Bijlage 1 KPI Delft 2021 definitief verslag

2021 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief Kritische Prestatie Indicatoren gemeente gemeente Pijnacker-Nootdorp Delft

Status: definitief 09-03-2022 Rapportnummer: 2022004

Aan:

College van burgemeester en wethouders Delft

Opgesteld door:

N. Cremers, MA en A. Jassies, MA, archiefinspecteurs van Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland

In opdracht van:

drs. A. van de Weerd, Gemeentearchivaris van Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland

2 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................. 4 Resultaat KPI Archief- en informatiebeheer 2021 .............................................................. 4 Aanbevelingen ...................................................................................................................... 5 Algemeen .......................................................................................................................... 5 Implementatie/ klantbenadering beleid ............................................................................... 5 Beheer informatie in applicaties ......................................................................................... 5 Uit te voeren door of in samenwerking met het Stadsarchief Delft ..................................... 5 1. Lokale regelgeving ............................................................................................................ 6 Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer................................................................. 6 Gemeenschappelijke Regelingen....................................................................................... 6 Archiefbeheer .................................................................................................................... 7 2.

Middelen en mensen ......................................................................................................... 8 Gemeentelijke organisatie Delft ......................................................................................... 8 Stadsarchief Delft (gemeentearchivaris/archiefinspectie) ................................................... 8 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depots ..........................................10 Archiefruimte gemeente Delft ............................................................................................10 Archiefbewaarplaats Stadsarchief Delft.............................................................................10 e-depot .............................................................................................................................10 Applicatiebeheer ...............................................................................................................10 Gemeentelijk rampenplan, veiligheid, calamiteiten en ontruiming .....................................11 4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht ......................................................................................12 Project Verbeteren Informatiebeheer ................................................................................12 Kwaliteitssysteem archiefbeheer en informatiebeheerplan ................................................13 Gekwalificeerde gemeentearchivaris en verslag toezicht archiefbeheer............................13 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ..15 Geordend overzicht analoog en digitaal ............................................................................15 Authenticiteit en context analoog en digitaal .....................................................................15 Duurzaamheid analoge archiefbescheiden .......................................................................16 Duurzaamheid digitaal informatiebeheer ...........................................................................16 6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden.

....18 Vervanging, besluiten en verklaringen ..............................................................................18 Converteren en migreren ..................................................................................................18 Vernietigen en verklaringen ..............................................................................................18 Vervreemding, besluiten en verklaringen ..........................................................................19 7. Overbrenging van archiefbescheiden ...............................................................................20 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn ....................................................................20 8. Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden ..22 Bronnen ...............................................................................................................................23

3 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

Inleiding Jaarlijks dient de gemeentearchivaris van de gemeente Delft vanuit zijn toezichttaak, volgens de Archiefverordening Delft 2012 artikel 15, verslag uit te brengen over het beheer van (overheids)informatie door de gemeente Delft. Voor dit verslag is door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de Archief Kritische Prestatie Indicator (KPI) opgesteld. Dit bestaat uit een met wet- en regelgeving onderbouwde vragenlijst van acht KPI’s waarmee een overzicht gecreëerd wordt van de staat van het archief- en informatiebeheer van een gemeente. In dit verslag kent de gemeentearchivaris de staat van het archief- en informatiebeheer van de gemeente een beoordeling toe. Dit gebeurt door middel van een kleur volgens het stoplichtmodel, met de kleuren groen, oranje en rood. Respectievelijk vertalen deze kleuren naar adequaat, redelijk adequaat en niet adequaat op het gebied van archief- en informatiebeheer. Naast de beoordeling over het hele verslag is voor elke KPI (hoofdstuk in dit verslag) een kleur en daarmee beoordeling toegekend. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van bollen met halve kleur. Met behulp hiervan geven wij aan dat een verbetering of dreigende verslechtering zichtbaar is. Lees deze bollen van links naar rechts. Bijvoorbeeld: oranje-groen is een aankomende verbetering, de verwachting is dat de kleur volgend jaar groen is.

Oranje-rood geeft aan dat zonder interventie de verwachting is dat de kleur volgend jaar rood is.

Resultaat KPI Archief- en informatiebeheer 2021 De inhoud van dit KPI-verslag is gebaseerd op de door medewerkers van Documentaire Informatie en Interne Dienstverlening ingevulde centrale vragenlijst zoals opgesteld door de VNG. Ook is informatie (in de vorm van verkorte vragenlijsten of updates hierop) vanuit afdelingen en uit het KPI-verslag over 2020 meegenomen. Hiernaast zijn verschillende gesprekken gevoerd met medewerkers van de gemeente Delft. Wij danken iedereen hartelijk voor hun inzet en bijdrage aan de totstandkoming van dit verslag. Sinds 2019 is er een zichtbare verbetering gaande binnen het informatiebeheer van de gemeente Delft. In 2021 zijn door de gemeente Delft verdere stappen gezet. Belangrijk om te noemen is de migratie van DMS Verseon naar Djuma, dat in maart 2022 plaats gaat vinden, maar waar in 2021 gedegen voorbereiding voor heeft plaatsgevonden. Ook is het project Verbeteren Informatiebeheer van start gegaan. Binnen dit project zijn verschillende beleidskaders voor informatiebeheer binnen de gemeente uitgewerkt. Het project Verbeteren Informatiebeheer komt voort uit het verbeterplan dat opgesteld is als reactie op de KPI over 2019. Zowel de migratie naar Djuma als de verdere uitvoer van het project Verbeteren Informatiebeheer vinden plaats in 2022.

