Businesscase project Prinsenhof

Businesscase Renovatie en restauratie

Prinsenhof Delft

Delft, 30 oktober 2023 versie 1.1 Eindrapport op basis van Definitief Ontwerp (d.d. 11 oktober 2023)

1

Voorwoord Museum Prinsenhof Delft is een museum met een nationaal verhaal. De cultuur- en kunsthistorische collectie is gevestigd in één van de best bewaarde middeleeuws kloostergebouwen van Nederland met een rijke en relevante geschiedenis. De kogelgaten, die het einde voor Willem van Oranje betekenden, zitten nog altijd in de muur en zijn voor iedere bezoeker te zien. Hier ligt de basis voor het ontstaan van ons land. Rondom die twee kogelgaten in de muur opende in 1948 Museum Prinsenhof Delft. De collectie van het museum omvat naast de geschiedenis van Willem van Oranje ook de schilderijen van de Delftse Meesters en het wereldberoemde Delftsblauw aardewerk. Bezoekers krijgen een bijzondere historische ervaring door de combinatie van het gebouw, de vaste collectie én tijdelijke tentoonstellingen. Juist het samenvloeien van het rijksmonument en collectie was voor de Rijksgebouwendienst reden het ensemble van het Prinsenhof en de Waalse kerk te bestempelen als een van de ‘Top 100 van de Nederlandse monumenten’. Museum Prinsenhof Delft willen we behouden voor het land én de stad. De staat van het gebouw – inrichting én voorzieningen - laat op dit ogenblik echter te wensen over. De laatste omvangrijke renovatie en restauratie (in 1948) is inmiddels ernstig gedateerd. Om Museum Prinsenhof Delft te behouden voor de toekomst is een grondige vernieuwing essentieel.

We willen het gebouw duurzamer en toegankelijker maken, de bezoekerservaring en de gastvrijheid naar een hoger plan tillen, restaureren én laten aansluiten op de hedendaagse museale eisen. Dit kan alleen als we eerst een restauratie uitvoeren om het monument te behouden. Onze ambitie vraagt om een duidelijke investering. Als we erin slagen dit geld bijeen te brengen, dan is de waarde voor het Nederlandse erfgoed en het nationale en internationale publiek onschatbaar.

2

Inhoudsopgave Voorwoord

2

Inhoudsopgave

3

1. Managementsamenvatting

4

1.1.

Wat willen we bereiken?

4

1.2.

Ontwerp-/ financieel kader

4

1.3.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

4

1.4.

Resultaten en bevindingen

5

1.4.1. Investeringsraming 1.4.2. Toekomstige exploitatie vanaf 2027 1.4.3. Kosten fondsenwerving 1.4.4. Ondernemingsplan Museum Prinsenhof 1.5. Maatschappelijke effecten

5 5 5 5 5

1.6.

5

Conclusies, voorstellen en verdere procedure

2. Contextbeschrijving

7

2.1.

Projectdoelstellingen

7

2.2.

Duurzaamheid

8

2.3.

Belangrijkste informatiebronnen

8

3. Investeringsraming

9

3.1.

Inleiding

9

3.2.

Investeringsraming

9

3.3.

Inflatie

10

3.4.

Sturing op budget

10

4. Dekking investering

11

4.1.

Gemeentelijke aandeel

11

4.2.

Schenking

11

4.3.

Fondsenwerving

12

4.3.1.

Kosten inzake fondsenwerving

5. Toekomstige exploitatie vanaf 2027

12 13

5.2.

Inleiding

13

5.3.

Dekkingsruimte voor de structurele lasten

13

6. Exploitatie museum tijdens sluiting

15

7. Risico’s

16

7.1.

Risico’s en beheersmaatregelen

16

7.2.

Risicoprofiel gemeentelijk weerstandsvermogen

18

7.3.

Belangrijkste beheersmaatregelen

18 3

1. Managementsamenvatting 1.1. Wat willen we bereiken? Wij willen het Prinsenhof als monumentaal complex en museum, inclusief tuin, toekomstbestendig en duurzaam maken door middel van renovatie en restauratie. We geven daarmee inhoud aan onze wettelijke plicht en goed rentmeesterschap om dit geliefde Delftse monument in stand te houden en aan onze verantwoordelijkheid om dit complex met zijn lokale en nationale betekenis te tonen aan het publiek. Samen met de geweldige bijdrage van Delftse familie Vlek en de deels nog te verwerven aanvullende financiële middelen middels fondsenwerving, krijgt het in het complex gevestigde Museum Prinsenhof Delft (MPD) de beschikking over een goed functionerend en toegankelijk gebouw met een goed museaal en verblijfsklimaat. 1.2. Ontwerp-/ financieel kader1 De totale kosten voor de renovatie- en restauratiewerkzaamheden worden geraamd op taakstellend € 38 miljoen. Dankzij een maximale2 investering van € 18 miljoen door de gemeente Delft en een uitzonderlijke particuliere schenking van € 10 miljoen door de Delftse familie Vlek is de basis gelegd voor de realisatie van de plannen. De gemeentelijke investering is bedoeld voor bouwkundige en installatietechnische maatregelen om het monument, Nederlands erfgoed in eigendom van de gemeente Delft, in stand te houden.

