Brief Reactie KPI-verslag 2022-23

Interne Dienstverlening

bezoekadres: Stationsplein 1 2611 BV Delft IBAN NL21 BNGH 0285 0017 87 t.n.v. gemeente Delft Behandeld door E. Kruider 06 53 63 4024 Retouradres : Postbus 78, 2600 ME Delft

ekruider@delft.nl Internet www.delft.nl

Gemeentearchivaris gemeente Delft

Datum

Onderwerp

09 april 2024

Reactie op de KPI-verslagen 2022 - 2023

Telefoon 14015

Ons kenmerk

5806558 Uw rapport van

6 februari 2024 Uw kenmerk

2024001 Bijlage

Geachte gemeentearchivaris, We hebben kennisgenomen van uw verslag ten behoeve van horizontale verantwoording van het archief- en informatiebeheer voor de gemeente Delft over 2022 en 2023 (hierna: KPI-verslag). Graag geven we een reactie op het KPI-verslag en geven we aan hoe we hier de komende periode mee aan de slag gaan. Onze reactie gaat in op het KPI verslag over 2022 en 2023, omdat u nog geen reactie had ontvangen op het KPI verslag over 2022. Oorzaken hiervoor zijn capaciteitstekort en de noodzakelijke keuze om de beschikbare capaciteit in te zetten op de basisdienstverlening en op de invoering van de samenwerkingsomgeving Sharepoint en Teams. Dit laatste heeft het informatiebeheer en het bewust omgaan met informatie binnen de organisatie verbeterd. In de commissievergadering R&A d.d. 29 november 2023 is een toelichting gegeven m.b.t. de status van de reactie op het KPI verslag 2022. IBT-rapportage: score oranje In het KPI-verslag is opgenomen dat de gemeente Delft een oranje kleur scoort op het onderwerp archief- en informatiebeheer. Het archief- en informatiebeheer van de gemeente is hiermee redelijk adequaat. U constateert dat de gemeente Delft actief werkt aan verbeteringen op het gebied van informatiebeheer en dat er een aantal – terugkerendeaandachtspunten zijn ten aanzien van een aantal aspecten van informatiebeheer.

Dit beeld herkennen we en tegelijk onderkennen we dat

Datum

20-03-2024 Ons kenmerk

5806558

voor een aantal verbeterpunten langere tijd nodig gaat zijn om verbeteringen structureel door te voeren. Oorzaken hiervoor zijn te vinden in de complexiteit van de materie, afhankelijkheid van leveranciers van applicaties en beschikbare capaciteit op het gebied van informatiebeheer en een zeer krappe arbeidsmarkt (zowel regulier als op het gebied van inhuur). De bezetting op het gebied van informatiebeheer is zeer beperkt. In 2023 is vrijwel geen capaciteit beschikbaar geweest om acties uit te voeren naar aanleiding van de KPI rapportage over 2022. De beschikbare capaciteit is ingezet op het noodzakelijke beheer. Deze acties zijn nu gepland voor 2024, maar de krapte op de arbeidsmarkt is niet opeens verdwenen en de bezetting van het team informatiebeheer schommelt rond de 50-70%. In 2024 wordt nog meer aandacht besteed aan werving, selectie en intern opleiden/ontwikkelen van mensen en onderzoek naar mogelijkheden om delen van het werk uit te besteden. Verslag horizontale verantwoording – reactie De reactie op het verslag wordt punt voor punt weergegeven. Hierbij wordt de nummering van de aandachtspunten uit het KPI-verslag over 2023 aangehouden omdat het KPI verslag 2023 de meest actuele stand van zaken bevat. 1.