Hoewel veel aanbevelingen zijn opgepakt, blijven een aantal aandachtspunten aanwezig die geadresseerd dienen te worden. Dit zijn onder andere het verkrijgen van inzicht in de (archiefwaardige) informatie in decentrale (vak)applicaties en naleving van bewaartermijnen voor de informatie in deze applicaties. Verder vindt conversie of migratie niet altijd volgens het vastgestelde beleid plaats en is er een achterstand in het overbrengen van analoge archiefbescheiden van de voormalige gemeentelijke musea naar de archiefbewaarplaats. Alles in acht nemende concludeert de inspectie dat de algehele score voor 2021 oranje is. Dit houdt in dat de gemeente Delft redelijk adequaat is in haar archief- en informatiebeheer.

4 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

Aanbevelingen Algemeen 1. Inventariseer de nog aanwezig archieven van de (voormalige) gemeentelijke musea die momenteel bij Museum Prinsenhof staan. Breng deze waar nodig in goede, geordende en toegankelijke staat over naar de archiefbewaarplaats, en draag zorg voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Dit met inachtneming van de gemeentelijke vernietigingsprocedure.

Implementatie/ klantbenadering beleid 2. Maak de conceptversie van het Kwaliteitssysteem definitief en draag zorg voor de invoering hiervan. 3. Draag zorg voor de implementatie van de Leidraad Conversie en Migratie. 4. Implementeer het vastgestelde metadataschema in het applicatielandschap. 5. Stel een veiligheidsplan op voor de archiefruimten, met een calamiteitenplan en een ontruimingsplan. Dit is in concept klaar. Rond het plan af en zorg voor vaststelling en implementatie.

Beheer informatie in applicaties 6. Stel een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht op van alle digitale informatie buiten het DMS Verseon. In 2020 is gestart met dit overzicht, rond dit overzicht af. 7. Breng in kaart welke applicaties buiten Verseon te vernietigen informatie bevatten en hoe in deze applicaties vernietiging is georganiseerd (conform Archiefwet en AVG). Stel vernietigingsprocedures op voor deze applicaties of laat ze aansluiten op de centrale vernietigingsprocedure. 8. Stel een volledig en actueel overzicht op van de in gebruik zijnde applicaties binnen de gemeentelijke organisatie en geef per applicatie aan of deze beschikt over DMS/RMA-functionaliteit en in welke procesapplicaties informatiebeheer wordt uitgevoerd. 9. Inventariseer het gebruik van de duurzame bestandsformaten verder, en zorg ervoor dat de (te bewaren) informatieobjecten in een duurzaam bestandsformaat zijn opgeslagen. 10. Ontwikkel een vernietigingsprocedure voor de daarvoor in aanmerking komende informatie in het datawarehouse.

Uit te voeren door of in samenwerking met het Stadsarchief Delft 11. Herzie de Archiefverordening Delft 2012. Dit is in concept klaar, afronding en vaststelling moet nog gebeuren. 12. Herzie het Besluit Informatiebeheer Delft 2012. Dit is in concept klaar, afronding en vaststelling moet nog gebeuren. 13. Werk in overleg met het Stadsarchief het document ‘Standaard Duurzame Bestandsformaten’ nader uit, mede met het oog op het e-depot, en implementeer dit binnen de organisatie. 14. Actualiseer de GR archiefbeheer Rijswijk, GR archiefbeheer Midden-Delfland en de GR archiefbeheer Pijnacker-Nootdorp. Uitvoering door het Stadsarchief Delft/Erfgoed Delft. 15. Ontwikkel de hotspotmonitor voor de gemeente Delft en stel deze vast. Uitvoering door het Stadsarchief Delft in samenwerking met de aangesloten gemeenten. 5 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer In 2021 zijn er ten opzichte van 2020 geen wijzigingen geweest in de Archiefverordening of het besluit Informatiebeheer. De in 2021 geldende Archiefverordening gemeente Delft en het Besluit informatiebeheer Delft zijn vastgesteld op respectievelijk 28 juni 2012 en 15 mei 2012.1 Dit houdt in dat de gemeente Delft voldoet aan de eisen zoals gesteld in artikel 30 van de Archiefwet 1995. Omdat beide documenten verouderd zijn is in 2021 gewerkt aan een update. De conceptversie van zowel de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer is opgesteld, beide documenten worden naar verwachting begin 2022 ter vaststelling aan het college van burgemeester en wethouders aangeboden. De herziening van beide documenten was een aanbeveling uit de KPI over 2019. Binnen de gemeentelijke organisatiestructuur zijn de afdelingsdirecteuren verantwoordelijk voor het beheer van informatie betreffende de werkprocessen die onder hun verantwoordelijkheid vallen. In de praktijk is deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de afdelingshoofden.2 De afdeling Informatiemanagement, team Documentaire Informatie (DI) is door het college van burgemeester en wethouders in het algemeen aangewezen als beheerder van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

De gemeente Delft organiseert tweewekelijks het Chief Information office (CIOffice), waarin de afdelingshoofden Informatievoorziening, de Chief Information Security Officer (CISO), programmeur Dienstverlening, senior-adviseur Informatievoorziening en de gemeentearchivaris zitting hebben. Daarnaast is er een Stuurgroep Informatie waarin de gemeentesecretaris, directeur Dienstverlening, programmeur Dienstverlening en senioradviseur Informatievoorziening deelnemen. Binnen deze overlegstructuren worden onderwerpen besproken die ook in een Strategisch Informatie Overleg (SIO) horen. In Delft is door de aanwezigheid van het CIOffice en de Stuurgroep Informatie geen SIO ingericht.

