Delft KPI 2022 definitief verslag

2022 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief Kritische Prestatie Indicatoren gemeente gemeente Pijnacker-Nootdorp Delft

Status: Definitief 15-05-2023 Rapportnummer: 2023003

Aan:

College van burgemeester en wethouders Delft

Opgesteld door:

N.M.M. Cremers-Kooistra, MA en J.L.B. Jansen, MA, archiefinspecteurs van Delft, Rijswijk, Midden-Delfland en PijnackerNootdorp

In opdracht van:

drs. A. van de Weerd, gemeentearchivaris van Delft, Rijswijk, MiddenDelfland en Pijnacker-Nootdorp

2 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

Inhoud Inleiding .................................................................................................................................................. 4 KPI-Procedure ................................................................................................................................... 4 Resultaat KPI Archief- en informatiebeheer 2022 ....................................................................... 4 Aanbevelingen ...................................................................................................................................... 6 Algemeen ........................................................................................................................................... 6 Implementatie/klantbenadering beleid........................................................................................... 6 Beheer informatie in applicaties ..................................................................................................... 6 Uit te voeren door of in samenwerking met het Stadsarchief Delft ........................................... 6 Aanvullende aanbevelingen ............................................................................................................ 7 Aanbevelingen uit KPI-verslag 2021.................................................................................................. 8 1.

Overbrenging archieven Prinsenhof .......................................................................................... 8 2. Kwaliteitssysteem ......................................................................................................................... 8 3. Leidraad Conversie en Migratie ................................................................................................. 8 4. Metadataschema in het applicatielandschap ........................................................................... 9 5. Veiligheidsplan archiefruimten ................................................................................................... 9 6. Overzicht digitale informatie buiten Verseon/Djuma ............................................................... 9 7. Vernietiging buiten Verseon/Djuma ........................................................................................... 9 8. Overzicht applicatielandschap ................................................................................................. 10 9. Inventarisatie duurzaamheid bestandsformaten ................................................................... 10 10. Vernietigingsprocedure datawarehouse ............................................................................... 10 11.

Archiefverordening Delft 2012 ............................................................................................... 11 12. Besluit Informatiebeheer Delft 2012 ...................................................................................... 11 13. Beleid Duurzame Bestandsformaten .................................................................................... 11 14. Actualisatie gemeenschappelijke regeling archiefbeheer.................................................. 11 15. Hotspot-monitor ........................................................................................................................ 12 Overige Vragen ................................................................................................................................... 12 a. Personele bezetting ................................................................................................................... 12 b. Veranderingen binnen informatie- en archiefbeheer Delft ................................................... 12 c. Uitvoering geplande activiteiten archief- en informatiebeheer ............................................ 13 d. Migratie Microsoft Office 365 .................................................................................................... 13 e.

Overige onderwerpen ................................................................................................................ 14 Bronnen ................................................................................................................................................ 15

3 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

Inleiding KPI-Procedure Jaarlijks dient de gemeentearchivaris, volgens de Archiefverordening Delft 2012 artikel 15, verslag uit te brengen over het archief- en informatiebeheer van de gemeente. Voor dit verslag is door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten de Archief Kritische Prestatie Indicator (KPI) opgesteld. Dit bestaat uit een met wet- en regelgeving onderbouwde vragenlijst waarmee een overzicht gecreëerd wordt van de staat van het archief- en informatiebeheer van een gemeente. Een jaarlijkse volledige KPI-cyclus biedt weinig ruimte voor het oppakken van de bevindingen. Uit praktische overwegingen is ervoor gekozen om deze cyclus uit te spreiden over twee jaar. In het eerste jaar wordt het volledige KPI-verslag over het archief- en informatiebeheer opgesteld. In het tweede jaar volgt een update inzake de uitwerking van de aanbevelingen. Door de KPI-cyclus op deze manier invulling te geven behoudt de inspectie een jaarlijks overzicht van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer, terwijl de gemeente meer ruimte krijgt om de verbetertrajecten uit te voeren. Dit verslag is het tweede verslag in de tweejarige cyclus en daarmee een verkort verslag (update). De geformuleerde aanbevelingen uit de KPI van 2021 staan centraal. Gekeken is of en hoe de aanbevelingen uit het verslag zijn opgepakt door de gemeente Delft.

