Delft definitief verslag

2024 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief Kritische Prestatie Indicatoren gemeente Delft

Status: definitief 18-03-2025 Rapportnummer: 2025001

Aan:

College van burgemeester en wethouders Delft

Opgesteld door:

N.M.M. Cremers-Kooistra, MA en drs. M. Nagtegaal-Boer, archiefinspecteurs van Pijnacker-Nootdorp, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland

In opdracht van:

drs. A. van de Weerd, gemeentearchivaris van Delft, Rijswijk, MiddenDelfland en Pijnacker-Nootdorp

1 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 3 KPI-Procedure ...................................................................................................................................... 3 Resultaat KPI Archief- en informatiebeheer 2024............................................................................... 3 Aanbevelingen ......................................................................................................................................... 4 1. Beleidsregel vervanging....................................................................................................................... 6 2. Applicaties met archiefwaardige informatie ....................................................................................... 6 Datawarehouse ................................................................................................................................... 7 4. Kwaliteitssysteem ................................................................................................................................ 7 5. Fysieke archiefbescheiden .................................................................................................................. 8 6.

Overzicht archiefwaardige informatie in gemeentelijke werkprocessen/ applicaties........................ 8 7. Vernietiging vanuit het e-depot .......................................................................................................... 9 Migratie Verseon naar Djuma ............................................................................................................. 9 8. Aanbevelingen uit aspectinspecties Bouwen en VJV ........................................................................ 10 Werkproces Bouwen ......................................................................................................................... 10 Volg je vraag (VJV) ............................................................................................................................. 10 9. Leidraad conversie-migratie .............................................................................................................. 10 10. Archivering Social media ................................................................................................................. 11 11. Gemeenschappelijke regelingen, dochterondernemingen en projectorganisaties ........................ 11 12. Duurzame en afwijkende bestandsformaten .................................................................................. 12 13.

Beleid duurzame bestandsformaten ............................................................................................... 12 14. Archiefrestanten Prinsenhof ........................................................................................................... 12 15. Hotspotmonitor en hotspot Spoorzone .......................................................................................... 12 Aanvullende update 2024 ..................................................................................................................... 13 Personeelsbezetting .......................................................................................................................... 13 Project ‘Samenwerken met informatie’ ............................................................................................ 13

2 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

Inleiding KPI-Procedure Jaarlijks dient de gemeentearchivaris van de gemeente Delft vanuit zijn toezichttaak, volgens de Archiefverordening Delft 2023 artikel 2 lid 1, verslag uit te brengen over het beheer van (overheids)informatie door de gemeente Delft. Voor dit verslag is door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de Archief Kritische Prestatie Indicator (KPI) opgesteld. Dit bestaat uit een met wet- en regelgeving onderbouwde vragenlijst van acht KPI’s waarmee een overzicht gecreëerd wordt van de staat van het archief- en informatiebeheer van een gemeente. In dit verslag kent de gemeentearchivaris de staat van het archief- en informatiebeheer van de gemeente een beoordeling toe. Dit gebeurt door middel van een kleur volgens het stoplichtmodel, met de kleuren groen, oranje en rood. Respectievelijk vertalen deze kleuren naar adequaat, redelijk adequaat en niet adequaat op het gebied van archief- en informatiebeheer. Een jaarlijkse volledige KPI-cyclus biedt weinig ruimte voor het oppakken van de bevindingen. Uit praktische overwegingen is ervoor gekozen om deze cyclus uit te spreiden over twee jaar. In het eerste jaar wordt het volledige KPI-verslag over het archief- en informatiebeheer opgesteld. In het tweede jaar volgt een update inzake de uitwerking van de aanbevelingen.

Door de KPI-cyclus op deze manier invulling te geven behoudt de inspectie een jaarlijks overzicht van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer, terwijl de gemeente meer ruimte krijgt om de verbetertrajecten uit te voeren. Dit verslag is het tweede verslag in de tweejarige cyclus en daarmee een verkort KPI-verslag. De aanbevelingen uit het verslag over het jaar 2023 zijn als basis gebruikt voor het verslag over 2024. Hierbij is een kanttekening dat de aanbevelingen die uit het verslag van 2023 voort zijn gekomen, grotendeels afkomstig zijn uit het jaar 2022. Dit aangezien in 2023 weinig capaciteit was om met aanbevelingen aan de slag te gaan.

