiedoelstelling voor 2022 is gehaald, maar het percentage Delftenaren dat duurzaam handelt, bleef dat jaar met 57% onder de doelstelling van 60%. Vraag of er een beeld is van de oorzaken daarvan en welke acties gepland staan om deze kloof te dichten. 2.2 Financiële situatie in beeld De jaarstukken geven een overzicht van de financiële positie van de gemeente Delft, met indicatoren zoals solvabiliteit, schuldenlast, en de algemene reserve. De stukken van Delft geven hier goed inzicht in, ook over de jaren heen en met duidelijke grafieken.
6
Waar kunt op letten? - De schuldquote geeft aan of een gemeente veel of weinig schulden heeft. Het hebben van veel schulden kan een last zijn voor de toekomst. Maar weinig schulden hebben kan betekenen dat de gemeente (te) zuinig is. - Solvabiliteit zegt iets over de verhouding Eigen Vermogen en Totaal Vermogen en daarmee over de mogelijkheid om toekomstige tegenvallers en risico’s op te vangen. Een hoge solvabiliteit betekent enerzijds een betere mogelijkheid om om te gaan met tegenvallers. Maar te veel reserves kan ook betekenen dat de gemeente te voorzichtig is en dat de uitgaven omhoog kunnen. - De exploitatieruimte zegt iets over het vermogen om onverwachte kosten in het lopende jaar op te vangen. Concrete vragen die u zou kunnen stellen - Hoe ontwikkelt de netto schuldquote zich ten opzichte van voorgaande jaren en de signaalwaarden? Delft heeft relatief weinig schulden (een lage schuldquote). - Is de huidige solvabiliteitsratio voldoende om toekomstige risico’s op te vangen? Delft heeft over de jaren heen een stabiele solvabiliteitsratio en daarmee een stabiele financiële situatie. Dat betekent dat de stad haar uitgaven goed kan plannen. In 2023 nam de ratio licht af. - Sinds 2023 is in Delft de structurele exploitatieruimte sterk afgenomen. Dit maakt het lastiger om onverwachte kosten op te vangen.
- Zijn er structurele tekorten of overschotten die in de komende begrotingen verwerkt moeten worden? Praktisch voorbeeld uit Delft In de jaarstukken 2023 is de solvabiliteitsratio afgenomen van 41% naar 40,5%. Dit geeft aan dat de gemeente een iets grotere afhankelijkheid van externe financiering heeft. Een vraag kan dan zijn wat de oorzaken hiervan zijn en of dit invloed heeft op toekomstige investeringen. 2.3 Investeringen en uitgaven: realisatie versus plannen De jaarstukken bevatten uitgebreide informatie over de geplande en gerealiseerde investeringen. Dit geeft inzicht of de gemeente haar plannen binnen budget en op tijd uitvoert. Waar kunt u op letten? - Het overzicht van de investeringen / uitgaven per programma. - Afwijkingen tussen de oorspronkelijke begroting, de bijgestelde begroting en de uiteindelijke realisatie / uitgaven. - De toelichting op afwijkingen, zowel financieel als inhoudelijk. Concrete vragen die u zou kunnen stellen - Welke grote investeringen / uitgaven hebben vertraging opgelopen en wat zijn hiervan de gevolgen voor de voortgang en resultaten?
7
-
-
Is er structureel (over meer jaren) sprake van meer of minder uitgaven dan gepland bij bepaalde programma’s? Is duidelijk waarom er meer of minder geld is uitgegeven dan gepland? En wat betekent dat voor de uitgaven in de komende jaren? Is de begroting voor het komende jaar daarop aangepast? Of zijn er andere maatregelen genomen? Hoe wordt het resterende geld ingezet?
