Delft definitief verslag KPI 2023

2023 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief Kritische Prestatie Indicatoren gemeente gemeente Pijnacker-Nootdorp Delft

Status: definitief 06-02-2024 Rapportnummer: 2024001

Aan:

College van burgemeester en wethouders Delft

Opgesteld door:

N.M.M. Cremers-Kooistra, MA en J.L.B. Jansen, MA, archiefinspecteurs van Delft, Rijswijk, Midden-Delfland en PijnackerNootdorp

In opdracht van:

drs. A. van de Weerd, gemeentearchivaris van Delft, Rijswijk, MiddenDelfland en Pijnacker-Nootdorp

1 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................. 4 Resultaat KPI Archief- en informatiebeheer 2023 .............................................................. 4 Aanbevelingen ...................................................................................................................... 5 1. Lokale regelgeving ............................................................................................................ 6 Archiefverordening en Besluit informatiebeheer ................................................................. 6 Gemeenschappelijke Regelingen....................................................................................... 7 Verbonden partijen en projectorganisaties ......................................................................... 7 Archiefbeheer .................................................................................................................... 7 Webarchivering .............................................................................................................. 8 2.

Middelen en mensen ........................................................................................................10 Gemeentelijke organisatie Delft ........................................................................................10 Stadsarchief Delft (gemeentearchivaris/archiefinspectie) ..................................................10 Achterstand wettelijke verplichtingen ................................................................................10 Restanten archief Prinsenhof ........................................................................................11 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depots ..........................................12 Archiefruimte gemeente Delft ............................................................................................12 Archiefbewaarplaats Stadsarchief Delft.............................................................................12 E-depot .............................................................................................................................12 Applicatiebeheer ...............................................................................................................13 Gemeentelijk rampenplan, veiligheid, calamiteiten en ontruiming .....................................13 4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht ......................................................................................14 Kwaliteitssysteem archiefbeheer en informatiebeheerplan ................................................14 Gekwalificeerde gemeentearchivaris en verslag toezicht archiefbeheer............................14 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ..16 Geordend overzicht analoog en digitaal ............................................................................16 Gemeentelijk gegevensmodel .......................................................................................16 Authenticiteit en context analoog en digitaal .....................................................................17 Datawarehouse .............................................................................................................17 Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal ...........................................................18 Duurzaamheid analoge archiefbescheiden .......................................................................18 Duurzaamheid digitaal informatiebeheer ...........................................................................18 6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden.

....20 Vervanging, besluiten en verklaringen ..............................................................................20 Converteren en migreren ..................................................................................................20 Key2Vergunningen naar Powerbrowser ........................................................................20 2 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

Collectiebeheersysteem Atlantis....................................................................................20 Netwerkschijf naar Sharepoint .......................................................................................21 Hotspotmonitor .................................................................................................................21 Vernietigen en verklaringen ..............................................................................................21 Vervreemding, besluiten en verklaringen ..........................................................................22 7. Overbrenging van archiefbescheiden ...............................................................................23 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn ....................................................................23 8. Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden ..24 Bronnen ...............................................................................................................................25

3 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

Inleiding Jaarlijks dient de gemeentearchivaris van de gemeente Delft vanuit zijn toezichttaak, volgens de Archiefverordening Delft 2023 artikel 2 lid 1, verslag uit te brengen over het beheer van (overheids)informatie door de gemeente Delft. Voor dit verslag is door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de Archief Kritische Prestatie Indicator (KPI) opgesteld. Dit bestaat uit een met wet- en regelgeving onderbouwde vragenlijst van acht KPI’s waarmee een overzicht gecreëerd wordt van de staat van het archief- en informatiebeheer van een gemeente. In dit verslag kent de gemeentearchivaris de staat van het archief- en informatiebeheer van de gemeente een beoordeling toe. Dit gebeurt door middel van een kleur volgens het stoplichtmodel, met de kleuren groen, oranje en rood. Respectievelijk vertalen deze kleuren naar adequaat, redelijk adequaat en niet adequaat op het gebied van archief- en informatiebeheer.

Resultaat KPI Archief- en informatiebeheer 2023 De inhoud van dit KPI-verslag is gebaseerd op de door medewerkers van Documentaire Informatie en Informatiemanagement ingevulde centrale vragenlijst zoals opgesteld door de VNG. Daarnaast zijn ook de door de inspectie in 2023 gevoerde gesprekken met medewerkers van de gemeente Delft in dit verslag meegenomen. Wij danken iedereen hartelijk voor hun inzet en bijdrage aan de totstandkoming van dit verslag. Sinds 2019 is er een zichtbare verbetering gaande binnen het informatiebeheer van de gemeente Delft. Zo is in 2022 een zaaksysteem geïmplementeerd en heeft de gemeente een kwaliteitssysteem ontwikkeld. Helaas heeft het team documentaire informatie (DI) in 2023 door een krappe arbeidsmarkt te maken met een capaciteitstekort. Hierdoor zijn beoogde verbeteringen in 2023 vertraagd of tot stilstand gekomen. Zo is het kwaliteitssysteem nog niet in de organisatie geïmplementeerd. De afdeling werkt actief aan het werven van nieuw personeel. De krappe arbeidsmarkt zit hierbij tegen. De gemeente Delft werkt actief aan verbeteringen op het gebied van archief- en informatiebeheer. In 2023 heeft de gemeente Microsoft SharePoint in gebruik genomen als vervanging van de gemeentelijke netwerkschijf. In 2023 is daarnaast het project gestart om jaarlijks een schouw te maken van de informatievoorziening van de afdelingen binnen de gemeente.

Met als doel toenemend inzicht in de informatievoorziening binnen de afdelingen van de gemeente. Binnen de gemeente blijven een aantal aandachtspunten aanwezig die geadresseerd dienen te worden. Dit zijn onder andere het verkrijgen van inzicht in de (archiefwaardige) informatie in decentrale (vak)applicaties en naleving van bewaartermijnen voor de informatie in deze applicaties. Verder is het kwaliteitssysteem nog niet organisatie breed geïmplementeerd en is het handboek vervanging in 2023 na migratie naar het zaaksysteem Djuma in 2022 nog niet geactualiseerd. Alles in acht nemende concludeert de inspectie dat de algehele score voor de gemeente Delft over 2023 oranje is. Het archief- en informatiebeheer is hiermee redelijk adequaat. In de ze kleurtoekenning is meegenomen dat een aantal openstaande aanbevelingen begin 2024 door de organisatie weer actief zijn opgepakt en worden uitgevoerd.