De schenking van de familie Vlek is specifiek bedoeld voor het toekomstbestendig maken van de museale functie en het versterken van de beleving van het monument. Aanvullend op de eigen gemeentelijke investering van € 18 miljoen en de schenking van €10 miljoen is fondsenwerving van € 10 miljoen noodzakelijk om: - meer ruimten te voorzien van museaal klimaat; - het verder verbeteren van de toegankelijkheid; - beter inpassen van het monument in zijn ruimtelijke omgeving; - het voorzieningenniveau voor bezoekers te verbeteren; - ambities in het kader van duurzaamheid te realiseren.

1.3. Wat hebben we daarvoor gedaan? Het definitief ontwerp (DO) is afgerond, zie Museum Prinsenhof Delft, definitief ontwerp, 11 oktober 2023 voor de ontwerptoelichting van de architect bij de inhoud van het ontwerp en de uitgangspunten. Bij dit DO is een investeringsraming opgesteld. Onderdeel van deze investeringsraming is de bouwkostenraming van de bij het project betrokken bouwkostenadviseur. De investeringsraming op hoofdlijnen en de bouwkostenraming zijn als bijlagen 1 en 2 aan deze businesscase toegevoegd. Voor het bepalen van de verwachtte structurele gebouw gebonden huisvestingslasten van de nieuwe situatie na oplevering, per 2027, heeft de bouwkostenadviseur een exploitatieraming opgesteld. Deze is door de projectleiding en de afdeling vastgoed getoetst, waarbij de ervaringen (begroting) van het onderhoud uit het verleden ook is meegenomen. Deze exploitatieraming is als bijlage 3 aan de businesscase toegevoegd. 1 2

Raadsvoorstel (notubiz.nl) https://delft.raadsinformatie.nl/document/10376479/1#search=%22amendement%20prinsenhof%22

4

1.4.

Resultaten en bevindingen

1.4.1.

Investeringsraming

Het taakstellende budget van €38 miljoen is voldoende om het project te realiseren. De huidige optelling van de investeringsraming ontstijgt de taakstellende € 38 miljoen met circa € 1,3 miljoen. Echter zitten in de aannames en reserveringen voldoende sturingsmiddelen om de taakstellende € 38 miljoen als uitgangspunt te handhaven. Uitzondering hierop zijn onvoorziene risico’s en bovenmatige inflatie (boven basisinflatie). Deze projectrisico’s zijn opgenomen in het gemeentelijk risicoprofiel. Voor een gedetailleerd overzicht van de overschrijding en de sturingsmiddelen, zie bijlage 4. 1.4.2.

Toekomstige exploitatie vanaf 2027

1.4.3.

Kosten fondsenwerving

1.4.4.

Ondernemingsplan Museum Prinsenhof

De verwachting momenteel is dat de jaarlijkse huisvestingslasten gemiddeld genomen met ca. € 450.000 oplopen. Dit is een toename van ca 28% t.o.v. de begroting van de 2024 maar in lijn met de aan het einde van het VO en bij het concept DO aangekondigde verwachtte stijging van ca. €400.000. De oorzaak ligt enerzijds in het feit dat de laatste renovatie circa 70 jaar geleden is uitgevoerd en anderzijds in het grotendeels ontbreken van een bij de publieks-/museumfunctie horende klimaatinstallaties. Kosten voor het onderhouden en op den duur vervangen van klimaatinstallaties veroorzaken het grootste deel van de toename in kosten. Dekking van de hogere structurele lasten van € 450.000 wordt gevonden met ingang van 2027 door het inzetten van voordelen die ontstaan bij het nadere onderzoek naar de structurele beheersbaarheid van de programmabegroting.

De kosten voor het verkrijgen van fondsen en subsidies dienen vanuit de verworven fondsen gedekt te worden. De totale target voor de fondsenwerving wordt verhoogd met de kosten voor de werving.

De museale exploitatie van 2027, gebaseerd op 115.000 bezoekers, laat een sluitende begroting zien met inachtneming van een jaarlijkse taakstelling voor het museum om € 279.000 ten behoeve van het tentoonstellings- en educatieprogramma via fondsen/sponsoren te financieren. 1.5. Maatschappelijke effecten Voor de duiding van de maatschappelijke effecten wordt verwezen naar het ondernemingsplan van het museum ‘’Ondernemingsplan een nieuw Museum Prinsenhof Delft 2027 - 2031”, Museum Prinsenhof Delft, zie bijlage 5. 1.6. Conclusies, voorstellen en verdere procedure 1. Er ligt een gedragen ontwerp, dat binnen de beschikbare middelen te realiseren is. De investeringsbegroting biedt voldoende ruimte en sturingsmogelijkheden. 2. De investeringsraming heeft prijspeil september 2022. De basisinflatie vanaf dat moment tot einde werk wordt gedekt uit de post ‘’onvoorzien’’ binnen het project.

5

3. De toekomstige ontwikkeling van bovenmatige inflatie en marktomstandigheden zijn lastig voorspelbaar. Deze projectrisico’s zijn opgenomen in het gemeentelijk risicoprofiel. 4. Dekking van de hogere structurele lasten van € 450.000 met ingang van 2027 wordt verkregen uit het inzetten van de voordelen die ontstaan bij het nadere onderzoek naar de structurele beheersbaarheid van de programmabegroting. 5. Het museum heeft binnen haar begroting vanaf 2027 een taakstelling om per jaar € 279.000 extern geld aan te trekken (fondsen/sponsoren) om de volledige beoogde programmering te kunnen draaien. 6. Na een positief besluit van de gemeenteraad zal gestart worden met het technisch ontwerp, gevolgd door de aanbesteding en realisatie van het project. Het investeringskrediet wordt hiermee beschikbaar gesteld.