Praktisch voorbeeld uit Delft In de jaarstukken 2023 is bij het programma “Schone en veilige stad” € 16 miljoen aan geplande investeringen gerealiseerd, maar er is een afwijking van € 1,6 miljoen door geplande uitgaven die niet gedaan zijn. Vragen kunnen zijn waarom deze investeringen niet volledig zijn benut, wat het effect is voor de toekomstige jaren, hoe daar in jaarplan en begroting voor 2024 mee om is gegaan. 2.4 Verbonden partijen: financiële en maatschappelijke waarde Verbonden partijen spelen een belangrijke rol in de uitvoering van beleid. De jaarstukken van Delft geven inzicht in de overall financiële prestaties van de verbonden partijen. Doordat er geen informatie bij staat over doel(en), resultaten en maatschappelijke prestaties is het lastiger om deze informatie goed te wegen en te gebruiken voor afwegingen over de toekomst. Waar kunt u op letten? - De oorspronkelijke doelstellingen van de verbonden partij en de bijdrage aan de gemeentelijke beleidsdoelen. - De maatschappelijke resultaten naast de financiële prestaties. - Evaluaties en verbeterpunten in de samenwerking.
Concrete vragen die u zou kunnen stellen - Welke verbonden partijen hebben hun doelen behaald en waar zitten de knelpunten? - Hoe effectief is de samenwerking met grote verbonden partijen zoals Werkse! of het afvalverwerkingsbedrijf? - Hoe wordt de bijdrage van verbonden partijen aan de gemeentelijke doelen gemonitord en bijgestuurd? Praktisch voorbeeld uit Delft In de jaarstukken 2023 wordt Werkse! genoemd als belangrijke partner in de uitvoering van arbeidsmarktbeleid. Vraag naar specifieke resultaten, zoals hoeveel mensen via Werkse! aan werk zijn geholpen en of dit aansluit bij de doelstellingen. 2.5 Toegankelijkheid en bruikbaarheid van de jaarstukken Uit ons onderzoek blijkt dat huidige jaarstukken van de gemeente Delft een prima basis zijn. Ze voldoen aan alle vereisten, spiegelen de begrotingen en zijn prettig leesbaar. Toch zijn er punten die (nog) beter kunnen.
8
•
Een leeswijzer voor de inhoudelijke hoofdstukken kan de toegankelijkheid van het document aanzienlijk verhogen, met name voor incidentele lezers. Advies/vraag Voeg aan de jaarstukken een duidelijke leeswijzer toe die de structuur van het document uitlegt. Vermeld hierin de inhoud van de belangrijkste hoofdstukken, de functie van visuele elementen (zoals smileys en symbolen) en hoe de lezer snel specifieke informatie kan terugvinden. Deze leeswijzer helpt incidentele lezers, zoals raadsleden en andere betrokkenen, om efficiënter door de jaarstukken te navigeren en direct relevante informatie te vinden zonder het volledige document te hoeven doorgronden. Plaats de leeswijzer bij voorkeur aan het begin van het document voor optimale toegankelijkheid. •
In de hoofdlijnen is relatief veel aandacht voor de financiën en beperkter voor de inhoud. Advies/vraag Geef bij de inleiding een gebalanceerd beeld tussen enerzijds de inhoudelijke resultaten, waarbij ook aandacht is voor niet gerealiseerde resultaten, en anderzijds de financiële resultaten. Breng deze waar mogelijk in verband met elkaar. •
De informatie over doelbereiking is soms beperkt en mist vaak de concrete koppeling aan de oorspronkelijke doelstellingen uit de begroting, waardoor de sturende en controlerende rol van de raad minder wordt ondersteund. Advies/vraag Maak een expliciete koppeling tussen de oorspronkelijke doelstellingen uit de begroting en de behaalde resultaten. Benoem daarbij ook duidelijk de niet of gedeeltelijk behaalde doelen en licht toe waarom deze niet zijn bereikt. Rapporteer structureel over deze afwijkingen, de oorzaken en eventuele bijsturingsmaatregelen. •
De informatie over programma’s en beleidsdomeinen is niet altijd volledig binnen die programma’s terug te vinden, omdat relevante onderdelen zoals Verbonden Partijen en Investeringen in aparte overzichten worden gerapporteerd. Hierdoor ontbreekt een directe koppeling met de beleidsdoelen van bijvoorbeeld Jeugdzorg, wat het inzicht in de totale inzet en effectiviteit van middelen bemoeilijkt. Advies/vraag Maak expliciet inzichtelijk hoe instrumenten zoals Verbonden Partijen en Investeringen bijdragen aan de doelstellingen van specifieke beleidsprogramma’s. Neem deze informatie structureel ook op binnen de betreffende programma’s in de jaarstukken of zorg voor gerichte verwijzingen naar relevante overzichten. Door een integrale presentatie van deze gegevens ontstaat een samenhangend beeld van beleid, uitvoering en financiering, waardoor de raad beter kan sturen en controleren. •
De visuele presentatie kan op sommige onderdelen worden verbeterd, met name door het gebruik van diagrammen en infographics die een integraal beeld geven van resultaten en afwijkingen.