4 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

Aanbevelingen De aanbevelingen zijn op volgorde van prioriteit gezet waarbij aanbeveling nummer 1 de hoogste prioriteit heeft en nummer 15 de laagste. 1. Rond de procedure voor de herziening van de beleidsregel vervanging af en implementeer deze in de organisatie 2. Breng in kaart welke applicaties buiten de zaaksystemen archiefwaardige informatie bevatten en hoe in deze de vernietiging is georganiseerd. a. Verwerk deze gegevens in de zaaktypecatalogus b. Neem hierbij ook het vernietigen uit het datawarehouse mee 3. Draag zorg dat de akte van overbrenging inclusief beperking op de openbaarheid van het bouwvergunningen archief 1890-2010 wordt opgesteld en ondertekend. 4. Werk het kwaliteitssysteem verder uit en implementeer dit in de gemeentelijke organisatie. 5. Inventariseer hoeveel en waar in de organisatie nog fysieke archiefbescheiden voorkomen. Maak vervolgens een plan om deze te bewerken en over te brengen naar de archiefbewaarplaats. 6. Stel een overzicht op van alle informatie in de werkprocessen/ applicaties binnen de gemeente Delft, gebruik hier eventueel het gemeentelijke gegevensmodel voor. a. Breng in kaart waar het gemeentelijk metadataschema is geïmplementeerd en Waar deze bij een update/ vervanging van applicatie kan worden toegevoegd. b. Breng in kaart welke applicaties archiefwaardig materiaal bevatten en of deze voldoen aan de daaraan gestelde eisen. 7.

Draag zorg voor het uitvoeren van de gemeentelijke vernietigingsprocedure vanuit het e-depot. De proceseigenaar dient hierbij betrokken te zijn. a. Draag zorg voor het inhalen van de vernietigingsachterstand van het in het edepot uitgeplaatste archief. 8. Voer de aanbevelingen uit de aspectinspecties werkproces Bouwen en de VJV door. 9. Draag zorg voor het toepassen van de leidraad conversie-migratie bij het vervangen van applicaties. 10. Stel een plan van aanpak voor de archivering van de social media van de gemeente Delft op en voer dit uit. a. Inventariseer welke websites geharvest dienen te worden en pas dit toe b. Sluit voor de webarchivering aan op het e-depot zodat de informatieobjecten tijdig/ vervroegd overgebracht kunnen worden naar de archiefbewaarplaats en het risico op informatieverlies verkleind wordt. c. Maak een stappenplan voor nieuw aangemaakte websites om deze ook te kunnen gaan archiveren. 11. Ga in gesprek met de gemeentesecretaris over het archief- en informatiebeheer van gemeenschappelijke regelingen, dochterondernemingen en projectorganisaties waarover Delft de eindverantwoordelijkheid heeft. Geef hierin aan dat het archief- en informatiebeheer van deze partijen op orde gebracht dient te worden. 12. Inventariseer in welke applicaties in de organisatie nog niet-duurzame/afwijkende bestandsformaten voorkomen 13.

Rond het beleid inzake de duurzame bestandsformaten en preserveringsbeleid af en implementeer dit in de organisatie. 14. Inventariseer de archiefrestanten van het Prinsenhof en voeg deze toe aan het al bewerkte archief bij het Stadsarchief, uitvoering door het Prinsenhof 15. Stel een hotspotmonitor op om structurele archiefbescheiden over bepaalde onderwerpen uit te zonderen van vernietiging a. Verzoek het college om de hotspot Spoorzone vast te stellen. 5 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

Archiefverordening en Besluit informatiebeheer De archiefverordening en het Besluit informatiebeheer zijn in 2023 geactualiseerd. De archiefverordening 2023 van de gemeente Delft is vastgesteld in de openbare raadsvergadering op 16 mei 2023 en in werking gesteld per 1 mei 20231. Op 20 december 2022 is het Besluit informatiebeheer van de gemeente Delft vastgesteld. Het besluit is in werking getreden op 1 februari 20232. Dit houdt in dat de gemeente Delft voldoet aan de eisen zoals gesteld in artikel 30 van de Archiefwet 1995. De archiefverordening en het Besluit informatiebeheer zijn volledig herzien. De taken en bevoegdheden zijn vastgelegd en tekstueel is de inhoud vereenvoudigd. Dit om te zorgen dat beide beleidsdocumenten in de organisatie beter begrepen worden. De gemeentearchivaris is namens het college van burgemeester en wethouders belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde of krachtens de Archiefwet 1995, met betrekking tot de niet overgebrachte archiefbescheiden en digitale informatieobjecten. Naast de archiefwet 1995 betreft dit het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling 2010, de hierboven genoemde archiefverordening Delft 2023 en Besluit informatiebeheer Delft 2023. In Artikel 4 van het Besluit informatiebeheer Delft 2023 zijn de taken en bevoegdheden van het Strategisch Informatieoverleg (SIO).

Het SIO geeft advies over de vervreemding van archiefbescheiden en uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de vastgestelde selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden en overige waarderingsvraagstukken3. De gemeente Delft heeft een conceptvoorstel om een structureel SIO in te stellen. Deelnemers aan dit overleg zijn de gemeentesecretaris, Chief Information Officer (CIO) en de gemeentearchivaris. In 2023 is het SIO incidenteel bijeengekomen. Het voorstel is gericht op het structureel twee keer per jaar instellen van het SIO om de continuïteit te kunnen garanderen. Dit voorstel wordt in het eerste kwartaal van 2024 voorgelegd aan de directie. De taken en bevoegdheden voor dit SIO dienen nog te worden ingevuld. Naast het SIO-overleg vinden binnen de gemeente andere periodieke overleggen over het archief- en informatiebeheer plaats. Maandelijks vindt een overleg tussen het afdelingshoofd Informatiemanagement, de medewerker Regie en Advisering, de gemeentearchivaris en de archiefinspectie plaats om de stand van zaken van de KPI en andere actuele lopende zaken te bespreken. Daarnaast heeft de gemeente nog een Tactisch Informatieoverleg (TIO) ingesteld. In dit overleg worden ontwikkelingen op het gebied van de informatievoorziening en informatiebeheer besproken. Daarnaast worden intakes van informatievraagstukken behandeld.

1

Archiefverordening Delft 2023 http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR696688 Besluit Informatiebeheer Delft 2023 http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR689957 3 Besluit informatiebeheer artikel 4 lid 1. 2

6 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

Gemeenschappelijke Regelingen Alle gemeenschappelijke regelingen (GR) waar de gemeente Delft in participeert zijn terug te vinden in het landelijk online register Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP)4. Delft is eindverantwoordelijk voor het archief- en informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling Avalex en Bedrijfsvoeringsorganisatie Delft-Rijswijk. Sinds 2021 heeft de archiefinspectie sporadisch contact met Avalex over het archief- en informatiebeheer van deze GR.