Resultaat KPI Archief- en informatiebeheer 2024 De inhoud van dit KPI-verslag is gebaseerd op de gesprekken met team Documentaire Informatie, het verbeterplan van de afdeling over de KPI van 2023 en specifieke vragen die nog gesteld zijn aan medewerkers van Documentaire informatie. Wij danken iedereen hartelijk voor hun inzet en bijdrage aan de totstandkoming van dit verslag. De laatste jaren heeft de gemeente weinig capaciteit gehad voor het oppakken van aanbevelingen uit de jaarlijkse inspectieverslagen. In 2024 heeft de gemeente Delft stappen kunnen maken in de door de inspectie gesignaleerde aanbevelingen uit het inspectieverslag over 2023. Zo heeft de gemeente in 2024 maandelijks kwaliteitscontroles uitgevoerd op de zaken in het zaaksysteem Djuma en er is een overzicht gemaakt van de centraal beheerde applicaties met bijbehorende functionaliteiten en metagegevens. Een kanttekening hierbij is dat de gemeente ook veel decentrale beheerde applicaties, waarin informatie wordt verwerkt, gebruikt. De gemeente heeft in 2024 weinig zicht en grip op deze decentrale applicaties en of deze applicaties archiefwaardige informatieobjecten bevatten. Het is daarnaast niet inzichtelijk of er uit deze applicaties vernietigd wordt conform de wettelijke termijnen.

Een ander aandachtspunt voor de gemeente is de uitplaatsing van (op termijn) vernietigbare bescheiden, afkomstig uit de applicatie Verseon, in het e-depot. In deze uitplaatsing zitten archiefbescheiden die al vernietigd hadden moeten worden. De gemeentearchivaris heeft wel al goedkeuring voor de vernietiging gegeven. De vernietiging heeft nog niet plaatsgevonden. Alles in acht nemende concludeert de inspectie dat de algehele score voor de gemeente Delft over 2024 oranje is. Het archief- en informatiebeheer is hiermee redelijk adequaat.

3 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

Aanbevelingen De aanbevelingen uit het KPI-verslag van 2023 staan centraal in dit KPI-verslag over het jaar 2024. In dit verslag worden de aanbevelingen op volgorde van het verslag uit 2023 behandeld. Per aanbeveling wordt ingegaan op de stand van zaken in 2024. De KPI over 2024 is een update over de stand van zaken van de gemeente Delft in 2024. De aanbevelingen, die nog niet zijn afgerond in 2024, blijven van toepassing. Alle aanbevelingen die centraal staan in dit KPI-verslag zijn opgesomd in het volgende overzicht: 1. Rond de procedure voor de herziening van de beleidsregel vervanging af en implementeer deze in de organisatie. 2. Breng in kaart welke applicaties buiten de zaaksystemen archiefwaardige informatie bevatten en hoe in deze de vernietiging is georganiseerd. a. Verwerk deze gegevens in de zaaktypecatalogus. b. Neem hierbij ook het vernietigen uit het datawarehouse mee. 3. Draag zorg dat de akte van overbrenging inclusief beperking op de openbaarheid van het bouwvergunningen archief 1890-2010 wordt opgesteld en ondertekend. 4. Werk het kwaliteitssysteem verder uit en implementeer dit in de gemeentelijke organisatie. 5. Inventariseer hoeveel en waar in de organisatie nog fysieke archiefbescheiden voorkomen. Maak vervolgens een plan om deze te bewerken en over te brengen naar de archiefbewaarplaats. 6.

Stel een overzicht op van alle informatie in de werkprocessen/ applicaties binnen de gemeente Delft, gebruik hier eventueel het gemeentelijke gegevensmodel voor. a. Breng in kaart waar het gemeentelijk metadataschema is geïmplementeerd en waar deze bij een update/ vervanging van applicatie kan worden toegevoegd. b. Breng in kaart welke applicaties archiefwaardig materiaal bevatten en of deze voldoen aan de daaraan gestelde eisen. 7. Draag zorg voor het uitvoeren van de gemeentelijke vernietigingsprocedure vanuit het edepot. De proceseigenaar dient hierbij betrokken te zijn. a. Draag zorg voor het inhalen van de vernietigingsachterstand van het in het e-depot uitgeplaatste archief. 8. Voer de aanbevelingen uit de aspectinspecties werkproces Bouwen en de VJV door. 9. Draag zorg voor het toepassen van de leidraad conversie-migratie bij het vervangen van applicaties. 10. Stel een plan van aanpak voor de archivering van de sociale media van de gemeente Delft op en voer dit uit. a. Inventariseer welke websites geharvest dienen te worden en pas dit toe. b. Sluit voor de webarchivering aan op het e-depot zodat de informatieobjecten tijdig/ vervroegd overgebracht kunnen worden naar de archiefbewaarplaats en het risico op informatieverlies verkleind wordt. c. Maak een stappenplan voor nieuw aangemaakte websites om deze ook te kunnen gaan archiveren. 11.