9
Advies/vraag Verbeter de visuele presentatie door op strategische plekken diagrammen, infographics en dashboards te gebruiken die complexe informatie toegankelijk maken. Gebruik bijvoorbeeld gestapelde staafdiagrammen voor investeringsafwijkingen, donutdiagrammen voor het verloop van reserves en voorzieningen en infographics of iconen om de resultaten per programma kernachtig samen te vatten. Voor prestatie-indicatoren kan een stoplicht, dashboard met meters of trendlijnen de voortgang inzichtelijk maken. Door deze visuele hulpmiddelen integraal te benutten, kunnen afwijkingen sneller worden herkend en krijgen lezers een helder overzicht van zowel financiële als inhoudelijke prestaties. Hierdoor wordt de leesbaarheid en bruikbaarheid van de jaarstukken aanzienlijk verhoogd. •
De toelichtingen op financiële afwijkingen zijn grotendeels navolgbaar, maar er ontbreekt soms een analyse van oorzaken, effecten en eventuele toekomstige acties.
Advies/vraag Versterk de toelichtingen op financiële afwijkingen door naast het verschilbedrag standaard ook de onderliggende oorzaken, de gevolgen voor de beleidsuitvoering en de voorgestelde bijsturingsmaatregelen te vermelden. Zorg dat deze toelichtingen systematisch worden opgenomen bij afwijkingen boven een vastgestelde drempelwaarde. Door een vast format te hanteren waarin per afwijking wordt aangegeven wat de afwijking veroorzaakt, welk effect dit heeft op de uitvoering van beleid en hoe de gemeente hierop gaat reageren, kan de raad de financiële afwijkingen beter duiden en beoordelen. Dit maakt de jaarstukken niet alleen inzichtelijker, maar versterkt ook de sturende en controlerende rol van de gemeenteraad. •
Bij investeringen ontbreekt een gestandaardiseerde aanpak voor het toelichten van afwijkingen, waardoor de informatiewaarde en consistentie in de jaarstukken versterkt kan worden.
Advies/ vraag Hanteer een gestandaardiseerde aanpak voor het toelichten van afwijkingen bij investeringen. Dit kan door bij elke investering een vaste structuur te hanteren waarin de volgende elementen worden opgenomen: (a) het oorspronkelijke investeringsbedrag, (b) de realisatie, (c) de afwijking en de oorzaak daarvan, (d) het resterende krediet en (e) eventuele geplande vervolgacties. Stel een drempelbedrag vast voor toelichtingen op afwijkingen, zodat materiële verschillen altijd worden toegelicht. Deze aanpak verhoogt de consistentie en informatiewaarde in de jaarstukken en geeft de raad beter inzicht in projecten die afwijken van de planning of het krediet.
10
3.
Vergelijking door Benchmarking: meer inzicht en begrip
Een benchmark biedt een vergelijking van Delft met een aantal referentiegemeenten. Met inhoudelijke en financiële benchmarking kan de informatie uit de jaarstukken worden verrijkt en worden verbonden aan (vragen over) strategische beleidskeuzes. Dan kan inzicht bieden in vragen als: 1. Waar scoort Delft opvallend anders dan vergelijkbare gemeenten? Zijn daar verklarende factoren voor? 2. Als streefcijfers niet worden gehaald, wijkt Delft dan ook negatief af van de benchmark? Zo nee, is het dan nuttig te kijken naar het gekozen ambitieniveau? Of naar andere factoren die het behalen van de beoogde effecten beïnvloedt? Zo vormt een benchmark een aanvulling op de informatievoorziening die het college van B&W aan de raad aanbiedt. Als onderdeel van dit onderzoek zijn de inhoudelijke prestatie-indicatoren en de financiële prestaties over de periode 2020-2023 van Delft met acht referentiegemeenten vergeleken en is bekeken welke inzichten dit geeft over opvallende afwijkingen, trends en de mate van beïnvloedbaarheid.1 Hieronder gaan we in op de belangrijke bevindingen. De beide benchmarks vindt u in bijlagen 2 en 3. Zodra de jaarstukken 2024 beschikbaar zijn zullen voor dezelfde onderdelen de benchmarkgegevens voor 2024 worden toegevoegd. Deze zullen mede input vormen voor de interactieve avond op 3 juni.