Verbonden partijen en projectorganisaties De gemeente Delft heeft een aantal verbonden partijen waarvan zij volledig eigenaar is. Dit betreft Delft Support, Parkeren Delft en Werkse!. Projectorganisaties zoals het Ontwikkelbedrijf Spoorzone, de projectorganisatie Nieuw Delft en het innovatiedistrict Delft (Schieoevers) vallen ook onder het eigenaarschap van de gemeente. Ondanks dat de gemeente Delft eindverantwoordelijk voor het archief- en informatiebeheer van deze organisaties, zijn het zelfstandige organisaties met een eigen bedrijfsvoering. Ze zijn zelf verantwoordelijkheid voor de inrichting van het archief- en informatiebeheer. Er is weinig zicht op de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer van deze partijen en of deze bijvoorbeeld de wettelijk gestelde bewaartermijn aanhouden. Binnen de gemeentelijke organisatie is geen capaciteit ingericht om deze partijen te ondersteunen/ adviseren en te controleren op het gebied van informatiemanagement. Dit is een risico voor de gemeente als eindverantwoordelijke en dient daardoor met de gemeentesecretaris besproken te worden. De archiefinspectie heeft incidenteel contact met Avalex, Werkse! en Delft Support. Hieruit is gebleken dat deze partijen niet altijd op de hoogte zijn van de richtlijnen op het gebied van archief- en informatiebeheer.

Vanuit de afdeling Informatiemanagement wordt vanaf 2023 actief gewerkt aan het onderhouden van contact met de verbonden partijen en projectorganisaties. De accounthouders van de gemeente, die verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van het contact, vragen bij de ondernemingen om aandacht voor goed informatiebeheer. De afspraken die hieruit volgen zullen worden teruggekoppeld aan de gemeentearchivaris en archiefinspectie ten behoeve van het toezicht op deze partijen.

Archiefbeheer De gemeente Delft heeft delen van haar archiefbeheer uitbesteed aan privaatrechtelijke partijen. Een deel van deze taken is uitbesteed aan het Stadsarchief Delft, de archiefbewaarplaats. Wegens personele capaciteitsproblemen bij de afdeling Informatiemanagement, team documentaire informatie worden momenteel waar mogelijk externe krachten ingezet voor de dagelijkse werkzaamheden op het gebied van archief- en informatiebeheer.

4

Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties “Gemeenschappelijke Regelingen”. https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/gemeenschappelijke-regelingen

7 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

De gemeente Delft heeft archief uitgeplaatst bij externe partijen. Dit betreft voor uitgeplaatst archief OASIS en het Stadsarchief Delft. In het contract met OASIS is vastgelegd dat zij dienen te voldoen aan alle eisen die volgen uit de Archiefwet 1995. Het Stadsarchief beschikt over een goedgekeurde archiefbewaarplaats. De gemeente publiceert via Decentrale regelgeving en Officiële publicaties (DROP). Hierop zijn onder andere de nieuwe archiefverordening en besluit informatiebeheer terug te vinden.

Webarchivering De gemeente Delft heeft verschillende websites waarop gemeentelijke informatie wordt gepubliceerd. Voor de archivering van de gemeentelijke website www.delft.nl wordt gebruik gemaakt van een overeenkomst met GW Crossmedia voor het dagelijks archiveren van de gemeentelijke website via archiefweb.eu5. In 2023 heeft een onderzoek plaatsgevonden door de Chief Preservation Officer met betrekking tot de webarchivering van gemeentelijke websites. Uit dit onderzoek is gekomen dat momenteel alleen de delft.nl website wordt gearchiveerd door middel van een harvest6. Een harvest houdt in dat de webpagina met volledige inhoud op datum X wordt opgeslagen en later als exacte weergave van de website op datum X kan worden geraadpleegd. De gemeente is momenteel eigenaar van ruim 20 domeinnamen, welke niet dagelijks of periodiek gearchiveerd worden. Dit brengt twee risico’s met zich mee: 1. Verlies van overheidsinformatie De informatie op de websites worden niet periodiek geharvest, terwijl websites regelmatig worden aangevuld of gewijzigd. Daarnaast is in 2023 niet vastgesteld wat de exacte omvang is van de domeinnamen die de gemeente Delft in bezit heeft. De gemeente heeft meerdere websites die momenteel opgezegd/vervallen zijn, waar op dit moment geen informatie van geharvest is voor bewaring. 2.

Bewaarplicht en taakverwaarlozing De informatie op de gemeentelijke websites komen conform de vigerende selectielijst voor permanente bewaring in aanmerking7. Door de informatie van de websites niet tijdig te harvesten en vervolgens over te brengen naar de archiefbewaarplaats loopt de gemeente het risico op het verwaarlozen van haar archiefwettelijke taak. Het overbrengen van permanent te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats dient na twintig jaar plaats te vinden. In het geval van de gemeentelijke websites is naar verwachting dit termijn nog niet verlopen. De informatie op de websites is vluchtig en aan veranderingen onderhevig.8 Het is momenteel niet inzichtelijk of informatie die op deze manier wordt geharvest twintig jaar kan wachten op overbrenging, of dat er in de tussentijd informatieverlies op treedt.

5

Advies Webarchivering E. v.d. Loo Chief preservation officer, 2023, 2. Advies Webarchivering E. v.d. Loo Chief preservation officer, 2023, 7. 7 Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020, 36 categorie 20.2.1. ‘Online content ten behoeve van externe communicatie. Het op initiatief van het orgaan samenstellen en verspreiden van informatie over zaken van het orgaan die interne of externe derden aangaan’ is de bewaren. 8 Advies Webarchivering E. v.d. Loo Chief preservation officer, 2023, 7. 6

8 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

De gemeente Delft heeft voor de webarchivering geen plan van aanpak om de informatie van de websites te borgen en tijdig over te brengen naar de archiefbewaarplaats om de bovenstaande risico’s te ondervangen.

9 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

2. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

Gemeentelijke organisatie Delft Binnen de gemeentelijke organisatie produceren alle medewerkers/ behandelaars en proceseigenaren informatie dat binnen de gemeentelijke organisatie dient te berusten. Deze informatie kan op termijn vernietigbaar zijn of voor permanente bewaring in aanmerking komen. De medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheid van eigen zaken. Documentaire Informatie (DI) verzorgt de centrale postregistratie en een controle op de juistheid van de metagegevens. Indien van toepassing adviseert en instrueert DI over het informatiebeheer in de organisatie. Het team Documentaire Informatie, onderdeel van de afdeling Informatiemanagement, heeft een formatieomvang van 12 FTE. Deze is onderverdeeld in vier verschillende functies. De takenpakketten van deze functies zijn overlappend zodat de functies elkaar kunnen vervangen bij eventuele afwezigheid en uitval van medewerkers. De medewerkers zijn in het bezit van een hbo- of mbo-opleiding informatiebeheer. De huidige bezetting van het team Documentaire Informatie is gering. De personele bezetting was in 2023 veel lager dan de 12 FTE. De bezetting is in bepaalde periodes van 2023 minder dan een halve formatie geweest. De minimale bezetting van DI was in perioden 4.5 FTE. Met deze lage bezetting is het niet mogelijk geweest om bepaalde projecten en of activiteiten in 2023 op te pakken.

