Bijlage D1 PO038340 Quickscan Delft Winkel te D

Quickscan beoordeling businessplan Stichting Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49 1. Aanleiding De gemeente Delft heeft het voornemen om het pand Rietveld 49, dat haar eigendom is, te verbouwen ten behoeve van de daar gevestigde theaterfunctie: het Rietveld Theater, waarvan stichting Rietveld Theater de exploitant en huurder is. De verbouwing betreft met name ● een herschikking van functies waardoor naast de huidige zaal op de begane grond (circa 110 stoelen op een vaste tribune) ook de zaal op de bovenverdieping (circa 70 stoelen op een uitschuifbare tribune) beschikbaar komt voor voorstellingen; tevens worden er twee nieuwe studio’s gerealiseerd (een studio op de begane grond en een studio op de eerste verdieping); ● een uitbreiding van de capaciteit van de foyer op de begane grond; ● het verbeteren van de interne akoestiek; ● het verbeteren van de luchtbehandeling; ● het verbeteren van de interne logistiek. De gemeente Delft investeert in het bouwkundige deel van de aanpassingen, alsmede in de gebouwgebonden installaties (casco-oplevering). Deze investering is nu geraamd op € 4,7 miljoen, exclusief btw. De kapitaallasten van de investering zullen deels aan stichting Rietveld Theater worden doorberekend in de huursom die het theater aan de gemeente Delft betaalt.

De afwerking en inrichting van het theater, inclusief de theater-technische installaties, komen voor rekening en risico van stichting Rietveld Theater. De stichting houdt rekening met een investering van circa € 375.000,-- exclusief btw. Stichting Rietveld Theater heeft een businessplan opgesteld dat moet aantonen dat de exploitatie na de verbouwing voldoende dekking biedt voor de verhoogde lasten (extra huur, hogere overige huisvestingslasten en overige organisatiekosten). De dekking van de eigen investering dient te worden gerealiseerd door middel van sponsoring, bijdrage van fondsen, crowdfunding en een lening.

| 1 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49

2. Vraagstelling De gemeente Delft heeft BMC gevraagd om een quickscan-toetsing uit te voeren op het door stichting Rietveld Theater opgestelde businessplan en uitspraken te doen over de volledigheid en validiteit van de exploitatieprognose.

3. Werkwijze Ten behoeve van de quickscan-toetsing hebben we van de gemeente Delft de volgende documenten ontvangen ● een update van de door stichting Rietveld Theater opgestelde businesscase (basis: november 2021, update mei 2023); ● een door stichting Rietveld Theater opgesteld businessplan (oktober 2023); ● eigen tussenrapportage gemeente Delft inzake scenario-analyse en realisatie verbouwing Rietveld 49 (juni 2023) Naast de stukken die we hebben bestudeerd, hebben we onder leiding van de ambtelijk opdrachtgever tweemaal gesproken met een vertegenwoordiging van het Rietveld Theater. In deze gesprekken heeft het Rietveld Theater de businesscase voor de exploitatie na de verbouwing nader toegelicht. Bij het uitvoeren van de second opinion hebben we de volgende zaken betrokken: ● de geprognotiseerde groei van het aantal activiteiten; ● de ontwikkeling van baten en lasten; ● de eigen investeringsraming en het dekkingsplan dat daar bij hoort; ● de stand van de organisatie; ● de eigen risicoanalyse van de stichting. Het door de gemeente opgestelde verbouwingsplan voor Rietveld Theater en de daaraan gekoppelde investeringsraming vallen buiten de scoop van deze beoordelng, maar hebben vanzelfsprekend wel een directe relatie met de businesscase van de stichting. 4.

Quickscan beoordeling 4.1 Algemeen Stichting Rietveld Theater heeft in de periode 15 september - 25 oktober 2023 op verzoek van de gemeente de businesscase uitgewerkt in een volwaardig businessplan. Daarmee heeft

| 2 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49

de stichting in zeer korte tijd een belangrijke slag gemaakt in de inhoudelijke, organisatorische, facilitaire en financiële onderbouwing van de businesscase. Daarbij dient uitdrukkelijk te worden aangetekend dat het businessplan voortbouwt op een reeds bestaande exploitatie van Rietveld 49 als theater, waarbij de stichting heeft laten zien dat zij een goede ondernemer is en/of in staat is om het theater in zijn huidige vorm op adequate wijze te beheren en te exploiteren. In lijn met wat we daarover al in 2021 hebben vastgesteld, zijn we van mening dat met de beoogde verbouwing de gebruiksmogelijkheden van het pand Rietveld 49 voor culturele activiteiten aanzienlijk zullen toenemen. Daarmee kan de stichting nog beter inhoud geven aan haar missie en in beginsel ook de exploitatie van het theater versterken. Met name de beoogde verbetering van de binnenakoestiek en de interne logistiek maken het straks mogelijk om gelijktijdig meerdere verschillende activiteiten in het pand te laten plaatsvinden. Het Rietveld Theater zet in op een aanzienlijke schaalvergroting qua activiteiten en bezoeken/of deelnemersaantallen. De onderbouwing daarvan is dat er twee nieuwe studioruimten bijkomen en dat de kwaliteit van de faciliteiten en daarmee de gebruiksmogelijkheden verbeteren, waardoor het huren van de faciliteiten van het Rietveld Theater gemakkelijker en aantrekkelijker wordt.