Daarnaast worden enkele aanvullende vragen behandeld die relevant zijn voor de situatie van de gemeente Delft in 2022. De beoordeling, door middel van toekenning van een kleur, blijft gelijk aan het uitgebreide KPI-verslag. Hiervoor wordt het stoplicht-model gebruikt, met de kleuren groen, oranje of rood. Respectievelijk vertalen deze kleuren naar adequaat, redelijk adequaat of niet adequaat op het gebied van archief- en informatiebeheer. In deze verkorte KPI wordt de kleur alleen over het volledige verslag toegekend en niet per hoofdstuk zoals in het uitgebreide verslag. De beoordeling van de gemeente Delft in de KPI over 2021 was oranje. Dit betekent dat het archief- en informatie beheer van de gemeente Delft in 2021 redelijk adequaat was. De aanbevelingen in dit verslag worden behandeld op dezelfde volgorde als de aanbevelingen van het KPI-verslag 2021. De volgorde van de onderwerpen blijven in deze KPI hierdoor vergelijkbaar met de volledige KPI over het jaar 2021. Na de aanbevelingen volgen ter afsluiting de bevindingen en overige vragen over 2022.

Resultaat KPI Archief- en informatiebeheer 2022 De inhoud van deze KPI is gebaseerd op een door de archiefinspectie opgestelde verkorte vragenlijst, gebaseerd op de aanbevelingen uit de KPI over 2021 en de gesprekken gevoerd met medewerkers van de gemeente Delft. De gemeente Delft werkt actief aan verbeteringen op het gebied van archief- en informatiebeheer. Er worden stappen gezet in de kwaliteitsverbetering van het informatiebeheer door het kwaliteitssysteem stapsgewijs uit te rollen binnen de organisatie en het implementeren van het gemeentelijke metadataschema in applicaties. Een kanttekening hierbij is dat de gemeente nog geen volledig inzicht heeft in de (archiefwaarde) informatie die in decentrale (vak)applicaties wordt verwerkt en de naleving van de daarbij behorende bewaartermijnen. Daarnaast vindt conversie of migratie niet altijd volgens de daarvoor vastgestelde leidraad plaats.

4 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

Alles in acht nemende concludeert de inspectie dat de algehele score voor de gemeente Delft over 2022 oranje is, het archief en informatiebeheer is hiermee redelijk adequaat. Hoewel de gemeente stappen zet richting het verbeteren van haar archief- en informatiebeheer, blijven er een aantal aandachtspunten aanwezig die geadresseerd dienen te worden. Deze moeten binnen afzienbare tijd verbeterd worden om het gewenste resultaat te bereiken.

5 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

Aanbevelingen In elk KPI-verslag staat een aantal aanbevelingen ter verbetering van het archief- en informatiebeheer. Doorgaans betreffen dit grootschalige projecten met impact in de organisatie, waardoor het gebruikelijk is dat sommige aanbevelingen een aantal jaren terugkomen in de KPI-rapportages. De aanbevelingen in deze KPI betreffen primair de geactualiseerde aanbevelingen uit het KPI-verslag over 2021. Deze zijn genummerd op basis van de indeling van de hoofstukken. De uitgevoerde aanbevelingen uit het verslag van 2021 worden niet weergegeven. Tot slot zijn er naar aanleiding van dit verslag over 2022, naast de nog openstaande aanbevelingen, aanvullende aanbevelingen toegevoegd.

Algemeen 1. Inventariseer de nog aanwezig archieven van de (voormalige) gemeentelijke musea die momenteel bij Museum Prinsenhof staan. Breng deze waar nodig in goede, geordende en toegankelijke staat over naar de archiefbewaarplaats, en draag zorg voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Dit met inachtneming van de gemeentelijke vernietigingsprocedure.

Implementatie/klantbenadering beleid 2. Maak een planning voor de uitrol van het kwaliteitssysteem binnen de hele organisatie en voer het kwaliteitssysteem geleidelijk gemeentebreed in. 3. Draag zorg voor de toepassing van de Leidraad Conversie en Migratie bij elke vervanging van applicaties binnen het applicatielandschap van de gemeente Delft. 4. Draag zorg voor de verdere implementatie van het vastgestelde metadataschema binnen het volledige applicatielandschap van de gemeente. 5. Actualiseer de veiligheidsplannen van het Stadsarchief inclusief het collectiehulpverleningsplan.

