Controleprotocol 2023def

Reg.nr. CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2023 VAN DE GEMEENTE DELFT 1. Inleiding

De Gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole en de daaruit voortvloeiende controleverklaring, dient de gemeenteraad een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit gebeurt door middel van het controleprotocol. Dit controleprotocol voor het controlejaar 2023 verschilt van de voorgaande jaren, vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college, die in de jaarrekening wordt opgenomen. Waar de accountant eerder een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording valt onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. 2. Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen bij deze controle en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Delft. 3. Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole

De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over:  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en activa en passiva;  de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording;  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;  de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in art 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De bij de controle uit te voeren werkzaamheden worden nader bepaald door:   

de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid GW (Besluit Accountantscontrole decentrale overheden, BADO); de Kadernota en adviezen van de Commissie BBV; de Richtlijnen voor de Accountantscontrole van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants.

4. Door de accountant te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Een fout in een jaarrekening kan ontstaan doordat bijvoorbeeld een jaarrekeningpost onvolledig is opgenomen, een toelichting ontoereikend is of dat een waarderingsgrondslag onjuist is. Een onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne controle. Hierdoor is achteraf niet meer vast te stellen of een bepaalde uitgave rechtmatig heeft plaatsgevonden of dat bepaalde baten volledig zijn verantwoord. In het BADO zijn minimumeisen voor de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening voorgeschreven. De goedkeuringstoleranties zijn bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring.

Minimumeisen goedkeuringstoleranties volgens het BADO Goedkeuringstoleranti Goedkeuren e d Fouten in de jaarrekening (% van ≤ 1% lasten) Onzekerheden in de ≤ 3% controle (% van lasten)

Beperkin g

Oordeelonthoudin Afkeuren g d

>1%<3%

-

≥ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Delft wordt de goedkeuringstolerantie gelijkgesteld aan de minimumeisen zoals opgenomen in de tabel. Dit betekent een tolerantie van 1% voor fouten (1% van de lasten inclusief reserves) en 3% voor onzekerheden (3% van de lasten inclusief reserves). Rapporteringstolerantie

1

Naast de goedkeuringstoleranties wordt een rapporteringstolerantie gehanteerd. De geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad. Bij de rapportering wordt een rapporteringstolerantie in acht genomen die bepalend is voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid. De rapporteringstolerantie wordt als volgt gedefinieerd: “Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen”. Voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Delft geldt als maatstaf voor de rapporteringstolerantie dat de accountant op het niveau van doelstellingen in de begroting elke fout of onzekerheid van € 200.000 of hoger rapporteert. Specifieke uitkeringen (SiSa-bijlage bij de jaarrekening) De verantwoording van de specifieke uitkeringen blijft onderdeel van de SiSa-bijlage (Single information Single audit) bij de jaarrekening. De controle en de oordeelsvorming door de accountant blijft daarom ongewijzigd toezien op de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSaregelingen.

Indien uit de controle van de accountant blijkt dat er onrechtmatig is gehandeld en de voorwaarden niet in acht zijn genomen, kan dit de oordeelsvorming door de accountant raken en leiden tot rapportering in het accountantsverslag. Dit kan ook leiden tot terugvordering van de specifieke uitkering door het Rijk. Ook de bijzondere bepalingen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden die gelden voor de SiSa, worden niet fundamenteel aangepast. Het ministerie van BZK heeft voorgeschreven dat de getrouwheid en rechtmatigheid van deze bijlage met dezelfde toleranties gecontroleerd dient te worden als de jaarrekening Wel geldt een specifieke rapporteringstolerantie. In onderstaande tabel zijn de specifieke toleranties opgenomen. Rapporteringstolerantie specifieke uitkeringen (SiSa) Omvang SISA

Rapporteringstolerantie

≤ € 125.000

€ 12.500

> € 125.000 en ≤ € 1 miljoen

10% van de specifieke uitkering

> € 1 miljoen

€ 125.000

De rapporteringtolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen en niet herstelde fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole. 5. Rapportering De accountant rapporteert naar aanleiding van de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole zoals hier onder aangegeven.

Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter, uit te brengen uiterlijk 1 december van het boekjaar.

Na afronding van de interimcontrole.

Mogelijke risico’s, verbeteren aandachtspunten betreffende de processen en procedures.

College

Raadsbrief: de belangrijke bevindingen uit de interimcontrole worden ook aan de gemeenteraad gemeld.

Raad

In de bevindingen en de controleverklaring wordt ingegaan op aspecten van getrouwheid (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college)

Raad

Accountantsverslag en controleverklaring behorende bij de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) uiterlijk medio mei van het kalenderjaar volgend op het boekjaar.

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

2