Ga in gesprek met de gemeentesecretaris over het archief- en informatiebeheer van gemeenschappelijke regelingen, dochterondernemingen en projectorganisaties waarover Delft de eindverantwoordelijkheid heeft. Geef hierin aan dat het archief- en informatiebeheer van deze partijen op orde gebracht dient te worden. 12. Inventariseer in welke applicaties in de organisatie nog niet-duurzame/afwijkende bestandsformaten voorkomen. 4 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

13. Rond het beleid inzake de duurzame bestandsformaten en preserveringsbeleid af en implementeer dit in de organisatie. 14. Inventariseer de archiefrestanten van het Prinsenhof en voeg deze toe aan het al bewerkte archief bij het Stadsarchief, uitvoering door het Prinsenhof 15. Stel een hotspotmonitor op om structurele archiefbescheiden over bepaalde onderwerpen uit te zonderen van vernietiging. 16. Verzoek het college om de hotspot Spoorzone vast te stellen.

5 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

1. Beleidsregel vervanging Is de procedure voor de herziening van de beleidsregel vervanging afgerond en is de beleidsregel geïmplementeerd in de organisatie? De beleidsregel vervanging is afkomstig uit 2018 en wordt sinds 1 januari 2019 gebruikt in de organisatie. De beleidsregel is een complex document dat niet meer aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden wegens de migratie naar het zaaksysteem Djuma. In plaats van het herzien van de beleidsregel is ervoor gekozen om een nieuw handboek vervanging op te stellen voor de gemeente Delft. Dit nieuwe handboek vervanging is opgesteld voor de applicatie Djuma en kan als voorbeeld dienen voor het maken van andere handboeken vervanging voor andere applicaties binnen de gemeente Delft. Het handboek vervanging Djuma 2024, is in 2024 opgesteld en de gemeentearchivaris heeft positief advies afgegeven voor het handboek vervanging. Naar verwachting wordt het handboek begin 2025 vastgesteld door het college.

2. Applicaties met archiefwaardige informatie Is in kaart gebracht welke applicaties buiten de zaaksystemen archiefwaardige informatie bevatten en hoe in deze applicaties de vernietiging is georganiseerd? Binnen de gemeente Delft zijn veel applicaties aanwezig, 31 van deze applicaties worden centraal beheerd door de afdeling Applicatiemanagement. Voor deze applicaties is een overzicht opgesteld met betrekking tot de functionaliteiten en metagegevens van de applicaties. Uit deze inventarisatie zijn aanknopingspunten gekomen om te werken aan een verdere verbetering van het informatiebeheer binnen deze applicaties. Vanuit de gemeente wordt hier de komende tijd prioriteit aan gegeven. Uit de inventarisatie is gekomen dat er verschillende zaken nog uitgevoerd dienen te worden ter verbetering van de archiefwaardigheid van de applicaties en de gegevens in deze applicaties. Het is niet duidelijk hoeveel tijd dit per applicatie en personele capaciteit gaat kosten. Hierdoor is er gekozen om met een concreet aantal applicaties te gaan beginnen. In 2024 is in een overleg tussen de Functionaris gegevensbescherming, de Chief Information Security officer (Ciso), de gemeentearchivaris en de afdeling Informatiemanagement afgesproken om in 2025 prioriteit te geven aan zes van de applicaties, om de in het overzicht gesignaleerde actiepunten voor deze applicaties als eerste op te pakken.

In het merendeel van de in kaart gebrachte applicaties zijn geen functionaliteiten ingericht voor het vernietigen van archiefbescheiden. Bij enkele wordt momenteel deze functionaliteit ingericht, maar bij geen van de applicaties heeft er tot en met 2024 vernietiging van archiefbescheiden plaatsgevonden. Hier is dus sprake van een vernietigingsachterstand. Het in beeld krijgen van de centraal beheerde applicaties is een goede stap om grip te krijgen op de grote hoeveelheid informatie binnen de gemeentelijke organisatie. De centraal beheerde applicaties zijn grote veelgebruikte applicaties in de organisatie en hiervan worden op korte termijn zes applicaties aangepakt. Omdat de inventarisatie van 2024 echter niet compleet is (er zijn immers nog veel decentraal beheerde applicaties die hierin niet zijn meegenomen) heeft de gemeente in 2024 nog onvoldoende zicht op het applicatielandschap als geheel.

6 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

Datawarehouse Binnen de gemeente Delft is een datawarehouse ingericht die gekoppeld is aan decentrale applicaties. In het Datawarehouse kunnen vervolgens rapportages over de informatie gegenereerd worden voor onder andere de looptijd van processen. Het datawarehouse is afhankelijk van de informatie uit de bronapplicaties. Vernietiging vanuit het datawarehouse heeft in 2024 nog niet plaatsgevonden. Vernietiging uit het datawarehouse is afhankelijk van vernietiging in de bronapplicaties, waaruit nog niet vernietigd wordt.

