Delft KPI 2020 definitief verslag 2021004

2020 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief Kritische Prestatie Indicatoren gemeente gemeente Pijnacker-Nootdorp Delft

Status: definitief 06-04-2021 Rapportnummer: 2021004

Aan:

College van burgemeester en wethouders Delft

Opgesteld door:

A. Jassies, MA en N. Cremers, MA, archiefinspecteurs van Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland

In opdracht van:

mr. drs. G.J.M. Blom, Gemeentearchivaris van Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland

2 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

Inhoud Inleiding ........................................................................................................................................................... 4 KPI-procedure .............................................................................................................................................. 4 Uitvraag van informatie ................................................................................................................................ 4 Delft in 2020 ................................................................................................................................................. 5 Resultaat KPI Archief- en informatiebeheer 2020 ....................................................................................... 5 Aanbevelingen ................................................................................................................................................. 6 Aanbevelingen KPI 2019 ............................................................................................................................. 6 1. Lokale regelgeving ...................................................................................................................................... 8 Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer ..........................................................................................

8 Gemeenschappelijke Regelingen ................................................................................................................ 8 Archiefbeheer............................................................................................................................................... 9 2. Middelen en mensen ................................................................................................................................. 10 Gemeentelijke organisatie Delft ................................................................................................................. 10 Stadsarchief Delft (gemeentearchivaris/archiefinspectie) .......................................................................... 10 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depots .................................................................. 11 Archiefruimte gemeente Delft .................................................................................................................... 11 Archiefbewaarplaats Stadsarchief Delft ..................................................................................................... 11 e-depot .......................................................................................................................................................

11 Applicatiebeheer ........................................................................................................................................ 11 Gemeentelijk rampenplan, veiligheid, calamiteiten en ontruiming ............................................................. 12 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht .............................................................................................................. 13 Kwaliteitssysteem archiefbeheer en informatiebeheerplan........................................................................ 13 Gekwalificeerde gemeentearchivaris en verslag toezicht archiefbeheer ................................................... 14 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ......................... 15 Geordend overzicht analoog en digitaal .................................................................................................... 15 Authenticiteit en context analoog en digitaal.............................................................................................. 16 Duurzaamheid analoge archiefbescheiden................................................................................................ 17 Duurzaamheid digitaal informatiebeheer ................................................................................................... 17 6.

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden. ........................... 18 Vervanging, besluiten en verklaringen ....................................................................................................... 18 Converteren en migreren ........................................................................................................................... 18 Vernietigen en verklaringen ....................................................................................................................... 18 Vervreemding, besluiten en verklaringen................................................................................................... 19 7. Overbrenging van archiefbescheiden ........................................................................................................ 20 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn ............................................................................................ 20 8. Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden ......................... 21 Bronnen .........................................................................................................................................................

22 Bijlage 1: Uitvraag afdelingen gemeente Delft .............................................................................................. 23

3 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

Inleiding KPI-procedure Ingevolge artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995 oefent de gemeentearchivaris van de gemeente Delft het toezicht uit op het beheer van (overheids)informatie door de gemeentelijke organen van de gemeente Delft. De onderwerpen waarop dit toezicht gebaseerd is zijn de acht zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), die door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) zijn opgesteld. Dit toezicht mondt uit in een KPI-verslag met beoordeling. Deze beoordelingen zijn respectievelijk adequaat, redelijk adequaat en niet adequaat, gevisualiseerd door de kleuren groen, oranje en rood. In 2020 zijn de Archief-KPI’s door de VNG vernieuwd. Deze vernieuwde versie is gebruikt voor dit KPI-verslag. In het kader van horizontale verantwoording stuurt het college van B&W het verslag naar de raad. De raad kan het verslag gebruiken voor zijn toezichtstaak, zoals vastgelegd in de Archiefverordening Delft 2012, artikel 9. Op grond van de bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht (IBT) met de provincie Zuid-Holland wordt het KPI-verslag ook toegezonden aan Gedeputeerde Staten (GS). Alle gemeenten binnen de provincie Zuid-Holland sturen deze KPI’s in. Hiermee ontstaat een algemeen overzicht van de staat van het archief- en informatiebeheer binnen de provincie. Dit overzicht wordt openbaar gemaakt en gepubliceerd op internet.

In dit rapport gebruiken wij het “stoplichten” systeem. Na elk hoofdstuk staat een gekleurde bol ter beoordeling. Veelal heeft deze een kleur: groen, oranje of rood. Soms geven we met behulp van bollen met halve kleuren aan dat er een verbetering of dreigende verslechtering zichtbaar is. Lees deze bollen van links naar rechts. Bijvoorbeeld: oranje-groen is een aankomende verbetering, de verwachting is dat de kleur volgend jaar groen is. Oranje-rood geeft aan dat zonder interventie de verwachting is dat de kleur volgend jaar rood is.

Uitvraag van informatie De gemeente Delft heet vanwege de rode score in het KPI-verslag archief- en informatiebeheer over 2019 een uitgebreid Verbeterplan Informatiebeheer opgesteld. In dit verslag staat onder het punt ‘Monitoren voortgang en informatiebeheer verankeren’ staat beschreven dat er vanaf deze KPI voor een ander insteek wordt gekozene voor de jaarlijkse uitvraag van informatie. Een gemeentebrede uitvraag bij de verantwoordelijke afdelingsdirecteuren komt nu naast het centraal invullen van de vragenlijst van de VNG door medewerkers van de Documentaire Informatie Voorziening (DIV) en Interne Dienstverlening (ID). Dit omdat informatie- en archiefbeheer een verantwoordelijkheid is van proceseigenaren in de hele organisatie, en omdat met deze bredere uitvraag meer (decentrale) informatie wordt opgehaald. De afdelingsdirecteuren is en verkorte vragenlijst toegestuurd. Deze is toegespitst op de werkprocessen. Van negentien afdelingen is een lijst retour ontvangen. Hiernaast is ook dit jaar de volledige vragenlijst van de VNG centraal ingevuld door medewerkers van DIV en Interne Dienstverlening. Bij het schrijven van dit verslag heeft de Archiefinspectie zich gebaseerd op zowel de vragenlijsten vanuit de afdelingen, en de centraal ingevulde vragenlijst.

