Bijlage III - Gewaarmerkte verantwoording transitieuitgaven 2016-2019
Tekst van het document
Aan:
Sophie Sykora, Hilde van Slooten, Frank Schouten
Van:
Margot Nicolaes en Evert Bancken
Datum:
28 november 2019
Betreft:
Verantwoording transitie uitgaven 2016-2019
1.
Inleiding
In 2015 heeft het college en de raad besloten over de hoogte van onze subsidie gebaseerd op ons haalbaarheidsplan om invulling te geven aan de al eerder vastgestelde visie van DOK en VAK voor het ontwikkelen van wat we toen nog een Taal- en Cultuureducatief Centrum noemden. Onderdeel van het haalbaarheidsplan was een globale begroting voor eenmalige kosten. Deze bestond deels uit noodzakelijke eenmalige investeringen (bv. ICT), deels uit frictiekosten i.v.m. een reorganisatie en deels uit het ophogen van het weerstandsvermogen om deze op een gezond niveau te krijgen. De totale hoogte van de frictiekosten werden destijds geraamd op € 775.000. Uw college heeft besloten op dat moment gedeeltelijk tegemoet te komen aan deze vraag en heeft als onderdeel van de reguliere subsidie 2016 € 550.000 beschikt die expliciet bedoeld was ter dekking van de frictiekosten. Daarbij werd gemotiveerd dat na afronding van de gehele transitie bekeken zou worden wat de werkelijke frictiekosten zijn geweest om dan te bepalen of een aanvullende subsidie nog opportuun zou zijn. We zijn na de besluitvorming aan de slag gegaan met de uitvoering van het haalbaarheidsplan. Al in 2016 bleek dat de frictiekosten inclusief het versterken van het weerstandsvermogen hoger zouden worden dan de beschikte € 550.000.
Bij het indienen van de aangepaste begroting en subsidieaanvraag 2016 en de meerjarenbegroting 2017-2019 d.d. 24 augustus 2016 is door Stichting DOK deze realistische raming voor de transitiekosten opgenomen en is hiervoor in de begroting een voorziening voor gevormd. Het betrof hier transitiekosten ter hoogte van € 764.991 exclusief versterking van het weerstandsvermogen. In de door DOK ingediende aangepaste begroting en subsidieaanvraag 2016 en meerjarenbegroting 2017-2019 Delft, welke op 24 augustus 2016 is aangeboden aan de gemeente, is in onderdeel 4.3 van de toelichting een paragraaf opgenomen met als titel “4.3 Incidentele kosten en voorziening transitie”. In deze paragraaf wordt middels onderstaande passage deze paragraaf verder toegelicht: “Binnen de (herziene) begroting voor 2016 wordt door DOK de gemeentelijke subsidie verdeeld in een structurele en een incidentele component. De incidentele component van de subsidie is bedoel voor het bekostigen van de transitie van DOK, de implementatie van VAK Onderwijs en de voorbereidingen van het nieuwe centrum. De incidentele uitgaven in het kader van de transitie worden gedaan over vier jaren: 2016 tot en met 2019. De dekking voor deze kosten is afkomstig uit de subsidie 2016 en 2017.
Omdat er in de tijd geen perfecte match is van de ontvangst van de incidentele gelden en het doen van de uitgaven, stelt DOK voor dat gebruik gemaakt wordt van een voorziening transitie Nieuw DOK. Via deze voorziening worden uitgaven gedaan van voorbereidingskosten en transformatiekosten die DOK de komende vier jaren moet maken. De accountant van DOK heeft aangegeven dat voor het aanleggen van een dergelijke voorziening, goedkeuring van de subsidiegever moet worden verkregen. DOK verzoekt het College van B&W in te stemmen met het creëren van de voorziening en DOK hiervan een schriftelijke bevestiging te doen toekomen. De voorziening wordt opgebouwd uit de (vanuit de structurele baten en lasten bezien) overschotten op de ontvangen subsidies 2016, 2017 en 2018. Het uitgavenplan bestrijkt 2016 tot en met 2019. Een specificatie van de subsidie in het structureel deel en incidenteel deel, het gepland verloop van de voorziening en de begrote eenmalige kosten zijn opgenomen in bijlage 4.”
