concept centrumregeling archiefbeheer 2025

Instellingsbesluit van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland houdende de regels omtrent archiefbeheer (Centrumregeling Archiefbeheer Stadsarchief Delft en omstreken) Geldend vanaf……

Centrumregeling Archiefbeheer Stadsarchief Delft en omstreken De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten -

Delft Rijswijk Pijnacker-Nootdorp Midden-Delfland

elk voor zover het hun bevoegdheden betreft; overwegende dat - er drie afzonderlijke gemeenschappelijke regelingen bestaan ter zake van het gemeentelijk archiefbeheer, namelijk tussen Delft en respectievelijk Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en MiddenDelfland; - dat deze regelingen tot stand zijn gekomen in 2002 en 2004 en dat deze sindsdien niet zijn gewijzigd en voorts dat vanwege onder meer wetswijzigingen, inflatie en ontwikkelingen op het gebied van Archiefbeheer het noodzakelijk is gebleken dat deze regelingen worden herzien en worden vervat in één nieuwe regeling; - de gemeente Delft met haar afdeling Erfgoed, team Stadsarchief over deskundigheid, faciliteiten en capaciteit beschikt voor het duurzaam bewaren en behouden van archief en in de Archiefwet 1995 vastgelegde taken; - de gemeenten Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland ter uitvoering van haar wettelijke taken met betrekking tot het archief- en informatiebeheer gebruik wensen te maken van de faciliteiten en capaciteiten van de gemeente Delft; - gelet op de aard van de uit te voeren taken gemeenten ervoor gekozen hebben om deze samenwerking in de vorm van een centrumregeling te formaliseren;

- de gemeenten in een dienstverleningsovereenkomst nadere afspraken wensen te maken voor de uitvoering van deze taken.

Gelet op de bepalingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet en de Archiefwet 1995; gezien de door de gemeenteraden verleende toestemming als bedoeld in artikel 1, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen; Besluiten Te treffen de

Centrumregeling Archiefbeheer Stadsarchief Delft en omstreken

HOOFDSTUK 1 INLEIDENDE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsbepaling a. ambtelijke werkgroep: een werkgroep, samengesteld uit ambtelijke vertegenwoordigers van deelnemende gemeenten; b. archiefbewaarplaats: archiefinstelling met wettelijk goedgekeurde archiefruimten; c. archiefwerkzaamheden: werkzaamheden die voortkomen uit wettelijk gestelde taken; d. centrumgemeente: de gemeente Delft, overeenkomstig artikel 2 van de regeling; e. college: het college van burgemeester en wethouders; f. dienstverleningsovereenkomst (DVO): de overeenkomst tussen de centrumgemeente en de regiogemeenten, waarin afspraken zijn vastgelegd over de te leveren diensten en producten; g. e-depot: een digitaal archiefdepot voor het duurzaam beheren, bewaren en ontsluiten van digitale informatie; h. gemeente: een deelnemende gemeente of de centrumgemeente; i. gemeentearchivaris: hoofd archiefbewaarplaats, Stadsarchief Delft, tevens toezichthouder over het archief- en informatiebeheer van de gemeente; j. regeling: de centrumregeling Archiefbeheer Stadsarchief Delft en Omstreken; k. regiogemeente: de gemeente Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp, of Midden-Delfland.

Artikel 2 Centrumregeling Met dit besluit wordt een centrumregeling opgericht genaamd ‘Centrumregeling Archiefbeheer Stadsarchief Delft en omstreken’, gevestigd te Delft, waarvan de gemeente Delft de centrumgemeente is. De centrumregeling is een lichte vorm van een gemeenschappelijke regeling.

Artikel 3. Bestuursvorm, belang en taken De regeling heeft tot doel: 1. het deelnemen van de raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland aan een gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 8, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen; 2. het door het college van de gemeente Delft tegen betaling van de kosten verlenen van diensten aan de colleges van de overige aan deze regeling deelnemende gemeenten; 3. het bevorderen van samenwerking tussen de deelnemers op het gebied van archiefbeheer en informatiebeheer; 4. het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis (door het opbouwen en beheren van een brede collectie (regionaal)historische bronnen en deze actief beschikbaar maken voor het publiek).

HOOFDSTUK 2: TAKEN EN BEVOEGDHEDEN Artikel 4. Taken van de centrumgemeente Het college van de gemeente Delft voert voor de regiogemeenten wettelijke taken uit op het gebied van het archief- en informatiebeheer die voortvloeien uit de Archiefwet 1995 hoofdstuk V. Deze taken worden tussen de gemeente Delft en elke regiogemeente separaat in een dienstverleningsovereenkomst nader uitgewerkt.

Artikel 5 Verplichtingen van de centrumgemeente 1. De centrumgemeente verricht archiefwerkzaamheden voor de regiogemeenten, zoals uitgewerkt in de DVO. 2. De centrumgemeente rapporteert en evalueert per regiogemeente ten minste één keer per jaar in een Strategisch informatieoverleg met de ambtelijk verantwoordelijke van de regiogemeente. 3. De centrumgemeente brengt jaarlijks in januari een managementrapportage over het voorgaande jaar uit. Hierin wordt gerapporteerd over de uitgevoerde werkzaamheden uit het vorige kalenderjaar. 4. De centrumgemeente stelt jaarlijks in overleg met deelnemende gemeenten in het laatste kwartaal een planning op over de uit te voeren werkzaamheden voor het komende kalenderjaar met een prognose van de te verwachten kosten.