Door de verbreding van de aangeleverde informatie is het beeld inzake het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Delft verduidelijkt. Wij danken de afdelingsdirecteuren, de afdelingen en team DIV en ID hartelijk voor hun inzet en bijdrage aan de totstandkoming van dit verslag. 4 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

Delft in 2020 2020 was een bewogen jaar, met in maart een plotse omslag van werken op kantoor naar thuiswerken door Covid-19. Dit vroeg (en vraagt) van iedereen de nodige flexibiliteit. Dit heeft een directe invloed gehad op een aantal van de aanbevelingen gedaan in de KPI over 2019. Er moest ineens heel anders (samen)gewerkt worden. Hierdoor zijn een aantal projecten vertraagd, maar het merendeel heeft doorgang kunnen vinden, zoals het voorbereidend werk voor de overgang naar het nieuwe zaaksysteem Djuma, de aanbesteding van een e-depot en het schrijven en vaststellen van de Visie en Informatiestrategie 2021-2024.

Resultaat KPI Archief- en informatiebeheer 2020 Voor de beoordeling van de KPI’s maken we gebruik van de centraal ingevulde vragenlijst door medewerkers van DIV en ID, gesprekken met deze medewerkers, de vragenlijsten ingevuld door de afdelingen en de KPI over 2019. In het KPI-verslag over 2019 zijn verschillende knelpunten gesignaleerd. De gemeente Delft heeft zich in 2020 ingezet om deze knelpunten aan te pakken. Voor een aantal van de punten en daaruit volgende aanbevelingen geldt dat ze in 2020 opgepakt en uitgevoerd zijn. Voor een aantal van de punten betekent dit dat er een project is opgestart in 2020, dat momenteel nog doorloopt. Ook zijn er voor een aantal punten plannen gemaakt die in 2021 uitgevoerd gaan worden. Alles in acht nemende concludeert de inspectie dat de algehele score voor de gemeente Delft voor 2020 oranje is, het archief- en informatiebeheer van de gemeente is hiermee redelijk adequaat.

5 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

Aanbevelingen In deze KPI staan zowel de aanbevelingen die gemaakt zijn in het KPI-verslag over 2019 en nieuwe aanbevelingen die volgen uit dit verslag. Deze keuze is gemaakt om de continuïteit te waarborgen en overzicht te bieden in welke aanbevelingen al zijn opgepakt en welke (nog) niet.

Aanbevelingen KPI 2019 Uitgevoerd 1. Actualiseer het register van Gemeenschappelijke Regelingen (uitgevoerd in jan. 2020). 2. Werk (in samenwerking met het Stadsarchief) een vervolg op het Informatiebeheerplan 2017-2020 uit voor de komende jaren en laat dit vaststellen. 3. Stel een overzicht op van de applicaties en systemen die archiefwaardige informatie bevatten. 4. Pas de klimaatbeheersing in de archiefruimte zodanig aan dat de temperatuur en luchtvochtigheid in de archiefruimte aan de wettelijke norm voldoet. 5. Ontwikkel een aansluitingsstrategie voor het e-depot. Actie Stadsarchief Delft. 6. Stel een nieuw informatiebeveiligingsplan op, waarbij ook aandacht wordt besteed aan de veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden. Ongoing 7. Herzie de Archiefverordening Delft 2012, en neem hier het jaarlijks organiseren van een SIO in op. Dit is in concept klaar, afronding en vaststelling moet nog gebeuren. 8. Herzie het Besluit Informatiebeheer Delft 2012. Dit is in concept klaar, afronding en vaststelling moet nog gebeuren. 9. Actualiseer de GR archiefbeheer Rijswijk, GR archiefbeheer Midden-Delfland en de GR archiefbeheer Pijnacker-Nootdorp. Uitvoering door het Stadsarchief Delft/Erfgoed Delft. 10. Ontwikkel een kwaliteitssysteem voor de gemeente Delft en voer dit in. 11.

Voer de aanbevelingen door uit het rapport werkproces Omgevingsvergunning activiteit Bouwen 2019. 12. Stel een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht op van alle digitale informatie buiten het DMS Verseon. In 2020 is gestart met dit overzicht, rond dit overzicht af. 13. Stel het concept-metadataschema vast en implementeer dit in het gemeentelijke applicatielandschap. 14. Werk in overleg met het Stadsarchief het document ‘Standaard Duurzame Bestandsformaten’ nader uit, mede met het oog op het e-depot, en implementeer dit binnen de organisatie. 15. Stel een beleid op voor conversie en migratie van archiefbescheiden en voer dit uit. 16. Ontwikkel de hotspotmonitor voor de gemeente Delft en stel deze vast. In 2020 heeft de gemeente Delft een hotspot voor Covid-19 vastgesteld. 17. Breng in kaart welke applicaties buiten Verseon te vernietigen informatie bevatten en hoe in deze applicaties vernietiging is georganiseerd (conform Archiefwet en AVG). 18. Stel via de begrotingscyclus middelen beschikbaar voor het bewerken en overbrengen van het archief van de gemeentelijke musea 1978-2006. 6 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

19. Stel een veiligheidsplan op voor de archiefruimten, met een calamiteitenplan en een ontruimingsplan. Dit is in concept klaar. Rond het plan af en zorg voor vaststelling. Aanvullende aanbevelingen KPI 2020 1. Maak het overzicht van Gemeenschappelijke Regelingen compleet in de landelijke database. 2. Stel voor de archivering van Social Media een dienstverleningsovereenkomst op met Obi4Wan. 3. Stel voor het archiveren van de gemeentelijke website een dienstverleningsovereenkomst op met Archiefweb.eu. 4. Stel een actueel overzicht op van de in gebruik zijnde applicaties binnen de gemeentelijke organisatie en geef per applicatie aan of deze beschikt over DMS/RMA-functionaliteit en in welke procesapplicaties informatiebeheer wordt uitgevoerd. 5. Inventariseer het gebruik van de duurzame bestandsformaten verder, en zorg ervoor dat de (te bewaren) informatieobjecten in een duurzaam bestandsformaat zijn opgeslagen. 6. Actualiseer het bewerkingsplan voor het archief van de gemeentelijke musea en voer deze bewerking uit, zodat het archief in goede, geordende en toegankelijke staat overgedragen kan worden aan de archiefbewaarplaats.