De dagelijkse werkzaamheden, waaronder postregistratie, hebben prioriteit gekregen. De gemeente Delft heeft in 2023 verschillende openstaande vacatures binnen Documentaire Informatie gehad. Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt is het de gemeente niet gelukt om medewerkers aan te trekken voor informatiemanagement/informatiebeheer. Om de bezetting te verhogen maakt de gemeente gebruik van externe tijdelijke inhuur waar mogelijk.

Stadsarchief Delft (gemeentearchivaris/archiefinspectie) Voor beheer van de overgebrachte archieven voert het Stadsarchief Delft alle voorkomende werkzaamheden uit, inclusief inspectie. Over 2023 is er voor de toezichthoudende rol van de gemeentearchivaris 0,4 fte en de twee archiefinspecteurs 1,8 fte beschikbaar. Dit geldt voor het gehele werkgebied van het Stadsarchief Delft.

Achterstand wettelijke verplichtingen De gemeente Delft heeft last van een aanhoudend personeelstekort op het gebied van archief- en informatiebeheer. Gezien de eerder geschetste tekorten, is er weinig capaciteit geweest om aanbevelingen uit het KPI-verslag over 2022 op te pakken. Daarnaast is de vernietigingslijst vanuit het zaaksysteem Djuma voor informatieobjecten die voor vernietiging in aanmerking komen in het jaar 2022 aangeboden aan de inspectie. De lijst is beoordeeld door de inspectie maar het proces is niet afgerond in 2023. De vernietigingsprocedure voor deze lijst is naar verwachting in het eerste kwartaal van 2024 afgerond. Bij de overgang van het documentmanagementsysteem (DMS) Verseon naar het zaaksysteem Djuma is gekozen om afgesloten dossiers/zaken uit te plaatsen in het e-depot. 10 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

Deze uitplaatsing is voor informatieobjecten die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen. In het e-depot van het Stadsarchief is een vernietigingsmodule opgenomen die het vernietigen van informatieobjecten mogelijk maakt. In 2023 is het echter niet gelukt om een vernietigingsprocedure in het e-depot voor deze uitplaatsing uit te voeren. Hierdoor heeft de gemeente Delft sinds 2023 een achterstand op de wettelijke vernietiging.

Restanten archief Prinsenhof In 2022 is vastgesteld dat bij het museum het Prinsenhof nog archiefbescheiden aanwezig zijn welke voor vernietiging/ overbrenging in aanmerking komen. De te bewaren dossiers uit dit blok dienen te worden toegevoegd aan het archief van het Prinsenhof welke al overgebracht is naar het Stadsarchief. De archiefbescheiden dateren uit de periode ca. 1950 tot 2000 en dienen nog bewerkt te worden. De overbrengingstermijn van twintig jaar conform de archiefwet is verstreken. In 2023 is hier geen verdere actie op ondernomen, waardoor de achterstand op de overbrenging/ vernietiging van het archief van het Prinsenhof blijft.

11 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Archiefruimte gemeente Delft De gemeente Delft heeft in het stadskantoor van de gemeente geen goedgekeurde archiefruimte. Het archief dat nog in de archiefruimte staat komt op termijn voor vernietiging in aanmerking. De te bewaren archiefbescheiden zijn al overgebracht/ uitgeplaatst bij het Stadsarchief Delft. Sinds 2019 werkt de gemeente Delft volledig digitaal en is het papieren archief grotendeels uit de organisatie. In 2023 heeft de inspectie een signaal gekregen dat in de gemeentelijke organisatie nog papieren archieven aanwezig zijn, welke voor permanente bewaring in aanmerking komen. Deze archiefbescheiden bevinden zich nog op de afdelingen en niet in de archiefruimte van het stadskantoor. Het is momenteel niet inzichtelijk hoeveel fysiek archief nog in de gehele organisatie van de gemeente is gehuisvest.

Archiefbewaarplaats Stadsarchief Delft De permanent te bewaren archieven van de gemeente Delft zijn ondergebracht in de gemeentelijke archiefbewaarplaats aan de Gantel 21 in Den Hoorn. Deze archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen zoals gesteld in de Archiefregeling.

E-depot De gemeente Delft heeft in 2020 het e-depot van de leverancier Divault in gebruik genomen en sindsdien ingericht. Het e-depot is ook voor de gemeenten Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland. De gemeente Delft heeft in 2023 geen informatieobjecten overgebracht naar het e-depot. In 2022 is begonnen met de uitplaatsing van op termijn vernietigbare archiefbescheiden in het e-depot. Dit betreft de vernietigbare serie archiefbescheiden afkomstig uit het oude DMS Verseon. De uitplaatsing van de cliëntdossiers van het sociaal domein is in 2023 afgerond. Hierna zal nog gekeken worden welke dossiers nog niet uitgeplaatst zijn, deze restanten worden naar verwachting in 2024 uitgeplaatst in het e-depot. De uitgeplaatste archiefbescheiden komen veelal voor vernietiging in aanmerking. In 2023 zijn nog verschillende tests uitgevoerd met de vernietigingsmodule van het e-depot. Uit deze tests is gebleken dat de vernietigingsmodule momenteel niet volledig op de vernietigingsprocedure van de gemeente Delft aansluit. In het e-depot wordt de afdeling waar de informatieobjecten van afkomstig zijn niet meegenomen in de vernietigingslijst. Een controle door de afdeling of de gegevens op de vernietigingslijst daadwerkelijk vernietigd mogen worden is hierdoor niet mogelijk. Er is contact met Divault om gezamenlijk naar een oplossing te zoeken.