6

2. Contextbeschrijving 2.1. Projectdoelstellingen De integrale ontwerpopgave Prinsenhof heeft als doel om het monumentale complex Prinsenhof, inclusief de bijbehorende tuinen, toekomstbestendig, toegankelijk en duurzaam te maken. Hiermee geeft de gemeente invulling aan haar wettelijke plicht en goed rentmeesterschap om dit geliefde Delftse monument in stand te houden en aan haar verantwoordelijkheid om dit complex met zijn lokale en nationale betekenis te tonen aan het publiek. Daarnaast krijgt het in het complex gevestigde Museum Prinsenhof Delft (MPD) door de renovatie de beschikking over een goed functionerend en toekomstbestendig gebouw. Een museum met aantrekkelijke en kwalitatief hoogstaande tentoonstellingen en publieksactiviteiten die herhaalbezoeken genereren voor de stad Delft. Dit is van waarde voor de aantrekkingskracht van de stad: voor bewoners, voor bezoekers en daarmee ook voor de lokale economie van de stad. Daarnaast wordt er een inspirerende ontmoetingsplek gecreëerd van belangrijke verbindende en educatieve waarde waar ook de Delftenaren zich thuis voelen. Ook de dagelijkse beleving van de ruimte rondom het monument Prinsenhof als bijzonder ensemble zal versterkt worden.

De integrale ontwerpopgave Prinsenhof is grofweg onder te verdelen in drie, met elkaar samenhangende, ontwerpopgaven: • de renovatie/restauratie van het Prinsenhof; • de herinrichting van het museum; • de herinrichting van de aangrenzende tuinen: de binnentuin en de Prinsentuin. In het ontwerptraject van de buitenruimte is ook het Sint Agathaplein integraal meegenomen. Uitgangspunt voor het ontwerp renovatie en restauratie is het raadsvoorstel “Van visie naar ontwerp Prinsenhof Delft: start Ontwerpfase” d.d. 4 juni 2021 dat in de raadsvergadering van 6 juli 2021 is aangenomen. De renovatie/restauratie opgave bestaat uit de volgende hoofdonderdelen: 1. Het toekomstbestendig maken van het monument door: • Onderhoud van het monumentale complex; • Renovatie en restauratie van het monumentale complex; • Verduurzaming van het monumentale complex. 2. Het toekomstbestendig maken van het monument door versterking van de huidige publieksfunctie MPD door: • Het realiseren van hoogwaardig museaal klimaat in de vaste en wisseltentoonstellingsruimten en een goed verblijfsklimaat voor de bezoeker; • Versterking van de hedendaagse bezoekersfaciliteiten en educatieruimten; • Verbetering van de vindbaarheid van het museum; • Verbetering van de museale beleving door een goede routing; • Verbetering van de toegankelijkheid voor mindervalide mensen; • Verbetering van de verhuurbare ruimten; 7

•

Het beter inzetten van de al beschikbare ruimten zoals de Waalse Kerk en de Prinsenkelder.

2.2. Duurzaamheid Duurzaamheid vormt een specifiek thema in het project. Allereerst is het huisvesten van een hoogwaardige, toekomstbestendige publieksfunctie zoals het museum essentieel voor het waarborgen van een duurzaam en toekomstbestendig monument. Daar waar nieuwe materialen nodig zijn neemt het DO als uitgangspunt dat in eerste instantie wordt gekeken naar het gebruik van vrijgekomen materialen door de verbouwing van het Prinsenhof. Binnen het ontwerp wordt dan ook gesproken over oogsttekeningen in plaats van slooptekeningen. Het interne hergebruik van materialen is een veel toegepast concept binnen het Prinsenhof over de jaren heen. Waar het niet mogelijk is, worden voornamelijk circulaire of bio-based materialen toegepast. Het huidige museum heeft een zeer beperkte klimaatinstallatie met nauwelijks voorzieningen voor ventilatie en stookt op gas voor haar warmte. Het DO gaat uit van een gasloos ontwerp (all electric) en voegt meerdere energiezuinige installaties toe, zoals een Warmte Koude Opslag in combinatie met een warmtepomp. Hiermee kan een goed (museaal)klimaat worden gecreëerd voor de eigen collectie, bruikleenobjecten, bezoekers en medewerkers. In combinatie met het na-isoleren van de gebouwschil en het toepassen van achterzetramen wordt zuinig omgegaan met de opgewekte energie voor warmte en koude.

Voor een overzicht van alle duurzaamheidsmaatregelen wordt verwezen naar pagina 65 van de ontwerptoelichting Museum Prinsenhof Delft, definitief ontwerp, 11 oktober 2023 . Op pagina 66 van dit document is een duurzaamheidswiel opgenomen hierin wordt de impact van de duurzaamheidsmaatregelen grafisch weergegeven. 2.3. Belangrijkste informatiebronnen • Raadsvoorstel “Van visie naar ontwerp Prinsenhof Delft: start Ontwerpfase” d.d. 4 juni 2021 • Fasedocument Voorlopig Ontwerp Renovatie Restauratie Prinsenhof Delft; • Ontwerptoelichting Museum Prinsenhof Delft, definitief ontwerp, 11 oktober 2023; • Programmabegroting 2024-2027; • Investeringsraming DO-fase, d.d. 19 oktober 2023 – Bijlage 1; • Memo toelichting sturingsmiddelen investeringskosten, d.d. 11 oktober 2023 – Bijlage 4; • Bouwkostenraming DO-fase v1.2, d.d. 11 oktober 2023 – Bijlage 2; • Exploitatieberekening DO-fase v1.3, d.d. 10 oktober 2023 – Bijlage 3; • Ondernemingsplan een nieuw Museum Prinsenhof Delft 2027 – 2031– Bijlage 5.