Beheer informatie in applicaties 6. Rond de in 2022 gestarte inventarisatie van alle digitale informatie buiten het zaaksysteem af. 7. Breng op afdelingsniveau in kaart welke applicaties buiten Verseon te vernietigen informatie bevatten en hoe in deze applicaties de vernietiging is georganiseerd (conform Archiefwet en AVG). Stel vernietigingsprocedures op voor deze applicaties of laat ze aansluiten op de centrale vernietigingsprocedure. 8. Afgerond. 9. Inventariseer in welke applicaties momenteel niet duurzame bestandsformaten voorkomen en welke bestandsformaten dit zijn. 10. Ontwikkel een vernietigingsprocedure voor de daarvoor in aanmerking komende informatie in het datawarehouse.

Uit te voeren door of in samenwerking met het Stadsarchief Delft 11. Laat de Archiefverordening 2023 goedkeuren door de gemeenteraad. 12. Afgerond. 13. Herzie het document Beleid Duurzame bestandsformaten, zodat deze voor het edepot en de rest van de organisatie kan worden toegepast. 14. Rond de conceptversie van de Producten Diensten Catalogus van het Stadsarchief Delft af en actualiseer vervolgens de GR archiefbeheer Rijswijk, GR archiefbeheer Midden-Delfland en de GR archiefbeheer Pijnacker-Nootdorp. 15. Ontwikkel de hotspotmonitor voor de gemeente Delft en stel deze vast. 6 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

Aanvullende aanbevelingen 16. Maak in 2023 een plan van aanpak om (de afsluiting van) het archiefbeheer van de aan de gemeente Delft verbonden partijen in goede banen te leiden en de te bewaren archieven in goede, geordende en toegankelijke staat over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Onder andere: Delft Support, Werkse!, Avalex en het voormalige OBS. Voer deze plannen uit, in samenwerking met het Stadsarchief Delft. 17. Start opnieuw het contact op tussen de afdeling BBO, DI en inspectie en rond de actiepunten af, die naar aanleiding van de aspectinspectie over het werkproces bouwen zijn opgesteld. 18. Zet, in samenwerking met het Stadsarchief Delft, een SIO op binnen de gemeente conform de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer 2023. 19. Actualiseer, naar aanleiding van de migratie van het DMS Verseon naar Djuma, het handboek vervanging.

7 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

Aanbevelingen uit KPI-verslag 2021 Dit hoofdstuk is ingedeeld op basis van de aanbevelingen uit het KPI-verslag van 2021. Per paragraaf staat samengevat hoe de situatie met betrekking tot de betreffende aanbeveling in 2022 is veranderd ten opzichte van het jaar 2021.

1. Overbrenging archieven Prinsenhof Zijn de bij het Prinsenhof nog aanwezige archieven van de voormalige gemeentelijke musea in goede geordende staat overgebracht naar de Archiefbewaarplaats? In 2022 heeft er in opdracht van het Museum Prinsenhof Delft een archiefbewerkingsproject plaatsgevonden van de archieven van de voormalige gemeentelijke musea (1864-2017). Deze archieven waren al uitgeplaatst bij het Stadsarchief voorafgaand aan de bewerking. Dit archiefmateriaal is inmiddels bewerkt en overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente, het Stadsarchief Delft. In het archiefblok zijn daarnaast stukken aangetroffen ten tijde van het Rijksmuseum Lambert van Meerten. Deze stukken zullen in 2023 overgebracht worden naar het Nationaal Archief. De archiefbescheiden die in aanmerking komen voor vernietiging zijn momenteel geborgd bij het Stadsarchief en zullen na een laatste controle door het Prinsenhof en het Stadsarchief, volgens de gemeentelijke procedure, in 2023 vernietigd worden. Tijdens een schouw door de archiefinspectie op 7 september 2022 zijn er nog archiefbestandsdelen aangetroffen bij het museum Prinsenhof. Deze dossiers komen al voor overbrenging in aanmerking. Het Prinsenhof dient nog een archiefbewerkingsproject uit te voeren ten behoeve van deze restanten oud archief. De dossiers komen uit de periode ca. 1950 tot ca.

2000 en dienen na bewerking toegevoegd te worden tot het archiefblok dat in 2022 bewerkt is.