Het theater heeft aangeven nu vaak ‘nee’ te moeten verkopen vanwege ‘ondercapaciteit’. De geprognotiseerde groei in aantallen verhuringen ziet er als volgt uit 2019

jaar 1 na verbouwing

jaar 5 na verbouwing

ten opzichte van jaar 1

benedenzaal

200

200

200

plus 0%

atelier 1

220

220

380

plus 73%

bovenzaal

40

200

plus 400%

atelier 2

40

200

plus 400%

atelier 3

40

200

plus 400%

540

1.180

plus 119%

totaal

420

De stichting heeft geen marktonderzoek gedaan waarmee ze de geprognotiseerde groei van het aantal verhuringen valideert. Wel is er een lijst met (potentiële) huurders. Sterk is dat

| 3 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49

zich inmiddels een mogelijk vaste huurder heeft aangediend, Coöperatie De VAK, Centrum voor de Kunsten. Structureel gebruik van het vernieuwde en uitgebreide theater door De VAK zou een goede (en vertrouwenwekkende) basis vormen voor de toekomstige exploitatie. Niettemin vindt BMC de door stichting Rietveld Theater gepresenteerde schaalvergroting in het meerjarige perspectief ambitieus. Het is belangrijk om hier in de risicoanalyse aandacht aan te besteden. 4.2 Eigen investeringsraming Rietveld Theater Naar wij hebben begrepen is het Rietveld Theater in de planontwikkeling verantwoordelijk voor de afbouw van het casco (lees: bouwkundig deel + gebouwgebonden installaties) en voor de theatertechnische, horecatechnische en losse inrichting van het theater. BMC heeft geen kennis van de exacte demarcatie tussen het gemeentedeel en het deel van het Rietveld Theater. Vanzelfsprekend is de demarcatie bepalend voor de investeringen die het Rietveld Theater zelf moet doen. BMC kan bijgevolg geen uitspraken doen over de volledigheid van de (eigen) investeringsraming van het Rietveld Theater. Wel valt ons op dat de bouwkundige investering ten opzichte van de raming die in 2021 voorlag met € 2,8 miljoen stijgt (+ 150%), terwijl de raming voor de afbouw en inrichting nagenoeg gelijk blijft. Dat lijkt vanwege de relatie tussen beide onderdelen niet direct logisch.

In ieder geval adviseert BMC om op basis van een gedetailleerde demarcatie de (eigen) investeringsraming van het Rietveld Theater nog een keer te toetsen en dit te blijven monitoren binnen de verdere planontwikkeling. Samenhangend hiermee: het Rietveld Theater houdt in de meerjarige exploitatieraming rekening met rente en afschrijving op het investeringsdeel dat via een lening (€ 200.00) wordt gefinancierd. Het theater gaat er dan wel vanuit dat vervanging van het overige deel van de investering ter zijner tijd weer kan worden bekostigd middels fondsenbijdragen en/of uit de eigen reserves. Dit is een risico.

4.3 Aanpassingen bouwplan In het businessplan worden nog een aantal bouwkundige aanpassingen en/of verbeteringen voorgesteld. Een voorbeeld daarvan is een uitbreiding van het aantal vierkante meters foyerruimte (serre) en het aanbrengen van voorzieningen waarmee de capaciteit van de studio’s kan worden vergroot (of zo nodig verkleind). Naar de waarneming van BMC is hier in het bouwplan (en dus ook in de investeringsraming) nog geen rekening mee gehouden. Dit heeft mogelijk nog een negatief financieel effect.