In afwachting hierop, zijn er in 2023 geen informatieobjecten uit het edepot vernietigd. Daarnaast is het archief van het Ontwikkelbedrijf Spoorzone vanuit Filelinx uitgeplaatst naar het e-depot. Dit archief was afkomstig van de projectorganisatie en is in afwachting van de vaststelling van de hotspot Spoorzone. Afhankelijk van de hotspottoekenning dient dit archief nog bewerkt te worden voor afgaand aan overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

12 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

Applicatiebeheer In het beheerportaal de Configuration Management Database (CMDB) is een overzicht van de applicaties die door de gemeente Delft in gebruik zijn. In dit overzicht staat niet weergegeven welke applicaties over documentmanagementsysteem (DMS) of recordmanagementsysteem (RMS) functionaliteiten beschikken. De gemeente Delft beschikt over applicaties waarin DMS/RMS functionaliteiten kunnen worden uitgevoerd. Applicaties met recordmanagementfunctionaliteiten zijn Djuma, Powerbrowser en Youforce. Andere vakapplicaties beschikken niet over deze functionaliteiten.

Gemeentelijk rampenplan, veiligheid, calamiteiten en ontruiming Het calamiteitenplan van de gemeente Delft is een onderdeel van het Bedrijfshulpverleningsplan (BHV)-plan. In dit plan zijn geen procedures opgenomen met betrekking tot archiefbescheiden in de archiefruimte van het Stadskantoor. Voor de archiefruimte is er sprake van een nazorgplan. In 2023 zijn de veiligheidsplannen van de archiefbewaarplaats het Stadsarchief Delft herzien. Het ontruimingsplan is geactualiseerd en bij het Stadsarchief hebben BHV-trainingen plaatsgevonden. Na afronding van het ontruimingsplan is ook het collectiehulpverleningsplan geactualiseerd en binnen het Stadsarchief besproken. De medewerkers van het archief zijn op de hoogte van beide plannen. Indien de archiefbewaarplaats (gedeeltelijk) ontruimt dient te worden zijn binnen de gemeente Delft twee mogelijke opvanglocaties aangewezen. De adresgegevens hiervan zijn opgenomen in het calamiteitenplan.

13 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

Kwaliteitssysteem archiefbeheer en informatiebeheerplan De gemeente Delft heeft een kwaliteitssysteem welke in 2023 door het team Documentaire Informatie werd getest. Wegens het gebrek aan personele capaciteit is dit in 2023 niet verder ontwikkeld of uitgerold in de organisatie. Op de momenten dat de capaciteit het toeliet om hieraan te werken heeft DI dit verder ontwikkeld. Zo zijn bevindingen mondeling gerapporteerd aan proceseigenaren en worden deze bevindingen meegenomen in interne cursussen voor medewerkers. De verdere uitwerking van het kwaliteitssysteem informatiebeheer is hierdoor verschoven naar 2024. Bij het opzetten van het kwaliteitssysteem hanteert Delft de handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO). Voor de interne controle zijn binnen het team Documentaire Informatie (DI) medewerkers Kwaliteit en Ondersteuning belast met de controle in het zaaksysteem Djuma. In 2023 hebben kwaliteitscontroles plaatsgevonden, zij het dat dit niet structureel is ingericht door capaciteitstekort. De controle heeft daardoor alleen steekproefsgewijs plaatsgevonden. Geconstateerde fouten zijn hersteld en de betrokken medewerkers zijn zo nodig geïnformeerd.

Gekwalificeerde gemeentearchivaris en verslag toezicht archiefbeheer Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft heeft de gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte en het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden. Eenmaal per jaar brengt de gemeentearchivaris verslag uit aan het college, in de vorm van het KPI-verslag. Dit verslag behandelt het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven, inclusief de aanbevelingen hierop. Op basis van de aanbevelingen stelt het team Informatiebeheer een verbeterplan op voor de gemeentelijke organisatie. Het KPI-verslag en het verbeterplan worden voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Na opleveren van het verslag over 2022 is een reactie opgesteld door de organisatie met betrekking tot de actiepunten uit het verslag. Het verslag over 2022 en de reactie van de gemeente op dit verslag is in 2023 niet besproken met het college en de raad. Oorzaken hiervoor zijn met name het personeelstekort in de ambtelijke organisatie op het gebied van informatiebeheer. Daarnaast is er in 2023 een pas op de plaats gemaakt op het gebied van informatiebeheer door enerzijds grote uitdaging in de bezetting van informatiebeheer en anderzijds extra benodigde aandacht voor de invoering van Microsoft Sharepoint en Teams.

Naast het jaarlijkse KPI-verslag is er ook ruimte om aspectinspectie uit te voeren. Een aspectinspectie is een detailonderzoek waarin het archief- en informatiebeheer van een specifiek werkproces of applicatie, binnen een afdeling van de gemeente, wordt onderzocht. Sinds 2019 hebben er onderzoeken plaatsgevonden naar het werkproces Omgevingsvergunning Bouwen, de applicatie Volg Je Vraag (VJV) van de gemeente Delft. Het onderzoek naar de VJV is in mei 2023 opgeleverd.

14 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

In 2023 is het contact met de afdeling Bouwen en Bijzonder Onderzoek (BBO) opnieuw opgestart, om in kaart te brengen welke aanbevelingen uit het verslag van 2019 nog opgepakt moeten worden. Dit contact zal in 2024 voortgezet worden. In 2023 heeft op verzoek van de griffier een intern onderzoek plaatsgevonden naar de informatiestromen binnen de griffie. Dit onderzoek is in december 2023 opgeleverd. Vanwege het dualisme zal in 2024 de gemeentearchivaris en de archiefinspectie in gesprek blijven met de griffie over het plan van aanpak op de bevindingen.

15 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

Geordend overzicht analoog en digitaal Delft beschikt over gedeeltelijk actueel en samenhangende overzichten van de archiefbescheiden in applicaties met recordmanagementfunctionaliteiten. Vanuit het zaaksysteem Djuma, kan een compleet en samenhangend overzicht gecreëerd worden. Andere applicaties met recordmanagementfunctionaliteiten zoals Powerbrowser bevatten ook deze functionaliteit. De gemeente heeft met betrekking tot overige (vak)applicaties geen zicht op welke informatieobjecten zich in deze applicaties bevinden en of er uit deze applicaties vernietigd dient te worden. Door middel van het gemeentelijk gegevensmodel (GGM) is wel vastgesteld welke informatie in applicaties dient voor te komen. In 2022 is een inventarisatie gestart waarin de digitale informatie buiten het zaaksysteem in kaart moet worden gebracht. Volgens de toenmalige planning van deze inventarisatie had dit overzicht in 2023 afgerond moeten zijn en zouden de gegevens verwerkt zijn in de gemeentelijke zaaktypecatalogus, de I-Navigator. In 2023 is deze inventarisatie echter door personele onderbezetting van DI stil komen te liggen. De overzichten die gegenereerd kunnen worden uit applicaties zijn divers. Het niveau waarop deze overzichten worden bijgehouden is afhankelijk van de bronapplicatie waaruit het overzicht wordt gegenereerd.