3. Akte van overbrenging bouwvergunningen Is de akte van overbrenging voor de bouwvergunningen uit de periode 1890-2010 inclusief de beperking op de openbaarheid opgesteld en ondertekend? Bij het Stadsarchief Delft zijn de bouwvergunningen over de jaren 1890-2010 in 2016 geplaatst, om deze op over te brengen naar de archiefbewaarplaats. In 2024 zijn er stappen ondernomen om de beperking op de openbaarheid te laten vastleggen met een collegebesluit. De afdeling Bouwen en Bijzonder Onderzoek (BBO) heeft dit onderwerp ter voorbereiding met de wethouder besproken. Het collegebesluit is ook met de gemeentearchivaris besproken en voorgelegd aan de afdeling juridische zaken van de gemeente. Op basis van de Algemene Mandaatregeling Delft is het afdelingshoofd BBO bevoegd om het besluit te nemen voor de beperking op de openbaarheid van de bouwvergunningen. Het besluit over de beperking op de openbaarheid, wordt begin 2025 genomen waarna de overbrenging van de bouwvergunningen naar de archiefbewaarplaats verder kan worden geformaliseerd met de akte van overbrenging.

4. Kwaliteitssysteem Is het kwaliteitssysteem van de gemeente Delft verder uitgewerkt en geïmplementeerd in de gemeentelijke organisatie? In 2021 is een kwaliteitssysteem opgesteld, dat in 2023 door team Documentaire Informatie getest en, waar de capaciteit het toeliet, verder ontwikkeld is. De uitgevoerde kwaliteitscontroles werden in 2023 uitgevoerd, wanneer hier tijd voor was. Dit leidde tot incidentele controles en geen structurele uitvoering van het kwaliteitssysteem, waardoor een achterstand is ontstaan. In 2024 is de omvang van de achterstand van de kwaliteitscontroles uit 2023 in kaart gebracht en een plan van aanpak opgesteld om de achterstand vanaf 2025 te gaan inlopen. In 2024 is het kwaliteitssysteem onder de loep genomen door de afdeling informatiemanagement. Er is een handreiking opgesteld voor de kwaliteitscontrole van geregistreerde zaken in Djuma. Hierin is concreet vastgelegd welke zaaktypen1 worden gecontroleerd en op welke aandachtspunten er gecontroleerd dient te worden tijdens een kwaliteitscontrole. Deze punten zijn verdeeld in hoge en lage prioriteit. In de controles wordt onder andere gecontroleerd of het zaaktype correct is, de omschrijving volledig is en of de documenten correct gekoppeld zijn aan de zaak. In 2024 zijn de controles maandelijks uitgevoerd op de aangemaakte zaken in de maand ervoor op basis van de aandachtspunten met hoge prioriteit.

Per maand worden ongeveer 600 zaken gecontroleerd en stelselmatige fouten worden na de controle teruggekoppeld aan de behandelende afdeling. 1

Zaken die automatisch gegenereerd worden of gekoppeld zijn aan Suite voor Sociaal Domein of onder verantwoordelijkheid van een ander orgaan vallen (bijvoorbeeld Delft Support), zijn uitgesloten van de kwaliteitscontroles.

7 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

De uitrol van het kwaliteitssysteem is in 2024 duidelijk gevorderd, maar nog niet afgerond. Bij de afdeling Informatiemanagement liggen nog concrete plannen om de bevindingen uit de kwaliteitscontroles periodiek inzichtelijk te maken en verder te ontwikkelen. In vergelijking tot 2023 zijn wel duidelijke verbeteringen zichtbaar.

5. Fysieke archiefbescheiden Heeft de gemeente geïnventariseerd hoeveel en waar in de organisatie nog fysieke archiefbescheiden voorkomen? Is vervolgens een plan van aanpak opgesteld om deze archiefbescheiden over te brengen naar de archiefbewaarplaats? In 2023 is vastgesteld dat er in de gemeentelijke organisatie nog papieren archieven aanwezig zijn. In 2024 is hierover navraag gedaan bij de verschillende afdelingen. Hieruit bleek dat alleen de afdeling BBO nog fysieke archiefbescheiden op locatie te hebben. Voor BBO betreft dit drie verhuisdozen met beschikkingen en daarbij behorend audiovisueel materiaal. Deze archiefbescheiden dienen nog bewerkt te worden. In 2024 is vastgesteld dat deze bescheiden tevens gedigitaliseerd zijn, er dient nog te worden onderzocht welk exemplaar er bewaart gaat worden (met het eventueel opstellen van een vervangingsbesluit). Periodiek zijn er overleggen met de archiefinspectie om deze archieven op de juiste wijze te kunnen gaan overbrengen of indien van toepassing te vernietigen. De afdeling informatiemanagement heeft op de afdeling zelf nog ca. 50 archiefdozen met fysiek archief dat nog toegevoegd dient te worden aan het secretarie archief 2000-2018 dat in het verleden is bewerkt. Het fysieke archief van informatiemanagement is onderdeel van de reguliere werkzaamheden van de afdeling.