8

3. Investeringsraming 3.1. Inleiding Het investeringsbudget is vastgesteld op € 38 miljoen. De investeringsraming bestaat, naast de hoofdpost bouwkosten, uit de volgende overige posten: de honoraria van de ontwerpers, de leges en aansluitkosten, de interne gemeentelijke kosten, de dekking voor onvoorzien, de niet verrekenbare btw. Op basis van de huidige inschattingen is het budget voldoende voor de realisatie van de plannen. De hoofdpost bouwkosten is de voornaamste post in de investeringsraming en een groot aantal van de overige posten hebben een directe relatie met de bouwkosten: een groot, complex project vraagt veel onderzoek en inzet van ontwerpende en adviserende disciplines en om een forse inzet aan de kant van de gemeentelijke opdrachtgever. Ook posten zoals de verschuldigde leges en de post onvoorzien zijn direct gerelateerd aan de hoogte van de post bouwkosten. 3.2.

Investeringsraming

De totale investeringskosten geven de onderstaande verdeling op posten A t/m G. OMSCHRIJVING

BUDGET

PROGNOSE

SALDO

A1

BOUWKOSTEN

€ 20.977.500

€ 21.400.000

€ -425.000

A2.2

MUSEALE INRICHTING

€ 1.640.000

€ 2.772.500

€ -1.132.000

A2.2

OVERIGE INRICHTING

€ 1.460.000

€ 1.642.500

€ -182.500

A3

BUITENRUIMTE*

€ 672.500

€ 672.500

€0

B

LEGES EN AANSLUITKOSTEN

€ 370.000

€ 305.000

€ 65.000

C

HONORARIA ONTWERP/ADVIES**

€ 3.440.000

€ 3.190.000

€ 250.000

D

GEMEENTELIJKE KOSTEN***

€ 4.160.000

€ 4.132.500

€ 27.500

E

ONVOORZIEN

€ 4.900.000

€ 4.767.500

€ 132.500

F

FRICTIE- EN VERHUISKOSTEN

€ 250.000

€ 250.000

€0

G

NIET VERREKENBARE BTW

€ 130.000

€ 130.000

€0

€ 38.000.000

€ 39.265.000

€ -1.262.500

TOTAAL (excl. BTW)

Bedragen afgerond op € 2.500 * Uitsluitend Prinsentuin en binnentuin zijn gebudgetteerd. Het Sint Agathaplein is budgettair nog niet voorzien. ** inclusief directievoering, toezicht en het verrichten van benodigde onderzoeken. *** Interne salariskosten, communicatie, participatie, second opinion en contracten. Veronderstellingen en aannames - De raming van de bouwkosten is gebaseerd op het prijspeil september 2022. In de investeringsraming is binnen de post onvoorzien een reservering meegenomen van € 1,5 miljoen, waarmee de te verwachten basisinflatie gedekt kan worden; De prijsstijging hoger dan de basisinflatie is een onderdeel van het gemeentelijk risicoprofiel. Hiervoor is in de Programmabegroting een reservering opgenomen. 9

-

Voor de onzekerheid die in deze fase nog in het ontwerp en verloop van het project zit is in de investeringsraming, naast de reservering voor nadere uitwerking in de bouwkostenraming, een post onvoorzien van 10% van de investeringsraming opgenomen.

3.3. Inflatie Als reguliere prijsindexatie per jaar wordt 2% aangenomen. De indexatie t/m januari 2023 (3 maanden) is daarmee 0,5%. De indexatie van januari 2025 t/m januari 2027 loopt terug, omdat de aanbesteding in januari 2025 is en het merendeel van de inkoopopgave (in totale euro’s) van de aannemer aan de voorkant van zijn bouwopgave zit. Dit levert onderstaande berekening op:

De bovenmatige inflatie is onderdeel van het gemeentelijk risicoprofiel. De bovenmatige inflatie is geprognotiseerd op circa € 2,2 miljoen, zie onderstaand. De (bovenmatige)inflatie wordt gemonitord gedurende het project. DO (prijspeil 07-2022) Beveiliging 07-2022 tot 08-2023 08-2023 tot 12-2024 01-2025 tot 12-2026

€ 21.050.000 € 820.140 €21.870.140 € 22.110.711 101,10% € 22.796.143 103,10% € 25.577.273 112,20%

Inflatie totaal Regulier indexatie Bovenmatige inflatie

€ 3.707.133 € -1.500.000 € 2.207.133

3.4. Sturing op budget De huidige optelling van de investeringsraming ontstijgt de taakstellende € 38 miljoen. Echter zitten in de aannames en reserveringen voldoende sturingsmiddelen om de taakstellende € 38 miljoen als uitgangspunt te handhaven. De geprognotiseerde ontstijging en de sturingsmiddelen op het investeringsbudget staan beschreven in de memo ‘’Toelichting sturingsmiddelen investeringskosten, d.d. 11 oktober 2023’’ welke als bijlage 4 is opgenomen.

