Bijlage B Quickscan beoordeling businessplan Stichting Rietveld Theater 2024

Quickscan beoordeling businessplan Stichting Rietveld Theater in het kader van de voorgenomen verbouwing Rietveld 49, versie november 2024 1. Aanleiding De gemeente Delft heeft het voornemen om het pand Rietveld 49, dat haar eigendom is, te verbouwen ten behoeve van de daar gevestigde theaterfunctie: het Rietveld Theater, waarvan Stichting Rietveld Theater de exploitant en huurder is. De gemeente Delft investeert in het bouwkundige deel van de aanpassingen, alsmede in de gebouwgebonden installaties (casco-oplevering). De kapitaallasten van de investering zullen deels aan Stichting Rietveld Theater worden doorberekend in de huursom die het theater aan de gemeente Delft betaalt. De afwerking en inrichting van het theater, inclusief de theater-technische installaties, komen voor rekening en risico van Stichting Rietveld Theater. Stichting Rietveld Theater heeft in het kader van de verdere planontwikkeling medio 2023 een businessplan opgesteld dat moet aantonen dat de exploitatie na de verbouwing voldoende dekking biedt voor de verhoogde lasten (extra huur, hogere overige huisvestingslasten en overige organisatiekosten). BMC heeft op verzoek van de gemeente Delft in november 2023 een second opinion gegeven op het businessplan van de stichting. Het Rietveld Theater heeft hierop inhoudelijk gereageerd middels een notitie (september 2024).

De gemeente heeft aan BMC gevraagd de nadere onderbouwing en verantwoording van de cijfers door de stichting in deze notitie nog een keer te beoordelen. 2. Vraagstelling Beoordeel de nadere onderbouwing en verantwoording van de cijfers, zoals vastgelegd in de notitie van Stichting Rietveld Theater: “Reactie quickscan BMC”, september 2024.

3. Werkwijze Ten behoeve van de beoordeling hebben we van de gemeente Delft de volgende documenten ontvangen: ● Reactie quickscan BMC, Stichting Rietveld Theater, september 2024.

| 1 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater, versie november 2024

● ● ●

Intentieverklaring De VAK, inzake ondersteuning Rietveld Theater Delft (23 september 2024). Update investeringsbegroting Stichting Rietveld Theater (niet voorzien van een datum). Update exploitatieprognose Stichting Rietveld Theater na verbouwing (versie oktober 2024).

Daarnaast hebben we van de gemeente Delft een aantal antwoorden gekregen op vragen die de gemeente separaat aan de stichting heeft gesteld, o.a. over de beoogde governancestructuur. We hebben bij het uitvoeren van deze second opinion uitsluitend gekeken naar de nadere onderbouwing en verantwoording van de cijfers, zoals door de stichting is vastgelegd in de notitie “Reactie quickscan BMC” van september 2024 en of het een en ander op een juiste manier is verwerkt in de investerings- en exploitatieraming. Aanvullend geven we, daar waar nodig, ons oordeel over de inhoud van de antwoorden op de vragen die de gemeente aan de stichting heeft gesteld. Eventuele aanpassingen binnen de investeringsbegroting van het gemeentelijke deel, die (mogelijk) effecten kunnen hebben op de huur die straks door de gemeente bij Stichting Rietveld Theater in rekening wordt gebracht, vallen buiten de scope van deze second opinion. Deze second opinion dient te worden gelezen in samenhang met de rapportage die we in november 2023 aan de gemeente Delft hebben verstrekt. 4. Quickscan beoordeling 4.1 Algemeen Los van de inhoud van de nadere onderbouwing en verantwoording van de cijfers, vinden we dat de stichting consciëntieus en consequent is in de eigen analyse en in de reactie op de kritische kanttekeningen die we eerder bij het businessplan hebben geplaatst.

In lijn met wat we al in november 2023 hebben vastgesteld, wijzen we hier nog een keer op het feit dat het businessplan voortbouwt op een reeds bestaande exploitatie van Rietveld 49 als theater, waarbij de stichting heeft laten zien dat zij een goede ondernemer is en/of in staat is om het theater in zijn huidige vorm op adequate wijze te beheren en te exploiteren. 4.2 Reactie BMC per aspect We volgen hierbij de indeling die het Rietveld Theater hanteert in het document van september 2024.

| 2 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater, versie november 2024