Uitsluitend voor identificatiedoeleinden dd. 28 november 2019
2.0
Realisatie
Inmiddels is het november 2019 en is de transitie afgerond waarmee we eerder gereed zijn dan we gepland hadden. Deze eindverantwoording bevat een toelichting op hoofdlijnen bij de uitgaven die vanaf de start in 2016 tot en met de laatste uitgave in januari 2019 zijn gedaan. De verschillende onderdelen waarover gerapporteerd wordt sluiten aan bij de oorspronkelijk begrotingsaanvraag.
2.1
Implementatie VAK Onderwijs begroting MJB 2016-2019 € 45.900
Dit betreft de transitiekosten inzake de overgang van het team VAK Onderwijs, dat kunst en cultuur lessen ontwikkelt voor en in samenwerking met het PO en het VO, naar DOK. In onderstaande tabel is te zien hoe het begrote bedrag voor de implementatie van de nieuwe VAK medewerkers was opgebouwd en hoe de realisatie heeft plaatsgevonden. Begroting TOTAAL 2016-2019 2016-2019 Implementatie VAK Onderwijs Juridisch advies overgang medewerkers
Realisatie 2016
Realisatie 2017
Realisatie 2018
Realisatie 2019
45.900 3.500
23.888 3.442
20.112
3.776
-
-
3.442
-
-
-
Groeikracht
3.150
1.376
26
1.350
-
-
Werkplekken, ICT-omgeving, telefonie
20.000
16.645
16.645
-
-
-
Implementatie personeelsadministratie
7.500
2.154
-
2.154
-
-
VOG voor medewerkers en inhuur
2.250
271
-
271
-
-
Verhuizing
2.500
-
-
-
-
-
Communicatie stakeholders
2.000
-
-
-
-
-
Programma teambuilding VAK-DOK
5.000
-
-
-
-
-
Het verschil tussen begroting en realisatie (overschot € 22.012) ontstaat door diverse redenen. Het juridisch advies, dat reeds was afgerond in 2016, kwam nagenoeg op begroting uit. De kosten van de implementatie van de nieuwe medewerkers in de personeelsadministratie waren ook lager dan verwacht. DOK is overgegaan naar een nieuwe personeelsadministratie in 2017 (@MATT) en in deze overgang (zie ook hoofdstuk 4) zijn de kosten voor implementatie van de VAK medewerkers opgenomen. Er behoefde dus geen aparte implementatie voor de VAK-
Uitsluitend voor identificatiedoeleinden dd. 28 november 2019
medewerkers plaats te vinden waardoor de kosten zijn meegevallen. De kosten van groeikracht zijn grotendeels in de exploitatie van DOK opgenomen, net als de kosten voor communicatie naar stakeholders en de kosten van de verhuizing. Het programma teambuilding VAK-DOK is komen te vervallen en in plaats daarvan heeft het team deelgenomen aan de groeikrachtdagen in 2018 welke ook weer volledig in de exploitatie van DOK zijn opgenomen. Het samengaan van twee verschillende teams en de daarmee samenhangende cultuurverandering is een proces dat niet binnen drie jaar is afgerond en met vallen en opstaan verloopt. Er is/wordt veel aandacht aan de individuele medewerkers en de teams gegeven door middel van persoonlijke coaching (indien gewenst) en deskundigheidsbevordering binnen de eigen expertise. In de afgelopen jaren is het programma van cultuureducatie uitgebreid met de projecten Delft aan Zee en Muziek = Taal en Rekenen. Ook zijn onderdelen van Kunstklik en Cultuurhelden doorontwikkeld. Daarnaast werken de teams taal- en cultuureducatie samen in het team Ontwerpers die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling en organisatie van de labs.