7 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer In 2020 zijn er geen wijzigingen geweest met betrekking tot de Archiefverordening of het besluit Informatiebeheer. Dit houdt in dat de gemeente Delft voldoet aan de eisen zoals gesteld in artikel 30 van de Archiefwet 1995. De geldende Archiefverordening gemeente Delft en het Besluit Informatiebeheer Delft zijn vastgesteld op respectievelijk 28 juni 2012 en 15 mei 2012.1 Voor het beheer van de (niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte) archiefbescheiden heeft het college van Burgemeester en Wethouders in het algemeen de afdeling Informatie, Team advies en expertise, aangewezen. Deze naamgeving is inmiddels verouderd. Binnen de gemeentelijke organisatie zijn de directeuren verantwoordelijk voor het beheer van informatie betreffende de werkprocessen die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Deze verantwoordelijkheid is gemandateerd aan de desbetreffende proceseigenaar.2 De gemeentearchivaris is namens het college van Burgemeester en Wethouders belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995. Naast de Archiefwet 1995 betreft dit het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling 2010 en de hierboven genoemde Archiefverordening gemeente Delft 2012 en het Besluit Informatiebeheer Delft 2012. De Archiefverordening Delft 2012 en het Besluit informatiebeheer Delft 2012 worden momenteel herzien.

De verwachting is dat de vaststelling in 2021 plaatsvindt. De herziening van deze documenten was een aanbeveling uit de KPI over 2019. Van beide documenten is een concept aanwezig. De gemeente Delft maakt geen gebruik van een Strategisch Informatie Overleg (SIO) op jaarlijkse basis. Gezien gemeenten beschikken over beleidsruimte bij de invulling van het SIO is in Delft gekozen voor een andere variant; het Chief Information Office (CIOffice). Dit is een maandelijks overleg tussen de afdelingshoofden Informatievoorziening, de CISO, Programmeur Dienstverlening, Senior strategisch adviseur en de gemeentearchivaris.

Gemeenschappelijke Regelingen Vrijwel alle Gemeenschappelijke Regelingen (GR) waar de gemeente Delft in participeert zijn te vinden in het landelijke online register Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP).3 Een aantal GR’s missen uit dit overzicht, bijvoorbeeld de Bedrijfsvoeringsregelling ICT Delft-Rijswijk. Een van de aanbevelingen in het KPI-verslag over 2019 was de herziening van de GR Archiefbeheer Rijswijk, GR Archiefbeheer Midden-Delfland en GR Archiefbeheer PijnackerNootdorp in verband met ontwikkelingen op het gebied van erfgoed en de komst van het e1 College van burgemeester en wethouders Delft, Archiefverordening gemeente Delft 2012,

https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Delft/CVDR197947.html, respectievelijk Besluit Informatiebeheer 2012, https://delft.raadsinformatie.nl/document/8764754/1#search=%22besluit%20informatiebeheer%20delft%22. 2 Besluit informatiebeheer Delft 2012, artikel 3.1. 3 Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties “Gemeenschappelijke Regelingen,” https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/gemeenschappelijkeregelingen.

8 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

depot bij het Stadsarchief Delft in 2020. Het Stadsarchief zou hierop actie ondernemen in 2020. Dit is echter, in overleg met de betreffende gemeenten, uitgesteld tot 2021. De implementatie van het e-depot, opstellen van een producten-dienstencatalogus en de voorgenomen wijziging van de Archiefwet zijn de voornaamste reden hiervoor.

Archiefbeheer De gemeente Delft heeft delen van haar archiefbeheer uitbesteed aan privaatrechtelijke partijen. In 2020 is hier ten opzichte van het KPI-verslag over 2019 niets aan veranderd. De archivering van de gemeentelijke website, wordt gedaan door Archiefweb.eu. Social Media wordt gearchiveerd via Obi4Wan. Voor zowel Archiefweb.eu als Obi4Wan is er geen dienstverleningsovereenkomst (DVO) of verwerkingsovereenkomst afgesloten. Delen van het analoge archief zijn extern geplaatst bij OASIS. In contracten en overeenkomsten afgesloten met de desbetreffende partijen is belegd dat deze partijen dienen te voldoen aan alle eisen die volgen uit de Archiefwet 1995. De lokale regelgeving voldoet grotendeels aan de wettelijke eisen. Er dient komend jaar echter aandacht besteed te worden aan het herzien/actualiseren van de Archiefregeling en het Besluit Informatiebeheer.

9 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

2. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

Gemeentelijke organisatie Delft In 2020 zijn er voldoende middelen beschikbaar. Team DIV beschikte in 2020 over 11.89 fte, net als in 2019, en de medewerkers hebben het vereiste opleidingsniveau voor de functie die ze uitvoeren. In de KPI over 2019 is geschreven dat in februari 2019 een Organisatieplan voor DIV is opgesteld naar aanleiding van gesignaleerde knelpunten in de organisatie. DIV is met dit organisatieplan een ontwikkel- en scholingstraject ingegaan. Er hebben wijzigingen in de samenstelling van het team plaatsgevonden en DIV is momenteel klaar voor haar nieuwe experts-rol in de digitale gemeentelijke organisatie. Zoals ook te lezen valt in het Verbeterplan Informatiebeheer speelt DIV samen met de medewerkers van Informatievoorziening (IV, afdeling Interne Dienstverlening), een faciliterende en ondersteunende rol in het op orde brengen van het informatiebeheer van de gemeente Delft.4 Hiernaast zorgen zij voor (het opstellen of uitwerken van) de kaders met betrekking tot archief en informatiebeheer binnen de gemeente. Dit betreft bijvoorbeeld het kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding, en het conversie- en migratiebeleid.

Stadsarchief Delft (gemeentearchivaris/archiefinspectie) Voor het door het college beschikbaar gestelde bedrag voor beheer van de overgebrachte archieven voert Stadsarchief Delft alle voorkomende werkzaamheden uit, inclusief inspectie. Over 2020 is er voor de toezichthoudende rol van de gemeentearchivaris 0,4 fte beschikbaar, en hiernaast zijn er twee archiefinspecteurs die samen een aanstelling hebben van 1,8 fte. Kanttekening hierbij is dat de fte’s van de archiefinspectie in totaal zijn voor het gehele werkgebied van het Stadsarchief Delft, te weten de gemeenten Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp, en Midden-Delfland. De gemeentearchivaris en een van de archiefinspecteurs hebben het vereiste opleidingsniveau en diploma (Archivistiek A). De tweede archiefinspecteur is nog in opleiding. Per eind november van 2020 is één van de posities van de archiefinspectie vacant. Momenteel wordt er geworven zodat deze functie in Q1 2021 weer ingevuld is. Er is duidelijk inzicht in de beschikbare mensen en middelen. Het college van Delft heeft voldoende middelen ter beschikking gesteld. Het personeel is goed opgeleid, of in opleiding. Ook de archivaris en archiefinspecteurs hebben het vereiste opleidingsniveau of zijn in opleiding.