2. Kwaliteitssysteem Is de conceptversie van het Kwaliteitssysteem definitief gemaakt in 2022 en is het kwaliteitssysteem in 2022 geïmplementeerd? Het kwaliteitssysteem is in 2022 opgeleverd binnen het team Documentaire Informatievoorziening (DI). Dit team zal in 2023 ervaring op doen met het kwaliteitssysteem alvorens er verdere stappen ondernomen zullen worden met betrekking tot de verdere uitrol binnen de gehele gemeentelijke organisatie. Naast het kwaliteitssysteem heeft de gemeente Delft een duidelijke kwaliteitsverbetering ingevoerd op het gebied van metadata in applicaties. Dit betreft de applicaties: Djuma, Open Zaak, PowerBrowser, Suite sociaal domein, Stratech, Youforce en Tribe. Deze applicaties zijn voorzien van het documentstructuurplan (DSP)/de Zaaktypecatalogus (ZTC) ten behoeve van het toekennen van wettelijke bewaartermijnen. Voor deze applicaties geldt dat door de koppeling met het DSP/ZTC de recordmanagement (RMA) functionaliteit is ingericht.

3. Leidraad Conversie en Migratie Is de Leidraad Conversie en Migratie geïmplementeerd en wordt deze in de praktijk toegepast? De gemeente Delft heeft de Leidraad Conversie en Migratie vastgesteld en geïmplementeerd. De archiefinspectie is betrokken bij meerdere conversies binnen de gemeente Delft. In de praktijk blijkt dat de Leidraad niet algemeen bekend is, of wordt gevolgd bij conversie/migratieprojecten binnen de gemeente.

8 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

De Leidraad is opgesteld ten behoeve van de borging van de informatie binnen een systeem of applicatie gedurende een verplaatsing naar andere systemen/applicaties, conform de weten regelgeving. Het is daarom van belang dat de Leidraad Conversie en Migratie actief dient te worden toegepast bij het vervangen van applicaties binnen het applicatielandschap van de gemeente Delft.

4. Metadataschema in het applicatielandschap Is het vastgestelde metadataschema geïmplementeerd in het applicatielandschap van de gemeente? Het in 2021 vastgestelde metadataschema wordt geïmplementeerd bij nieuwe applicaties of applicaties die vervangen worden binnen de gemeente Delft. Dit houdt in dat de bestaande applicaties die veelvoudig gebruikt worden niet de actuele metadatering heeft. De implementatie van het metadataschema over het volledige applicatielandschap van de gemeente, conform de vaststelling door het college van burgemeester en wethouders, is daardoor een langer lopend project. In 2023 zal worden onderzocht of het mogelijk is om het gemeentelijke metadataschema te implementeren tijdens mutaties van applicaties. Daarnaast zal het invoeren van het gemeentelijke metadataschema onderdeel worden van de kwaliteitscontrolecyclus.

5. Veiligheidsplan archiefruimten Is de conceptversie van het veiligheidsplan, inclusief calamiteitenplan en ontruimingsplan, voor de archiefruimten definitief gemaakt en is het veiligheidsplan in 2022 geïmplementeerd? Voor de gemeente Delft maakt het calamiteitenplan onderdeel uit van het Bedrijfshulpverleningsplan (BHV)-plan. Aangezien er in het gemeentelijk risicoprofiel of beleids- en crisisplan geen procedures zijn opgenomen met betrekking tot archiefbescheiden is er voor de archiefruimten in het Stadskantoor sprake van een nazorgplan. In oktober 2022 zijn de eerste stappen genomen richting een herziening op de huidige veiligheidsplannen van het Stadsarchief Delft. Het huidige ontruimingsplan van de archiefbewaarplaats is binnen de afdeling gecontroleerd op incorrecte en verouderde informatie. Volgens de huidige planning zal de revisie van het veiligheidsplan in 2023 definitief gemaakt worden. Daarnaast zal in 2023 ook het collectiehulpverleningsplan voor de collecties van het Stadsarchief herzien worden.

6. Overzicht digitale informatie buiten Verseon/Djuma Is er een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht opgesteld van alle digitale informatie buiten het Zaaksysteem Verseon/Djuma? In 2022 heeft de gemeente een inventarisatie gemaakt van de digitale informatie buiten het zaaksysteem. Dit overzicht wordt in 2023 verder aangevuld en afgerond. Zodra het overzicht van alle informatie in decentrale applicaties compleet is zal deze informatie verwerkt worden in de ZTC/DSP.