10

4. Dekking investering 4.1. Gemeentelijke aandeel Voor de gemeentelijke opgave is € 17.905.000, afgerond € 18 miljoen beschikbaar. Dit bedrag komt uit een combinatie van reserves, voorziening en periodieke vervangingsinvesteringskredieten: Bestemmingsreserve project Prinsenhof Onderhoudsvoorziening Vastgoed Budget investeringsplan Museum Totaal gemeentelijk budget

€ 15.000.000 € 2.000.000 € 900.000 € 17.900.000

Bij de programmabegroting 2020 is € 15 miljoen gereserveerd voor de ruimtelijke ontwikkelingsvisie voor het Prinsenhof(gebied). Binnen de onderhoudsvoorziening van de afdeling Vastgoed is € 2 miljoen beschikbaar. Aanvullend is voor het waarborgen van de bedrijfszekerheid voor in de periode tot aan de renovatie, € 0,9 miljoen gereserveerd. Hierop is reeds €160.000 aan noodzakelijk onderhoud uitgegeven. Het restant saldo is betrokken bij de verwachte stijging van de huisvestingslasten vanaf 2027. Het museum houdt continue haar beveiligingsinstallaties up-to-date en heeft hiervoor periodieke investeringskredieten voor o.a. updaten van de vaste tentoonstelling, de vervanging van inrichting en beveiligingsinstallaties. Doordat binnen de verbouwingsplannen de beveiligingsinstallatie uitgebreid en vernieuwd en er een nieuwe vaste tentoonstelling en interieur komt, wordt tot sluiting van het museum voor de verbouwing alleen het hoogstnoodzakelijke vervangen. Hierdoor ontstaat incidenteel ruimte doordat het afschrijvingsbudget niet volledig wordt benut. De inschatting nu is dat de komende 4 jaar (2023-2026) maximaal € 0,89 miljoen aan afschrijvingen bespaard kan worden. Een deel van gedane investeringen in inrichting en beveiliging van het pand zal mogelijk moet worden gedesinvesteerd.

Deze mogelijke desinvestering zal in de vervolgfase inzichtelijk en financieel worden gemaakt en in het projectbudget worden opgevangen. 4.2. Schenking De schenking van de familie Vlek bedraagt € 10 miljoen. De schenking is bedoeld voor de versterking van de museale functie in brede zin, waaronder het aanbrengen van museaal klimaat, verbetering van logistiek en toegankelijkheid (onder andere door middel van liften, nieuwe entree en routing), verbetering van de beleving van het monument en de buitenruimte (waaronder onder meer wordt begrepen opwaardering voorzieningenniveau: tuin, zalen, educatie en horeca). De schenking is niet bedoeld voor de restauratie en het verhelpen van het achterstallig onderhoud van Museum Prinsenhof Delft. De schenking is daartoe afzonderlijk geadministreerd (middels een voorziening) in verband met de achtergrond van de schenking. 11

4.3. Fondsenwerving De strategie Fondsenwerving van het project is zoveel mogelijk aanvullende financiering te genereren. De gemeente heeft zich door verschillende adviseurs op dit terrein (lobbyisten, subsidie specialisten en fondsenwervers) laten adviseren. We onderkennen verschillende geefgroepen met elk een eigen aanpak en richtbedrag. De geefgroepen zijn: 1. Publiek: EU, Rijk en Provincie, specifieke bijdragen en algemene bijdragen zoals DUMAVA, SIM en EFRO. 2. Privaat: fondsen, loterijen, particuliere bijdragen en bedrijfssponsoren. Een nadere specificatie van de geefgroepen en richtbedragen is op verzoek vertrouwelijk in te zien. Doorlopend wordt de haalbaarheid beschouwd. Desalniettemin moet er rekening gehouden worden met de mogelijkheid dat het bedrag niet, niet volledig of niet tijdig voor de voortgang van het project met subsidies en fondsenwerving bijeen gebracht wordt. Hiervoor is in de bij de Kadernota 2023 een ‘reservering’ binnen de algemene reserve gevormd van € 10 miljoen. 4.3.1.

Kosten inzake fondsenwerving

De organisatie van de fondsenwerving kost geld en tijd. Daarnaast is het gebruikelijk om een tegenprestatie te leveren in de periode na de opening (bijvoorbeeld vrijkaarten, evenementen). Uitgangspunt binnen de investeringsbegroting is dat de kosten voor de fondsenwerving vanuit de fondsenwerving wordt gefinancierd. De target voor de fondsenwerving ligt daarmee hoger dan de €10 miljoen die binnengehaald moet worden om het projectbudget te dekken.

12

5. Toekomstige exploitatie vanaf 2027 5.2. Inleiding Het project brengt voor de gemeente hogere structurele lasten met zich mee. Zo leidt de investering in een grote uitbreiding van nieuwe installaties tot kosten omdat deze in de toekomst vervangen en onderhouden moeten worden. Onderstaande tabel geeft inzicht in de verwachte exploitatie vanaf 2027 in vergelijking met het huidige niveau van de programmabegroting 2024-2027. Op het moment dat deze bedragen in de programmabegroting zijn opgenomen worden verdere prijsstijgingen meegenomen middels de nominale ontwikkelingen.

