Bijlage 1 Ordevoorstel planning- & controlcyclus 2025

Bijlage 1 Ordevoorstel planning- & controlcyclus 2025 Bijlage bij raadsvoorstel 2506064 Samenvatting In dit voorstel over de inrichting van de planning- & controlcyclus in 2025 wordt de procedure rondom de aanbieding en behandeling van de cyclusdocumenten vastgelegd. Jaarstukken 2024 Het college wordt verzocht de jaarstukken 2024 (uiterlijk) vrijdag 16 mei 2025 aan de raad aan te bieden. Inhoudelijk geldt evenals voorgaande jaren dat de drie W-vragen op schematische wijze worden beantwoord waarbij het college tevens wordt verzocht te rapporteren over hetgeen niet of op andere wijze is uitgevoerd en over de mate waarin programma’s op koers liggen. Het college wordt daarbij verzocht de eventueel optredende beleidsmatige consequenties van afwijkingen uit 2024 voor 2025 te vermelden. R&A-adviestraject over de jaarstukken Raads- en commissieleden wordt verzocht om (financieel-technische) vragen over de jaarstukken zoveel mogelijk via de Tafeltjesavond en het voorafgaande adviestraject van de R&A-commissie te laten lopen. Daarbij zou de commissie R&A tijdens haar voorbereidende werkzaamheden portefeuillehouders kunnen uitnodigen om financieel-technische vragen over hun deel van de jaarrekening te beantwoorden.

De eerste vergadering van de R&A-commissie over de jaarstukken staat in het teken van een cijfermatige toelichting op de jaarrekening door de ambtelijke ondersteuning van het college. Tijdens deze vergadering wordt verder een toelichting gegeven over de zgn. ENSIA-verklaring (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) over 2024 inzake privacy en informatiebeveiliging. Verder zal de accountant een toelichting geven op de bevindingen uit het accountantsverslag. Daarnaast zullen op deze avond eventuele eerste antwoorden op technische vragen worden behandeld. Tijdens de tweede R&A-vergadering staat het eerste deel van de avond in het teken van de bespreking van de antwoorden op de technische vragen, samen met de afdelingen Controlling en Financiën. Het tweede deel van deze avond is om onderwerpen te onderkennen die voor opname in het R&A-advies in aanmerking komen. Tijdens de derde vergadering staat het beoordelen van het concept-R&A-advies bij de jaarstukken centraal. Voor zover naar aanleiding van deze bespreking van toepassing, worden zo spoedig mogelijk daarna evt. aanpassingen en/of toevoegingen via een emailronde onder de commissieleden afgewikkeld. Vervolgens wordt het R&A-advies verzonden aan de raad en het college.

De gedachte is dat door deze voorbereiding in de commissie van donderdag 20 juni optimaal inhoudelijk aandacht kan worden besteed aan de samenhang tussen de verantwoording over het gevoerde beleid en de ingezette middelen. Voor de planning gelden de volgende stappen:  Jaarstukken en accountantsrapportage beschikbaar voor raad  1e bijeenkomst R&A-commissie  2e bijeenkomst R&A-commissie  Tafeltjesavond Jaarrekening  3e bijeenkomst R&A-commissie  Publicatie raadsvoorstel R&A-cie. over jaarstukken  Inhoudelijke commissiebehandeling jaarverslag

vrijdag 16 mei woensdag 28 mei woensdag 4 juni dinsdag 10 juni 18.30 uur woensdag 11 juni vrijdag 13 juni donderdag 26 juni Pagina 1 van 3

 

Besluitvorming over vaststelling jaarverslag in raad Jaarstukken bij Provincie Zuid Holland

