cpt DVO-gemeenten

Dienstverleningsovereenkomst tot het verrichten van archiefdiensten tussen gemeente XXX en de gemeente Delft Uitwerking van de centrumgemeenteregeling Archiefbeheer Stadsarchief Delft en omstreken: 1. Het college van burgemeester en wethouders van gemeente XXX, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente XXX. Hierna te noemen regiogemeente, en 2. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft, vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Delft. Hierna te noemen: centrumgemeente. Geven de samenwerking vorm in onderstaande dienstverleningsovereenkomst en nemen het volgende in overweging:

- de Archiefwet 1995 geeft taken op het terrein van archief- en informatiebeheer waarvoor deskundigheid verplicht is, zowel op beleidsinhoudelijk vlak als op het gebied van archivering; - de centrumgemeente met haar afdeling Erfgoed, team Stadsarchief beschikt over deskundigheid, faciliteiten en capaciteiten voor het duurzaam behouden van permanent te bewaren archief en archieftoezicht, onderdeel van de functie van de gemeentearchivaris; - de regiogemeente wenst voor de uitvoering van de wettelijke taken met betrekking tot het overgedragen archiefbeheer en het archieftoezicht gebruik te maken van de capaciteiten en faciliteiten van de gemeente Delft; - de regiogemeente en de centrumgemeente hebben de samenwerking op het terrein van archief- en informatiebeheer vastgelegd in een centrumgemeenteregeling; - de centrumgemeente is bereid aan de regiogemeente deskundigheid te leveren op basis van de in de centrumregeling afgesproken financiële afspraken.

Partijen komen als volgt overeen: Hoofdstuk I Dienstverlening en werkzaamheden Artikel 1 De centrumgemeente verbindt zich ten behoeve van de regiogemeente tot het verrichten van de volgende archiefdiensten: Wettelijke taken 1. Het beheren van de overgebrachte fysieke informatieobjecten/archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. Hieronder wordt verstaan: a. Het archief voorzien van een standplaats, fysieke locatie, in het depot van het Stadsarchief Delft;

2.

3.

4.

5.

6.

7.

1

b. Het opnemen van de archieven met standplaats in het collectiebeheersysteem; c. Het beheren van de klimaatomstandigheden van het archiefdepot. Het beschikbaar stellen van overgebrachte fysieke informatieobjecten/archiefbescheiden. Hieronder wordt verstaan: a. Op verzoek van een burger inzage verlenen, op de studiezaal van de archiefbewaarplaats, in een of meerdere archiefstukken van de regiogemeente, met in acht nemende eventuele beperkingen op de openbaarheid; b. Op verzoek van de regiogemeente het aan hen uitlenen van eigen informatieobjecten. Indien de bescheiden het gebouw verlaten, is dit op risico van de regiogemeente. Het beheren van het overgebrachte digitale archief in het e-depot van de archiefbewaarplaats. De regiogemeente heeft hiervoor een eigen deelomgeving binnen het e-depot. Hieronder wordt verstaan: a. Het archief wordt opgenomen in de omgeving van de regiogemeente in het e-depot van het Stadsarchief; b. Het beheren van het archief in het e-depot van het Stadsarchief; c. Op verzoek kunnen regiogemeenten ook uitplaatsen in de eigen deelomgeving van het e-depot. Het beschikbaar stellen van digitale archiefbescheiden voor de burger. Hieronder wordt verstaan: a. Via de website van het Stadsarchief, door middel van het collectiebeheersysteem, het raadpleegbaar maken van digitale archiefbescheiden (inclusief scans).

Deze archiefbescheiden dienen zich hiervoor te bevinden in de overgebrachte collectie van de regiogemeente bij het Stadsarchief. Het toezichthouden op het archief- en informatiebeheer van de regiogemeente. Hieronder wordt verstaan: a. Het eens per jaar (en verder op verzoek) inspecteren van de regiogemeente op het gebied van archief- en informatiebeheer. b. Het controleren van vernietigingslijsten (lijst met dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen), inventarissen en dergelijke stukken1 van de regiogemeente op het gebied van archief- en informatiebeheer. c. Het adviseren bij data-migraties, applicatiemigraties en vervangingsprocessen, waarbij de gemeentearchivaris een positief advies dient uit te brengen. d. Het adviseren van de regiogemeente bij overige/incidentele vragen op het gebied van archief- en informatiebeheer. e. De bovenstaande werkzaamheden zullen tevens uitgevoerd worden bij gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen waar de regiogemeente de eindverantwoordelijkheid heeft over het archief- en informatiebeheer. Het verstrekken van afschriften en uittreksels van naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte akten van de Burgerlijke Stand Hieronder wordt verstaan: a. Het na een verzoek verstrekken van inlichtingen en of uittreksels uit de akten van de Burgerlijke Stand van de regiogemeente.