4 Maro Pas, Verbeterplan Informatiebeheer Delft, 2020, 24 maart 2020, p. 1-2.

10 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Archiefruimte gemeente Delft De gemeente Delft beschikt over een archiefruimte, die grotendeels voldoet aan de eisen zoals gesteld in de Archiefregeling, en welke is goedgekeurd door de archiefinspectie in 2017. In de KPI over 2019 is geconstateerd dat zich problemen voordoen met de klimaatbeheersing in de archiefruimte, en dat de temperatuur hierdoor de wettelijke norm overschrijdt zoals gesteld in de Archiefregeling art. 45a. In maart 2020 heeft de archiefinspectie de archiefruimte geschouwd. Hierop is een notitie geschreven, waarin wordt gesteld dat de archiefruimte ook op meerdere punten buiten de klimaatbeheersing niet voldoet. Te noemen zijn onder andere het ontbreken van maatregelen tegen waterschade, een luchtkanaal dat door de ruimte loopt wat niet bestemd is voor een voorziening in de archiefruimte, het ontbreken van en vaste telefoonlijn en markeringen voor de looproute in het geval van stroomuitval.5 Besloten is dat er niet langer over te dragen (te bewaren) archiefbescheiden in de archiefruimte geplaatst worden, en dat de gemeente Delft vervroegd gaat overbrengen of uitplaatsen naar de archiefbewaarplaats (zie H.7).

Archiefbewaarplaats Stadsarchief Delft De archieven van de gemeente Delft zijn ondergebracht in de archiefbewaarplaats van het Stadsarchief Delft aan de Gantel 21 in Den Hoorn. De archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling.

e-depot De gemeente Delft heeft in 2020 een e-depot voorziening aanbesteed. Het e-depot van Divault is daarbij als winnaar uit de bus gekomen. Momenteel worden de omgevingen ingericht en is eind 2020 de eerste geslaagde ingest (inlezen van informatieobjecten met metadata) in de testomgeving gedaan. De voorziening is geschikt voor gebruik door verschillende zorgdragers en voor zowel over te brengen als uit te plaatsen informatieobjecten. Verwachting is dat het aansluitprotocol het eerste kwartaal 2021 gereed is, dat in samenwerking met de gemeente Delft opgesteld wordt. Dit protocol bevat onder andere de wijze waarop het TMLO (metadataschema Delft) gebruikt moet worden en welke bestandsformaten worden toegelaten.

Applicatiebeheer Het college van Delft beschikt deels over een gedeeltelijk overzicht van alle in gebruik zijnde applicaties binnen de gemeentelijke organisatie. Dit is terug te vinden in de softwarecatalogus. Het merendeel van de bewaarapplicaties staan in deze catalogus. In het overzicht van de applicaties staat onder andere aangegeven welke applicaties beschikken over een DMS/RMA-functionaliteit, en in welke procesapplicaties informatiebeheer wordt uitgevoerd zoals vernietiging of archivering. Het is echter niet duidelijk of dit een actueel overzicht is. Bij uitvraag bij de afdelingen blijkt dat er bij een deel van de afdelingen een overzicht is van de applicaties die gebruikt worden om informatie te verwerken (zie diagram 1: compleet 5 Kees Schabbing, Notitie archiefruimte HNK Delft en eisen Archiefregeling, 17 maart 2020, p 1-3.

11 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

applicatieoverzicht per afdeling). Dit houdt in dat een deel van de afdelingen geen (volledig) overzicht heeft, of niet weet of er een overzicht bestaat. Bij veel afdelingen is niet volledig in beeld welke van de in de eigen werkprocessen gebruikte vakapplicaties DMS/RMAfunctionaliteit heeft, maar voor veel afdelingen geldt ook dat sommige gebruikte applicaties wel en sommige applicaties geen DMS/RMA-functionaliteit hebben.6

COMPLEET APPLICATIEOVERZICHT PER AFDELING Nee

Ja

Onbekend

Geen respons 21%

Geen respons

Nee 21%

Onbekend 12% Ja 46%

Gemeentelijk rampenplan, veiligheid, calamiteiten en ontruiming In het gemeentelijk risicoprofiel of beleids- en crisisplan zijn geen procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van (te bewaren) archiefbescheiden opgenomen. Deze procedures zijn wel opgenomen in het calamiteitenplan voor te vernietigen en over te brengen archieven van de gemeente Delft. De gemeente Delft heeft een veiligheidsplan voor de archiefruimten met een calamiteitenplan en ontruimingsplan. Dit calamiteitenplan is in 2020 opgesteld en wordt nog afgestemd met Facilitair. Na vaststelling zal dit opgenomen worden in het gemeentelijk risicoprofiel. Het Stadsarchief Delft, waar de overgebrachte archiefbescheiden berusten, beschikt over een actueel calamiteitenplan. De fysieke en digitale bewaaromstandigheden zijn deels op orde. De archiefruimte voldoet niet aan de eisen zoals gesteld in de Archiefregeling, maar door vervroegde overbrenging of uitplaatsing wordt dit probleem ondervangen. Delft beschikt niet over een volledig overzicht van alle in gebruik zijnde applicaties waarin informatie wordt verwerkt.

6 Bij vijf afdelingen is in beeld welke gebruikte applicaties DMS/RMA-functionaliteit hebben, en zes afdelingen

geven aan dit niet te weten. Acht afdelingen weten het niet (volledig), en van vijf afdelingen is geen antwoord gekomen.