Gemeenschappelijke Regelingen Alle Gemeenschappelijke Regelingen (GR) waar de gemeente Delft in participeert zijn te vinden in het landelijke online register Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP).3 In het KPI-verslag over het jaar 2019 is aanbevolen om de Gemeenschappelijke Regelingen Archiefbeheer met de gemeenten, Rijswijk, Midden-Delfland en Pijnacker-Nootdorp te herzien. Dit onder andere in verband met de ontwikkelingen op het gebied van archiefwetgeving en de komst van het e-depot bij het Stadsarchief Delft. In overleg met de aangesloten gemeenten is besloten de GR-herziening uit te stellen tot 2022, maar niet te

1 College van burgemeester en wethouders Delft, Archiefverordening gemeente Delft 2012,

https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Delft/CVDR197947.html, respectievelijk Besluit Informatiebeheer 2012, https://delft.raadsinformatie.nl/document/8764754/1#search=%22besluit%20informatiebeheer%20delft%22. 2 Besluit informatiebeheer Delft 2012, artikel 3.1. 3 Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties “Gemeenschappelijke Regelingen,” https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/gemeenschappelijkeregelingen.

6 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

wachten tot de invoering van de nieuwe Archiefwet. Bij het Stadsarchief is in 2021 de werkgroep herziening GR opgezet. Binnen dit project wordt momenteel gewerkt aan deel één van de herziening; het opstellen van een Producten-Dienstencatalogus. Zodra deze opgeleverd is zullen gesprekken over de herziening van de GR Archiefbeheer Rijswijk, Midden-Delfland en Pijnacker-Nootdorp plaatsvinden. Naar verwachting zal dit in Q2 van 2022 zijn.

Archiefbeheer De gemeente Delft heeft delen van haar archiefbeheer uitbesteed aan privaatrechtelijke partijen. In 2021 is deze situatie gelijk gebleven met voorgaande jaren. De archivering van de gemeentelijke website wordt gedaan door Archiefweb.eu. Social Media wordt gearchiveerd via Obi4Wan. Met beide derde partijen is in 2021 een verwerkingsovereenkomst afgesloten. In deze verwerkingsovereenkomst is de beheerverantwoordelijkheid vastgelegd. De gemeente Delft blijft als archiefvormer altijd eindverantwoordelijk voor haar informatie. Delen van het analoge archief zijn extern geplaatst bij OASIS. In contracten en overeenkomsten afgesloten met de desbetreffende partijen is belegd dat deze partijen dienen te voldoen aan alle eisen die volgen uit de Archiefwet 1995. De lokale regelgeving voldoet grotendeels aan de wettelijke eisen. Gezien de aansluiting op het e-depot moeten de Gemeenschappelijke Regelingen archiefbeheer herzien worden.

7 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

2. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

Gemeentelijke organisatie Delft In 2021 zijn er voldoende middelen beschikbaar, dit is ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren. Team DI beschikt over 11.89 fte, en de medewerkers hebben het vereiste opleidingsniveau voor de functie die ze uitvoeren. In 2021 heeft team DI binnen de gemeentelijke organisatie een expert-rol aangenomen. Dit uit zich, conform het Verbeterplan Informatiebeheer uit 2020, door een faciliterende rol in het opstellen of uitwerken van kaders met betrekking tot het archief- en informatiebeheer, vaak samen met proceseigenaren. Hierin trekt DI samen op met medewerkers van Informatievoorziening (IV, Afdeling Interne Dienstverlening). Daarnaast is DI verdergegaan met de ondersteunende rol in het op orde brengen van het informatiebeheer van de gemeente Delft. De werving van nieuwe DI-medewerkers is aangepast aan het nieuwe functieprofiel. Er waren in 2021 meerdere vacatures voor team DI. Mede door dit aangepaste profiel zijn deze functies moeilijker te vullen. Werving voor nieuwe medewerkers loopt nog en zal in 2022 worden afgerond. In 2021 is het project Verbeteren Informatiebeheer van start gegaan. De looptijd van dit project was van april 2021 tot april 2022, een jaar. In het derde kwartaal van 2021 bleek echter dat een deel van de deliverables uit het eerste deel van het project nog niet, of niet op tijd gereed konden zijn.

De voornaamste oorzaak van deze vertraging is een te kleine capaciteit en vele personele wisselingen. Ook voor deel twee van het project, de implementatie (of klantbenadering) is niet afdoende capaciteit beschikbaar. Besloten is om het capaciteitstekort deels te ondervangen met externe inhuur. Zo is voor het schrijven van het kwaliteitssysteem een derde partij ingehuurd. Voor de implementatie (of klantbenadering) wordt momenteel onderzocht of inhuur voor dit onderdeel mogelijk is en/of hiervoor budget beschikbaar is.

Stadsarchief Delft (gemeentearchivaris/archiefinspectie) Voor het door het college beschikbaar gestelde bedrag voor beheer van de overgebrachte archieven voert het Stadsarchief Delft alle voorkomende werkzaamheden uit, inclusief inspectie. Over 2021 is er voor de toezichthoudende rol van de gemeentearchivaris 0,4 fte beschikbaar. Hiernaast zijn er twee archiefinspecteurs die samen een aanstelling hebben van 1,8 fte. De fte’s van de gemeentearchivaris en archiefinspectie zijn niet enkel voor Delft, maar ook voor de via gemeenschappelijke regelingen aangesloten andere gemeenten of organisaties. In het voorjaar van 2021 heeft de gemeentearchivaris ontslag genomen. Op 29 juni 2021 is de nieuwe teamleider Stadsarchief aangesteld gemeentearchivaris4. In de KPI over 2020 stond dat een van de functies van de archiefinspectie vacant was en er geworven werd. Per

4

Vastgestelde besluitenlijst vergadering burgemeester en wethouders d.d. 29-6-2021, benoeming manager Stadsarchief Delft als gemeentearchivaris, https://delft.raadsinformatie.nl/document/10394291/2#search=%22gemeentearchivaris%22.

