Delft begeleidende brief KPI 2020

Stadsarchief Delft Gantel 21 2635 DP Den Hoorn Bankrekening: IBAN NL59 BNGH 0285 1531 02 t.n.v. gemeente Delft/Stadsarchief Delft Behandeld door Ayla Jassies Retouradres : Stadsarchief Delft Postbus 78, 2600 ME Delft

Telefoon +31 652739072 ajassies@delft.nl

College van burgemeester en wethouders Gemeente Delft Stationsplein 1 2611 BV Delft

Datum

Onderwerp

01-04-2021

KPI Archief- en informatiebeheer 2020

Centraal nummer: Telefoon 015 2602341 Internet www.stadsarchiefdelft.nl E-mail stadsarchief@delft.nl

Ons kenmerk

4538119 Uw brief van Uw kenmerk Bijlage

1

Geacht College,

Hierbij doe ik u een verslag toekomen van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) op het aspect archief- en informatiebeheer voor de gemeente Delft over het jaar 2020. In het KPI-verslag over 2019 scoorde de gemeente Delft rood (niet adequaat). Dit had te maken met het digitale informatiebeheer: centraal is dit op orde, maar decentraal was onvoldoende zicht op de informatie in de vakapplicaties. De gemeente Delft heeft in 2020 stappen gezet in het krijgen van grip op de informatie. Dit onder andere door het maken en vaststellen van beleid (Visie en Informatiestrategie 2021-2024), een uitgebreid Verbeterplan Informatiebeheer, wat omgezet wordt in een project en het voorbereidende werk voor de overgang naar het nieuwe zaaksysteem Djuma. Daarnaast werkt de gemeente aan het in kaart brengen van haar werkprocessen en het eigenaarschap van deze processen. Dit eigenaarschap komt terug in de aanpak van de KPI 2020 die hier voor u ligt. De informatieuitvraag voor de KPI is dit jaar zowel centraal als decentraal gedaan. In voorgaande jaren is de vragenlijst waar de KPI op gebaseerd is centraal ingevuld door medewerkers van DIV en ID. Dit jaar is in de aanloop naar de KPI naast de gebruikelijke centrale vragenlijst ook een ingekorte vragenlijst aan de afdelingsdirecteuren van de gemeente Delft gestuurd.

Doordat alle afdelingen gevraagd zijn om deel te nemen aan deze KPI-ronde is er meer inzicht gekomen in het decentrale archief- en informatiebeheer van de gemeente Delft. Voor 2020 voldoet de gemeente Delft deels aan de wettelijke eisen op het gebied van (digitaal) informatiebeheer. Dit houdt in dat ze redelijk adequaat, ofwel oranje, scoort. Hoogachtend,

G.J.M. Blom Gemeentearchivaris