12 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

Kwaliteitssysteem archiefbeheer en informatiebeheerplan In de KPI over 2019 is geconstateerd dat de gemeente Delft niet beschikt over een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen voor haar informatiebeheer. Een van de aanbevelingen is het ontwikkelen en invoeren van een kwaliteitssysteem. In het Verbeterplan Informatiebeheer dat opgesteld is naar aanleiding van deze KPI is deze aanbeveling overgenomen en gepland voor Q4 2020 – Q2 2021.7 Dit is momenteel work in progress. Het kwaliteitssysteem gaat gelden als kader voor het informatiebeheer binnen de gemeente Delft, en betreft een van de grotere aanbevelingen uit de KPI. Naast het ontwikkelen van een kwaliteitssysteem moet dit ook ingevoerd en ingebed worden in de organisatie. Dit zal gevolgen hebben voor Interne Dienstverlening, gezien het bijhouden en coördineren van de processen en rollen die onderdeel zijn van een kwaliteitssysteem bij Informatievoorziening en adviseurs en experts DIV liggen.8 Dat de gemeente Delft niet over een kwaliteitssysteem beschikt is een risico. Een organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een bepaalde kwaliteit te bereiken, in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan en dat er regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvindt.

In november 2020 is De visie en informatiestrategie 2021-2024 door het college aan de raad toegezonden ter informatie. De visie en informatiestrategie 2021-2024 volgt op De visie en informatiestrategie 2017-2020. De doelstellingen gepresenteerd in het nieuwe document zijn grotendeels gelijk gebleven, omdat de doelstellingen zoals gezet in 2017 nog altijd actueel zijn. Hiernaast heeft de gemeente zichzelf nieuwe doelen gezet: “Zo blijft een hoofddoelstelling van informatievoorziening het flexibel ondersteunen van de organisatie om doelen in de stad te kunnen bereiken. En werken we aan training en bewustwording op het gebied van informatie en data voor de hele organisatie. De ontwikkelingen in de stad, de organisatie en het vakgebied informatievoorziening staan echter niet stil. Een aantal doelstellingen uit de vorige informatiestrategie heeft daardoor een nieuwe impuls gekregen; de digitalisering zet dóór en er is aandacht voor gegevenskwaliteit. Een nieuwe doelstelling voor de komende periode is het vernieuwen van de IT- en informatiehuishouding.”9 De gemeente laat met deze doelstellingen ambitie zien op het gebied van informatiebeheer, welke hand in hand gaan met het verbeterplan dat opgesteld is naar aanleiding van de KPI over 2019.

7 Maro Pas, Verbeterplan Informatiebeheer Delft 2020, p. 8-9. 8 Maro Pas, Verbeterplan Informatiebeheer Delft 2020, p. 3. 9 Aanbiedingsbrief Visie en informatiestrategie 2021-2024 en verbeterplan informatiebeheer van College van

Burgemeester en Wethouders aan Gemeenteraad Delft, 17 november 2020, https://delft.raadsinformatie.nl/document/9438181/1/2047889%20College%20van%20B%20en%20W%20%20visie%20en%20informatiestrategie%202021-2024%20en%20verbeterplan%20informatiebeheer.

13 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

Gekwalificeerde gemeentearchivaris en verslag toezicht archiefbeheer Het college van de gemeente Delft heeft een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte archiefbescheiden. De gemeentearchivaris is in bezit van het diploma archivistiek A. Een maal per jaar brengt de gemeentearchivaris verslag uit aan het college als archiefzorgdrager over de wijze van het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven in de vorm van het KPI-verslag, en zijn aanbevelingen hiervoor. Team IV vertaalt de aanbevelingen naar een verbeterplan voor de gemeentelijke organisatie. Het KPI-verslag en verbeterplan worden voorgelegd aan het college van B&W. De gemeente Delft werkt structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding. In 2020 is het Visie en Informatiebeleid 2021-2024 vastgesteld, waarin de gemeente Delft ambitie toont. Ook wordt gewerkt aan het Kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Dit houdt echter in dat er momenteel nog geen kwaliteitssysteem is voor het beheer van informatie – dit is een risico.

14 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

Geordend overzicht analoog en digitaal De gemeente Delft beschikt deels over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) digitale archiefbescheiden op document- en dossierniveau. Voor de informatie in het DMS Verseon is een compleet overzicht beschikbaar.10 Inzicht krijgen in alle archiefwaardige informatie binnen de gemeentelijke organisatie en het opstellen van een overzicht hiervoor is een van de aanbevelingen uit de KPI over 2019, en is als zodanig opgenomen in het Verbeterplan Informatiebeheer van de gemeente. In 2019 is met het gemeentelijk gegevensmodel de basis gelegd voor het centrale overzicht van alle informatie in archiefwaardige (decentrale) applicaties. Op basis hiervan heeft de gemeente Delft een overzicht opgesteld. Dit is momenteel nog incompleet, maar naar gelang andere onderdelen van het verbeterplan vorderen zal de informatie die hierbij wordt verkregen dienen als aanvulling op dit overzicht. Per afdeling van de gemeente is uitgevraagd of ze beschikken over een actueel en compleet overzicht van (zowel te bewaren als te vernietigen) informatie binnen de eigen werkprocessen (zie diagram Actueel en compleet overzicht informatie binnen werkprocessen). Een zestal afdelingen geeft aan dat dit het geval is, waarvan er vier gebruik maken van het centrale DMS Verseon voor het toekennen van bewaartermijnen.

Ook zijn er afdelingen die hun informatie deels in beeld hebben, al verschilt het per afdeling wat inzichtelijk is. Hier gaat het wederom vaak om informatie die centraal beheerd wordt. Opvallend is het relatief grote aantal afdelingen dat aangeeft geen overzicht te hebben van de (te bewaren of vernietigen) informatie in haar werkprocessen. Dit beeld sluit aan bij de conclusie en aanbeveling van de KPI over 2019, en bij bovenstaande alinea. De informatie in de centrale systemen is in beeld, maar die in de decentrale (vak)applicaties niet of niet volledig.