8 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

1 maart 2021 is deze positie weer vervuld. De gemeentearchivaris en de archiefinspectie hebben wel het vereiste opleidingsniveau maar niet het vereiste diploma Archivistiek A of B. De gemeentearchivaris is in samenspraak met de provinciaal toezichthouder aangesteld. In september 2021 is een van de archiefinspecteurs begonnen met de opleiding Archivistiek B (Post-HBO), naar verwachting is deze in de zomer 2023 afgerond. Er is duidelijk inzicht in de beschikbare mensen en middelen. Het personeel is goed opgeleid, of in opleiding. De archivaris en archiefinspecteurs hebben niet de vereiste opleiding. Een inspecteur is in opleiding. In 2021 zijn echter te weinig fte inzetbaar voor het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente Delft, onder andere omdat het lastig blijkt openstaande vacatures te vullen. Dit heeft bijvoorbeeld effect op het aantal fte dat beschikbaar is voor implementatie van opgesteld beleid.

9 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Archiefruimte gemeente Delft De gemeente Delft beschikt over een in 2020 door de inspectie afgekeurde archiefruimte. Hierdoor worden in deze ruimte alleen archiefbescheiden die (op termijn) in aanmerking komen voor vernietiging opgeslagen. De te bewaren archiefbescheiden worden vervroegd overgebracht of uitgeplaatst naar de archiefbewaarplaats. Dit is in de praktijk een zeer kleine hoeveelheid aangezien de gemeente Delft vanaf 2019 een Vervangingsbesluit heeft waarmee door scanning de originele analoge archiefbescheiden vervangen worden door digitale. De papieren archiefbescheiden vernietigt Delft na scanning. Deze analoge stukken gelden door het Vervangingsbesluit niet langer als de originele archiefbescheiden.

Archiefbewaarplaats Stadsarchief Delft De permanent te bewaren archieven van de gemeente Delft zijn ondergebracht in de archiefbewaarplaats aan de Gantel 21 in Den Hoorn. Deze archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling.

e-depot In 2020 heeft het Stadsarchief Delft een e-depot aangeschaft bij leverancier Divault. De implementatie en inrichting van het e-depot zijn in 2020 gestart en in 2021 verder uitgevoerd. In 2021 is zoals gepland, in samenwerking met de gemeente Delft, het aansluitprotocol opgeleverd. De afronding van dit protocol, maar ook de verdere inrichting van het e-depot hebben door het vertrek van de Chief Preservation Officer begin 2021 vertraging opgelopen. In de zomer van 2021 is deze functie weer vervuld. De gedigitaliseerde bouwvergunningen van de gemeente Delft zijn in 2021 in het e-depot ingelezen met bijbehorende metadata. Ook zijn voorbereidingen getroffen voor het inlezen van de v-stukken uit het zaaksysteem Verseon en het archief van de BV. Spoorzone. Het e-depot is niet alleen voor de gemeente Delft aangeschaft, ook de bij het Stadsarchief aangesloten partijen (GR-partners) kunnen gebruik gaan maken van het e-depot. In 2021 zijn verschillende gesprekken gevoerd met GR-partnergemeenten over de aansluiting op het e-depot. Deze gesprekken worden in 2022 afgerond en de afspraken die hieruit volgen vastgelegd in herziene GR-afspraken. Deze afspraken zullen o.a. betrekking hebben op de ontwikkelrichting van het e-depot, en de mate van samenwerking tussen de gemeenten hierin.

Applicatiebeheer Het college van Delft beschikt over een in 2021 bijgewerkt gedeeltelijk overzicht van alle in gebruik zijnde applicaties binnen de gemeentelijke organisatie. In dit overzicht staat onder andere aangegeven of applicaties beschikken over DMS/RMS-functionaliteit, en in welke applicaties beheeractiviteiten worden uitgevoerd zoals vernietiging of archivering. Ten opzichte van 2020 blijkt uit de uitvraag bij afdelingen dat meer inzicht is in de gebruikte applicaties en de functionaliteit van deze applicaties. In 2020 bleek dat dit al redelijk inzichtelijk was voor veel afdelingen. Op de uitvraag in 2021 is meer respons gekomen op de

10 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

decentrale uitvraag. Uit deze nieuwe reacties blijkt dat de betreffende afdelingen inzicht hebben in hun gebruikte applicaties en de functionaliteit ervan.

Gemeentelijk rampenplan, veiligheid, calamiteiten en ontruiming De procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van (te bewaren) archiefbescheiden zij opgenomen in het calamiteitenplan voor vernietigbare en over te brengen archieven van de gemeente Delft. In het gemeentelijk risicoprofiel of beleids- en crisisplan zijn geen procedures met betrekking tot archiefbescheiden opgenomen. De archiefruimte in het stadskantoor van de gemeente Delft wordt alleen gebruikt voor (op termijn) vernietigbare archiefbestanden. Deze ruimte maakt onderdeel uit van het Bedrijfshulpverleningsplan van het stadskantoor. Voor de archiefruimte is een calamiteitenplan aanwezig. Het nazorgplan wordt ingeschoven in het BHV-plan dat geldt voor het hele stadskantoor. Het Stadsarchief Delft, waar de overgebrachte archiefbescheiden berusten, beschikt over een actueel calamiteitenplan. De fysieke en digitale bewaaromstandigheden zijn deels op orde. De archiefruimte voldoet niet aan de eisen zoals gesteld in de Archiefregeling. Dit wordt ondervangen voor vervroegde overbrenging en/of uitplaatsing. Delft beschikt niet over een volledig overzicht van alle in gebruik zijnde applicaties waarin informatie wordt verwerkt.