7. Vernietiging buiten Verseon/Djuma Is in kaart gebracht welke applicaties buiten Verseon te vernietigen informatie bevatten en hoe in deze applicaties de vernietiging is georganiseerd (conform Archiefwet en AVG)? Een overzicht van de te vernietigen informatie in decentrale applicaties is afhankelijk van de afronding van het overzicht van alle digitale informatie buiten het zaaksysteem Djuma (punt 6). Dit zal pas volledig in kaart gebracht kunnen worden zodra dit overzicht compleet is. Op basis hiervan zal een vernietigingsprocedure opgesteld en geïmplementeerd worden. Het is momenteel niet bekend wanneer dit op de planning staat. 9 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

Uit het onderzoek dat in 2021 vanuit de archiefinspectie is gestart op de applicatie Volg Je Vraag (VJV), is wel gebleken dat er binnen deze (vak)applicatie nog geen vernietigingen hebben plaatsgevonden. De informatie die opgeslagen wordt in de VJV is veelal echter niet blijvend te bewaren. Zodoende zijn de geldende bewaartermijnen voor een deel van de informatie binnen deze applicatie (ruim) overschreden. Dit is in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Archiefwet 1995.1 Doordat er geen inzicht is in de vernietiging van informatie uit decentrale applicaties, loopt de gemeente Delft een risico op het gebied van wet- en regelgeving. Het is over het algemeen niet inzichtelijk of de wettelijke bewaartermijnen in decentrale applicaties worden gehandhaafd. Daarnaast is het hierdoor niet bekend of privacygevoelige informatie binnen deze applicaties tijdig vernietigd wordt. Dit vormt een risico in het kader van de AVG.

8. Overzicht applicatielandschap Is er een volledig en actueel overzicht opgesteld van de in gebruik zijnde applicaties binnen de gemeentelijke organisatie? In het beheerportaal/Configuration Management Database (CMDB) is er een actueel overzicht van de applicaties die door de gemeente Delft in gebruik zijn. Tevens is bekend wie hiervan de eigenaren zijn en in welke procesapplicaties informatiebeheer kan worden uitgevoerd. Voor een deel van de applicaties geldt dat er afspraken zijn gemaakt over het informatiebeheer of dat er koppelingen zijn gerealiseerd met een centraal zaaksysteem/documentmanagementsysteem (DMS). Voor alle nieuwe projecten binnen de gemeente geldt dat het op orde brengen van het informatiebeheer als actiepunt wordt meegenomen.

9. Inventarisatie duurzaamheid bestandsformaten Is het gebruik van duurzame bestandsformaten in 2022 geïnventariseerd? Momenteel worden alle informatieobjecten binnen de gemeente in duurzame bestandsformaten opgeslagen. De applicaties zijn dusdanig ingericht dat nieuw aangeboden afwijkende bestandsformaten niet worden opgenomen. Het is echter nog niet geïnventariseerd welke applicaties in 2022 nog afwijkende bestandsformaten bevatten.

10. Vernietigingsprocedure datawarehouse Is er een vernietigingsprocedure ontwikkeld voor de daarvoor in aanmerking komende informatie in het datawarehouse? Eind 2022 is er een start gemaakt met de oriëntatie naar mogelijke oplossingen om informatie uit het datawarehouse te vernietigen volgens een vastgestelde procedure. Hiervoor heeft de gemeente Delft contact gezocht met o.a. de gemeenten Rijswijk en Rotterdam. Doordat uit dit contact is gebleken dat gemeenten hier op verschillende manieren mee omgaan, is er nog geen eensluidende oplossing uit voortgekomen. De vernietiging van informatieobjecten uit het datawarehouse en het opstellen van een procedure zal in 2023 verder opgepakt worden. Doordat de meest recente versie van het datawarehouse is ingericht op het opbouwen van historie worden er momenteel geen gegevens vernietigd uit het datawarehouse. De wettelijke bewaartermijnen worden hierdoor niet gehandhaafd. Daarnaast wordt hierdoor 1 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), 2016, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-

privacy/wetten/algemene-verordening-gegevensbescherming-avg, geraadpleegd op 20 december 2022; Archiefwet 1995, Artikel 3

10 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

privacygevoelige informatie niet (tijdig) vernietigd binnen het datawarehouse. Dit vormt voor de gemeente Delft een risico in het kader van de AVG.

11. Archiefverordening Delft 2012 Is de Archiefverordening Delft 2012 herzien en is het concept vastgesteld en geïmplementeerd? De nieuwe versie van de Archiefverordening Delft is samen met de nieuwe versie van het Besluit Informatiebeheer Delft op 20 december 2022 aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders en goedgekeurd. De archiefverordening zal in het voorjaar van 2023 door de gemeenteraad worden behandeld en goedgekeurd.

12. Besluit Informatiebeheer Delft 2012 Is het Besluit Informatiebeheer Delft 2012 herzien en is het concept vastgesteld en geïmplementeerd? Zie hiervoor punt 11.