| 4 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49

Tevens wordt er in het businessplan op gewezen dat de benodigde (netto) oppervlakten voor de diverse ruimten kunnen afwijken vanwege akoestische voorzieningen. BMC adviseert om dit zo snel als mogelijk inzichtelijk te maken, omdat afwijkingen in het NVO ten opzichte van de uitgangspunten een negatief effect kunnen hebben op de exploitatie. 4.4 Tarieven Op basis van onze eigen BMC-ervaringsgegevens stellen we vast dat de tarieven voor het gebruik van de faciliteiten van het Rietveld Theater (als een van de grondslagen voor de meerjarige exploitatieraming) na de verbouwing (nog steeds) vallen binnen een bandbreedte ‘marktconform’ voor culturele en/of maatschappelijke verhuur. 4.5 Governance De stichting geeft in haar businessplan aan dat zij maatregelen zal nemen om de ‘governance’ binnen het Rietveld Theater te verbeteren. Een van de stappen die in dit kader zal worden gezet is de bestuurlijke ‘ontvlechting’ van stichting Rietveld Theater en stichting Theaternetwerk in personen en in het opstellen van een ‘rooster van aftreden’. BMC adviseert om bestuursprofielen op te stellen en om een beweging te maken van een ‘meewerkend’ naar een ‘toezichthoudend’ bestuur. Stichting Theaternetwerk heeft thans een schuld bij stichting Rietveld Theater. Dit is een risico in de exploitatie van het Rietveld Theater.

4.6 Organisatie De stichting heeft op basis van de huidige praktijk een begroting gemaakt voor het aantal uren extra inzet (vrijwilligers en ZZP’ers) na de verbouwing. vrijwilligers

huidige aantal uren

na verbouwing

verschil

service

7.000

9.200

+ 2.200

techniek

400

550

+ 150

backoffice

2.860

3.276

+ 416

productie

3.900

5.980

+ 2.080

totaal

14.160

18.856

+ 4.846

| 5 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49

ZZP’ers / inhuur

huidig aantal uren

na verbouwing

verschil

coordinatie

936

3.016

+ 2.080

techniek

1.000

1.800

+ 800

overig

100

250

+ 150

totaal

2.036

4.816

+ 3.030

NB Aantallen zijn in afstemming met het Rietveld Theater door BMC op onderdelen aangepast ten opzichte van het businessplan. Een onderbouwing per taak- en/of aandachtsgebied ontbreekt. Om die reden kunnen we geen uitspraak doen over de validiteit van de gepresenteerde cijfers op dit gebied. Ook wordt niet duidelijk of de benodigde extra inzet betrekking heeft op het eerste exploitatiejaar of dat het een gemiddelde is over de eerste vijf exploitatiejaren.

4.8 Meerjarige exploitatieraming In het businessplan wordt nu een raming gehanteerd die start op het moment van de ingebruikname van het vernieuwde theater en doorloopt tot en met het 5e exploitatiejaar. Dit geeft ten opzichte van de eerder gepresenteerde businesscase een beter beeld van hoe de exploitatie zich stapsgewijs opbouwt. We missen echter de begrotingsjaren die voorafgaan aan het eerste exploitatiejaar na de verbouwing van het theater. De stichting zal naar verwachting in de aanloopperiode naar de realisatie en tijdens de realisatie extra kosten moeten maken om haar rol als toekomstig gebruiker/huurder in de verdere planontwikkeling adequaat te vervullen. Vraag in dit verband is of de stichting over voldoende reserves beschikt om deze eenmalige kosten af te dekken. Bij de meerjarige exploitatieraming plaatsen we verder nog de volgende kanttekeningen. Baten Omzet uit verhuur benedenzaal, bovenzaal en ateliers: het aantal verhuringen x het geldende tarief. We hebben de volledigheid van de omzet steekproefsgewijs gecontroleerd.

| 6 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49

Subsidie voor de coördinator: we gaan ervan uit dat de gemeente Delft de intentie heeft om deze subsidie structureel te blijven verstrekken. Wel houdt de stichting op voorhand rekening met een jaarlijkse indexatie van het subsidie. Dat is ons inziens een risico. Barexploitatie: de stichting raamt de horeca-omzet op basis van ervaringsgegevens als percentage van de huuromzet. Het is naar onze mening risicovol om deze rekenmethode meerjarig door te zetten. Er zijn namelijk meerdere (wisselende) factoren, die van invloed zijn op de gemiddelde horecabesteding per bezoeker en/of deelnemer. Het is tenminste nodig om periodiek te toetsen of de aannames in deze nog steeds valide zijn. Overige omzet: het wordt niet duidelijk hoe deze post precies is opgebouwd en wat de grondslagen zijn. Subsidiebaten: een mogelijk risico is hier dat er al uitgaven worden gedaan voordat projectsubsidies (formeel) zijn beschikt of dat er minder wordt beschikt dan is aangevraagd. Het is BMC niet duidelijk hoe het Rietveld Theater hierin opereert. Lasten Huisvestingslasten: we zijn nog niet overtuigd van de validiteit van de aannames met betrekking tot de kosten van gas, water en licht. We adviseren om hier een ter zake kundige adviseur naar te laten kijken en dit verder ook periodiek te monitoren tijdens het ontwerpproces.