2.2
Reorganisatie DOK begroting MJB 2016-2019 € 466.500
Het tweede onderdeel van de transitiekosten binnen DOK betreft de reorganisatie van DOK. Om met DOK een volgende stap te kunnen maken in de organisatieontwikkeling is gesproken over een reorganisatie waarbij DOK rekening heeft gehouden met de afvloeiing van een viertal medewerkers. Tevens zijn uren geïnvesteerd om deze reorganisatie uit te voeren, is door de directie extern advies ingewonnen inzake de afvloeiing van de medewerkers, zijn nieuwe functieprofielen opgesteld en heeft de OR extern advies ingewonnen om deze reorganisatie te beoordelen. Het laatste onderdeel betreft de opleiding en coaching van directie, teamleiders en medewerkers. In onderstaande tabel is te zien hoe het begrote bedrag was opgebouwd en hoe de realisatie heeft plaatsgevonden. Het verschil tussen begroting en uitgaven is uitgekomen op een tekort van € 36.858 waarbij er op onderdelen verschillen zijn ontstaan.
Begroting TOTAAL 2016-2019 2016-2019
Realisatie 2016
Realisatie 2017
Realisatie 2018
Realisatie 2019
Reorganisatie DOK Extern advies, reorganisatietraject directie
466.500 22.000
505.358 32.005
112.537
147.928
244.893
-
21.139
2.171
8.695
-
Uren voorbereiding en uitvoering reorganisatietraject
140.000
126.447
68.046
32.420
25.981
Extern advies OR
4.500
3.379
3.379
-
-
-
Functieprofielen en waardering Fuwa
5.000
4.065
4.065
-
-
-
Transitievergoedingen
220.000
328.519
15.908
104.694
207.917
Coaching en opleidingen directie en teamleiders
20.000
-
-
-
Coaching en opleidingen medewerkers
55.000
10.944
-
8.644
2.300
-
De advieskosten die DOK heeft moeten inwinnen voor de reorganisatietrajecten zijn hoger uitgevallen dan begroot. DOK heeft in enkele gevallen namelijk de juridische kosten van de betreffende medewerker voor haar rekening moeten nemen naast haar eigen juridische kosten. De uren verband houdende met de uitvoering van de reorganisatie zijn € 13.553 onder de begroting gerealiseerd. Het grootste verschil ontstaat bij de transitievergoedingen waar € 108.519 meer kosten zijn ontstaan dan geraamd. In de begroting was uitgegaan van een viertal medewerkers die zouden afvloeien met een gemiddelde vergoeding van € 55.000. De transitievoorziening is gevormd voordat een concreet reorganisatieplan was opgesteld, waardoor de hoogte van de
Uitsluitend voor identificatiedoeleinden dd. 28 november 2019
transitievergoedingen en het aantal medewerkers is geschat. Uiteindelijk zijn vijf medewerkers afgevloeid in plaats van vier. De vergoedingen bevatten kosten voor transitie, outplacementtrajecten en opleidingen. De hoogte van de vergoedingen werd negatief beïnvloed door het langlopende dienstverband van een van de betreffende medewerkers waardoor het totaal van de transitievergoedingen hoger lag dan was voorzien. De kosten voor coaching en opleiding zijn € € 64.056 lager dan begroot. Enerzijds zijn de kosten lager omdat minder medewerkers hiervan gebruik hebben gemaakt dan verwacht en anderzijds is een deel van deze kosten direct in de exploitatie van DOK opgenomen. 2.3
Transitie DOK begroting MJB 2016-2019 € 205.000