De metadata die bijgehouden wordt is vastgelegd in de gemeentelijke Zaaktypecatalogus. Niet alle vakapplicaties beschikken over de vereiste functionaliteiten om een overzicht van archiefbescheiden te kunnen genereren. De gemeente heeft geen overzicht van (vak)applicaties buiten de zaaksystemen die te vernietigen informatie bevatten. Dit is een risico op het gebied van wet- en regelgeving, waarin bewaartermijnen zijn vastgelegd. Het is niet inzichtelijk of de bewaartermijnen in vakapplicaties worden gehandhaafd. Daarnaast is het hierdoor niet bekend of privacygevoelige informatie tijdig vernietigd wordt. Dit is een risico in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Gemeentelijk gegevensmodel De gemeente Delft werkt sinds 2019 aan de ontwikkeling van een gemeentelijk gegevensmodel (GGM). Het GGM wordt binnen de gemeente Delft ingezet als centraal datamodel in het datawarehouse en bij business intelligence vraagstukken, voor de classificatie van gegevens in het kader van de AVG en als basis voor het datamanagementbeleid. Het GGM is een informatiemodel waarbinnen de gegevens van alle taakvelden van de gemeente te vinden zijn. In dit model zijn alle beleidsterreinen van de gemeente vertegenwoordigd en is weergegeven welke taken door de verschillende afdelingen worden uitgevoerd.9 In het model is tevens aangegeven welke informatie in de gemeentelijke processen dienen te zitten.

9

https://gemeente-delft.github.io/Gemeentelijk-Gegevensmodel/#toegepaste-landelijke-standaarden

16 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

Het gemeentelijk gegevensmodel blijft, binnen de gemeente Delft en bij andere gemeenten die inmiddels ook het GGM hebben aangenomen, in ontwikkeling. Het gegevensmodel kan door een bredere toepassing in de gemeentelijke organisatie bij afdelingen zoals informatiemanagement en gegevensbeheer in de toekomst leiden tot meer inzicht en grip op de gegevens binnen de gemeentelijke applicaties.

Authenticiteit en context analoog en digitaal De gemeente Delft beschikt over een in 2021 vastgesteld metadataschema gebaseerd op het Toepassingsmodel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Dit metadataschema is sindsdien geïmplementeerd in zaaksystemen en het e-depot. Deze applicaties zijn voorzien van een documentstructuurplan (DSP)/ zaaktypecatalogus, waardoor de recordmanagement functionaliteit (RMA) is ingericht. Bij het aanschaffen van een nieuwe applicatie wordt aangegeven welke verplichte functionaliteiten deze applicatie dient te hebben. In deze verplichte functionaliteiten is het gemeentelijke metadataschema opgenomen. In 2023 is nog niet onderzocht of bij updates/ mutaties van applicaties het metadataschema kan worden toegevoegd aan bestaande applicaties. Het implementeren van het metadataschema is in 2023 gelijk gebleven ten opzichte van 2022. Bij het beschrijven van documenten worden verschillende metagegevens in applicaties vastgelegd. De gemeente Delft werkt zaakgericht waarbij de zaakomschrijving centraal staat. Daarnaast krijgen documenten een omschrijving mee tijdens de documentregistratie. Dit geldt voor zowel analoge als digitale archiefbescheiden. Het gros van de informatieobjecten in de gemeente zijn digitaal vanwege het vervangingsbesluit uit 2019. Dit besluit is ook opgenomen in de i-navigator, de zaaktypecatalogus van de gemeente Delft.

Het beschrijven van documenten vindt plaats bij ontvangst. Deze taak wordt uitgevoerd door Documentaire informatievoorziening of de behandelend ambtenaar. Documenten die tot dezelfde zaak behoren worden bij elkaar in een zaak geplaatst. Het zaaksysteem Djuma heeft de mogelijkheid om relaties tussen zaken te leggen om de zaak in context te kunnen plaatsen. Bij een conversie/migratie en andere wijzigingen van archiefbescheiden wordt dit in de metagegevens van de informatieobjecten/ zaken meegenomen. Zo is in het e-depot de herkomstapplicatie van de informatieobjecten te herleiden. Bij vernietigingen uit zaaksystemen van de gemeente wordt de vernietiging vastgelegd in een vernietigingslijst. Op deze lijst worden de metagegevens van de voor vernietiging in aanmerking komende informatieobjecten gespecificeerd.

Datawarehouse Eind 2022 is er een start gemaakt met de oriëntatie naar mogelijke oplossingen om informatie uit het datawarehouse te vernietigen volgens een vastgestelde procedure. In 2023 heeft de archiefinspectie niets vernomen over de voortgang van dit onderzoek. Doordat de meest recente versie van het datawarehouse (binnen de gemeente versie 2.0) is ingericht op het opbouwen van historie worden er momenteel geen gegevens vernietigd uit het datawarehouse. De wettelijke bewaartermijnen worden hierdoor niet gehandhaafd. Dagelijks wordt alleen nieuwe informatie ingelezen in het Datawarehouse 2.0. Indien een (ouder) document uit de bronapplicatie wordt vernietigd, wordt de bijbehorende gegevens niet vernietigd in het Datawarehouse. Daarnaast wordt hierdoor privacygevoelige informatie 17 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

niet (tijdig) vernietigd binnen het datawarehouse. Dit vormt voor de gemeente Delft een risico in het kader van de AVG.

Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal De informatie die onder de archiefwet valt is binnen de gemeentelijke zaaksystemen en het e-depot met metagegevens terug te vinden. Het e-depot van het Stadsarchief Delft bevat een metadataschema op basis van de TMLO en de inventarissen van analoge archieven zijn voorzien van een rubriekenschema, inventarisnummers, dossieromschrijvingen, looptijd van het archief, de omvang van het analoge dossier, eventuele bijzonderheden en indien van toepassing een beperking op de openbaarheid. De metadata van overgebrachte informatieobjecten in het e-depot zijn momenteel nog niet opgenomen in het collectiebeheersysteem van het Stadsarchief. Het doel is dat op termijn bij overbrenging naar het e-depot de metagegevens overgenomen kunnen worden in het collectiebeheersysteem. Hiervoor dient een koppeling tussen beide applicaties te worden gecreëerd met als doel dat zowel analoge als digitale overgebrachte informatieobjecten op dezelfde plek toegankelijk te maken voor de burger. In 2023 is een onderzoek gestart naar de mogelijkheden voor deze koppeling.

Duurzaamheid analoge archiefbescheiden De gemeente Delft voldoet aan de eisen zoals gesteld in NEN-2728 en ICN-3 met betrekking tot duurzame materialen en gegevensdragers en duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag.