3.1 Vergelijking prestaties en beleidsdoelen Hieronder vindt u de belangrijkste algemene adviezen rond de inzet van een benchmark op inhoudelijke prestatie-indicatoren. Hoe kan Benchmarking helpen de prestaties uit het verleden beter te begrijpen en deze inzichten te gebruiken voor keuzes voor de toekomst? Per advies vindt u steeds eerst ter illustratie een concreet voorbeeld uit de benchmark over de jaren ’20-’23. Daarna vindt u praktische handvatten om dit voorbeeld te interpreteren en tot slot vragen die u zou kunnen stellen naar aanleiding van de voorbeelden. Algemeen Inhoudelijke prestatie-indicatoren in jaarstukken helpen om in beeld te brengen of de gewenste effecten en doelen worden gehaald. Wanneer deze indicatoren van een streefcijfer zijn voorzien, kan voortgang worden gevolgd. Ook bieden indicatoren inzicht in het historisch verloop.
1
De acht referentiegemeenten (Amstelveen, Groningen, Haarlem, Leiden, Nijmegen, ’s-Hertogenbosch, Utrecht en Wageningen) zijn gekozen op basis van AMIGO | Algoritmische Matchmaker voor Ideale Gemeentelijke Oriëntatie (https://amigo.waarstaatjegemeente.nl).
11
De gemeente Delft neemt in de P&C-documenten twee type indicatoren op om de gewenste effecten / doelen te meten: indicatoren uit het coalitieakkoord en de verplichte BBV-indicatoren. Delft schrijft hierover in de begroting 2024 (pagina 36) het volgende:
De indicatoren uit het coalitieakkoord noemt Delft ook wel de beleidsindicatoren. Deze staan in ieder begrotingsprogramma in een tabel opgenomen na de beschrijving van de doelen. De verplichte BBV-indicatoren staan met ingang van de begroting 2023 en jaarrekening 2022 in een bijlage. In de jaren daarvoor stonden deze indicatoren samen met de indicatoren uit het coalitieakkoord in het begrotingsprogramma. Tot slot hanteert Delft ook een aantal indicatoren rond de financiële positie en formatie. In de factsheets die volgen uit de Omnibusenquête neemt Delft op een enkele plaats ook een vergelijking met andere gemeenten op. 1. Gebruik benchmarking informatie om in beeld te krijgen op welke beleidsindicatoren Delft in negatieve zin afwijkt van de referentiegemeenten. Op basis van dit beeld kunt u in gesprek met het college om te achterhalen wat hiervoor oorzaken kunnen zijn. Die informatie kunt u weer gebruiken om te bezien of en welke maatregelen worden genomen c.q. zouden moeten worden genomen in de komende periode om hierop bij te sturen. Zo kunt u de verbinding leggen tussen de jaarstukken en de plannen voor de toekomst (kadernota, begroting). Voorbeeld I • Jongeren met jeugdhulp: hoger dan gemiddeld in de AMIGO Benchmarkgemeenten
12
Voorbeeld II • Inwoners met een Wmo-voorziening: hoger dan gemiddeld in de AMIGO Benchmarkgemeenten
Praktische handvatten - Zowel voor de Jeugdzorg als Wmo geldt dat er meer dan gemiddeld in de Benchmarkgemeenten gebruik wordt gemaakt. - Gelet op de vergelijkbare gemeenten in de benchmark, is het onwaarschijnlijk dat demografie een groot aandeel in de verklaring daarvoor heeft. Concrete vragen - Welke verklaringen zijn er / heeft het college voor deze andere score ten opzichte van vergelijkbare gemeenten? - Zijn dit beïnvloedbare oorzaken? - Is er noodzaak om het huidige beleid / de huidige maatregelen bij te stellen? Valt daarbij iets te leren van de andere gemeente(n) uit de Benchmark?