11 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

Project Verbeteren Informatiebeheer In 2021 is in Delft het project Verbeteren Informatiebeheer opgestart. De rechtstreekse aanleiding voor dit project was het KPI-verslag over 2019 waarin de gemeente Delft niet adequaat scoorde in haar archief- en informatiebeheer. Het voornaamste aandachtspunt was dat de informatie die verspreid is opgeslagen door de hele organisatie niet (altijd) goed in beeld is en niet op de juiste manier beheer. Om deze informatie in beeld te krijgen is er binnen Delft inzet nodig van de verantwoordelijke proceseigenaren. In het projectplan Verbeteren Informatiebeheer is het doel van het project als volgt geformuleerd: “Het ultieme doel is het volledig op orde brengen van de informatiehuishouding binnen alle geledingen van de gemeente. Aangezien dit hogere doel een gedeelde verantwoordelijkheid is van alle proceseigenaren, beperken wij ons binnen dit project tot het optimaal faciliteren van proceseigenaren bij het op orde brengen van informatiebeheer.” 5 Met daaruit volgend de kernpunten van het project: • • • •

Bewustwording, de organisatie informeren over informatiebeheer (wie is verantwoordelijk en wat houdt dat in?); Faciliteren van de organisatie in het op orde brengen van het informatiebeheer; Faciliteren van de organisatie in het inventariseren van relevante informatie incl. de locatie ervan; Formele kaders en richtlijnen volledig maken.

De formele kaders en richtlijnen worden gezien als basis voor een goede informatiehuishouding en zijn in het Plan van Aanpak als eerste deliverables ingepland.6 Het opleveren van de kaders en richtlijnen bleek, zoals ook beschreven in H2, langer te duren. Gekozen is om het Kwaliteitssysteem informatiebeheer door een derde partij te laten opstellen om zo voortgang te garanderen. Dit is in december 2021 in conceptvorm opgeleverd. Na beoordeling vindt de vaststelling en implementatie hiervan in 2022 plaats. In 2021 zijn de volgende beleidskaders opgeleverd en vastgesteld: • • •

Metadataschema; Standaard duurzame bestandsformaten; Conversie- en migratiebeleid.

Hiernaast is de verwachting dat begin 2022 de Archiefregeling en het Besluit Informatiebeheer goedgekeurd worden door het college van burgemeester en wethouders.

5 Bart Roethof, Plan van Aanpak VIB: Verbeteren Informatiebeheer, 14 april 2021, pagina 1. 6 Vast te beleidskaders zijn: het metadataschema en standaard duurzame bestandsformaten, het

kwaliteitssysteem informatiebeheer, veiligheidsplan/calamiteitenplan archiefruimten en het Conversieen migratiebeleid.

12 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

Kwaliteitssysteem archiefbeheer en informatiebeheerplan De gemeente Delft beschikt ten opzichte van 2020 over meer vastgestelde beleidskaders. Dit zijn positieve ontwikkelingen voor het beheer van informatie binnen de organisatie. Zoals hierboven beschreven zijn in het project VIB grote stappen gezet in de ontwikkeling van een Kwaliteitssysteem informatie. Dit is echter nog niet gereed, waardoor Delft in 2021 niet beschikt over een volledig kwaliteitssysteem. Binnen Delft is de i-Navigator geïmplementeerd, wat het fundament vormt van het kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is voor het goed beheren van informatie echter essentieel. De organisatie moet kunnen aantonen dat is beschreven waar de verantwoordelijkheden en taken zijn belegd, hoe deze taken dienen te worden uitgevoerd om de juiste kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden door de organisatie wordt voldaan. Daarnaast moet worden vastgelegd dat er regelmatig interne toetsingsmomenten en evaluatie moet plaatsvinden. Het kwaliteitssysteem is in Q3 en Q4 van 2021 opgesteld door KB&P. De conceptversie is gereed voor beoordeling. Na goedkeuring zal vaststelling volgen. In 2022 zal Delft beschikken over een vastgesteld kwaliteitssysteem. Voor alle opgeleverde en vastgestelde beleidskaders is van belang dat de implementatie in de organisatie plaatsvindt.

Anders zal er een situatie ontstaan waar de theorie op orde is, maar de praktijk achterblijft. De implementatie zal een speerpunt zijn voor 2022. Externe inhuur speelt vanwege capaciteitstekort een rol in deze implementatie. Binnen dit proces moet ook aandacht zijn voor kennisoverdracht van externe inhuur naar medewerkers van de gemeente Delft.