Duurzaamheid digitaal informatiebeheer In de zaaksystemen en het e-depot maakt de gemeente gebruik van duurzame bestandsformaten. In het e-depot kunnen ook niet-duurzame bestandsformaten worden opgeslagen. De gemeente Delft volgt waar mogelijk de landelijke standaarden voor bestandsformaten. De gemeente Delft gebruikt veelal voorkeursformaten welke tevens duurzame bestandsformaten zijn. Daarnaast is er sprake van acceptabele bestandsformaten welke onder voorwaarden geaccepteerd kunnen worden. Voor de acceptabele bestandsformaten is meer preservering nodig om deze duurzaam te kunnen bewaren. Dit is een onderdeel van de gemeentelijke preserveringstrategie. Binnen de gemeente is nog geen volledig inzicht in de informatieobjecten die zich in het applicatielandschap van de gemeente bevinden. Het merendeel van de informatieobjecten zullen duurzame bestandsformaten zijn. In het onderzoek in 2020 bleken ook in de organisatie niet duurzame bestandsformaten in applicaties aanwezig te zijn, deze situatie bleek in 2021 niet veranderd te zijn. In 2023 heeft er geen inventarisatie van niet duurzame bestandsformaten plaatsgevonden. Het (digitale) preserveringsbeleid is in 2023 opgesteld. Onderdeel daarvan is het Beleid Duurzame Bestanden. Beide documenten bevinden zich in de conceptfase en worden begin 2024 afgerond. Vervolgens dienen deze in de organisatie geïmplementeerd te worden.

In de opnameprocedure van het e-depot zijn bestandsformaten meegenomen. Voorafgaand aan opname in het e-depot wordt gekeken naar de duurzaamheid van de bestandsformaten om de permanente bewaring mogelijk te maken. Er kan sprake zijn van een 18 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

preserveringsadvies waaruit werkzaamheden komen om afwijkende bestandsformaten voorafgaand aan opname in het e-depot uit te voeren.

19 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden. Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Vervanging, besluiten en verklaringen De gemeente Delft vervangt analoge archiefbescheiden voor digitale originelen sinds 1 januari 2019. Het handboek vervanging dient geactualiseerd te worden wanneer bepaalde wijzigingen plaatsvinden. In de gemeente Delft is in 2022 een nieuw zaaksysteem, Djuma, in gebruik genomen. Het handboek vervanging dient hierop aangepast te worden. In het handboek is vastgelegd welke proces gevolgd dient te worden bij welke wijzigingen. In het geval van een nieuwe applicatie, dient het handboek opnieuw vastgesteld te worden door het college van burgemeester en wethouders. In 2023 is dit proces gestart en is het handboek beoordeeld door de archiefinspectie. Naar verwachting wordt het herziende handboek vastgesteld in de eerste helft van 2024.

Converteren en migreren In 2022 is gesignaleerd dat de leidraad Conversie en Migratie niet algemeen bekend is of wordt toegepast bij conversie/migratieprojecten binnen de gemeente. Deze signalering is in 2023 hetzelfde gebleven. De leidraad heeft als doel de borging van informatie binnen een systeem of applicatie gedurende een verplaatsing naar een ander systeem/applicatie conform de wet- en regelgeving. Het is daarom van belang dat de leidraad actief wordt toegepast bij het vervangen van applicaties binnen het applicatielandschap van de gemeente Delft. In 2023 is gebruik gemaakt van de leidraad bij de migraties van het systeem Key2Vergunningen naar Powerbrowser en bij de migratie van erfgoedcollecties naar het collectiebeheersysteem Atlantis. Indien verdere conversies/migraties van gemeentelijke applicaties hebben plaatsgevonden is dit niet bij de archiefinspectie of het team Documentaire Informatie bekend.

Key2Vergunningen naar Powerbrowser In 2023 heeft de eerste fase van de migratie van de metadata uit Key2Vergunningen naar Powerbrowser plaatsgevonden. Deze migratie betreft alleen de metadata vastgelegd in de Key2 applicatie vanaf oktober 2010 tot de livegang van Powerbrowser op 17 mei 2021. Voor deze migratie heeft de afdeling Bouwen en Bijzonder Onderzoek een migratieplan opgesteld welke door de archiefinspectie is beoordeeld. De gemeentearchivaris heeft op 11 mei 2023 positief advies verleend voor de migratie van de gegevens uit Key2Vergunningen. In 2023 is ook gestart met de voorbereidingen om de bijbehorende informatieobjecten vanaf de netwerkschijf naar Powerbrowser te gaan migreren. Voorafgaand aan deze migratie worden de dossiers geschoond, doordat dubbele exemplaren en kopieën worden verwijderd. De uiteindelijke migratie van de informatieobjecten naar Powerbrowser zal naar verwachting in 2024 plaatsvinden.

Collectiebeheersysteem Atlantis Binnen de afdeling Erfgoed is in 2022 een aanbesteding geweest voor een nieuw collectiebeheersysteem waarin alle collecties van de afdeling worden ondergebracht. Uit de aanbesteding is gekomen dat dit in het collectiebeheersysteem Atlantis van Deventit zal 20 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

worden geplaatst. Atlantis was de laatste jaren al in gebruik voor de archief- en bibliotheekcollectie van het Stadsarchief Delft. In 2023 zijn de andere collecties, beeld en geluid en archeologie ook naar Atlantis overgebracht. Uiteindelijk is het doel dat alle collecties van de afdeling Erfgoed Delft ondergebracht zijn in één collectiebeheersysteem. Alleen de migratie van Archeologie is verlopen conform de leidraad conversie-migratie van de gemeente Delft. Voor de migraties van Beeld & Geluid en Monumenten zijn deze plannen pas opgeleverd nadat de migratie heeft plaatsgevonden.

Netwerkschijf naar Sharepoint In 2023 is de gemeente verdergegaan met de implementatie van Microsoft Office 365. De netwerkschijven van de afdeling zijn overgezet naar Sharepoint. Hier worden de werkdocumenten van afdelingen bewaard. Deze omgeving is gericht op het onderling samenwerken. De SharePoint omgeving van de gemeente Delft is niet voorzien van recordmanagementfunctionaliteiten. De omgeving dient daardoor ook niet gebruikt te worden voor archiefbescheiden. De gemeente gebruikt voor de definitieve documenten en archiefwaardige informatie Djuma. Het is van belang dat deze scheiding goed wordt gemonitord om te zorgen dat de juiste informatieobjecten in het zaaksysteem Djuma belanden en daar correct worden gearchiveerd.