2. Gebruik benchmarking om te zien waar Delft zowel de gestelde streefwaarden in de jaarstukken niet haalt als slechter scoort dan vergelijkbare gemeenten. Als streefwaarden niet worden gehaald en ook in vergelijking met andere gemeenten lijken de prestaties minder goed, kan het zinvol zijn preciezer te onderzoeken wat er aan de hand is. Dat kan bijvoorbeeld door de indicatoren aan te scherpen om zo meer informatie te krijgen. Voorbeeld: Op indicator c. (eenzaamheid) en e. (ervaren gezondheid) wijkt Delft in de benchmark negatief af. Ook is er sprake van een negatieve afwijking ten opzichte van de streefwaarden te zien die vallen buiten de afgesproken bandbreedte (rode score).
13
Waarstaatjegemeente.nl, cijfers 2022
Praktische handvatten voor de raad: - Bekijk wat de huidige plannen en jaarstukken zeggen over de verklaringen voor het achterblijven van de prestaties ten opzichte van de ambitie en de vergelijkbare gemeenten. - Bedenk of aanvullende informatie zinvol kan zijn om beter te begrijpen wat er aan de hand is (bijvoorbeeld informatie over specifieke doelgroepen of omstandigheden). Concrete vragen: - Heeft het college een verklaring voor het achterblijven ten opzichte van de ambitie en de andere score ten opzichte van vergelijkbare gemeenten? - Kan het college aanvullende informatie / indicatoren opnemen voor de komende jaren om een beter beeld te krijgen van de oorzaken (bijvoorbeeld over specifieke omstandigheden of voor specifieke doelgroepen)? - Heeft het college een goed beeld van de effectiviteit van de genomen maatregelen, bijvoorbeeld in vergelijking met de andere benchmarkgemeente(n)? - Valt er op het gebied van indicatoren of maatregelen nog iets te leren van andere gemeenten uit de Benchmark? 3. Gebruik benchmarking om in beeld te krijgen voor welke indicatoren het ambitieniveau van de indicatoren niet wordt gehaald maar Delft in negatieve zin niet afwijkt van de benchmark.
14
Als streefwaarden niet worden gehaald maar in vergelijking met andere gemeenten wordt goed gescoord is het mogelijk zinvol te kijken of de streefwaarden de juiste zijn en/of de ingezette maatregelen passen bij het beoogde ambitieniveau. Voorbeelden: Op de indicator d. (vroegtijdige schoolverlaters) haalt Delft de streefwaarde niet maar wijkt niet af van het gemiddelde in de benchmark.