13. Beleid Duurzame Bestandsformaten Is, in overleg met het Stadsarchief, het document ‘Beleid Duurzame Bestandsformaten’ nader uitgewerkt? Het aansluitprotocol voor het e-depot van het Stadsarchief Delft (leverancier Divault), is in 2022 gereedgekomen. Tijdens het vooronderzoek voor het opnemen van een archief in het e-depot is het toetsen aan de lijst met voorkeursformaten een onderdeel van de inhoudelijke pre-ingesttoets. Indien formaten afwijken worden hier afspraken over gemaakt. Voor het edepot wordt de strategie van het Nationaal Archief gevolgd. In het e-depot kunnen zowel duurzame als niet duurzame bestandsformaten worden opgeslagen. In het geval van niet-duurzame en of op termijn moeilijk preserveerbare bestandsformaten (bijvoorbeeld Excel bestand) worden tweemaal opgeslagen, een exemplaar is in een duurzaam formaat, bijvoorbeeld PDF-a en een in het originele bestandsformaat. Dit is noodzakelijk om de inhoudelijke gegevens te kunnen borgen. Mocht er op een later moment een goede preservering mogelijk zijn voor het niet-duurzame formaat kan dit vanwege het behoud van deze bestanden alsnog worden uitgevoerd. Het document Beleid Duurzame Bestandsformaten bevindt zich nog in een conceptfase. Ondertussen is zoals hierboven beschreven het e-depot in gebruik genomen.

Het is voor de gemeentelijke organisatie van belang dat het document Beleid Duurzame Bestandsformaten wordt herzien zodat dit gebruikt kan worden door de organisatie en aansluit bij het e-depot van de gemeente.

14. Actualisatie gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Is de gemeenschappelijke regeling archiefbeheer geactualiseerd voor de gemeenten Rijswijk, Midden-Delfland en Pijnacker-Nootdorp? In 2022 is er vanuit het Stadsarchief Delft een start gemaakt met de herziening van de gemeenschappelijke regelingen archiefbeheer voor de aangesloten gemeenten. Naast de gemeente Delft betreft dit de gemeenten Rijswijk, Midden-Delfland en Pijnacker-Nootdorp. De herziening van de gemeenschappelijke regeling gaat gepaard met een herziening op de producten dienstencatalogus (PDC), die zich momenteel nog in de conceptfase bevindt. In deze PDC worden wettelijke taken en “extra” diensten beschreven zodat het mogelijk is om per gemeente maatwerk te leveren. In 2023 zal de herziening van de gemeenschappelijke regeling verder worden voortgezet. 11 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

15. Hotspot-monitor Is er een hotspot-monitor ontwikkeld en vastgesteld voor de gemeente Delft? De aanpak voor het ontwikkelen van de hotspot-monitor staat op de planning voor de in 2022 gestarte periodiek overleggen van alle deelnemende gemeenten bij het Stadsarchief Delft. Eind 2022 is de aanpak voor de hotspot-monitor besproken en zijn de eerste plannen voor uitvoering gemaakt. Aangezien dit project zich momenteel nog in de oriëntatiefase bevindt, zijn er nog geen concrete plannen of afspraken gemaakt tussen de deelnemende gemeenten en het Stadsarchief.

Overige Vragen a. Personele bezetting Zijn er in 2022 noemenswaardige veranderingen geweest binnen de personele bezetting van de gemeente, welke effect kunnen hebben op het archief- en informatiebeheer? Bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DI) hebben er de afgelopen jaren veel personeelswisselingen plaatsgevonden. Zo is er eind oktober 2022 een ervaren coördinator informatiebeheer bij de gemeente Delft vertrokken. Ondanks dat er actief wordt gezocht, zijn momenteel nog niet alle formatieplaatsen bij DI vervuld. Daarnaast zal het tijd vergen voordat nieuwe medewerkers volledig zijn ingewerkt. De achterstand in kennis die hierdoor op het gebied van archief- en informatiebeheer is ontstaan zal pas op langere termijn opgelost kunnen worden. Bij het Stadsarchief Delft, de archiefbewaarplaats van de gemeente Delft, hebben ook personeelswisselingen plaatsgevonden. Per mei 2022 heeft een archiefinspecteur ontslag genomen en op 1 juli 2022 is een nieuwe medewerker gestart als junior archiefinspecteur. De junior archiefinspecteur dient nog volledig ingewerkt te worden. Hierdoor zijn er achterstanden in het toezicht op archief- en informatiebeheer gebleven zoals het afronden van het onderzoek naar de applicatie VJV. Dit onderzoek wordt naar verwachting in het voorjaar van 2023 opgeleverd.