Som van Bedrag lasten jaar 2027 MC&D algemeen € 330.425 C&P educatie € 231.157 C&P Algemeen € 1.007.629 C&P tentoonstellingen € 820.018 MC&D Commercieel € 301.381 MPD bedrijfsvoering € 460.531 MPD huisvesting € 1.601.408 MPD Publieksontvangst € 333.455 C&P Inclusiviteit € 25.020 MC&D Development € 95.650 Taakstelling € € 5.206.674

Prognose Bedrag lasten jaar 2027 € 452.967 € 259.098 € 1.142.642 € 853.595 € 324.588 € 582.674 € 2.054.322 € 396.254 € 25.020 € 120.650 € € 6.211.811

Toelichting afkortingen MC&D algemeen C&P educatie C&P Algemeen C&P tentoonstellingen MC&D Commercieel MPD bedrijfsvoering MPD huisvesting MPD Publieksontvangst C&P Inclusiviteit MC&D Development

Verschil lasten € € € € € € € € € € € €

122.542 27.941 135.013 33.577 23.207 122.143 452.914 62.799 25.000 1.005.137

Som van Bedrag baten jaar 2027 € € -41.145 € € -636.731 € -388.073 € € € € € € € -1.065.949

Prognose Bedrag baten jaar 2027 € € -74.947 € € -802.281 € -463.961 € € € € € € -279.000 € -1.620.189

Verschil baten € € € € € € € € € € € €

Saldo

-33.802 -165.550 -75.888 -279.000 -554.240

€ € € € € € € € € € € €

Marketing, Communicatie & Development - Algemeen Collectie & Presentatie - Educatie Collectie & Presentatie - Algemeen Collectie & Presentatie - Tentoonstellingen Marketing, Communicatie & Development - Commercieel Museum Prinsenhof Delft - Bedrijfsvoering Museum Prinsenhof Delft - Huisvesting Museum Prinsenhof Delft - Publieksontvangst Collectie & Presentatie - Inclusiviteit Marketing, Communicatie & Development

Veronderstellingen en aannames - De scope betreft een exploitatieduur van 40 jaar. Het gaat dus om een gemiddeld bedrag over 40 jaar vanaf opening, dus vanaf 2027. 5.3. Dekkingsruimte voor de structurele lasten Na de heropening in verband met de renovatie nemen de structurele lasten met ingang van 2027 per saldo toe met € 450.000 e.e.a conform het advies van afdeling Vastgoed “Vastgoedexploitatie Prinsenhof Definitief Ontwerp 1.3 met wijzigingen”. Dit bedrag is opgenomen in de totale exploitatie in paragraaf 5.2. Dit is in lijn met de aan het einde van het VO en bij het concept DO aangekondigde verwachtte stijging van ca. €400.000. In de uitgangspunten die hebben bijgedragen tot het saldo van € 450.000 zijn de volgende elementen verdisconteerd: 13

122.542 -5.861 135.013 -131.973 -52.681 122.143 452.914 62.799 25.000 -279.000 450.897

1. 2. 3.

Een verrekening vanuit de onderbesteding aan onderhoud van het Prinsenhof tijdens de sluiting. Dekking van prijsstijgingen op basis van het in de programmabegroting opge-nomen risicoprofiel. Een taakstelling voor het museum om jaarlijks (sponsor) gelden voor tentoonstellingen c.a. te verwerven van € 279.000.

De hogere exploitatielasten zijn het gevolg van de totale investering van € 38 miljoen, waarmee er naast een renovatie ook uitbreidingen aan (gebouw)installaties plaatsvinden, met het daarbij behorende beheer. De kapitaallasten van deze investering zijn (na aftrek van de gulle bijdrage van de familie Vlek) voorzien in de begroting van de gemeente, o.a. via de bestemmingsreserve dekking kapitaallasten. De gemeente Delft investeert de komende jaren op allerlei terreinen, waaronder ook in gemeentelijk vastgoed en in de buitenruimte. Als onderdeel van deze investeringen wordt er kritisch gekeken naar de lasten van de nieuwe, lopende en gerealiseerde investeringen. Onderwerp van onderzoek is gebruiksduur van kapitaalgoederen in Delft. Dit alles komt samen in de onderzoeken die plaatsvinden naar de structurele beheersbaarheid van de programmabegroting van de gemeente met name richting het jaar 2027. Richting dat jaar 2027 heeft de financieringssystematiek voor gemeenten behoorlijke gevolgen voor het reëel financieel evenwicht. De stijging van de exploitatielasten van het museum moeten ook in dat licht worden bezien. Een eerste verkenning van een aanpassing van de gebruiksduur van kapitaalgoederen, en de bijbehorende berekening van het effect daarvan op de totale afschrijvingslasten in de programmabegroting, laat een voordeel zien.

Dit voordeel biedt mogelijk de ruimte voor het opvangen van de hogere exploitatielasten. Het op deze manier inzetten van deze ruimte onttrekt zich daarmee wel aan integrale afweging van middelen, zoals deze bij behandeling van een kadernota gebruikelijk is. Er zijn echter ook op andere onderdelen voordelen en nadelen te verwachten. Aan een financieel totaalbeeld wordt momenteel gewerkt, zodat er voor het college inzicht is in de ontwikkelingen van het reëel en structureel financieel evenwicht en in de hoogte van de algemene reserve. Immers, bij dit investeringsvoorstel is ook een reservering betrokken vanuit de algemene reserve van € 10 miljoen, als mogelijke dekkingsbron van deze investering. Deze € 10 miljoen is niet geheel nodig aangezien door de fondsenwerving inmiddels een deel van dit bedrag is toegekend.