Het verstrekken van inlichtingen nalatenschapsonderzoek aan notarissen Hieronder wordt verstaan:

Dit betreft onder andere incidentele wijzigingen op een Besluit informatiebeheer of archiefverordening.

a. Op verzoek van een notariskantoor het aanleveren van een brief hierin de verzochte gegevens afkomstig uit persoonskaarten. Voor deze werkzaamheden zijn voorwaarden van toepassing:  Een digitale index van de persoonskaarten van de regiogemeente met hierin minimaal het archief en inventarisnummer (eventueel scannummer), de achternaam van de persoon en geboortedatum;  Indien de regiogemeente beschikt over digitale exemplaren van de persoonskaarten worden deze gedeeld met het Stadsarchief Delft;  Een verwijzing naar de contactpersoon of team binnen de regiogemeente waar inlichtingen uit de BRP kunnen worden aangevraagd.

Artikel 2: Niet-wettelijke taken: 1. Het aannemen van schenkingen of particuliere archiefstukken ten behoeve van het archief van de regiogemeente. Hieronder wordt verstaan: a. Het aannemen en verwerken van schenkingen van particuliere archieven of archiefstukken ten behoeve van de archiefcollectie van de regiogemeente. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:  Archieven van kerkgemeenschappen  Lokale verenigingen  Lokaal belangrijke personen b. Het aannemen en verwerken van schenkingen van bibliotheekmateriaal ten behoeve van de bibliotheekcollectie van de regiogemeente welke bij het Stadsarchief is gehuisvest.  Het aannemen van lokale publicaties  Het aannemen en het vormen van een krantencollectie van lokale kranten van de regiogemeente c. Het aannemen en verwerken van audiovisueel materiaal ten behoeve van de beeld en geluid collectie van de regiogemeente welke bij het Stadsarchief is gehuisvest. 2. Het verstrekken van bruiklenen uit het archief van de regiogemeenten Hieronder wordt verstaan: a. Het na overleg met de regiogemeente bruiklenen verstrekken aan derden, primair Nederlandse musea. (Burgers/ bezoekers mogen geen archiefbescheiden in bruikleen ontvangen) 3. Het op verzoek uitvoeren van incidentele werkzaamheden voor de regiogemeente ten behoeve van de verbetering van de regiogemeente Hieronder wordt verstaan: a.

Het nader ontsluiten van het Bevolkingsregister, de Registers van de Burgerlijke Stand, en de Doop-, Trouw- en Begraafregisters b. Het conserveren en restaureren van de fysieke overgebrachte archieven 4. Het afnemen van optionele functionaliteiten van het e-depot van het Stadsarchief Delft a. WOO loket b. Pre-depot/flex depot c. Raadsvergaderingenmodule d. Omgevingsplanmodule

e. Nog eventueel naar wens in overleg met Divault verder te ontwikkelen modules 5. Het uitplaatsen van archief in depotruimte van het Stadsarchief Delft. 6. [kan nog aangevuld worden met opties uit de PDC]

Hoofdstuk II Financiële aspecten Artikel 3 1. De regiogemeente is jaarlijks aan de centrumgemeente een vergoeding verschuldigd voor de

uitvoering van de diensten en werkzaamheden zoals genoemd in hoofdstuk I van deze overeenkomst. 2. De centrumgemeente stelt aan de regiogemeente een overzicht met gemaakte uren ter beschikking in november van het eindigende kalenderjaar. 3. Voor de dienst onder artikel 1 lid 1 & 2, het beheren en het beschikbaar stellen van archief,

worden de kosten berekend op basis van het aantal strekkende meter analoog archief van de regiogemeente dat bij het Stadsarchief Delft in het depot is opgenomen. De meterprijs, inclusief dienstverlening, is opgenomen in de bijgevoegde tarievenlijst. 4. Voor de aansluiting en het gebruik van het onder artikel 1 lid 3 & 4 genoemde e-depot en het beschikbaar stellen van digitale bescheiden wordt een vaste prijs per inwoner van de regiogemeente gehanteerd. Voor de opslag van de informatieobjecten in het e-depot wordt een vaste prijs per terabyte in rekening gebracht. 5. Voor de diensten genoemd onder artikel 1 lid 5 wordt gerekend met de voor deze werkzaamheden daadwerkelijk besteedde uren. Het uurtarief voor Toezicht is opgenomen in de bijgevoegde tarievenlijst.  De kosten voor de onder lid 5 e genoemde werkzaamheden worden afhankelijk van de afspraken in de gemeenschappelijke regelingen in rekening gebracht. 6. Voor de dienst genoemd onder artikel 1 lid 6 & 7, het uitvoeren van archiefonderzoek wordt het tarief gerekend conform archiefonderzoek in het bijgevoegde tarievenblad. De kosten voor deze archiefonderzoeken komen voor rekening van de aanvrager. 7. Jaarlijks stellen partijen in gezamenlijkheid een planning op voor de in hoofdstuk 1 & 2 genoemde

werkzaamheden. 8. De tarieven zoals vermeld in de tarievenlijst worden jaarlijks aangepast.  De uurtarieven van geleverde diensten zijn gebaseerd op de normbedragen die jaarlijks worden vastgesteld door de gemeente Delft. Voor zover deze niet op 1 januari bekend zijn wordt gewerkt met een voorlopige en een definitieve tarievenlijst.  De overige tarieven worden geïndexeerd op basis van de memo Nominale Ontwikkelingen van de gemeente Delft, en zijn een combinatie van de ontwikkeling van prijzen, lonen en overheidsinvesteringen. Deze zijn voorafgaand aan het nieuwe jaar bekend 9. De gemeente Delft stelt per jaar de factuur op als bedoeld in lid 1 van dit artikel aan de regiogemeente. Bij het bekend worden van de definitieve normbedragen zoals bedoeld in lid 7 kan zo nodig in het eerstvolgende kwartaal een correctie plaatsvinden.

10. De kosten voor het afnemen van uit artikel 2 voortgekomen niet-wettelijke taken worden na afstemming van deze taken in kaart gebracht en doorbelast conform het geldende tarievenblad. Hoofdstuk III. Aansprakelijkheid Artikel 4 1. De centrumgemeente is niet aansprakelijk voor schade die wordt veroorzaakt aan de eigendommen of anderszins van de regiogemeente of aan derden bij de uitoefening van de werkzaamheden voor de regiogemeente, tenzij schade een gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van medewerkers van de centrumgemeente. 2. De regiogemeente vrijwaart de centrumgemeente voor alle aanspraken van derden in verband met handelingen waaronder begrepen enig nalaten van de centrumgemeente in het kader van de uitvoering van de werkzaamheden voor de regiogemeente. Hoofdstuk IV. Algemene voorwaarden Artikel 5 1. Op deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van de regiogemeente van toepassing, voor zover door partijen niet uitdrukkelijk en schriftelijk van deze voorwaarden is afgeweken. 2. In aanvulling op lid 1 van dit artikel, zijn de volgende voorwaarden op deze overeenkomst van toepassing: - Medewerkers van de centrumgemeente zijn werkzaam vanuit hun werkplek bij Erfgoed Delft. Zij kunnen door de regiogemeente worden verzocht om op locatie van de regiogemeente werkzaamheden te verrichten of besprekingen bij te wonen.

- De dagelijkse leiding over de werkzaamheden voortvloeiende uit de in hoofdstuk 1 genoemde werkzaamheden, berust bij de gemeentearchivaris van de gemeente Delft, tevens teamleider Stadsarchief Delft. - De regiogemeente blijft het bevoegd gezag en blijft daarmee ook altijd het aanspreekpunt voor derden. - Geschillen tussen de centrumgemeente en de regiogemeente, daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht. - Eventueel kunnen geschillen voorgelegd worden aan onafhankelijke experts uit het betreffende vakgebied. - Indien partijen niet tot een oplossing komen, zullen de geschillen bij uitsluiting worden beslecht door de rechtbank ‘s-Gravenhage. Hoofdstuk V. Privacy en gegevensverwerking Artikel 6 Partijen leggen nadere afspraken over de naleving van de AVG, inclusief de daarmee samenhangende verantwoordelijkheden, vast in een separate verwerkersovereenkomst.