4.2.1 Demarcatie verantwoordelijkheden verbouwing en effecten op investeringsraming Rietveld Theater Het Rietveld Theater wijst op het feit dat er in de meest recente demarcatielijst, die door de gemeente is opgesteld, één item is opgenomen dat (nog) niet is verdisconteerd in de investeringsraming van de stichting. Dit betreft de podiumvloerdelen in de zalen en de studio’s. Het Rietveld Theater voorziet dat hiervoor extra financiering kan worden verkregen via fondsenbijdragen en crowdfunding. In samenhang hiermee geeft het Rietveld Theater ook aan dat de investeringsbegroting is aangepast naar de te verwachten prijsontwikkelingen tot en met 2026 (het jaar waarin nu de oplevering van de verbouwing wordt verwacht). Het theater rekent met 25% kostenstijgingen ten opzichte van de aannames die in 2021 zijn gedaan (op basis van prognose DNB). Het theater gaat er dan vanuit dat ook de opbrengsten (sponsoring, crowdfunding en subsidies) met een vergelijkbaar percentage kunnen stijgen. De benodigde investering is nu door de stichting vastgesteld op € 391.813, waarvan € 28.125 als post ‘onvoorzien’ is opgenomen. BMC kan de gedachtegang van de stichting goed volgen, maar ziet nog wel risico’s in de benadering en/of techniek die wordt toegepast. We noemen de volgende zaken: a.

Doorrekenen van kostenstijgingen op basis van ‘prognose inflatie’ is op zichzelf een valide techniek, maar gaat wel over gemiddelden. Het is niet uit te sluiten (en het is ook de praktijk) dat de kostenstijgingen voor onderdelen van de verbouwing hoger uitkomen dan het genoemde kengetal (25% ten opzichte van 2021). Het is belangrijk om dit periodiek te monitoren aan de hand van geactualiseerde en/of nieuwe offertes. b. Dat de beoogde fondsen- en/of sponsorbijdragen gelijke tred houden met de inflatie vinden we een nogal gewaagde aanname. c. Er lag reeds een aanzienlijke opgave voor wat betreft het genereren van externe gelden middels sponsoring, crowdfunding en fondsenwerving. De ervaring met vergelijkbare projecten leert dat er ook een ‘plafond’ zit aan de mogelijkheden voor externe financiering. d. BMC is van mening dat in deze fase van de planontwikkeling een post ‘onvoorzien’ van € 28.125 op een totale investering van € 391.813 te laag is. BMC adviseert om tenminste rekening te houden met een percentage ‘onvoorzien’ van 10 - 15%. Tenslotte benoemt het Rietveld Theater nog een aantal knoppen waaraan gedraaid kan worden om wat zij noemt ‘het gat te dichten’ tussen de actuele investeringsbegroting en de geraamde financieringsmiddelen. In dat kader wijzen we nog op het volgende.

De ervaringen die zijn opgedaan in vergelijkbare projecten leren dat het onverstandig is om fundamentele investeringen, bijvoorbeeld in ledverlichting, uit te stellen. Dit leidt uiteindelijk altijd tot suboptimale faciliteiten met een negatief effect op de verhuurbaarheid en tot investeringen die in een later stadium veel kostbaarder zijn dan de situatie waarin ze nu

| 3 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater, versie november 2024

meteen worden meegenomen in het verbouwings- en uitbreidingsplan. Dat is ook van toepassing op ‘hergebruik’. Het (al dan niet tijdelijk) leasen van apparatuur is inderdaad een oplossing wanneer middelen om (zelf) te investeren ontbreken, maar leidt tot een lastenverzwaring in de exploitatie. Daar is naar onze waarneming geen rekening mee gehouden in de meerjarige exploitatieraming van de stichting. 4.2.2 Validiteit geraamde beheer- en onderhoudslasten De stichting betrekt in haar reactie op de eerder door BMC uitgevoerde quickscan beoordeling van het businessplan hier ook de organisatiekosten bij. De stichting geeft aan, althans zo lezen we, dat eventuele tegenvallers in beheer-, onderhouds- en organisatiekosten kunnen worden gedekt met de (extra) inkomsten uit onder meer verhuur, omdat deze “conservatief” zijn geraamd. Niettemin blijven we bij ons advies om een terzake kundige partij te vragen om op basis van een Voorlopig Ontwerp een meerjarige raming op te stellen van de beheer- en onderhoudslasten van de stichting na de verbouwing en/of uitbreiding, inclusief toekomstige vervangingen. Het is verder van belang om in de meerjarige exploitatieraming ook afschrijvingskosten mee te nemen op de eigen investeringen. De stichting gaat er blijkbaar vanuit dat toekomstige vervangingen ook weer geheel extern kunnen worden gefinancierd. Dat vinden we een risicovolle aanname.