In 2024 is de omvang van de nog aanwezige fysieke archiefbescheiden in de organisatie in beeld gekomen, maar er is nog geen plan van aanpak voor het bewerken van deze archieven opgesteld. De bewerking van de archieven dient nog plaats te vinden voordat de archiefbescheiden kunnen worden overgebracht dan wel vernietigd.

6. Overzicht archiefwaardige informatie in gemeentelijke werkprocessen/ applicaties Is in 2024 een overzicht opgesteld van alle informatie in de werkprocessen/applicaties binnen de gemeente Delft? • •

Is in kaart gebracht waar het gemeentelijke metagegevensschema is geïmplementeerd en waar deze bij een update/vervaging van applicatie kan worden toegevoegd? Is in kaart gebracht welke applicaties archiefwaardig materiaal bevatten en of deze voldoen aan de daaraan gestelde eisen?

In het opgestelde overzicht van centraal beheerde applicaties (zie hoofdstuk 2) is ook de archiefwaardige informatie in deze applicaties meegenomen. Zo is geïnventariseerd of en welke metagegevens er worden vastgelegd bij de informatie in de applicaties, hoe oud de archiefbescheiden in de applicaties zijn en of deze vanuit de applicatie kunnen worden vernietigd. Decentraal beheerde applicaties zijn nog niet in dit overzicht meegenomen. De archiefwaardige informatie in decentraal beheerde applicaties en bijbehorende werkprocessen is op dit moment niet inzichtelijk. Hierdoor is er in de betreffende applicaties ook geen grip op de naleving van bewaartermijnen voor informatie in decentrale applicaties. Dit is een risico op het gebied van de Wet Open Overheid WOO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 8 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

Bij WOO-verzoeken dient alle aanwezige informatie aangeleverd te worden, ook als deze al vernietigd had moeten worden. De AVG stelt daarnaast eisen aan de duur van het bewaren, en tijdig vernietigen, van persoonsgegevens.

7. Vernietiging vanuit het e-depot Is de gemeentelijke vernietigingsprocedure toe te passen in het e-depot? •

Is de achterstand op vernietiging ingehaald?

De gemeente Delft heeft in 2022 het zaaksysteem Djuma in gebruik genomen als opvolger van het documentmanagementsysteem Verseon. Om Verseon volledig te kunnen afsluiten is er gekozen voor het uitvoeren van twee migraties. De eerste migratie betreft de lopende zaken, vanaf 1 januari 2019 of jonger, vanuit Verseon naar Djuma en de tweede het uitplaatsen van afgesloten (op termijn) vernietigbare zaken naar het e-depot van het Stadsarchief. Voor het uitplaatsen van archiefbescheiden naar het stadsarchief e-depot is een vernietigingsprocedure ontwikkeld. In 2023 is echter vastgesteld dat het vernietigen in het e-depot wel mogelijk is, maar niet voldoet aan het gemeentelijke vernietigingsproces. Binnen de gemeente Delft wordt voorafgaand aan de vernietiging toestemming gevraagd van de proceseigenaren of zij akkoord zijn met de vernietigingslijst. Aangezien het e-depot geen lijsten kan genereren per afdeling/proceseigenaar, is het in de praktijk nog niet mogelijk om de vernietigingsprocedure correct uit te voeren. In 2024 is er opnieuw naar de procedure gekeken, maar nog geen oplossing gevonden. In 2024 is de applicatie Verseon, ondanks de migraties, nog niet afgesloten. De brondocumenten van Burgerzaken, die in Verseon stonden, worden in 2025 gemigreerd naar een eigen applicatie. Verseon wordt hierdoor door de medewerkers van Burgerzaken nog geraadpleegd.

De jaarlijkse vernietigingslijsten met archiefbescheiden over 2022-2024 uit de applicatie Verseon zijn aangeboden aan de inspectie en hiervoor is goedkeuring verleend om deze te kunnen vernietigen. Deze vernietigingen zijn uitgevoerd in Verseon. Dit houdt in dat de archiefbescheiden welke binnen de organisatie vernietigd moeten worden, wel nog in het uitgeplaatste archiefblok in het e-depot aanwezig zijn. De achterstand op de vernietiging van het uitgeplaatste archief in het e-depot is hierdoor niet ingehaald.