14

6. Exploitatie museum tijdens sluiting Tijdens de sluiting zal het museum activiteiten ontplooien om zichtbaar te blijven in de stad. Daarnaast lopen de voorbereidende werkzaamheden voor de herpositionering, heropening en fondsenwerving. De inkomsten zullen in deze periode afnemen. Echter ook een belangrijk deel van de kosten nemen af. Verwachting en uitgangspunt voor de begroting van het museum is in onderstaande tabel weergegeven:

Som van Bedrag lasten jaar 2025 MC&D algemeen C&P educatie C&P Algemeen C&P tentoonstellingen MC&D Commercieel MPD bedrijfsvoering MPD huisvesting MPD Publieksontvangst C&P Inclusiviteit MC&D Development

€ € € € € € € € € € € €

330.425 231.157 1.007.629 820.018 301.381 460.531 1.294.628 333.455 25.020 95.650 4.899.894 -

Som van Bedrag lasten jaar 2026 MC&D algemeen C&P educatie C&P Algemeen C&P tentoonstellingen MC&D Commercieel MPD bedrijfsvoering MPD huisvesting MPD Publieksontvangst C&P Inclusiviteit MC&D Development

€ € € € € € € € € € €

330.425 231.157 1.007.629 820.018 301.381 460.531 1.333.303 333.455 25.020 95.650 4.938.569

Prognose Bedrag lasten jaar 2025 sluit € 330.425 € 231.157 € 1.007.629 € 530.419 € 64.465 € 366.681 € 830.883 € 333.455 € 25.020 € 95.650 € 3.815.784 € -

Som van Bedrag lasten jaar 2026 sluit € 330.425 € 231.157 € 1.007.629 € 530.419 € 64.465 € 366.681 € 869.558 € 333.455 € 25.020 € 95.650 € 3.854.459

Kostenbesparing 2025

Som van Bedrag baten jaar 2025

€ € € € -289.599 € -236.916 € -93.850 € -463.745 € € € € -1.084.110

€ € -41.145 € € -636.731 € -388.073 € € € € € € -1.065.949 € -

Kostenbesparing 2026

Som van Bedrag baten jaar 2026

€ € € € -289.599 € -236.916 € -93.850 € -463.745 € € € € -1.084.110

€ € -41.145 € € -636.731 € -388.073 € € € € € € -1.065.949

Prognose Bedrag baten jaar 2025 sluit € € -41.145 € € € € € € € € € -41.145 € -

Som van Bedrag baten jaar 2026 sluit € € -41.145 € € € € € € € € € -41.145

Inkomstenderving 2025 € € € € € € € € € € €

636.731 388.073 1.024.804

Inkomstender ving 2026 € € € € € € € € € € €

636.731 388.073 1.024.804

Toelichting MC&D algemeen Nvt C&P educatie Programmering handhaven, handhaven rondleiders C&P Algemeen Nvt C&P tentoonstellingen Geen opbrengst uit tickets, geen onderhoud audiovis. middelen, tijdelijk verlagen TT budget, vermindering personele inzet MC&D Commercieel Geen verhuur, vermindering personele inzet, inkoopkosten tbv verhuur vervallen tijdelijk MPD bedrijfsvoering Vermindering personele inzet, verruiming opleidingsbudget, verlaging onderhoud ticketsysteem MPD huisvesting Onderhoud vervalt, deel van het budget gebruiken tbv externe locatie MPD Publieksontvangst Nvt C&P Inclusiviteit Nvt MC&D Development Nvt

15

7. Risico’s 7.1. Risico’s en beheersmaatregelen Belangrijkste maatregel om risico’s te beheersen is het maken van een goed plan met een goede begroting. De risico’s zijn daarnaast opnieuw geïnventariseerd middels een ambtelijke en bestuurlijke risicosessie, met gebruikmaking van de tool RiskID. De actualisatie heeft geleid tot de volgende top 10 aan geïdentificeerde risico’s. Kans/ Impact Waarde Label 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5

Legenda Heel laag Laag Middel Hoog Heel hoog

Risicodossier Museum Prinsenhof Delft Ongewenste gebeurtenis

Risicoscore

Categorie

Kans

ID

Impact

Huidig Risico Project fase

98 Financieel

Bovenmatige inflatie

4

5

20 * 4. Definitief ontwerp

93 Technisch

4

4

16 * 6. Uitvoeringsfase

54 Politiek

Tijdens de verbouwing worden - verborgen gebouwgebreken - zichtbaar De besluitvorming stagneert

1

5

5 * 4. Definitief ontwerp

92 Financieel

Marktwerking (interesse)

3

4

12 * 5. Technisch ontwerp

81 Juridisch

3

3

9 * 6. Uitvoeringsfase

65 Technisch

Schoolstraat 1, de woning is niet tijdig beschikbaar Leveringsproblemen voor het materiaal

3

3

9 * 6. Uitvoeringsfase

91 Juridisch

Doorlooptijd vergunningentraject

2

4

8 * 6. Uitvoeringsfase

64 Financieel

De aannemende partij gaat failliet

2

4

8 * 6. Uitvoeringsfase

97 Organisatorisch

Projectorganisatie niet meer 'fit for use'

2

3

6 * 4. Definitief ontwerp

94 Juridisch

Zakelijk geschil tijdens uitvoeringsfase

2

3

6 * 6. Uitvoeringsfase

16

De risico’s landen in het gemeentelijk risicodossier en worden iedere projectfase geactualiseerd. Voor alle risico’s zijn beheersmaatregelen benoemd, zie onderstaand tabel.