10 Voor dit overzicht in Verseon wordt gebruik gemaakt van de Zaaktypecatalogus I-navigator.

15 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

ACTUEEL EN COMPLEET OVERZICHT INFORMATIE BINNEN WERKPROCESSEN Nee

Ja

Deels

Onbekend

Onbekend 21% Nee 42% Deels 12% Ja 25%

Authenticiteit en context analoog en digitaal Delft beschikt niet over een vastgesteld metadataschema. Het opstellen van een nieuw metadataschema staat in het Verbeterplan informatiebeheer gepland voor Q4 2020. Het metadataschema wordt door het Stadsarchief in overleg opgesteld en is in concept afgerond. In Q2 2021 zal dit worden vastgesteld door het CIOffice. Voor de zaaksystemen is dit metadataschema volledig ingericht en werkzaam. De backoffice-applicaties gebruiken de metadatering die in de Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) voorkomen.11 Dit sluit niet volledig aan op het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Nieuwe deelapplicaties die bij de gemeente in gebruik worden genomen, handteren over het algemeen de RGBZ. Per applicatie met archiefwaardig materiaal wordt het volgende op documentniveau vastgelegd in de metadata: de inhoud, structuur en verschijningsvorm van het materiaal. De gemeente Delft beschrijft de analoge en digitale bescheiden inhoudelijk, en legt het opslagformaat vast. De gemeente slaat voor alle applicaties op wanneer, door wie en waarom (vanuit welke taak of welk werkproces) het materiaal is opgemaakt of ontvangen. Ook worden de uitgevoerde beheeractiviteiten vastgelegd. Onder beheeractiviteiten valt bijvoorbeeld conversie en/of migratie vanwege de aanschaf van een nieuwe applicatie.

Aan de afdelingen is uitgevraagd of ze beschikken over een overzicht van de geregistreerde metadata binnen het eigen werkproces. Vijf afdelingen reageren met een volmondig ja en zes geven aan dat dit overzicht er voor een deel is. De resterende afdelingen beschikken niet over een overzicht (acht afdelingen).12

11 GEMMA online, Informatiemodel Zaken (RGBZ),

https://www.gemmaonline.nl/index.php/Informatiemodel_Zaken_(RGBZ). 12 Hiernaast hebben vijf afdelingen niet gereageerd op de uitvraag. Deze afdelingen zijn meegenomen als onbekend.

16 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

Duurzaamheid analoge archiefbescheiden De gemeente Delft voldoet aan de eisen zoals gesteld in NEN-2728 en ICN-3 met betrekking tot duurzame materialen en gegevensdragers en duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag.

Duurzaamheid digitaal informatiebeheer Wat opslagformaten betreft maakt de gemeente Delft voor de centraal beheerde informatie gebruik van het document Standaard Duurzame Bestandsformaten van de archiefdienst, wat inhoudt dat de landelijke standaard (waar mogelijk) gevolgd wordt. Uit de uitvraag bij de afdelingen blijkt dat de afdelingen grotendeels ook gebruik maken van deze duurzame bestandsformaten (zowel voorkeursformaat als acceptabele formaten). Naast de duurzame bestandsformaten is een aandeel van de gebruikte bestandsformaten niet duurzaam (zie tabel Gebruikte opslagformaten). Omdat het hier gaat om een eerste inventarisatie is nog niet duidelijk of de niet duurzame formaten gebruikt worden voor te bewaren of te vernietigen informatieobjecten. Gebruikte opslagformaten PDF/A PDF 1.4 PDF 1.7 PDF X DOCX PPTX XLSX Outlook (MSG) PNG JPG TIFF GDB AVI MDBX DXF DWG RSX ZIP

Voorkeursformaat

Acceptabel formaat

Niet duurzaam

Delft legt functionele eisen met betrekking tot het informatiebeheer alleen vast in het DMS Verseon. De functionele eisen sluiten grotendeels aan bij het metadataschema (en hebben dus betrekking op de inhoud, structuur en verschijningsvorm van de informatie) en hiernaast specifiek op het gedrag van informatie. Het gaat hierbij vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals Excel-rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites. Zonder het volledig vastleggen van functionele eisen kan de authenticiteit van sommige informatie niet volledig worden bepaald en/of gegarandeerd. De gemeente Delft beschikt over actuele overzichten van (digitale) archiefbescheiden waar het de centraal beheerde informatie betreft. Voor de informatie in de decentrale of vakapplicaties is dit niet (volledig) het geval. Het in gebruik zijnde metadataschema is niet vastgesteld. De binnen de gemeente wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van duurzame bestandsformaten. 17 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden. Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Vervanging, besluiten en verklaringen De gemeente Delft past vervanging, het vervangen van bijvoorbeeld een analoog archiefstuk door een digitale scan, toe volgens de Beleidsregel vervanging. Deze is in 2019 vastgesteld door het college. De originele archiefbescheiden worden na vervanging vernietigd. De afdelingen zijn over het algemeen goed op de hoogte van het vervangingsbesluit, en wat dit betekent voor de informatie in hun werkprocessen.13 Vier afdelingen zijn dit niet, waarvan twee toelichting geven. Bij een afdeling worden in 2021 een aantal processen gedigitaliseerd, waarna de processen toegevoegd zullen worden aan het vervangingsbesluit, en een afdeling heeft geen enkel werkproces aangemeld voor vervanging – deze afdeling werkt niet in Verseon.

Converteren en migreren In de KPI over 2019 is vastgesteld dat de gemeente Delft geen beleid heeft voor tijdige conversie of migratie van archiefbescheiden wanneer de geordende en toegankelijke staat hiervan niet langer gegarandeerd kan worden, en de aanbeveling gedaan om een conversieen migratiebeleid op te stellen. De aanbeveling is meegenomen in het Verbeterplan Informatiebeheer, en staat op de planning voor 2021. Dat houdt in dat er over 2020 ten opzichte van de constateringen in de KPI over 2019 niets is veranderd met betrekking tot conversie- en migratiebeleid. In 2020 hebben er echter wel enkele conversies en migraties plaatsgevonden. In het geval van de vervanging van het Raadsinformatiesysteem (RIS) van leverancier SIM naar het RIS van leverancier NotuBiz is er in samenwerking met NotuBiz een uitgebreid migratierapport opgesteld dat ter controle is voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Hoewel de migratie van dit systeem gedegen is verlopen betekent het ontbreken van een beleid voor conversie en migratie dat het migratierapport niet getoetst kon worden aan het beleid van de gemeente. Twee afdelingen geven aan dat er in 2020 een of meerdere applicaties in de eigen werkprocessen vervangen zijn, en twee afdelingen weten dit niet zeker. Onduidelijk is of er voor deze applicaties een conversie of migratieverklaring is opgesteld.14