Migratie Verseon naar Djuma Verseon is het voormalige documentmanagementsysteem van de gemeente Delft. Deze applicatie is tot 2022 in gebruik geweest. Ook voordat het vervangingsbesluit op 1 januari 2019 inging, werden al archiefbescheiden gescand en werden deze scans als werkkopie opgeslagen. Deze werkkopieën werden vervolgens gebruikt als toegang op de fysiek archiefbescheiden in het depot. In 2024 zijn fouten in het uitgeplaatste archiefbestand uit Verseon in het e-depot gesignaleerd. Zo zijn er zaken niet mee gemigreerd naar het e-depot of Djuma. Vanwege de complexiteit van de migratie was er besloten om geen zaakrelaties mee te nemen in de migratie. Na afloop van de migratie is gebleken dat door het ontbreken van de zaakrelaties, de bewaartermijnen onbetrouwbaar zijn geworden. In 2024 is ervoor gekozen om Verseon nog niet af te sluiten, maar te gaan bewerken. Voorafgaand aan de migratie naar het e-depot zijn er geen dossiers afgesloten, dit zou na de migratie in het edepot gaan plaatsvinden. Om de archiefbescheiden goed te kunnen borgen, worden alle dossiers/zaken eerst opgeschoond gaan worden en voorzien van de juiste bewaartermijnen. Er is nog

9 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

geen besluit genomen over het opnieuw migreren naar het e-depot nadat de bewerking in Verseon is afgerond.

8. Aanbevelingen uit aspectinspecties Bouwen en VJV Zijn de aanbevelingen uit de aspectinspecties Bouwen en de VJV doorgevoerd?

Werkproces Bouwen In 2019 heeft de archiefinspectie een onderzoek naar het werkproces Bouwen binnen de gemeente Delft uitgevoerd. Uit dit onderzoek zijn verschillende aanbevelingen gekomen en de afdeling Bouwen en Bijzonder onderzoek (BBO) is zelf verantwoordelijk voor het oppakken hiervan. Verschillende actiepunten uit het inspectieverslag zijn in de afgelopen jaren uitgevoerd. Zo is de applicatie van het werkproces, Key2vergunningen, vervangen voor Powerbrowser en is het informatiebeheer onderdeel van het werkproces in deze applicatie geworden. In 2024 is gewerkt aan het voorbereiden van het migreren van de digitale bestanden uit de periode 2010-2021 van de netwerkschijven naar Powerbrowser. Tevens zijn er verschillende gesprekken gevoerd tussen BBO en de archiefinspectie en is de stand van zaken in kaart gebracht. Om een structurele verbetering voort te blijven zetten zal er elk kwartaal een gesprek tussen de afdeling BBO en de archiefinspectie plaats gaan vinden.

Volg je vraag (VJV) Binnen de gemeente Delft is de applicatie Volg je vraag (VJV) ingericht ten behoeve van het beantwoorden van vragen van de burger aan de gemeente. In deze applicatie zitten ongeveer 300 formulieren die via de VJV naar de juiste afdeling/ ambtenaar kunnen worden gestuurd. Medio 2023 is het eindverslag van de inspectie over de VJV aangeleverd aan de afdeling. Hierna is er niets meer van de stand van zaken vernomen. Binnen de gemeente is een plan om deze applicatie op termijn te vervangen, de afdeling Informatiebeheer houdt de ontwikkelingen in de gaten.

9. Leidraad conversie-migratie Wordt de leidraad conversie/ migratie toegepast bij het vervangen van applicaties? De gemeente Delft heeft een in 2021 vastgestelde leidraad conversie/migratie die gevolgd dient te worden bij het vervangen van applicaties. Het is momenteel niet inzichtelijk of daadwerkelijk bij alle vervangingstrajecten binnen de gemeente de leidraad wordt gebruikt, mede doordat een volledig overzicht van de applicaties binnen de gemeente Delft met bijbehorende functionaliteiten ontbreekt. Doordat er onvoldoende grip is op de (decentraal beheerde) gemeentelijke applicaties, loopt de gemeente een risico dat migraties niet op tijd worden gesignaleerd en de leidraad niet wordt toegepast. In 2024 zijn de leidraad en toepassing hiervan opnieuw onder de aandacht gebracht bij de adviseurs en projectleiders van de afdeling Informatievoorziening. Daarnaast is de toepassing van de leidraad conversie/migratie ook met de functionaris gegevensbescherming en de Ciso besproken. In 2024 is gesignaleerd dat de migratie van Key2vergunningen naar Powerbrowser in 2023 is uitgevoerd, maar dat de gegevens nog niet uit Key2vergunningen zijn verwijderd. Dit laatste is in de leidraad opgenomen onder de stap ‘nazorg’. Wij concluderen daarom dat binnen de gemeente Delft 10 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

bij het toepassen van de leidraad beter op de nazorg en de afwikkeling van de migratie dient te worden gelet. De gegevens in Key2vergunningen worden naar verwachting in 2025 na de herstelwerkzaamheden in Powerbrowser verwijdert uit Key2vergunningen. Hierna dient ook nog de verklaring van migratie te worden opgesteld.