Gekwalificeerde gemeentearchivaris en verslag toezicht archiefbeheer Het college van de gemeente Delft heeft een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte en het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden. Zoals beschreven in H2 is de functie van gemeentearchivaris in 2021 vrijgekomen en opnieuw ingevuld. De nieuwe gemeentearchivaris beschikt over het gewenste opleidingsniveau, maar is niet in bezit van een diploma in de archivistiek. De aanstelling is in samenspraak met de provinciaal archivaris gebeurd. Eenmaal per jaar brengt de gemeentearchivaris verslag uit aan het college als archiefzorgdrager over de wijze van het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven in de vorm van het KPI-verslag, en zijn aanbevelingen hiervoor. Volg Je Vraag In 2021 is de archiefinspectie gestart met een onderzoek naar het archief- en informatiebeheer binnen de applicatie Volg je Vraag (VJV) van de gemeente Delft. Deze applicatie is ontwikkeld binnen de gemeentelijke organisatie om klantvragen van burgers te behandelen. Deze vragen komen via de applicatie bij de juiste afdeling en behandelend ambtenaar terecht. Het onderzoek wordt naar verwachting afgerond in 2022. Werkproces Omgevingsvergunning Bouwen In 2019 heeft de archiefinspectie een onderzoek naar het werkproces Omgevingsvergunning Bouwen uitgevoerd.

Uit dit onderzoek zijn aanbevelingen ter verbetering van het archief- en informatiebeheer binnen het werkproces gedaan. Een aantal hiervan zijn al opgepakt maar 13 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

aan de uitvoering van de overige aanbevelingen wordt momenteel nog gewerkt. De afdeling Vergunning Verlenen, Toezicht en Handhaven (VTH), waar het werkproces Bouwen onder valt, is in 2021 gesplitst. Het werkproces Omgevingsvergunning Bouwen is nu ondergebracht in de afdeling Bouwen en Bijzonder Onderzoek (BBO) In 2022 vindt naar verwachting de migratie van de in het werkproces Omgevingsvergunning Bouwen gebruikte applicatie Key2Vergunningen naar Powerbrowser plaats. Naast dat er (te bewaren) archiefbescheiden in Key2Vergunningen aanwezig zijn, staan er ook veel dossiers op de netwerkschijf. Powerbrowser is in 2021 live gegaan voor nieuw aan te maken dossiers binnen het werkproces Omgevingsvergunning Bouwen. Archiefbescheiden in zowel de uit te faseren applicatie Key2Vergunningen als op de netwerkschijf missen (delen van de) metadata, zoals bijvoorbeeld de bewaartermijn van de stukken. Dossiers die in Powerbrowser worden opgemaakt worden wel voorzien van de juiste metadata, volgens het gemeentelijk metadataschema. De gemeente Delft werkt structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding. In 2021 is het project Verbeteren Informatiebeheer van start gegaan, waarbinnen verschillende beleidskaders opgeleverd zijn. In 2022 volgen nog een aantal kaders. De implementatie van deze beleidskaders is een volgend aandachtspunt.

14 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

Geordend overzicht analoog en digitaal De gemeente Delft beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) digitale archiefbescheiden binnen het Document Management Systeem Verseon. Voor het toekennen van de bewaartermijnen in het zaaksysteem wordt gebruik gemaakt van de gekoppelde Zaaktypecatalogus I-navigator. De gemeente Delft gebruikt daarnaast de applicatie Engage Process om processen vast te leggen, te publiceren, en te beheren. Nadat een procesbeschrijving akkoord is bevonden, is het binnen de gemeente inzichtelijk wie de proceseigenaar van het proces en de in dit proces opgemaakte informatie is. De applicatie is gericht op de specifieke processen en niet op een overzicht van het geheel. In 2019 heeft de gemeente met het gemeentelijk gegevensmodel de basis gelegd voor het centrale overzicht van alle informatie in archiefwaardige (decentrale) applicaties. In de KPI over het jaar 2020 was aangegeven dat het aanvullen van het overzicht gepaard zou gaan met de vordering van het verbeterplan. In het jaar 2021 is het echter nog niet gelukt om het overzicht van alle digitale archiefbescheiden binnen de gemeente compleet te maken. Aan de afdelingen is net als in de KPI over 2020 gevraagd of ze beschikken over een actueel en compleet overzicht van (zowel te bewaren als te vernietigen) informatie binnen de eigen werkprocessen.

De bevindingen over het inzicht dat de afdelingen hebben in de informatie binnen de eigen werkprocessen zijn in 2021 vrijwel gelijk aan 2020. Dit houdt in dat afdelingen slechts ten dele inzicht hebben in deze informatie en wanneer er wel inzicht is, dit vaak komt omdat de informatie centraal beheerd wordt in Verseon of Powerbrowser. Dit houdt in dat informatie die in decentrale (vak)applicaties staat vaak niet inzichtelijk is. Wel hebben ten opzichte van 2020 meer afdelingen informatie aangeleverd bij de uitvraag, wat zorgt voor een meer volledig beeld van de situatie binnen de gemeentelijke organisatie.

Authenticiteit en context analoog en digitaal De gemeente Delft beschikt over een in 2021 vastgesteld metadataschema, gebaseerd op het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Dit metadataschema is geïmplementeerd in de zaaksystemen van de gemeente Delft. In de backoffice-applicaties wordt voornamelijk het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken gebruikt.7 Deze metadatering sluit niet volledig aan bij de TMLO. Nieuwe deelapplicaties die bij de gemeente in gebruik worden genomen, handteren over het algemeen de RGBZ. De metadata die op documentniveau wordt vastgelegd in applicaties met archiefwaardig materiaal zijn de volgende: de inhoud, structuur en verschijningsvorm van het materiaal. De gemeente Delft beschrijft de analoge (papieren) en digitale bescheiden inhoudelijk, en legt het opslagformaat vast. In de meeste applicaties in gebruik bij de gemeente wordt bij

7 GEMMA online, Informatiemodel Zaken (RGBZ),

https://www.gemmaonline.nl/index.php/Informatiemodel_Zaken_(RGBZ).