b. Veranderingen binnen informatie- en archiefbeheer Delft Zijn er in 2022 noemenswaardige veranderingen geweest binnen het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Delft? In maart 2022 heeft de conversie/migratie van het DMS Verseon naar Djuma plaatsgevonden. Dit betreft een gegevensmigratie waarbij alle gegevens van lopende zaken en op termijn permanent te bewaren zaken zijn overgezet van Verseon naar Djuma. Van deze migratie is een concept migratieverslag opgesteld en in maart 2022 aan de inspectie aangeleverd. De in Verseon afgesloten zaken die (op termijn) voor vernietiging in aanmerking komen worden tijdelijk uitgeplaatst naar het e-depot van het Stadsarchief Delft. Binnen dit e-depot is een vernietigingsfunctionaliteit ontwikkeld om indien van toepassing archief te kunnen vernietigen, zoals dit Verseon archief. De migratie/uitplaatsing naar het e-depot is begonnen op 27 juli 2022 en bestaat uit vier delen: 1. 7.508 dossiers zonder onderliggende documenten: deze zijn in 2022 al gemigreerd. 2. 35.581 dossiers met onderliggende documenten met een vernietigingsdatum: deze zijn al in 2022 gemigreerd.

12 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

3. 23.835 cliëntdossiers uit het Sociaal Domein: deze migratie wordt momenteel voorbereid en er is contact met de inspectie over de knelpunten van dit blok. 4. Restant: 37.000 (ongeveer) zaken die buiten de selectie van blokken 1 en 2 zijn gevallen. Deze migratie wordt ná de cliëntdossiers uitgevoerd in 2023. Na afloop van deze migratie is het de bedoelding dat deze archieven tijdens de jaarlijkse vernietigingsprocedure worden vernietigd door de afdeling DI in samenwerking met de archiefinspectie en gemeentearchivaris. In 2022 heeft de conversie/migratie van de applicatie Key2Vergunningen naar PowerBrowser vertraging opgelopen. Dit betreft de fase van het overzetten van de metadata. Eind 2022 was de conversie migratie verklaring grotendeels in concept klaar en zijn al opmerkingen van de inspectie meegenomen om de migratie correct te laten verlopen. Naar verwachting kan in het voorjaar van 2023 de migratie plaatsvinden. De migratie van de bijbehorende bestanden van de netwerkschijf naar Powerbrowser staat gepland voor 2023.

c. Uitvoering geplande activiteiten archief- en informatiebeheer Zijn er geplande activiteiten op het gebied van informatie- en archiefbeheer anders verlopen dan voorheen waren ingeschat? De gemeente Delft heeft meerdere verbonden partijen, waaronder Delft Support, Werkse! en Avalex2. De eindverantwoordelijkheid op het archief- en informatiebeheer van deze partijen ligt bij de gemeente Delft. Deze verantwoordelijkheid is in het geval van gemeenschappelijke regelingen vastgelegd in de afspraken. Bij dochterondernemingen zoals Delft Support en Werkse! is de gemeente Delft de volledige eigenaar van de organisatie en daardoor de verantwoordelijke partij op het gebied van archivering. Uit het contact dat in 2022 tussen deze partijen heeft plaatsgevonden met DI en met de archiefinspectie is gebleken dat deze partijen niet altijd op de hoogte zijn van de richtlijnen op het gebied van archief- en informatiebeheer. Uit de gesprekken zijn actiepunten gekomen en de relatie tussen deze partijen en de gemeente Delft als de eindverantwoordelijke dient in 2023 verder uitgewerkt te worden. Daarnaast zal de toezichtrol van de gemeentearchivaris en de archiefinspectie voor deze partijen moeten toenemen.