Aldus opgemaakt en in tweevoud ondertekend, Gemeente Delft

Gemeente xxxxx

Datum:

Datum:

Plaats:

Plaats:

Bijlagen Bijlage 1: Begripsbepaling Bijlage 2: Tarievenlijst 2025 Bijlage 3. Voor een uitgebreide beschrijving van de dienstverlening wordt verwezen naar de Producten- en dienstencatalogus van Erfgoed Delft die als separate bijlage bij deze overeenkomst is meegeleverd

Bijlage 1: begripsbepaling In deze dienstverleningsovereenkomst wordt verstaan onder: a. analoog archiefbeheer: Het beheren van het fysieke archief in een daarvoor geschikte fysieke ruimte en het op te nemen in het collectiebeheersysteem waar de locatie van het archief in het depot gekoppeld wordt aan het archief; b. archief(blok): Een geheel van archiefbestandsdelen omtrent specifieke werkzaamheden of perioden van een organisatie, meestal een (voormalig) rechtspersoon. De inhoud van het archiefblok is te raadplegen via een inventaris; c. archiefbewaarplaats: archiefinstelling met wettelijk goedgekeurde archiefruimten; d. archiefdepot: depots met klimaatregeling waar archiefstukken in kunnen worden opgeslagen; e. archiefinventaris: Een overzichtelijk document waarin de archiefbestandsdelen zijn beschreven; f. archiefstuk: een document of verzameling van documenten welke in het archief is opgenomen en voorzien van een uniek nummer; g. beschikbaarstelling: Het op de studiezaal ter inzage verstrekken van archiefstukken; h. centrumgemeente: Delft, overeenkomstig artikel 2 van de regeling; i. collectiebeheersysteem: applicatie waarin de inventarissen van de archiefblokken in de archiefruimten doorzoekbaar en beheersbaar zijn; j.

dienstverleningsovereenkomst: de overeenkomst tussen de gemeente Delft en de regiogemeente, waarin afspraken zijn vastgelegd over de te leveren diensten en producten; k. e-depot: een digitaal archiefdepot voor het duurzaam beheren, bewaren en ontsluiten van digitale informatie; l. gemeentearchivaris: hoofd archiefbewaarplaats en toezichthouder over archief- en informatiebeheer van gemeente; m. studiezaal: fysieke openbare ruimte met bureaus om archiefstukken te kunnen raadplegen; n. regeling: de centrumregeling archiefbeheer gemeente Delft en het waterschap Hoogheemraadschap van Delfland;

Bijlage 2: Tarievenlijst 2026 wettelijke archiefdiensten en aanvullende diensten Dienst Archiefbeheer

Onderdeel Beheer van analoog archief (archiefbewaarplaats Gantel 21)

Kosten Opslag € 28,16 per meter Opslag met dienstverlening € 94,85 per meter (inclusief werkzaamheden studiezaal) Gemeenten: € 0,60 per inwoner (*) Anderen: t.z.t. te bepalen € 1500,-

Beheer van digitaal archief (edepot) Opslag digitaal archief, per Terabyte (e-depot) Publieke extra Archiefonderzoek Minimum afname 30 minuten € 59,32, dienstverlening Nalatenschapsonderzoek daarna per extra kwartier € 29,66 Toezicht Inspectie en formele advisering € 133,- uurtarief (senior) inspecteur Gemeentearchivaris Advies en Toezichthouder, onder € 133,- uurtarief andere de deelname aan Strategisch Informatie Overleg (*)= bedrag werkelijke kosten e-depot en ondersteuning. Inwonertal gemeente peildatum 1 januari 2025 Tariefstelling aanvullende diensten en producten Op basis van aparte afspraken (a.d.h.v. offertes) Dienst Kosten Acquisitie en beheer particulier archief Op afspraak en offertebasis Collectiebeheer (archiefbewerkingen, Archiefbewerkingen € 106,- per uur ompakken, restauratie en conservering) PM Materiaalkosten – op afspraak en offertebasis (Aanvullend) inspectieonderzoek € 133,- per uur (aspectinspectie, advies informatiebeheer) Educatie Op offertebasis (waarin inzet Educatiemedewerker voor het organiseren van de projecten: € 133,- per uur): 1. (Laten) ontwikkelen lesprogramma (lespakket). 2. Inzet educatietool schoollokaal.nl 3. Leveren docenten / geven van onderwijs Digitaliseringsprojecten Digitaliseringsprojecten worden uitgevoerd door externe partijen op offertebasis. Advisering/kaderstelling € 133,- per uur.

Historisch onderzoek en specialistisch € 133,- per uur archiefonderzoek  De uurtarieven zijn gebaseerd op de normbedragen die jaarlijks worden vastgesteld door de gemeente Delft, inclusief doorbelasting van overhead.  De overige tarieven worden geïndexeerd op basis van de memo Nominale Ontwikkelingen van de gemeente Delft, en zijn een combinatie van de ontwikkeling van prijzen, lonen en overheidsinvesteringen. De memo Nominale Ontwikkelingen is desgewenst in te zien.