15 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

archiefbescheiden opgeslagen wanneer, door wie en waarom (vanuit welke taak of welk werkproces) het materiaal is opgemaakt of ontvangen. De samenhang tussen archiefbescheiden onderling wordt slechts gedeeltelijk vastgelegd. Binnen de gemeente Delft wordt de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden niet vastgelegd. Aan de afdelingen is uitgevraagd of ze beschikken over een overzicht van de geregistreerde metadata binnen het eigen werkproces. Zeven afdelingen reageren met een positief antwoord (ja) en zes geven aan dat dit overzicht er voor een deel is. Hiernaast beschikken negen afdelingen niet over dit overzicht en weten vijf afdelingen niet of het overzicht aanwezig is.8 Gebruik datawarehouse De gemeente Delft maakt gebruik van een datawarehouse. Dit datawarehouse wordt gevoed doormiddel van een koppeling met verschillende (vak)applicaties uit de gemeentelijke organisatie, zoals de VJV. Hierdoor is de informatie in het datawarehouse een kopie van informatie (bronbestand) die elders is opgeslagen. Op het datawarehouse vindt functioneel en technisch beheer plaats. Een aandachtspunt is de vernietiging van de data uit het datawarehouse. Zodra de bronbestanden in de (vak)applicatie zijn vernietigd zijn deze niet langer door middel van de koppeling op te halen, maar de oudere kopieën bestaan nog wel in het datawarehouse.

De kopieën die in het datawarehouse staan moeten conform wet- en regelgeving tegelijkertijd vernietigd worden met de bronbestanden die in de (vak)applicaties staan. Er is nog geen proces voor vernietiging aanwezig. Het datawarehouse krijgt de vernietigde data niet meer binnen. Dit leidt momenteel niet tot een automatische foutmelding, maar moet worden opgemerkt door middel van een signaal van de proceseigenaar van de (vernietigde) informatie. In 2022 wordt gekeken naar de mogelijkheid van een automatische melding vanuit de bronapplicatie bij vernietiging en hoe in het datawarehouse een correct vernietigingsproces ingericht kan worden.9 Dit proces is nog niet nodig geweest, omdat de brondata uit de aangesloten (vak)applicaties tot nu toe niet wordt vernietigd. Meer informatie over vernietiging uit decentrale (vak)applicaties staat in H6 Vernietiging en Verklaringen.

Duurzaamheid analoge archiefbescheiden De gemeente Delft voldoet aan de eisen zoals gesteld in NEN-2728 en ICN-3 met betrekking tot duurzame materialen en gegevensdragers en duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag.

Duurzaamheid digitaal informatiebeheer De gemeente Delft maakt voor de archiefbescheiden in de zaaksystemen en het e-depot gebruik van duurzame bestandsformaten. De landelijke standaard voor duurzame bestandsformaten wordt hierdoor (waar mogelijk) gevolgd.

8 Bij de beantwoording van de afdelingen heeft het KCC als een afdeling gereageerd. Deze is als

enkel antwoord meegenomen. 9 Een optie is bijvoorbeeld ook het anonimiseren van de kopieën in het datawarehouse – onder vernietiging wordt verstaan dat de informatie niet langer herleidbaar of te reconstrueren mag zijn.

16 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

In decentrale applicaties wordt binnen de gemeente Delft grotendeels gebruik gemaakt van duurzame of acceptabele bestandsformaten, maar er worden ook nog steeds niet duurzame bestandsformaten gebruikt. In 2020 is hier een eerste inventarisatie over gemaakt, gebaseerd op de antwoorden gegeven door afdelingen in de decentrale uitvraag. Deze situatie is in 2021 niet veranderd, blijkt uit de nieuwe uitvraag. Aangezien de gemeente nog geen volledig overzicht heeft van de informatie in decentrale applicaties, is het in 2021 niet inzichtelijk of de niet duurzame bestandsformaten worden gebruikt voor te bewaren of te vernietigen informatieobjecten. De gemeente Delft heeft geen volledig zicht op de informatie in decentrale (vak)applicaties. Dit brengt risico’s voor zich mee voor de bedrijfsvoering en de uitvoering van wettelijke taken door de gemeente, zoals tijdige vernietiging of juist archivering van informatie. Hiernaast is onduidelijk of in geval van een WOB-verzoek alle informatie over een onderwerp aangeleverd is.

17 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden. Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Vervanging, besluiten en verklaringen De gemeente Delft past het vervangen van analoge (papieren) documenten door een digitaal exemplaar routinematig toe volgens de Beleidsregel Vervanging uit 2018. De analoge archiefbescheiden worden na vervanging vernietigd. De gemeente Delft werkt volgens de Beleidsregel Vervanging uit 2018. Dit houdt in dat de gemeente originele analoge (papieren) archiefstukken vervangt voor digitale scans. Deze digitale scans worden hierdoor de originele archiefbescheiden. De Beleidsregel Vervanging is door de gemeentearchivaris goedgekeurd. De analoge archiefbescheiden worden na vervanging conform de Beleidsregel Vervanging vernietigd.