Risicodossier Museum Prinsenhof Delft ID

Categorie

Ongewenste gebeurtenis

Maatregelen

98 Financieel

Bovenmatige inflatie

1. Actualiseren van het gemeentelijk risicoprofiel

93 Technisch

Tijdens de verbouwing worden - verborgen gebouwgebreken - zichtbaar

1. Bij planning op anticiperen 2. Onderzoeken wat de kans van optreden is in de ontwerpfase

54 Politiek

De besluitvorming stagneert

92 Financieel

Marktwerking (interesse)

1. Alternatieve planning besluitvorming voorbereiden 2. Uitwerken van terugvalopties/ alternatieve scenario's 1. Ervaringen benutten om de juiste verwachtingen te krijgen (nb) risico kan wellicht niet helemaal met maatregelen beheerst worden 2. De aanbestedingstrategie bepalen i.r.t. dit risico

81 Juridisch

1. Geen maatregelen, risico accepteren

65 Technisch

Schoolstraat 1, de woning is niet tijdig beschikbaar Leveringsproblemen voor het materiaal

91 Juridisch

Doorlooptijd vergunningentraject

1. Intern integraal werken en afstemming zoeken. 2. Aanvullend bouwhistorisch onderzoek uitvoeren.

64 Financieel

De aannemende partij gaat failliet

1. Risico voorlopig parkeren. Vraagt aandacht in het selectieproces. Het is van groot belang alle mogelijke middelen in te zetten om, voor zover mogelijk, goede inzage te hebben en te houden in financiële situatie van de aannemers

97 Organisatorisch

Projectorganisatie niet meer 'fit for use'

94 Juridisch

Zakelijk geschil tijdens uitvoeringsfase

1. Goede balans tussen intern/extern. 2. Selecteren op kwaliteit en ervaring. 3. Investeren in goed doordacht projectplan, projectorganisatie en samenwerking gemeente/museum. 1. Bij gunning samenwerking en gezamenlijke doelstelling nadrukkelijk bespreken en vastleggen middels principes en uitgangspunten.

1. Aannemers tijdens consultatie periode (voorafgaand aan aanbesteding) vragen om reflectie op ontwerp i.r.t. levertijden van materialen.

17

7.2. Risicoprofiel gemeentelijk weerstandsvermogen Het project maakt als complex kerndossier deel uit van het risicoprofiel van de gemeente Delft. In het gemeentelijk risicoprofiel is hiervoor een reservering van € 5 miljoen opgenomen, zie onderstaande tabel.

Het risicoprofiel ziet op het opvangen van financiële effecten die veroorzaakt worden door exogene factoren die een risico vormen voor de realisatie van het project. Hierbij moet worden gedacht aan onder meer: excessieve prijsstijgingen (indexering), marktwerking, verborgen gebouwgebreken, enzovoorts. In 2023 is een risicoanalyse gemaakt die op basis van het projectverloop in de komende jaren periodiek zal worden geactualiseerd. 7.3.

Belangrijkste beheersmaatregelen

Beschikbaar budget voor onvoorzien Het budget voor onvoorzien is gebaseerd op een gangbaar percentage van 15% zijnde € 4,9 miljoen. Hiervan is € 1,5 miljoen toegewezen aan “reguliere” prijsstijgingen waarmee het budget voor onvoorzien nu nog circa 10%, €3,3 miljoen, bedraagt. Tevens is in de bouwkostenraming een post voor nadere uitwerking opgenomen. Deze post bedraagt ca. € 780.000. Terugvalopties Bij het besluit in 2021 van de Raad, om het project Prinsenhof verder uit te werken op basis van een investering van € 38 miljoen, is een amendement opgenomen om afschaalopties in beeld te brengen. In de uitwerking van het DO zijn 9 afschaalopties opgenomen. Niet alle afschaalopties kunnen in combinatie met elkaar worden doorgevoerd in verband met overlap. In totaal bedraagt het maximaal effect op de investeringskosten €3,9 miljoen. De dekking van het project is voldoende en zodoende is er geen noodzaak de afschaalopties te gebruiken voor het verlagen van de investeringslasten. Het afschalen zou gepaard gaan met grote gevolgen tentoonstellingsprogrammering (museale kwaliteit), duurzaamheid, toegankelijkheid, logistiek, uitstraling, samenwerking en de exploitatie van het museum. Daarmee doen de terugvalopties altijd afbreuk aan initiële doelstellingen en ambities.

Tevens kan het zijn dat fondsen en geldgevers die bijdragen aan een volledig ontwerp, overwegen hun bijdrage te verminderen. Tot slot gaan alle afschaalopties gepaard met herontwerp en daarmee additionele ontwerpkosten en langere doorlooptijd van de uitwerking (en latere ingebruikname) van het plan. 18

19

Colofon Dit is een uitgave van Gemeente Delft Postbus 78, 2600 ME Delft Telefoon 14015 Internet www.delft.nl September 2023

20