Na de ontbinding van het Ontwikkelingsbedrijf Spoorzone Delft (OBS), een voormalige dochteronderneming van de gemeente, is de verantwoordelijkheid van het archief- en informatiebeheer belegd bij de gemeente Delft. Vanuit de gemeente Delft dient er actie te worden ondernomen om zorg te dragen voor de goed, geordende en toegankelijke staat van deze archiefbescheiden voordat deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

d. Migratie Microsoft Office 365 De gemeente Delft is in 2022 verdergegaan met de migratie naar office 365, welke stappen zijn er ondertussen ondernomen en hoe is deze migratie op het gebied van archief- en informatiebeheer geborgd? De eerste stap is inmiddels gezet. Alle medewerkers binnen de gemeente werken inmiddels met Microsoft Outlook in de cloud. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van OneDrive ter vervanging van de persoonlijke M-schijf. Hiervoor is geen conversie-/migratieplan opgesteld. Daarnaast dient er nog te worden nagegaan of er (meta)data verloren zijn gegaan. Tijdens de conversie/migratie van e-mail bijlagen uit de Enterprise Vault, zijn de e-mail bijlagen tot 2

Gemeenschappelijke regeling Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex 2018. https://organisaties.overheid.nl/28452450/Gemeenschappelijke_regeling_Regionaal_Reinigingsbedrijf_Avalex_2018

13 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

juli 2018 niet mee geconverteerd. Hierdoor is er afgeweken van de wettelijke bewaartermijnen die voor deze e-mailbijlagen gelden. Momenteel wordt er gewerkt aan stap twee, die bestaat uit twee fases. Fase één betreft het een op een overzetten van de huidige netwerkschijven naar Microsoft Teams, zonder archivering. In fase twee wordt vervolgens de archivering ingebouwd. Dit kan dan alleen worden ingebouwd bij nieuwe teamsites en niet op de geconverteerde mappenstructuur van de netwerkschijven. Voordat dit kan gebeuren zullen deze eerst nog opgeruimd moeten worden. Volgens de huidige planning zal stap twee in 2023 plaatsvinden. Hiervoor is tot op heden geen conversie-/migratieplan opgesteld. De projectleider heeft op 8 december 2022 de Leidraad conversie- en migratie toegezonden gekregen en heeft toegezegd deze globaal in te vullen en terug te zenden naar de archiefinspectie.

e. Overige onderwerpen Zijn er nog belangrijke andere onderwerpen (die in deze vragenlijst nog niet behandeld zijn) die de gemeente wenst mede te delen op het gebied van informatie- en archiefbeheer? In 2022 is er contact geweest met de afdeling Bouwen en Bijzonder Onderzoek (BBO) over de aspectinspectie over het werkproces bouwen. Dit contact is vervolgens tussen DI en de afdeling voortgezet zonder de inspectie. Wegens het vertrek van de contactpersoon bij DI is het momenteel niet inzichtelijk wat de exacte status is van de actiepunten. In 2023 zal dit contact opnieuw opgestart worden. PowerBrowser is gekoppeld aan een eigen zaaksysteem waarin de documenten worden opgeslagen. PowerBrowser blijft gebruik maken van de ZTC waardoor de RMA-functionaliteit geborgd blijft. Het conversie-/migratieplan wordt opgesteld door de projectleider en getoetst door de archiefinspectie. Het project verbeteren informatiebeheer is in 2022 gestopt wegens een gebrek aan capaciteit. De actiepunten die hierdoor nog niet zijn opgepakt zijn binnen de organisatie bij de daarvoor verantwoordelijke afdelingen belegd. CI office is stopgezet. Binnen de gemeente dient een Strategisch Informatieoverleg (SIO) opgezet te worden conform de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. Het huidige handboek vervanging is na de migratie van het DMS Version naar Djuma nog niet aangepast.

Officieel heeft de gemeente hierdoor geen geldig handboek vervanging. Tot slot is met betrekking tot de implementatie van de Wet open overheid (Woo) in 2022 gebleken dat de procedures omtrent Woo-verzoeken niet goed verlopen binnen het zaaksysteem Djuma. Hierdoor is het voorgekomen dat Woo-verzoeken niet zijn afgehandeld. Hierin ontbrak het aan een goede coördinatie van de verzoeken. Om dit in de toekomst te voorkomen wordt in 2023 toegewerkt aan het centraliseren van de afhandeling van Wooverzoeken door het oprichten van een Woo-loket.

14 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag

Bronnen Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), 2016. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/wetten/algemene-verordeninggegevensbescherming-avg Archiefverordening Delft 2012. https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR197947/1 Archiefwet 1995. https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-1995-276.html#IDACDWXB Besluit Informatiebeheer Delft 2023. https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022578505 Gemeenschappelijke regeling Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex 2018. https://organisaties.overheid.nl/28452450/Gemeenschappelijke_regeling_Regionaal_Reinigi ngsbedrijf_Avalex_2018

15 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022, definitief verslag