4.2.3 Gebruik faciliteiten Rietveld Theater door De VAK De VAK heeft op 23 september 2024 een intentieverklaring afgegeven voor het gebruik van de faciliteiten van het Rietveld Theater na de verbouwing gedurende 90 uur per week gedurende 36 weken per jaar (indicatief). Ten opzichte van de situatie in november 2023 geeft deze intentieverklaring als onderlegger voor de toekomstige exploitatie meer zekerheid. In het document zijn echter geen voorwaarden opgenomen waartegen De VAK de faciliteiten van het theater wil gaan gebruiken. We hebben begrepen dat De VAK geen financiële bijdrage gaat leveren aan de investeringen die moeten worden gedaan om de ruimtes specifiek geschikt te maken voor de activiteiten van De VAK. Of te wel: deze investeringen moeten worden terugverdiend door toekomstige verhuur aan De VAK. 4.2.4 Extra inzet stichting tijdens planontwikkeling en realisatie verbouwing We begrijpen dat de stichting het voornemen heeft om een interne projectleider aan te stellen. Deze projectleider wordt dan bekostigd vanuit het vrijvallen van (interne) uren vanwege het feit dat op de tijdelijke locatie (HAL015) minder activiteiten plaatsvinden dan in het Rietveld Theater.

BMC adviseert de stichting om in afstemming met de gemeente en op basis van de demarcatie in de bouwplanontwikkeling en -uitvoering een gedegen inventarisatie te maken van de noodzakelijke werkzaamheden aan de kant van de stichting en vast te stellen welke kennis

| 4 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater, versie november 2024

en ervaring er nodig zijn om deze werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. Daaruit vloeit dan een benodigd budget voort. 4.2.5 De door BMC benoemde risico’s in de verdere planontwikkeling a. Uitlopen bouwplanning. Er wordt nu rekening gehouden met een ingebruikname per september 2026. De stichting heeft de investerings- en exploitatieraming hierop aangepast. b. Aantal gerealiseerde verhuringen blijft achter bij prognose. In feite zegt de stichting dat dit risico zich niet gaat voordoen (o.a. vanwege de naar de mening van de stichting “conservatieve” raming). Maar een ‘risico-analyse’ gaat nu juist uit van de situatie dat het risico zich wel voordoet en dient dan inzicht te geven in de knoppen waaraan nog kan worden gedraaid om het risico teniet te doen of zoveel als mogelijk te beperken. c. Gebouwgebonden kosten komen hoger uit dan de prognose. Idem. Zie hiervoor. d. Horecabestedingen blijven achter bij de prognose. Idem. Zie hiervoor. e. Beschikbaarheid van vrijwilligers blijft achter bij de benodigde capaciteit. Hiervoor geldt min of meer hetzelfde als bij het genoemde onder b, c en d. f. Probleem fietsparkeren wordt niet opgelost. We hebben begrepen dat dit vraagstuk wordt meegenomen in de bredere mobiliteitsontwikkeling binnenstad. 4.3 Opmerkingen bij beantwoording vragen van de gemeente door Stichting Rietveld Theater a. Governance.

BMC adviseert de stichting om voor de leden van het bestuur een profielschets op te stellen, alsmede een rooster van aftreden, conform de statuten. b. Kosten onderhoud en beheer. Zie eerdere opmerking/aanbeveling met betrekking tot het opstellen van een meerjaren onderhoudsplan (MJOP na voltooiing VO, inclusief een planning vervanging). 5. Conclusies en aanbevelingen Stichting Rietveld Theater is consciëntieus en consequent in de onderbouwing en verantwoording van de cijfers in de meerjarige exploitatieraming na de beoogde verbouwing en uitbreiding van het theater. De stichting heeft een ‘track record’ als het gaat om verantwoord beheer en een verantwoorde exploitatie van het theater. Ook kan de stichting rekenen op een breed draagvlak onder theaterliefhebbers en vaste bezoekers en/of gebruikers (fundraising). Dat geeft vertrouwen voor de toekomst. BMC adviseert Stichting Rietveld Theater om in de investeringsplanning de post ‘onvoorzien’ bij de huidige stand van het project te verhogen tot 10 -15% van de geraamde (eigen) investeringen.

| 5 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater, versie november 2024

Tevens adviseert BMC Stichting Rietveld Theater om in de meerjarige exploitatieraming kosten mee te nemen met betrekking tot afschrijving(en) op de (eigen) investeringen.

Dick te Winkel 22 november 2024

| 6 | Quickscan beoordeling businesscase Rietveld Theater, versie november 2024