Hotspotmonitor Delft heeft de hotspot Covid-19 vastgesteld als specifieke hotspot uit de coronatijd. Daarnaast is in 2023 een voorstel opgesteld om een hotspot voor de Spoorzone vast te stellen. Dit advies gaat in 2024 naar het college. De gemeente Delft werkt hierdoor incidenteel met hotspots, waarbij de bijbehorende archiefbescheiden worden uitgezonderd van vernietiging. Het ontwikkelen van een hotspotmonitor voor de gemeente Delft is door personele capaciteit in 2023 niet gestart.

Vernietigen en verklaringen De gemeente Delft heeft in 2023 de centrale vernietigingsprocedure opgestart op basis van de vigerende selectielijst uit het jaar 202010. Deze vernietigingsprocedure is gericht op het zaaksysteem Djuma. De vernietigingslijst van archiefbescheiden uit het jaar 2022 die voor vernietiging in aanmerking komen is aangeleverd aan de inspectie. Deze is beoordeeld en retour gestuurd aan de organisatie. De goedkeuring voor vernietiging en de daadwerkelijke vernietiging wordt naar verwachting in het voorjaar van 2024 uitgevoerd. In het e-depot van de gemeente Delft is (op termijn) vernietigbaar archief uitgeplaatst. Het edepot is voorzien van een vernietigingsmodule om te kunnen vernietigen uit het e-depot. Hiervoor is een vernietigingsprocedure ingebouwd in het e-depot. Binnen de gemeente Delft is het gebruikelijk dat de proceseigenaar toestemming geeft voor de vernietiging van zaken. Zoals eerder beschreven is deze stap momenteel niet mogelijk in het vernietigingsproces van het e-depot. Deze toestemming is in de gemeentelijke vernietigingsprocedure wel vereist, waardoor in 2023 geen vernietiging vanuit het e-depot heeft plaatsgevonden.

10

Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020, 26 februari 2020. https://vng.nl/sites/default/files/2020-02/selectielijst_20200214.pdf.

21 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

Op 14 december is de vernietigingslijst uit Verseon aangeboden aan de inspectie, deze lijst bevat de in het e-depot voorkomende informatieobjecten die voor vernietiging in aanmerking komen. Deze lijst is aangeboden als alternatieve lijst voor de vernietiging uit het e-depot. De vernietigingsprocedure voor deze lijst wordt in 2024 gestart. Naast Djuma en het e-depot bevatten andere vakapplicaties ook veel archiefwaardige informatie. In deze applicaties wordt in tegenstelling tot Djuma geen bewaartermijn toegekend. Het is niet inzichtelijk of er uit deze applicaties wordt vernietigd en of de wettelijke bewaartermijnen hierbij worden gevolgd. De wettelijke vernietigingsplicht is ook van toepassing op informatie uit decentrale applicaties binnen de gemeente. Het niet tijdig vernietigen van archiefbescheiden is een risico voor privacygevoelige informatie en is in strijd met de AVG. Zolang de archiefbescheiden in de organisatie aanwezig zijn, vallen deze onder de Wet Open Overheid (WOO) en is deze informatie opvraagbaar door middel van WOO verzoeken. In het gemeentelijke datawarehouse wordt ook informatie verwerkt dat voor vernietiging in aanmerking komt. De wettelijke bewaartermijnen worden hierdoor niet gehandhaafd. Eind 2022 is gestart met een oriëntatie om hier mogelijke oplossingen voor te vinden volgens een vastgestelde procedure. In 2023 is hier mee verder gegaan.

Vanwege de technische complicaties dient dit uitgebreid intern- en extern onderzocht te worden door onder andere dataexperts en de softwareleverancier.

Vervreemding, besluiten en verklaringen Tijdens het archiefbewerkingsproject van de gemeentelijke Musea zijn ook archiefbescheiden aangetroffen van het museum Lambert van Meerten (tegenwoordig Huis van Meerten) uit de periode 1909-1986. Het museum is in 1986 een gemeentemuseum geworden. De archiefbescheiden uit deze inventaris behoren daardoor toe aan het Nationaal Archief, als aanvulling op het archief van het Rijksmuseum Lambert van Meerten. Deze archiefbescheiden zijn in 2023 door het Prinsenhof overgedragen aan het Nationaal Archief.

22 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

7. Overbrenging van archiefbescheiden Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn In 2023 zijn de inventarissen van het archiefbewerkingsproject van de gemeentelijke Musea Prinsenhof, Nusantara en Lambert van Meerten ingelezen in het collectiebeheersysteem. De archiefbescheiden zijn in te zien op de studiezaal. Bij het Prinsenhof bevinden zich nog steeds dozen vol met onbewerkte dossiers die toegevoegd dienen te worden aan de archiefblokken bij het Stadsarchief. In 2023 is hier geen actie op genomen. De dossiers bij het Prinsenhof komen uit de periode ca. 1950-2000. Dossiers die voor permanente bewaring in aanmerking komen dienen na twintig jaar in goede, geordende en toegankelijke staat naar de archiefbewaarplaats overgebracht te zijn. Dit termijn is voor deze dossiers verstreken. Er is voor de archiefbescheiden bij het Prinsenhof in 2023 geen uitstel van overbrenging aangevraagd bij de Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland.

23 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

8. Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Na overbrenging van de archiefbescheiden door de gemeente Delft naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van de studiezaal van Stadsarchief Delft zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door derden. Het bezoekersreglement werd in januari 2006 (met wijzigingen begin 2016) vastgesteld en gepubliceerd op de website. Voor niet-openbare overgebrachte archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij overdracht is nader bepaald welke documenten openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. De beperkingen houden vooral verband met de werking van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of haar voorlopers. De bepalingen zijn vastgelegd in de verklaring van overbrenging. Het archief van de bouwvergunningen en -tekeningen van de gemeente Delft (1875) 18902010 (2012) is in 2016 geplaatst in het Stadsarchief Delft. Tot op heden is hier echter nog geen akte van overbrenging ondertekend, conform Artikel 9, lid 3 van het Archiefbesluit 1995. Dit archief bevat archiefbescheiden die beperkt zijn van de openbaarheid, hetgeen moet worden vermeld in de akte.

De afdeling BBO dient hiervoor lijst samen te stellen van gebouwen die niet in aanmerking komen voor inzage bij het Stadsarchief Delft.

24 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag

Bronnen Archiefverordening Delft 2023. http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR696688 Besluit Informatiebeheer Delft 2023. http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR689957 Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties “Gemeenschappelijke Regelingen”. https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-enwaterschappen/gemeenschappelijke-regelingen Advies Webarchivering E. v.d. Loo Chief preservation officer, 2023 Intern document. Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020. https://vng.nl/sites/default/files/2020-02/selectielijst_20200214.pdf. Gemeentelijk gegevensmodel Delft https://gemeente-delft.github.io/Gemeentelijk-Gegevensmodel/#toegepaste-landelijkestandaarden

25 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023, definitief verslag