Vernietigen en verklaringen Voor 2020 is er een nieuwe Selectielijst vastgesteld door de VNG.15 De gemeente Delft hanteert deze vigerende Selectielijst. De selectielijst is door middel van de I-navigator geïmplementeerd in het DMS Verseon. De I-navigator kent op basis van resultaattypen automatisch een vernietigingstermijn toe aan informatieobjecten, waardoor uit het

13 Negen afdelingen geven aan op de hoogte te zijn van het vervangingsbesluit en te weten dat het van

toepassing is op hun werkprocessen. Vier afdelingen geven aan dat dit niet het geval is, en vijf afdelingen weten het niet. Van vijf afdelingen hebben we geen reactie ontvangen. 14 Bij twee afdelingen zijn in 2020 applicaties vervangen, twee afdelingen weten het niet zeker, en 15 afdelingen geven aan dat er geen applicaties vervangen zijn. Van vijf afdelingen hebben we geen reactie ontvangen. 15 Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020, 26 februari 2020. https://vng.nl/sites/default/files/2020-02/selectielijst_20200214.pdf.

18 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

zaaksysteem alle informatie die hiervoor in aanmerking komt tijdig vernietigd wordt volgens de vastgestelde procedure. Ook voor de analoge informatie is dit het geval. Naast de centrale applicaties bevindt zich ook archiefwaardige informatie in decentrale applicaties, zoals procesapplicaties en basis- en kernregistraties. Omdat de informatie in deze applicaties niet (volledig) in beeld is (zie KPI over 2019 en Verbeterplan Informatiebeheer), en er in decentrale applicaties niet automatisch een bewaartermijn toegekend wordt aan informatie, is het onduidelijk of de vernietiging van de informatie uit deze applicaties op orde is. De plicht tot vernietiging van archiefwaardige informatie geldt ook voor applicaties buiten het centrale DMS, en wanneer dit niet (volledig) gebeurt kan dit, vooral bij privacygevoelige informatie, een probleem vormen.16 Dit is een constatering die ook in de KPI over 2019 gedaan is. Uitvraag bij de afdelingen levert een divers beeld op wat vernietiging betreft. Van zeven afdelingen krijgen we terug dat er geen informatie (analoog of digitaal) is vernietigd in 2020. Zes afdelingen hebben wel informatie vernietigd, en zes afdelingen weten dit niet zeker. Van een deel van deze informatie is een voorstel tot vernietiging voorgelegd aan de archiefinspectie, maar deels niet. Belangrijk is hierbij ook dat er een deel van de afdelingen aangeeft het niet te weten.

Dit lijkt voornamelijk van toepassing te zijn op de informatie in de decentrale applicaties, aangezien uit Verseon wel vernietigd is. Afdelingen geven dit ook aan “Deels, vanuit Verseon wel [vernietigd].” De gemeente Delft heeft in 2020 lijsten met archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen in 2020 aangeboden aan de archiefinspectie en gemeentearchivaris. De archiefbescheiden op deze lijsten worden momenteel beoordeeld.

Vervreemding, besluiten en verklaringen Het college van Delft heeft in de afgelopen vijf jaar geen archiefbescheiden vervreemd. Hoewel de gemeente Delft de vernietiging op centraal niveau volledig en goed uitvoert, is dit niet het geval met informatie uit (decentrale) procesapplicaties. Doordat de informatie in deze applicaties niet (volledig) in beeld is, is onduidelijk of er tijdig vernietigd wordt. De gemeente Delft beschikt niet over een conversie- en migratiebeleid. Migratie van informatie wordt niet altijd centraal uitgevoerd, waardoor dit ook niet (volledig) in beeld is.

16 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), 2016. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-

privacy/wetten/algemene-verordening-gegevensbescherming-avg.

19 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

7. Overbrenging van archiefbescheiden Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn In 2020 zijn er geen nieuwe analoge of digitale archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Er berusten nog archiefbescheiden bij de gemeente Delft die volgens de gestelde termijn in de Archiefwet (20 jaar) al overgebracht hadden moeten zijn naar de archiefbewaarplaats. Het betreft hier het archief van de gemeentelijke musea 1978-2006. Dit archief (100 meter) is nog niet in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. De gemeentelijke musea zijn een voorloper van het Museum Prinsenhof, welke een Zelfstandige Bedrijfseenheid (ZBE) is binnen de gemeente Delft, wat inhoudt dat de gemeente Delft verantwoordelijk is voor de overbrenging van deze archieven naar de archiefbewaarplaats.17 Een deel van dit archief is uitgeplaatst bij het Stadsarchief Delft. Er ligt een, inmiddels niet meer actueel, bewerkingsplan voor dit archief, alleen de middelen zijn hiervoor nog steeds niet beschikbaar gesteld. Volgens artikel 13, lid 3 van de Archiefwet 1995 dient de zorgdrager voor archieven die niet binnen de gestelde termijn van 20 jaar overgebracht zijn naar de archiefbewaarplaats een opschorting voor overbrenging aan te vragen bij Gedeputeerde Staten.18 In verband met het overgaan naar digitaal binnen de gemeente is Delft bezig met het afsluiten van het papieren archief.

Momenteel worden de archieven bewerkt door DocFactory, en deze zullen in 2021 overgebracht worden naar het Stadsarchief, danwel uitgeplaatst. Aan de afdelingen is de vraag gesteld of ze op de hoogte zijn van welke informatie uit hun werkprocessen (uiteindelijk) overgebracht moet worden naar het Stadsarchief. Veel afdelingen geven aan dat dit het geval is, en dat er protocollen voor zijn (zo wordt aangegeven dat DIV het regelt, het automatisch gaat omdat informatie in Verseon staat, of dat afdelingen er zelf zicht op houden). Naast de afdelingen die dit scherp in beeld hebben zijn er ook tien afdelingen waar dit niet het geval is. Omdat de uitvraag een nulmeting is, is het onduidelijk of dit betekent dat informatie uit de werkprocessen van de desbetreffende afdelingen wel of niet in beeld is bij bijvoorbeeld DIV en wel degelijk meegenomen wordt in de jaarlijkse vernietiging, of dat informatie onrechtmatig niet vernietigd wordt. De gemeente Delft brengt het principe van overbrenging na 20 jaar grotendeels correct in de praktijk. Er bestaat echter een grote achterstand bij de overbrenging van archieven van de gemeentelijke musea (voorloper ZBE Museum Prinsenhof) welke geadresseerd moet worden.