10. Archivering Social media Is een plan van aanpak voor de archivering van de social media van de gemeente Delft opgesteld en uitgevoerd? • Is geïnventariseerd welke websites geharvest dienen te worden? • Is er voor de webarchivering aangesloten op het e-depot zodat de informatieobjecten tijdig/ vervroegd overgebracht kunnen worden naar de archiefbewaarplaats en het risico op informatieverlies verkleind wordt? • Is een stappenplan gemaakt voor nieuw aangemaakte websites om deze ook te kunnen gaan archiveren? In 2024 is het Advies webarchivering afgerond door het Stadsarchief. In dit advies is geïnventariseerd welke websites er van de gemeente zijn. Dit overzicht is waarschijnlijk niet volledig. Daarnaast is er nog geen duidelijk beeld over welke websites geharvest dienen te worden en met welke frequentie. De gemeentelijke website wordt geharvest sinds 8 november 2017, er is nog geen aansluiting met het e-depot om daar de geharveste bestanden in onder te brengen. Er ligt binnen de gemeente een voorstel om voor nieuwe websites dezelfde stappen te doorlopen als nieuwe applicaties. Hierbij zal dan ook de archivering van de betreffende website meegenomen worden. Concrete stappen op dit gebied worden naar verwachting in 2025 genomen, in overleg met de nieuwe CIO.

11. Gemeenschappelijke regelingen, dochterondernemingen en projectorganisaties Is met de gemeentesecretaris gesproken over het archief- en informatiebeheer van gemeenschappelijke regelingen, dochterondernemingen en projectorganisaties waarover Delft de eindverantwoordelijkheid heeft? • Is hierbij aangegeven dat het archief- en informatiebeheer van deze partijen op orde gebracht dient te worden? De gemeente Delft is deelnemer van verschillende gemeenschappelijke regelingen (GR) en heeft ook dochterondernemingen en projectorganisaties. Voor de GR Avalex en de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie Delft-Rijswijk is het archieftoezicht belegd bij het Stadsarchief Delft. Tussen Avalex en het Stadsarchief Delft is in 2024 meermaals contact geweest over de inrichting van het archieftoezicht. Vanwege organisatieveranderingen en personeelswijzigingen bij Avalex is het nog niet tot concrete afspraken gekomen. De gesprekken hierover worden in 2025 voortgezet. Met de GR Bedrijsvoeringsorganisatie Delft-Rijswijk hebben nog geen gesprekken plaatsgevonden. De dochterondernemingen en projectorganisaties hebben een zelfstandig informatiebeheer en dienen te voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van archief- en informatiebeheer, maar de eindverantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de gemeente Delft. De dochterondernemingen Delft 11 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

Support en Werkse! hebben in 2024 gesprekken met de gemeentearchivaris en archiefinspectie over onderdelen van het archief- en informatiebeheer gevoerd, waarbij Delft Support ook een vernietigingsprocedure heeft uitgevoerd. In 2024 is daarnaast de verantwoordelijkheid van de gemeente Delft voor de verbonden partijen door de gemeentearchivaris en de afdeling Businescontrol met de gemeentesecretaris besproken. De afdeling Businesscontrol heeft tevens contact gezocht met de verbonden partijen om aandacht te vragen voor het inrichten van goed informatiebeheer. Vanuit de Provincie Zuid-Holland is in juni aangegeven dat vanaf 2026 het Interbestuurlijk toezicht ook op gemeenschappelijke regelingen zal worden toegepast. Concrete invulling hiervan is nog niet bekend.

12. Duurzame en afwijkende bestandsformaten Is geïnventariseerd in welke applicaties in de organisatie nog niet-duurzame/afwijkende bestandsformaten voorkomen? Voor de centraal beheerde applicaties is in 2024 inzichtelijk gemaakt welke bestandsformaten in de applicaties voorkomen. Voor de overige (decentraal beheerde) applicaties is nog niet in kaart gebracht welke bestandsformaten deze applicaties bevatten.

13. Beleid duurzame bestandsformaten Is het beleid inzake de duurzame bestandsformaten en preserveringsbeleid afgerond en geïmplementeerd in de organisatie? Het beleid inzake de duurzame bestandsformaten en preserveringsbeleid is afgerond in 2024, maar nog niet geïmplementeerd in de organisatie. Door wisseling van de CIO-functionaris zijn de vervolgstappen uitgesteld tot 2025. De vervolgstappen worden naar verwachting in 2025 weer voortgezet.