donderdag 3 juli vóór 15 juli

Overeenkomstig de Financiële Verordening ontvangt de raad gelijktijdig met de jaarstukken het Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (MPG). Kadernota 2025 Bij de Kadernota 2025 wordt het college verzocht de raad een overzicht te bieden van:  structurele effecten uit de jaarstukken 2024 voor de begrotingsjaren 2025 e.v.;  majeure financiële afwijkingen in het eerste kwartaal van 2025; deze worden in samenhang aangeboden met eventueel voorziene significante afwijkingen op beoogde resultaten aan de hand van de in de programmabegroting 2025 geformuleerde prestaties;  analyse van een eventueel in 2025 reeds ontvangen circulaire over de uitkering uit het Gemeentefonds;  het meerjarig financieel kader, inclusief de benodigde (proces-)maatregelen over een bezuinigingsoperatie om tot een sluitend beeld te komen; Voor zover een circulaire van het Gemeentefonds te laat ter beschikking komt om geïntegreerd te kunnen worden in de Kadernota, wordt het college verzocht de raad voorafgaand aan de commissieen raadsbehandeling, een separate brief te zenden waarin de (aanvullende) financiële consequenties worden gerecapituleerd. Omdat in de circulaire informatie staat opgenomen die in belangrijke mate effect heeft op de financiële ruimte van de gemeente, is het voor de vast te stellen kaders relevant dat deze informatie door de raad kan worden meegewogen.

Planning:  Kadernota beschikbaar voor raad  Tafeltjesavond  Commissie Algemeen  Besluitvorming Kadernota in raad

vrijdag 16 mei dinsdag 10 juni 18.30 uur donderdag 26 juni donderdag 3 juli

Najaarsrapportage 2025 In de Najaarsrapportage wordt verantwoord over de uitvoering van de Programmabegroting 2025, nieuwe ontwikkelingen in het lopende jaar en de prognose voor het jaarrekeningresultaat. In deze rapportage wordt tevens ingegaan op de Septembercirculaire en de voortgang van de actielijst accountant en op de administratieve organisatie/interne controle in de vorm van de paragraaf Audits. Ook in deze rapportage is het van belang dat eventueel optredende afwijkingen in financiële zin in samenhang met de gevolgen voor de geformuleerde prestaties worden gepresenteerd. Overeenkomstig de Financiële Verordening ontvangt de raad gelijktijdig met de Najaarsrapportage het Tussentijdse Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (T-MPG). De Najaarsrapportage, met eventuele structurele effecten, wordt de raad vrijdag 26 september ter beschikking gesteld. Daardoor bestaat de mogelijkheid de inhoudelijke en financiële stand van zaken over het lopende jaar tijdig te kunnen betrekken bij de voorbereidingen van fracties op de begrotingsbehandeling, waarbij de focus op de toekomst ligt. Dit sluit aan op de eerder geuite wens vanuit de raad om zo tijdig mogelijk te kunnen bijsturen. Planning: • Beschikbaar komen Najaarsrapportage • Tafeltjesavond • Commissie Algemeen • Besluitvorming Najaarsrapportage in raad

vrijdag 26 september maandag 13 oktober 18.30 uur donderdag 30 oktober donderdag 13 november

Indien de Septembercirculaire van het Gemeentefonds te laat ter beschikking komt om geïntegreerd te kunnen worden in de Najaarsrapportage, wordt het college verzocht de raad voorafgaand aan de commissie- en raadsbehandeling over de Programmabegroting 2026 een separate brief te zenden waarin de (aanvullende) financiële consequenties worden gerecapituleerd, zodat deze bij de commissiebehandeling kan worden meegewogen. Pagina 2 van 3

Programmabegroting 2026- 2029 Het college wordt verzocht om de programmabegroting 2026 (uiterlijk) vrijdag 20 september 2025 beschikbaar te stellen. Om goede integrale afwegingen te kunnen maken bij de Programmabegroting 2026 – 2029 wordt het college verzocht de daaraan gerelateerde Belastingverordeningen 2026 tegelijk met de Programmabegroting aan te bieden. Bij de begrotingsbehandeling hoort het volgende schema:  Programmabegroting 2026 - 2029 beschikbaar voor raad  Tafeltjesavond Begroting (en Najaarsrapportage)  Commissie Algemeen  Alegemene beschouwingen en besluitvorming Programmabegroting in raad  Programmabegroting bij provincie

vrijdag 19 september maandag 13 oktober 18.30 uur donderdag 30 oktober donderdag 13 november vóór 15 november

De programmabegroting 2026- 2029 dient vóór 15 november bij de Provincie Zuid-Holland te zijn ingediend.

Pagina 3 van 3