Praktische handvatten voor de raad: - Onderzoek / bespreek de achtergrond van het ambitieniveau van de voortijdige schoolverlaters - Overweeg of dit percentage haalbaar lijkt gezien de context en omgevingsfactoren - Beoordeel of de ingezette maatregelen passen bij het beoogde ambitieniveau Concrete vragen: - Vindt het college het genoemde cijfer bij de voortijdige schoolverlaters nog realistisch, of zou het moeten worden aangepast? - Zijn aanvullende acties gewenst om het streefcijfer te halen? - Valt er op het gebied van (hoogte van) streefwaarden of maatregelen nog iets te leren van andere gemeenten uit de Benchmark? 4. Cluster informatie rondom indicatoren en benchmarking rondom onderwerpen of opgaven, zodat er een meer samenhangend beeld ontstaat. Als je informatie rondom opgaven meer bij elkaar brengt kan dat tot dieper inzicht en / of beter vragen leiden. Voorbeeld: Uit de Benchmark blijkt dat in Delft relatief meer mensen dan in de referentiegemeenten gebruik maken van een Wmo-voorziening. Uit de jaarstukken blijkt dat voor de
15
indicatoren c. (eenzaamheid) en e. (ervaren gezondheid) de streefwaarden buiten de bandbreedte vallen. Ook wijkt Delft op deze indicatoren af van de referentiegemeenten in de benchmark. In samenhang bezien kan dit bijvoorbeeld leiden tot de vraag welke relatie er is tussen ervaren gezondheid en eenzaamheid en gebruik van Wmo-voorzieningen. En hoe het (positief) beïnvloeden van eenzaamheid en gezondheid bij kan dragen aan een lage gebruik van Wmo-voorzieningen. 3.2 Vergelijking financiële indicatoren Hieronder vindt u de belangrijkste algemene adviezen ten aanzien van de inzet van een financiële benchmark. Hoe kan vergelijking van financiële informatie bijdragen aan meer inzicht in resultaten en afwegingen voor keuzes voor de toekomst? Per advies vindt u een concreet voorbeeld uit de benchmark over de jaren ’20-’23, voorbeelden van inzichten en vragen die dat kan opleveren en een concreet advies voor hoe dit voor Delft zou kunnen worden vormgegeven. 5. Doe een benchmark voor de financiële kengetallen. Voorbeeld:
Gezonde financiële basis Delft heeft relatief weinig schulden (een lage schuldquote) en een stabiele financiële situatie (stabiele solvabiliteitsratio) . Dit betekent dat de stad haar uitgaven goed kan plannen. Maar sinds 2023 is er minder geld beschikbaar om flexibel in te zetten (de structurele exploitatieruimte is sterk afgenomen). Dit maakt het lastiger om onverwachte kosten op te vangen.
Mogelijke aanbeveling: onderzoek/bespreek hoe Delft het feit dat ze relatief weinig schulden heeft en een stabiele financiële situatie kan benutten om strategische investeringen te doen. Besteed daarbij aandacht aan hoe tegelijkertijd geld beschikbaar kan blijven om onverwachte kosten op te vangen.
Voorbeelden van inzichten en vragen: • Let op de hoogte van de financiële buffer die Delft aanhoudt: de structurele exploitatieruimte daalt. Hoe komt dat, zijn er aanvullende maatregelen nodig / genomen om financiële risico’s op te vangen? Hou houd je voldoende investeringsruimte voor de toekomst? • Vergelijk de schuldquote met referentiegemeenten, deze is relatief laag en stabiel. Wat doet Delft om deze stabiel en laag te houden? En wat betekent dat voor de toekomst?
16
Advies Maak bij de bespreking van de jaarstukken gebruik van een vergelijking/benchmark op financiële kengetallen, zoals bijvoorbeeld de netto schuldquote, solvabiliteitsratio en structurele exploitatieruimte. Deze indicatoren geven inzicht in de financiële stabiliteit van Delft en of er ruimte is voor nieuwe investeringen of dat bijsturing nodig is. 6. Gebruik een benchmark van uitgaven op taakvelden om gevoel te krijgen voor de verhouding tussen uitgaven en impact. Voorbeeld: Taakveld 6.4 Begeleide participatie 6.5 Arbeidsparticipatie
2020 € 30 € 45
2021 € 24 € 33
2022 € 10 € 36
2023 Gemiddeld € 13 € 19 € 40 € 38
Op de taakvelden begeleide participatie (6.4) en arbeidsparticipatie (6.5) zijn de uitgaven van Delft hoger dan gemiddeld. Dit is deels verklaarbaar uit de benchmark van de kengetallen: aantal banen, vestigingen en netto arbeidsparticipatiezijn in Delft laag ten opzichte van de referentiegemeenten. Daardoor heeft Delft een grotere noodzaak om te investeren in arbeidsparticipatie en werkgelegenheidsbevordering. Voorbeeld van inzichten en vragen: - Zijn er concrete oorzaken voor en /of meetbare resultaten van de hogere uitgaven aan arbeidsparticipatie? - Monitort de gemeente of deze uitgaven effectief zijn op korte en lange termijn - Zijn er alternatieven onderzocht om dezelfde doelen te behalen tegen lagere kosten? - Toets de hogere uitgaven aan deze thema’s moeten aan beleidsindicatoren om te beoordelen of ze bijdragen aan de gestelde doelen. Ga na of de jaarstukken geven in welke resultaten worden geboekt bij taakvelden zoals begeleide participatie en arbeidsparticipatie. - Vraag of er concrete evaluaties van investeringen zijn, bijvoorbeeld in sociale participatie. Advies Besteed bij de bespreking van de jaarstukken extra aandacht aan taakvelden waar Delft meer uitgeeft dan de referentiegemeenten. Vraag naar de resultaten en impact van deze extra uitgaven.