14. Archiefrestanten Prinsenhof Zijn de archiefrestanten van het Prinsenhof geïnventariseerd en toegevoegd aan het al bewerkte archief bij het Stadsarchief? In 2024 heeft de bewerking van de archiefrestanten uit de periode 1947-2019 plaatsgevonden. Uit de bewerking zijn zowel te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden voortgekomen. Voor de vernietiging van te vernietigen archiefbescheiden heeft de gemeentearchivaris in december 2024 goedkeuring gegeven. De te bewaren archiefbescheiden zijn in een inventarisformat beschreven. Voordat deze bescheiden definitief worden toegevoegd aan het archief van het Prinsenhof, moet bij een gedeelte nog gecontroleerd worden of er al een exemplaar in het archief voorkomt. Na deze controle kan de bewerking definitief afgerond worden en worden de stukken toegevoegd aan de inventaris.

15. Hotspotmonitor en hotspot Spoorzone Is een hotspotmonitor opgesteld om structurele archiefbescheiden over bepaalde onderwerpen uit te zonderen van vernietiging? •

Verzoek het college om de hotspot Spoorzone vast te stellen.

12 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024

De gemeente Delft heeft in 2024 geen hotspotmonitor vastgesteld die gemeentebreed van toepassing is op lokale onderwerpen. Wel is in 2024 de hotspotmonitor Spoorzone/Nieuw Delft besproken met het college en betrokken afdelingen. Deze hotspot wordt naar verwachting op korte termijn vastgesteld door het college. Vanuit de organisatie komt wel een steeds duidelijkere vraag wat er met andere lokale projecten moet worden gedaan, zoals het project de Schieoevers en de Energietransitie. Vooralsnog zijn er in de gemeente Delft geen concrete plannen om een gemeentebrede hotspotmonitor op te stellen.

Aanvullende update 2024 In het gemeentelijke informatiebeheer in 2024 zijn ook andere onderwerpen van belang naast de aanbevelingen van de KPI over 2023.

Personeelsbezetting In de KPI over het jaar 2023 is aangegeven dat er binnen het team Documentaire Informatie, onderdeel van de afdeling Informatiemanagement, meerdere vacatures waren en dat er een capaciteitsprobleem was binnen het team. Door middel van inhuur van externe krachten en het zoeken naar nieuw personeel, is de krapte in het team in 2024 verminderd. Het vakgebied Documentaire Informatie is voortdurend in ontwikkeling, hierdoor dienen de functies binnen dit vakgebied ook mee te bewegen met deze ontwikkelingen. In de gemeente Delft is in 2024 gekeken naar de functiebeschrijvingen en de positionering van de functies binnen het gemeentelijke functiehuis om deze te actualiseren. Dit heeft geleid tot de herwaardering van de functies Medewerker inrichting en beheer en de Senior-adviseur DI. Deze aanpassing binnen het team DI is vanwege de toegenomen complexiteit en verantwoordelijkheid van de functies binnen de gemeentelijke organisatie. De herwaardering voor andere DI functies wordt in 2025 uitgevoerd. De gemeente Delft heeft in 2024 nog steeds openstaande vacatures op het gebied van Documentaire Informatie en maakt gebruik van externe inhuur. In 2024 heeft de inhuur van een externe adviseur informatiemanagement bijgedragen aan het oppakken van aanbevelingen uit de KPI van 2023.

Daarnaast zijn eind 2024 twee nieuwe vaste medewerkers voor de afdeling gevonden die in het eerste kwartaal van 2025 gaan starten.

Project ‘Samenwerken met informatie’ In 2023 zijn binnen de gemeente Delft Sharepoint en Teams van Office 365 in gebruik genomen als vervanging van de netwerkschijven. Elke afdeling is in deze overgang individueel gemigreerd naar Sharepoint. Deze migratie heeft veel energie en capaciteit gekost van de afdeling Informatiemanagement, en dit is in 2023 ook deels ten koste van het oppakken van aanbevelingen uit de KPI gegaan. In 2024 is binnen de organisatie geïnventariseerd welke behoeften en welke ontwikkelingen er op het gebied van Sharepoint en teams nog gewenst zijn vanuit de medewerker. Om het werken in deze omgevingen verder te kunnen professionaliseren is in 2024 het project ‘Samenwerken met informatie’ vanuit de afdeling Informatiemanagement gestart. Dit project heeft als doel aandacht te vragen bij de afdelingen binnen de gemeente voor beter en veiliger werken met de onderdelen van het Office365-pakket, in combinatie met het zaaksysteem Djuma en de procesapplicaties. De uitvoering van het project staat momenteel gepland voor 2025.

13 | KPI archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2024