Rond de procedure voor de herziening van de beleidsregel vervanging af en implementeer deze in de organisatie Reactie In 2023 is gewerkt aan het bijstellen van de beleidsregel. Verwachting is dat deze in Q1 2024 kan worden afgerond en ingevoerd. 2. Breng in kaart welke applicaties buiten de zaaksystemen archiefwaardige informatie bevatten en hoe in deze de vernietiging is georganiseerd. a. Verwerk deze gegevens in de zaaktypecatalogus b. Neem hierbij ook het vernietigen uit het datawarehouse mee. Reactie Er is geïnventariseerd welke applicaties er naast het zaaksysteem worden gebruikt. Volgende stap is om in 2024 te bepalen in welke van deze applicaties zaak-gerelateerde informatie wordt opgeslagen. Andere gemeenten worstelen ook met het vraagstuk van tijdige vernietiging van informatie in applicaties. Uit een eerste testcase met een grotere applicatie in het gemeentelijk applicatielandschap blijkt dit een moeizaam en arbeidsintensief traject. Leverancier heeft de benodigde vernietigingsfunctionaliteit voorlopig ook nog niet beschikbaar. In 2024 is inmiddels een onderzoek gestart waarbij meerdere aspecten op het gebied van informatiebeheer in applicaties wordt onderzocht. Een

2/6

Datum

20-03-2024 Ons kenmerk

5806558

van de onderwerpen die hierin wordt meegenomen is welke applicaties archiefwaardige informatie bevatten en of/hoe vernietiging is georganiseerd. De gemeente wil op basis van een risicoanalyse bepalen waar de beschikbare capaciteit komende jaren (2024 en verder) naar aanleiding van dit onderzoek op ingezet wordt. 3. Draag zorg dat de akte van overbrenging inclusief beperking op de openbaarheid van het bouwvergunningen archief 1890-2010 wordt opgesteld en ondertekend. Reactie Hier wordt aan gewerkt door de betrokken afdeling. Dit wordt in 2024 afgerond. 4. Werk het kwaliteitssysteem verder uit en implementeer dit in de gemeentelijke organisatie. Reactie In 2022 is een kwaliteitssysteem informatiebeheer opgeleverd. Dit kwaliteitssysteem moet echter nog worden vertaald naar concrete procedures en werkbaar worden gemaakt. Als eerste wordt het kwaliteitssysteem in 2024 geïmplementeerd bij de afdeling informatiemanagement zelf. Na evaluatie en bijstelling wordt het kwaliteitssysteem vervolgens beschikbaar gesteld voor de hele organisatie zodat afdelingen het kunnen gebruiken voor het borgen van hun informatiebeheer. Archiefinspectie zal vervolgens de toepassing van dit kwaliteitssysteem controleren. 5. Inventariseer hoeveel en waar in de organisatie nog fysieke archiefbescheiden voorkomen. Maak vervolgens een plan om deze te bewerken en over te brengen naar de archiefbewaarplaats.

Reactie Bij de overgang naar het nieuwe stadskantoor is er een grote opschoonoperatie geweest op fysieke archieven die in de organisatie aanwezig waren. Voorstel is om in eerste instantie een reminder te sturen aan de afdelingen om hen te attenderen op het belang van het goed beheren en te laten inventariseren of er nog sprake is van fysieke archieven. Vervolgens waar van toepassing overbrengen naar het gemeentelijke of stadsarchief. 6. Stel een overzicht op van alle informatie in de werkprocessen/ applicaties binnen de gemeente Delft, gebruik hier eventueel het gemeentelijke gegevensmodel voor. a. Breng in kaart waar het gemeentelijk metadata-schema is geïmplementeerd en Waar deze bij een update/ vervanging van applicatie kan worden toegevoegd.

3/6

Datum

20-03-2024 Ons kenmerk

b. Breng in kaart welke applicaties archiefwaardig materiaal bevatten en of deze voldoen aan de daaraan gestelde eisen.

5806558

Reactie Het vastgestelde metadata-schema wordt meegenomen bij nieuw te implementeren systemen en vervanging zodat overbrenging van data uit die systemen naar het archief geborgd is. De aanbeveling om te onderzoeken of bij upgrades van applicaties naar nieuwe versies ook het metadata-schema en vernietiging kan worden meegenomen wordt overgenomen. In 2024 is inmiddels een onderzoek gestart waarbij meerdere aspecten op het gebied van informatiebeheer in applicaties wordt onderzocht. In dit onderzoek wordt ook geïnventariseerd of het metadata-schema is toegepast bij de inrichting van de applicatie. Tevens wordt geïnventariseerd welke applicaties archiefwaardig materiaal bevatten. 7. Draag zorg voor het uitvoeren van de gemeentelijke vernietigingsprocedure vanuit het e-depot. De proceseigenaar dient hierbij betrokken te zijn. a. Draag zorg voor het inhalen van de vernietigingsachterstand van het in het e-depot uitgeplaatste archief. Reactie De achterstand in de vernietiging vanuit het e-depot is inmiddels (februari 2024) ingehaald. 8. Voer de aanbevelingen uit de aspectinspecties werkproces Bouwen, de VJV uit. Reactie Voor bouwen wordt de aanbeveling nu uitgevoerd en is de verwachting dat dit in 2024 wordt afgerond. Met het uitvoeren van de aanbevelingen met betrekking tot de applicatie Volg je Vraag (VjV) wordt in 2024 een begin gemaakt.