17
7. Gebruik een benchmark van uitgaven op taakvelden om gevoel te krijgen voor de verhouding tussen ambities, beleidsdoelen en uitgaven. Voorbeelden: Taakveld 0.3 Beheer overige gebouwen en gronden
2020 € 26
2021 € 20
2022 -€ 28
2023 Gemiddeld € 58 € 19
Delft geeft aanzienlijk meer uit op taakveld vastgoedbeheer (0.3) dan vergelijkbare gemeenten. Er is weinig inzicht in het rendement van deze investeringen, waardoor het lastig is te beoordelen in hoeverre deze uitgaven bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen. Voorbeeld van inzichten en vragen: - Vraag het college hoe de hogere uitgaven aan vastgoedbeheer bijdragen aan de langetermijnstrategieën, zoals duurzaamheid en sociaaleconomische waarde. - Hoe dragen de hogere uitgaven aan vastgoedbeheer bij aan een positief rendement? - Hoe wordt de inzet van middelen voor vastgoedbeheer afgestemd op de beleidsdoelen van duurzaamheid en economische groei? Advies Gebruik de benchmarkresultaten om significante verschillen van het uitgavenniveau te bespreken ten opzichte van referentiegemeenten, vooral wanneer het gaat over taakvelden met (veel) beleidsvrijheid.
18
4. Tot slot Dit rapport biedt inzicht in de informatiewaarde van de jaarstukken en de praktische toepasbaarheid van die informatie voor uw raad. U heeft handvatten gekregen voor het verbinden van de informatie uit jaarstukken aan de plannen voor de toekomst. Zo kunt u in samenwerking met het college de verbinding achteraf controleren en vooraf sturen verbeteren. Daarmee kunt u bijdragen aan effectiever en efficiënter beleid en uitvoering. Uit het onderzoek naar de toegankelijkheid en de kwaliteit blijkt dat huidige jaarstukken van de gemeente Delft een prima basis zijn om hiermee aan de slag te gaan. U heeft suggesties gekregen hoe deze jaarstukken nog beter te gebruiken en enkele adviezen hoe de informatiewaarde nog verder kan worden versterkt. Op basis van de Benchmarks kreeg u voorbeelden en praktische handvatten om indicatoren en benchmarkinformatie te begrijpen en te duiden in een aantal concrete situaties. De concrete vragen kunnen helpen om de informatie uit de jaarstukken te verbinden aan plannen voor de toekomst en de begroting. U kunt bijvoorbeeld specifieke vragen stellen over uitgaven, beleidsdoelen en indicatoren en de algemene financiële gezondheid. Dit draagt bij aan gerichte en betere besluitvorming en een effectievere controle op de gemeentelijke financiën. Een benchmark kan helpen om resultaten beter te begrijpen en te beoordelen.
En om beter onderbouwde keuzes te maken over de toekomstige plannen, begroting en investeringen. De gemeenteraad hoeft zeker niet zelf benchmarks uit te gaan voeren, maar kan de resultaten van de huidige benchmarks gebruiken als strategisch vliegwiel om controle en sturing verder te versterken. Tot slot vindt u hieronder nog een aantal afsluitende handvatten en vragen die daarbij kunnen helpen. Algemene handvatten voor de raad - Bespreek hoe indicatoren meer kunnen worden geclusterd om tot dieper inzicht en betere sturingsvragen te komen. - Bespreek op welke onderwerpen meer structurele benchmark-informatie nuttig / nodig is. - Bekijk hoe u de uitkomsten van de benchmarks kunt gebruiken om vragen te stellen over plannen en begroting voor het komende jaar. - Bespreek of de beleidsindicatoren representatief zijn en of moet worden aangepast of aangevuld. Algemene vragen naar aanleiding van de jaarstukken - (hoe) Worden de uitkomsten van benchmarks gebruikt voor de nieuwe plannen en begroting? - Zijn er aanvullende indicatoren die kunnen/moeten worden opgenomen om uitgaven op taakveldniveau beter te monitoren?