17 Gemeente Delft, Archiefverordening Delft 2012, Artikel 5.

https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Delft/CVDR197947.html. 18 Archiefwet 1995, artikel 13, lid 3, https://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/2020-01-01#HoofdstukII.

20 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

8. Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Na overbrenging van de archiefbescheiden door de gemeente Delft naar de archiefbewaarplaats is deze informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van de studiezaal van Stadsarchief Delft zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door derden. Het bezoekersreglement werd in januari 2006 (met wijzigingen begin 2016) vastgesteld en gepubliceerd op de website. Voor niet-openbare overgebrachte archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij overdracht is nader bepaald welke documenten openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. De beperkingen houden vooral verband met de werking van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of haar voorlopers. De bepalingen zijn vastgelegd in de verklaring van overbrenging. In 2020 zijn er in totaal 1915 aanvragen geweest voor archiefbescheiden van de gemeente Delft. Hierbij moet meegenomen worden dat de studiezaal een groot deel van het jaar gesloten is geweest, of beperkte openingstijden en/of capaciteit had vanwege de coronamaatregelen.

De gemeente Delft voldoet aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet.

21 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

Bronnen Aanbiedingsbrief Visie en informatiestrategie 2021-2024 en verbeterplan informatiebeheer van College van Burgemeester en Wethouders aan Gemeenteraad Delft, 17 november 2020. https://delft.raadsinformatie.nl/document/9438181/1/2047889%20College%20van%20B%20e n%20W%20-%20visie%20en%20informatiestrategie%2020212024%20en%20verbeterplan%20informatiebeheer. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), 2016. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/wetten/algemene-verordeninggegevensbescherming-avg. Archiefwet 1995. https://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/2020-01-01. College van burgemeester en wethouders Delft, Archiefverordening gemeente Delft 2012. https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Delft/CVDR197947.ht ml. College van burgemeester en wethouders Delft, Besluit Informatiebeheer 2012. https://delft.raadsinformatie.nl/document/8764754/1#search=%22besluit%20informatiebehee r%20delft%22. GEMMA online, Informatiemodel Zaken (RGBZ). https://www.gemmaonline.nl/index.php/Informatiemodel_Zaken_(RGBZ). Kees Schabbing, Notitie archiefruimte HNK Delft en eisen Archiefregeling, 17 maart 2020. Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties “Gemeenschappelijke Regelingen.” https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-enwaterschappen/gemeenschappelijke-regelingen.

Maro Pas, Verbeterplan Informatiebeheer Delft, 2020, 24 maart 2020. Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020, 26 februari 2020. https://vng.nl/sites/default/files/202002/selectielijst_20200214.pdf.

22 |

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

Bijlage 1: Uitvraag afdelingen gemeente Delft In het KPI-verslag wordt met enige regelmaat verwezen naar de uitvraag bij de afdelingen van de gemeente Delft. Deze uitvraag betreft een versimpelde en verkorte vragenlijst gebaseerd op de KPI zoals opgesteld door de VNG, welke uitgevraagd is bij de afdelingshoofden van de gemeente Delft. Hieronder zijn de vragen zoals gesteld aan de afdelingen te vinden, inclusief de antwoorden van de afdelingen zoals gebruikt in het verslag. De volledige lijst is bekend bij de archiefinspectie. Vijf afdelingen hebben geen ingevulde vragenlijst retour gestuurd, dus in de resultaten zijn zij niet meegenomen. Antwoord (ja/deels/nee)

KPI nr.

KPI-vraag niet overgebrachte archiefbescheiden (N-O)

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en edepots

3.1

Is er een overzicht aanwezig van de applicaties die gebruikt worden om informatie in te verwerken binnen het werkproces waar jij verantwoordelijk voor bent? (indien aanwezig, graag overzicht bijvoegen volgens format bijlage 1).

11 ja 5 nee 3 deels/onbekend

3.2

Beschikken de gebruikte vakapplicaties zoals genoemd bij 3.1 over DMS/RMA-functionaliteit? (zie toelichting met uitleg) Indien de vakapplicaties over deze functionaliteit beschikken, graag aangeven in het overzicht volgens format bijlage 1).

5 ja 6 nee 8 deels/onbekend

5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

5.1

Beschik jij voor jouw werkprocessen over een actueel en compleet overzicht van (zowel te bewaren als te vernietigen) informatie?

6 ja 10 nee 3 deels/onbekend

5.2

Beschik jij als proceseigenaar over een overzicht van welke metadata er geregistreerd wordt binnen het werkproces waar jij verantwoordelijk voor bent, bijvoorbeeld in een inrichtingsplan? (zie toelichting voor uitleg concept metadata)

5 ja 8 nee 6 deels/onbekend

5.9

Welke opslagformaten worden er gebruikt binnen het werkproces waar jij verantwoordelijk voor bent? (voor voorkeurs- en acceptabele formaten zie toelichting)

Voor een uitwerking van antwoorden zie tabel Gebruikte opslagformaten

6.

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding archiefbescheiden

6.1

Is het vervangingsbesluit van de gemeente Delft op de werkprocessen waar jij verantwoordelijk voor bent van toepassing?

23 |

9 ja 4 nee 5 deels/onbekend

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021

6.2

Is er in 2020 een applicatie vervangen in het werkproces waar jij verantwoordelijk voor bent? -

6.4

Zo ja, is er een verklaring van conversie of migratie opgemaakt voor het overzetten van de informatie in de applicatie?

Is er in 2020 informatie vernietigd binnen het werkproces waar jij verantwoordelijk voor bent (zowel digitale als analoge informatie)? -

Zo ja, is hiervoor een verklaring van vernietiging opgesteld? (Voeg deze verklaring toe of geef aan waar deze in Verseon staat)

-

Zo nee, wat is de reden dat er in 2020 niet vernietigd is?

7.

Overbrenging van archiefbescheiden

7.1

Bestaat er inzicht in welke informatie binnen het werkproces waar jij verantwoordelijk voor bent overgedragen moet worden naar de archiefbewaarplaats?

24 |

2 ja 15 nee 2 deels/onbekend

6 ja 7 nee 6 deels/onbekend

8 ja 10 nee 1 deels/onbekend

KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft, definitief verslag, 6 april 2021