Artikel 6. Taken van de deelnemers De regiogemeenten dragen zorg voor het volgende: a. het benoemen van de gemeentearchivaris van Delft tot gemeentearchivaris van de regiogemeente;

b. het aanwijzen van het Stadsarchief Delft als gemeentelijke archiefbewaarplaats voor de fysieke archiefbescheiden van de regiogemeente; c. het aanwijzen van het e-depot van het Stadsarchief Delft als digitale archiefbewaarplaats van de regiogemeente.

Artikel 7. Ambtelijke werkgroep De deelnemende gemeenten stellen een ambtelijke werkgroep in, die bestaat uit één of twee ambtenaren van elke deelnemende gemeente. De werkgroep vergadert structureel ten minste tweemaal per jaar. De centrumgemeente organiseert de vergaderingen, en wel op locatie van het Stadsarchief. Op initiatief van de regiogemeenten kan de werkgroep ook bijeen worden geroepen.

Artikel 8. Dienstverleningsovereenkomst 1. De werkzaamheden die de centrumgemeente uitvoert zijn nader omschreven en vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst met de regiogemeenten. Per regiogemeente wordt een dienstverleningsovereenkomst met de centrumgemeente gesloten. Deze dienstverleningsovereenkomsten zijn gelijkluidend voor alle deelnemende gemeenten wat betreft de wettelijke archief werkzaamheden, maar kunnen per deelnemende gemeente verschillen in nietwettelijke werkzaamheden. 2. De dienstverleningsovereenkomst wordt jaarlijks nagekeken en zo nodig geactualiseerd.

Artikel 9. Financiën. 1. De deelnemende gemeenten betalen jaarlijks aan de centrumgemeente de kosten van de geleverde diensten. 2. De berekeningswijze van de kosten wordt uitgewerkt in de dienstverleningsovereenkomst en de daarbij behorende tarievenlijst. 3. De uurtarieven van geleverde diensten zijn gebaseerd op de normbedragen die jaarlijks worden vastgesteld door de gemeente Delft. 4. De overige tarieven worden geïndexeerd op basis van de memo Nominale Ontwikkelingen van de gemeente Delft, en zijn een combinatie van de ontwikkeling van prijzen, lonen en overheidsinvesteringen.

HOOFDSTUK 4: EVALUATIE CENTRUMREGELING Artikel 10. Evaluatie 1. Deze regeling wordt éénmaal per vier jaar geëvalueerd. 2. De centrumgemeente zorgt ervoor dat één jaar vóór het tijdstip waarop een evaluatie zal plaatsvinden een aankondiging uitgaat naar de deelnemende gemeenten.

3. De centrumgemeente betrekt de regiogemeenten bij het opstellen van een plan van aanpak van de evaluatie met daarin een beschrijving van het onderwerp, de manier waarop en termijn waarbinnen de evaluatie wordt uitgevoerd. 4. De conclusies en aanbevelingen worden verwerkt door de centrumgemeente in een voorstel. Dit voorstel en de uitvoering daarvan worden betrokken in de evaluatiecyclus.

HOOFDSTUK 5: WIJZIGING, TOETREDING, UITTREDING EN OPHEFFING Artikel 11. Wijziging, opheffing, toetreding en uittreding. 1. Deze regeling kan worden gewijzigd dan wel opgeheven na een daartoe strekkend besluit van de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten. Een voorstel tot wijziging kan door elk van de deelnemende gemeenten afzonderlijk worden gedaan. 2. De wijziging of opheffing treedt in werking op de dag, volgend op die van opname van de betreffende besluiten in het register als bedoeld in artikel 26, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, tenzij een later tijdstip is bepaald. 3. Toetreding tot de regeling door andere organisaties behoeft de goedkeuring van de raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten. 4. Uittreding wordt niet tot uitvoering gebracht voordat tenminste zes maanden zijn verstreken sinds de bekendmaking van het voornemen daartoe aan de andere deelnemende gemeenten.

HOOFDSTUK 6: OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN Artikel 12. Duur van de regeling Deze regeling wordt getroffen voor onbepaalde tijd.

Artikel 13. Toezending en publicatie. 1. De centrumgemeente zendt deze regeling en alle eventuele wijzigingsbesluiten aan gedeputeerde staten van Zuid-Holland. 2. Het bestuur ban de centrum gemeente draagt op de gebruikelijke wijze, overeenkomstig artikel 26, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zorg voor de bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.

Artikel 14. Slotbepalingen. 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van opneming in het register als bedoeld in artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, waar de centrumgemeente de gegevens voor aanlevert. 2. Met inwerkingtreding van deze regeling worden de volgende gemeenschappelijke regelingen opgeheven:

a) de Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Rijswijk; b) de Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Pijnacker-Nootdorp; c) de Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Midden-Delfland. 3. Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Centrumregeling Archiefbeheer Stadsarchief Delft en omstreken’. Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Delft op XXX 2025

Dhr. drs. A. Pechtold burgemeester

Dhr. M. van der Kraan secretaris

Toestemmingsbesluit raad: