Bijlage B-1 Reactie op definitieve versie quickscan BMC

Reactie op definitieve versie quickscan BMC en mail van 5-12-2024 BMC heeft op 22-11-2024 een quickscan opgeleverd als reactie op de laatst aangeleverde businesscase door Stichting Rietveld Theater (RVT). Op 22 oktober had RVT reeds een reactie gegeven op de conceptversie. Daarnaast ontvingen we op 5 december 2024 een mail met aanvullende informatie en vragen van de gemeente, met daarin als meest opvallende punt dat de kostprijsdekkende huur na verbouwing gesteld zou uitkomen op € 148.621. In dit document reageren we op deze mail en de door BMC geschetste risico’s in de quickscan.

Kostprijsdekkende huur Tot op heden is in de communicatie met de gemeente steeds gesproken over een huur van circa €90.000. In gesprekken met het projectteam werd gesteld dat een deel van de investeringen in het pand voortkomen uit achterstallig onderhoud en verduurzaming. En dat daarnaast gezocht werd naar een eenmalige extra financiering om de hogere kosten te dekken, die niet doorbelast zouden worden. Toen duidelijk werd dat ook het vierde atelier onder ons beheer zou vallen, hebben we in onze exploitatie begroting rekening gehouden met een huurprijs van €110.000. Alle inspanningen onzerzijds zijn er op gericht de exploitatie rond te krijgen, uitgaande van deze huur die al bijna 3 keer hoger is dan voorheen. Zou de huur op 148.621 gesteld worden, dan kan dat alleen door de tarieven voor gebruikers fors te verhogen, of de programmering veel commerciëler in te gaan vullen. Daarmee schiet het Rietveld Theater als Huis voor podiumkunsten haar doel voorbij. Bovendien zou de huurprijs per vierkante meter daarmee ver boven het marktgemiddelde voor maatschappelijk en cultureel vastgoed komen te liggen. Volgens deze bron ligt de gemiddelde huurprijs voor vergelijkbare voorzieningen tussen de €60 en € 200 per m2. Het verbouwde Rietveld theater zal een vloeroppervlak hebben van 650m2, waardoor de nu voorgestelde huurprijs neer zou komen op € 228 per m2.

In onze ogen buitenproportioneel. In bijgaande aangepaste exploitatiebegroting is doorgerekend wat de consequenties zijn van de adviezen van BMC voor de exploitatie in de eerste 5 jaar na heropening.

Exploitatierisico’s volgens BMC BMC schetst in haar quickscan een aantal risico’s ten aanzien van de exploitatiebegroting, en een aantal verbeterpunten. Ten aanzien van de risico’s zijn wij van mening dat de meeste daarvan zeker zouden kunnen optreden. Tegelijkertijd is het niet reëel aan te nemen dat al deze punten tegelijkertijd volgens het negatiefst denkbare scenario verlopen. Daarbij blijven wij uitgaan van het gegeven dat we het Rietveld Theater op een ondernemende wijze exploiteren, zoals we in het verleden altijd gedaan hebben. Dat betekent concreet: ● we denken dat in de eerder aangeleverde exploitatiebegrotingen steeds uitgegaan is van een reële kostenraming. Aan de inkomstenkant hebben we daarbij berekend wat nodig is om die reële kosten te kunnen dekken. Daarbij willen we de huurprijzen zo laag mogelijk houden voor gebruikers, om laagdrempeligheid te behouden. En met dat kostenplaatje hebben we rekening gehouden met een geleidelijke groei van het aantal verhuringen; ● dat er weliswaar forse investeringen begroot zijn, maar dat we doorlopend blijven kijken of onderdelen daarvan niet goedkoper kunnen. Daardoor kunnen er niet alleen tegenvallers, maar ook meevallers zijn;

Rietveld Theater - Schieweg 15B - 2627 AN Delft - www.rietveldtheater.nl

●

dat een deel van de investeringen weliswaar wenselijk is, maar bij gebrek aan financiële middelen ook uitgesteld kan worden; We zullen wat dat betreft de tering naar de nering zetten. ● en dat we extra kunnen inzetten op het genereren van omzet als de exploitatie daarom vraagt. Stichting Rietveld Theater streeft geen winst na, maar is wel in staat te sturen richting meer of minder rendabele activiteiten. De quickscan van BMC gaat derhalve in onze ogen uit van het meest conservatieve scenario, waarbij wel alle risico’s geschetst worden, maar geen rekening gehouden wordt met de veerkracht van de organisatie en de meevallers die er zeker ook zullen zijn. Desalniettemin kunnen we onderbouwen dat we zelfs in dat scenario het Rietveld Theater op verantwoorde wijze financieel gezond kunnen exploiteren. In antwoord op de risico’s die BMC schetst, het volgende. Aan de kostenkant stelt BMC voor dat: ● periodiek offertes zouden moeten worden opgevraagd om te monitoren of de te verwachten investeringen reëel zijn. Antwoord: Zodra de demarcatielijst is vastgesteld en er een definitief ontwerp is, kan RVT offertes opvragen voor de dan gewenste en benodigde investeringen. In onze ogen is het niet zinvol nu elke paar maanden de prognoses naar boven of beneden bij te stellen zolang niet duidelijk is wat er van onze kant geïnvesteerd moet worden.