Het derde onderdeel binnen de transitievoorziening van DOK bestaat uit vergoedingen die DOK heeft gemaakt om de transitie te realiseren. De eerste component binnen deze categorie was de implementatie van een nieuw financieel systeem gecombineerd met een nieuw systeem voor de personeelsadministratie. De kosten hiervoor zijn ruim binnen de begroting gebleven en het systeem (@MATT) is opgeleverd en sindsdien operationeel. Aanpassingen aan het systeem in 2018 en 2019 op het gebied van rapportages en autorisatiestructuren zijn direct in de exploitatie genomen. Begroting TOTAAL 2016-2019 2016-2019 Transitie DOK Ontwikkeling en implementatie financieel systeem
Realisatie 2016
Realisatie 2017
Realisatie 2018 137.793
Realisatie 2019
205.000 105.000
267.374 92.458
96.756
32.825
70.344
22.114
-
-
50.000
48.413
-
1.600
46.813
-
Advieskosten transitie
-
9.912
9.912
-
-
-
Onderzoek persona's
15.000
16.500
16.500
-
-
-
Branding/marketing nieuwe organisatie inclusief opening 6/10/2018
20.000
98.063
-
7.083
90.980
-
Inhuur expertise synergie taal-cultuur
15.000
2.028
-
2.028
-
-
Ontwikkeling en implementatie website OPEN en aanpassing DOK
-
De tweede component betreft de uitgaven voor branding & marketing van de nieuwe organisatie DOK-OPEN. De eerste fase bestond uit het ontwikkelen van de merkidentiteit en huisstijl van OPEN, welke € 82.000 bedroegen. De implementatie van de nieuwe website “OPEN” bedroegen € 18.000 en de ontwikkeling van de signing in het gebouw conform de nieuwe huisstijl bedroeg ongeveer € 10.000. Wat begon als een nieuwe huisstijl voor OPEN is geëvalueerd in een in drie nieuwe merkidentiteiten en huisstijlen (De VAK, DOK en OPEN) om de eenheid tussen de verschillende merken te realiseren. Tevens is de verbouwing middels film en fotografie vastgelegd en is voor de opening een feestelijk event voor alle Delftenaren georganiseerd welke niet was begroot. 2.4
Verhuur Vesteplein begroting € 4.500
Het vierde onderdeel binnen de transitievoorziening van DOK bestaat uit kosten die gemaakt zijn om een tool aan te schaffen waarmee de verhuur van ruimtes wordt ondersteund. Deze tool is aangeschaft en de kosten bedroegen € 3.677. 2.5
Verlies exploitatie inkomsten door verbouwing begroting € 25.000
Het laatste onderdeel binnen de transitievoorziening van DOK bestaat uit de gemiste inkomsten als gevolg van de verbouwing. Allereerst is er door de verbouwing 1 jaar niet geïndexeerd waardoor de inkomsten van abonnementen € 10.000 lager zijn gerealiseerd. Daarnaast is DOK in de zomer van 2018 een drietal weken gesloten vanwege de verbouwing. De verlengde leentermijn die normaal gesproken in de zomervakantie geldt is als gevolg van
Uitsluitend voor identificatiedoeleinden dd. 28 november 2019
de tijdelijke sluiting verlengd van drie naar acht weken waardoor de inkomsten onder druk zijn komen te staan. Het totale effect hiervan bedraagt € 15.000. 3.
Samenvatting
De oorspronkelijke begroting van € 764.991 voor incidentele kosten is met € 60.144 overschreden. Deze overschrijding is reeds in de jaarrekening van 2018 verwerkt waardoor geen effecten meer worden verwacht. De overschrijding wordt met name veroorzaakt door de hogere transitievergoedingen van € 108.519 en de hogere uitgaven voor de nieuwe huisstijl en bijbehorende signing van € 76.476. Daar staan enkele grote onderschrijdingen tegenover op het gebied van coaching en opleiding € 64.056 en implementatie VAK onderwijs € 22.012.
Met vriendelijke groet,
Margot Nicolaes Directeur-bestuurder DOK
Uitsluitend voor identificatiedoeleinden dd. 28 november 2019