Omdat dit een omvangrijk traject is, is de verwachting dat dit in 2024 niet volledig wordt afgerond. 9. Draag zorg voor het toepassen van de leidraad conversie-migratie bij het vervangen van applicaties. Reactie Bij nieuwe ontwikkelingen wordt getoetst op de meerdere beleidskaders op het gebied van informatievoorziening waaronder informatiebeheerkaders en daarmee ook de leidraad Conversie en Migratie.

4/6

Datum

20-03-2024 Ons kenmerk

5806558

10. Stel een plan van aanpak voor de archivering van de social media van de gemeente Delft op en voer dit uit. a. Inventariseer welke websites geharvest dienen te worden en pas dit toe b. Sluit voor de webarchivering aan op het e-depot zodat de informatieobjecten tijdig/ vervroegd overgebracht kunnen worden naar de archiefbewaarplaats en het risico op informatieverlies verkleind wordt. c. Maak een stappenplan voor nieuw aangemaakte websites om deze ook te kunnen gaan archiveren. Reactie Voor de website Delft.nl is dit goed georganiseerd. Er wordt in 2024 verder onderzoek gedaan voor welke websites dit van toepassing is en hoe we dit kunnen organiseren. 11. Ga in gesprek met de gemeentesecretaris over het archief- en informatiebeheer van gemeenschappelijke regelingen, dochterondernemingen en projectorganisaties waarover Delft de eindverantwoordelijkheid heeft. Geef hierin aan dat het archief- en informatiebeheer van deze partijen op orde gebracht dient te worden. Reactie De gemeente bespreekt in 2024 hoe opdrachtgeverschap met betrekking tot Informatiebeheer richting verbonden partijen vormgegeven gaat worden. Begin 2024 zijn de in dit kader de belangrijkste verbonden partijen geattendeerd op hun verantwoordelijkheid mbt informatiebeheer en archivering door de verschillende opdrachtgevers vanuit de gemeente Delft. 12.

Inventariseer in welke applicaties in de organisatie nog nietduurzame/afwijkende bestandsformaten voorkomen Reactie In 2024 is inmiddels een onderzoek gestart waarbij meerdere aspecten op het gebied van informatiebeheer in applicaties wordt onderzocht. Hierbij wordt ook onderzocht in welke mate duurzame bestandsformaten worden toegepast in applicaties. 13. Rond het beleid inzake de duurzame bestandsformaten en preserveringsbeleid af en implementeer dit in de organisatie. Reactie Bij het stadsarchief wordt de laatste hand gelegd aan dit beleid. Waarna dit binnen de organisatie geïmplementeerd moet worden.

5/6

Datum

20-03-2024 Ons kenmerk

5806558

14. Inventariseer de archiefrestanten van het Prinsenhof en voeg deze toe aan het al bewerkte archief bij het Stadsarchief, uitvoering door het Prinsenhof Reactie In 2024 worden hierover concrete afspraken gemaakt met het Prinsenhof. 15. Stel een hotspotmonitor op om structurele archiefbescheiden over bepaalde onderwerpen uit te zonderen van vernietiging a. Verzoek het college om de hotspot Spoorzone vast te stellen. Reactie Hotspot Spoorzone wordt in 2024 voorgelegd aan het college. Algehele hotspotmonitor vraagt een grote inzet van capaciteit en kent een lange doorlooptijd en wordt niet in 2024 gerealiseerd. Met dank voor de gelegenheid te mogen reageren op uw KPI verslag, verblijven wij, Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,

Maria Berger Loco-secretaris

Maaike Zwart Loco-burgemeester

6/6