Op basis van een DO en bijbehorende demaracatielijst, kunnen wij de investeringsbegorting nog eenmaal aanpassen. ●

om tenminste rekening te houden met een percentage ‘onvoorzien’ in de investeringsbegroting van 10 - 15%. Antwoord: Deze wordt in de investeringsbegroting opgehoogd naar 10%, oftewel €35.000, omdat wij ook kansen zien om op bepaalde investeringen te bezuinigen.

●

om een terzake kundige partij te vragen om op basis van een Voorlopig Ontwerp een meerjarige raming op te stellen van de beheer- en onderhoudskosten van de stichting na de verbouwing en/of uitbreiding, inclusief toekomstige vervangingen. Antwoord: Vervanging en reparatiekosten begroten op basis van een voorlopig ontwerp door een externe partij is in onze ogen geldverspilling. In de huidige begroting zijn we uitgegaan van een verdubbeling van de onderhoudskosten ten opzichte van 2019. In aanmerking nemende dat we toen in een oud pand zaten en we straks in een geheel vernieuwd pand gaan programmeren, lijkt ons dat reëel. Ook hier geldt dat te maken kosten afgestemd kunnen worden op beschikbare middelen. Inzet van vrijwilligers, alternatieve oplossingen en fondswerving kunnen hieraan bijdragen. Inzetten van een “expert” om onderhoudskosten te schatten, zoals BMC adviseert, lijkt ons geen betrouwbaardere inschatting op te leveren. Als we de kostenramingen over deze verbouwingsplannen die door gespecialiseerde bureaus de afgelopen 10 jaar in ogenschouw nemen, hebben wij weinig vertrouwen dat de inzet van een externe partij om hier een calculatie voor te maken, meer zekerheid biedt dan onze eigen inschatting, ervaring en flexibiliteit.

●

om in de meerjarige exploitatieraming ook afschrijvingskosten mee te nemen op de eigen investeringen. De stichting gaat er blijkbaar vanuit dat toekomstige vervangingen ook weer geheel extern kunnen worden gefinancierd. Dat vinden we een risicovolle aanname. Antwoord: Binnen de culturele sector is het gebruikelijk dat voor grote eenmalige investeringen een

Rietveld Theater - Schieweg 15B - 2627 AN Delft - www.rietveldtheater.nl

beroep wordt gedaan op fondsen of crowdfunding. Desalniettemin zullen we de vervangingskosten, à €40.000 per jaar, opnemen in de exploitatiebegroting. ●

“extra inzet stichting tijdens planontwikkeling en realisatie verbouw” die nodig is voor de inrichting, opstart werkprocessen en verhuur in aanloop naar en na de heropening. Antwoord: in de begroting is uitgegaan van een verdriedubbeling van het aantal coördinator uren ten opzichte van de situatie in 2019.

De exploitatiebegroting is op de volgende punten aangepast (de groen gearceerde velden). Om de meerkosten te kunnen dekken, zijn de volgende aanpassingen nodig: ● het aantal benodigde verhuringen van de ateliers en de bovenzaal wordt in het eerste jaar op gemiddeld 3 keer per week gesteld; ● de huurtarieven worden met 10% verhoogd worden ● vanaf 2026 er is een afschrijving van 40.000 per jaar opgenomen ● de uren voor coördinatoren zijn uitgebreid tot gemiddeld 48 uur per week (te verdelen over 2 personen) Met deze aanpassingen zal het resultaat in het eerste jaar positief zijn, waarmee de reserve wat wordt aangevuld. In het jaar na heropening, als de afschrijving van 40.000 voor het eerst gedaan wordt, verwachten we een boekhoudkundig verlies van circa 15k. In de jaren erna zal door verdere groei van het aantal verhuringen het positief resultaat stabiliseren op circa 5% tot 7% van de omzet, wat voldoende buffer geeft voor toekomstige investeringen en tegenvallers. Ongetwijfeld zullen in aanloop naar de heropening nog zaken veranderen en aangepast moeten worden. In onze ogen is het zaak dat nu snel een definitief ontwerp wordt opgeleverd, zoals in maart van dit jaar aan de raad is toegezegd. Op basis daarvan kunnen we verder verfijnen en specificeren.

Rietveld Theater - Schieweg 15B - 2627 AN Delft - www.rietveldtheater.nl