19
-
Zijn er andere andere/aanvullende prestatie-indicatoren die moeten worden opgenomen om de voortgang en effectiviteit van specifieke uitgaven te meten? Zijn er structurele (financiële en inhoudelijke) afwijkingen die aandacht vragen voor toekomstige begrotingen? In welke mate is er sprake van “incidentele voordelen” en wat betekent dit voor de structurele financiële positie? Hoe verhoudt Delft zich op het gebied van financiële gezondheid ten opzichte van andere gemeenten?
Als u nog meer wilt weten, of verdieping zoekt van de inzichten, raadpleeg dan vooral de bijlagen bij dit rapport.
20
Bestuurlijke reactie
Retouradres :
De Delftse Rekenkamer
Datum
Onderwerp
06-05-2025
Collegereactie 'Benut jaarstukken beter'
Ons kenmerk
6144267 Uw brief van Uw kenmerk Bijlage
Geachte heer Castenmiller, Met belangstelling hebben we kennisgenomen van het rapport ‘Benut jaarstukken beter’. Dit rapport is vooral bedoeld voor de raad ten behoeve van benutting van de informatie in de jaarstukken. Het vergroten van de aandacht voor de jaarstukken waarderen wij uiteraard positief. Via de jaarstukken leggen we verantwoording af ten opzichte van de door de raad vastgestelde begroting. Dit zien we als belangrijk onderdeel van het democratisch functioneren van het gemeentelijk bestuur. Wat is er bereikt en hoe zijn de publieke middelen ingezet? We zetten ons ervoor in hierover transparant en op een toegankelijke manier te rapporteren. Om de raadsbehandeling van de jaarstukken meer diepgang en effect te geven biedt uw rapport adviezen en handvatten. Daartoe heeft u in uw onderzoek eerst vastgesteld dat de huidige jaarstukken van de gemeente Delft een prima basis zijn: ze voldoen aan alle vereisten, spiegelen de begrotingen en zijn prettig leesbaar. U geeft suggesties hoe de stukken (op termijn) nog inzichtelijker kunnen worden gemaakt. Wij betrekken deze suggesties bij de verdere ontwikkeling van de jaarstukken. Daarbij staan we voor de uitdaging om ook andere verzoeken vanuit de raad, bijvoorbeeld om het boekwerk compacter te maken, mee te wegen.
In uw rapportage laat u zien hoe gegevens van andere gemeenten en landelijke cijfers kunnen worden gebruikt ter vergelijking met (inhoudelijke en financiële indicatoren in) de jaarstukken. De (mogelijke) verklaringen voor financiële afwijkingen ten opzichte van andere gemeenten herkennen we niet in alle gevallen, onder meer omdat de referentiegemeenten in verschillende gevallen niet dezelfde classificeringen qua sociale structuur en/of centrumfunctie hebben. Het zou te ver voeren hier per taakveld een uitgebreide reactie op te geven. Daarnaast wijzen we op de BBV-indicatoren die een vergelijkend doel hebben, met als kanttekening dat de landelijke cijfers helaas niet in alle gevallen bijtijds beschikbaar komen.
Datum
06-05-2025 Ons kenmerk
6144267
Voor de lokale set van indicatoren is een belangrijk uitgangspunt om “tijdens de wedstrijd de spelregels niet te veranderen”. Dit houdt in dat gedurende een bestuursperiode dezelfde set van indicatoren wordt gehanteerd, zodat de verantwoording daarover gedurende de hele periode kan worden gevolgd. In dat licht is 2026 een belangrijk jaar. Na de gemeenteraadsverkiezingen zal de raad immers nieuwe meerjarige indicatoren vaststellen.
Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,
2/2