Naar onze waarneming zijn er in de begroting geen kosten voor het huurderdeel beheer en onderhoud opgenomen. Voor de meerjarige raming van de organisatiekosten wordt een ‘verdubbelaar’ ingezet. Omdat deze post onvoldoende wordt gespecificeerd, kunnen we over de volledigheid van de raming geen uitspraak doen. Om dezelfde reden kunnen we geen uitspraak doen over de volledigheid van de overige algemene kosten. Kosten coördinator: het is niet duidelijk hoe de opgevoerde kosten (€ 76.487 in 2025) aansluiten bij de urenbegroting (zie 4.6) en het tarief voor coordinatieuren (€ 45). De kosten van de overige uren inzet ZZP’ers worden in de begroting niet gespecificeerd. Er wordt bij de begroting niet vermeld wat de grondslagen zijn voor de meerjarige raming van de financiële kosten. Projectkosten: zie wat we hierover hebben opgemerkt onder ‘projectsubsidies’.

| 7 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49

We missen in de begroting een stelpost voor de (eenmalige) kosten die gemoeid zijn met de verdere planontwikkeling. De stichting zal als toekomstig gebruiker en huurder hier naar verwachting nog een forse inzet op moeten plegen. Zie ook onze eerdere opmerking over de begroting in de jaren voorafgaande aan de realisatie en oplevering van de verbouwing. 4.9 Risicoanalyse Het is goed dat stichting Rietveld Theater in het businessplan ook een ‘risicoanalyse’ heeft opgenomen. Deze beperkt zich echter tot het scenario dat De VAK geen vaste huurder wordt van het Rietveld Theater. Maar er zijn vanzelfsprekend nog meer factoren die een risico vormen in de verdere planontwikkeling en waarvan van tevoren dient te worden bepaald wat de omvang en/of impact ervan is en hoe dit is te beheersen. We noemen een aantal omstandigheden die zich kan voordoen: a. De besluitvorming over en de realisatie van de verbouwing nemen meer tijd in beslag dan gepland (de stichting rekent nu met start exploitatie 2025). b. De investeringskosten blijken hoger uit te vallen dan nu wordt voorzien. c. Het aantal gerealiseerde verhuringen blijft achter bij de prognose (let op: heeft ook effect op de geraamde horeca-opbrengsten). d. De gebouwgebonden kosten komen na de verbouwing hoger uit dan geraamd. e. De bestedingen bij de horeca blijven achter bij de prognose. f.

De beschikbaarheid van vrijwilligers blijft achter bij de benodigde capaciteit (bijvoorbeeld door terugloop in aanwas nieuwe vrijwilligers). g. Het probleem van het fietsparkeren wordt niet opgelost.

5. Conclusies en aanbevelingen Stichting Rietveld Theater heeft in korte tijd de ‘businesscase’ van november 2021 en de update daarvan in mei 2023 uitgewerkt in een volwaardig businessplan (oktober 2023). Daarmee heeft de stichting meer duiding en onderbouwing geleverd voor de aanname dat ook na de verbouwing een sluitende exploitatiebegroting is te realiseren. De stichting heeft tot nu toe bewezen een goede culturele ondernemer te zijn, die met een minimale bijdrage vanuit de publieke middelen in staat is gebleken een voor Nederland tamelijk uniek theaterconcept te ontwikkelen en te exploiteren. Dat geeft vertrouwen voor de toekomst.

| 8 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49

Niettemin zijn wij van mening dat er bij de huidige inzichten nog geen onomkeerbaar besluit over de verbouwing van het Rietveld Theater kan worden genomen. Om tot een dergelijk besluit te komen dient er nog meer duidelijkheid te worden verkregen over de volgende zaken: a. de exacte demarcatie tussen het deel van de verbouwing waarvoor de gemeente verantwoordelijk is en het deel waarvoor stichting Rietveld Theater verantwoordelijk is (en daarmee ook de hoogte van de eigen investering van de stichting); b. de validiteit van de door de stichting geraamde beheer- en onderhoudslasten; c. de voorwaarden waaronder De VAK gebruik wenst te maken van de toekomstige voorzieningen van het theater en welke mogelijke bouwkundige en/of inrichting technische consequenties dit heeft voor het plan dat tot nu toe is ontwikkeld; d. de inzet die de stichting als toekomstig gebruiker en huurder nog moet plegen in het verdere proces van planvoorbereiding en realisatie, en de vermoedelijke kosten die hiermee zijn gemoeid; e. de risico’s die zich in dit project kunnen voordoen en de wijze waarop deze risico’s kunnen worden beheerst.

Dick te Winkel 2 november 2023

| 9 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49

| 10 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49

| 11 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49

| 12 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49