Converteren en migreren De gemeente Delft heeft in 2021 gewerkt aan het beleid van conversie en migratie. Tijdens het migreren van het Raadsinformatiesysteem in 2021 is er een leidraad opgesteld voor conversie en migratie naar een andere applicatie. Deze leidraad is een richtlijn en vormt de basis voor conversies binnen de gemeente Delft. Aangezien de decentrale (vak)applicaties en de informatie die zich hierin bevindt divers is, zal er altijd sprake blijven van maatwerk gebaseerd op deze gemeentelijke leidraad. Migratie e-mail In 2021 is de gemeentelijk e-mail gemigreerd naar Exchange Online, onderdeel van Office 365. Hierdoor worden de e-mails nu in de cloud opgeslagen. Voor de migratie werden e-mail berichten van de gemeente automatisch na drie maanden gearchiveerd in de Enterprise Vault. Bij de migratie naar Exchange Online zijn alle e-mail berichten vanaf 1 juli 2018 mee gemigreerd. E-mails van voor 1 juli 2018 zijn zonder bijlage meegenomen. Deze bijlagen staan nog in de Enterprise Vault. Voor deze migratie is geen conversie/ migratieverklaring opgesteld. Ook zijn nog geen afspraken gemaakt over het bewaren en of vernietigen van e-mails of bijlagen bij e-mails uit de Enterprice Vault. Migratie Key2Vergunningen De applicatie Key2Vergunningen wordt uitgefaseerd. De opvolger Powerbrowser is in 2021 live gegaan.

Het project voor de migratie van de archiefbescheiden uit Key2Vergunningen naar Powerbrowser is eind 2021 gestart. De uitvoerende fase van dit project valt in 2022. De archiefinspectie is aangesloten bij de projectgroep als toezichthouder.

Vernietigen en verklaringen De gemeente Delft hanteert de vigerende selectielijst uit het jaar 2020.10 In 2021 heeft de gemeente Delft de jaarlijkse lijsten met archiefbescheiden die in 2021 voor vernietiging in

10 Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020, 26

februari 2020. https://vng.nl/sites/default/files/2020-02/selectielijst_20200214.pdf.

18 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

aanmerking komen aangeboden aan de archiefinspectie. Deze archiefbescheiden zijn na toestemming ook daadwerkelijk vernietigd. De jaarlijkse centrale vernietiging betreft archiefbescheiden uit de zaaksystemen. De decentrale applicaties, zoals procesapplicaties en basis- en kernregistraties, bevatten ook veel archiefwaardige informatie. In deze applicaties wordt in tegenstelling tot de zaaksystemen geen bewaartermijn automatisch toegekend. De archiefbescheiden in decentrale applicaties is in 2021 nog niet volledig in beeld, waardoor het ook niet inzichtelijk is of deze informatie tijdig (en volgens de correcte procedure) vernietigd wordt uit de desbetreffende applicaties. De wettelijke vernietigingsplicht voor archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken, geldt voor centrale en decentrale applicaties binnen de gemeente. Dat de archiefbescheiden die vernietigd moeten worden, niet tijdig worden vernietigd is een risico voor privacygevoelige informatie11. Zolang deze archiefbescheiden niet vernietigd zijn, blijven deze ook vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) en zijn deze bescheiden ook opvraagbaar door middel van WOB-verzoeken. Uit de uitvraag blijkt dat niet elke afdeling uit de decentrale (vak)applicaties vernietigt. Enkele afdelingen geven aan in 2021 wel vernietigd te hebben.

Deels is dit via het vastgelegde centrale gemeentelijk vernietigingsproces gebeurd. Echter zijn door enkele afdelingen archiefbescheiden vernietigd zonder de correcte procedure te volgen. Hiernaast is door een aantal afdelingen aangegeven dat de H: schijf gebruikt wordt voor opslag van (archiefwaardige) informatie. De afdelingen geven aan niet van de H: schijf te vernietigen, maar dit is niet na te gaan. Gelijk aan de constateringen in de KPI over 2020 geeft een deel van de afdelingen aan niet te weten of er informatie vernietigd is uit de applicaties of werkprocessen waar zij verantwoordelijk voor zijn. Ook dit jaar gaat dit voornamelijk over de informatie in decentrale (vak)applicaties, aangezien uit Verseon vernietigd is.

Vervreemding, besluiten en verklaringen Het college van burgemeester en wethouders van Delft heeft in de afgelopen vijf jaar geen archiefbescheiden vervreemd. Hoewel de gemeente Delft de vernietiging op centraal niveau volledig en goed uitvoert, is dit niet het geval met informatie uit decentrale (vak)applicaties. Bij afdelingen die applicaties beheren is veelal geen vernietigingsprocedure voor decentrale (vak)applicaties ingericht. Ook is de informatie in deze applicaties vaak niet (volledig) inzichtelijk voor de proceseigenaar van de informatie. Door informatie in gemeentelijk processen niet tijdig te vernietigen of te archiveren voldoet de gemeente Delft niet aan wet- en regelgeving op dit gebied en loopt een risico, onder andere onder de AVG. De gemeente Delft beschikt sinds 2021 over een conversie- en migratiebeleid. Bij migraties in 2021 is dit beleid niet (altijd) gebruikt.

11 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), 2016. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-

privacy/wetten/algemene-verordening-gegevensbescherming-avg.

19 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

7. Overbrenging van archiefbescheiden Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn In 2021 zijn er geen nieuwe analoge of digitale archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen, dienen na de wettelijke gestelde termijn van twintig jaar overgebracht te worden naar de archiefbewaarplaats. Binnen de gemeente Delft is een achterstand in de overbrenging van de archieven van de voormalige gemeentemusea, voorlopers van het huidige museum Prinsenhof.12 Tegenwoordig is het museum Prinsenhof een Zelfstandige Bedrijfseenheid binnen de gemeente Delft. De archieven van de voormalige gemeentemusea, Nusantara, Lambert van Meerten en het Prinsenhof bestaan uit twee delen. Een deel hiervan, vier archiefblokken van totaal 100 meter, is uitgeplaatst bij het Stadsarchief. Dit deel heeft een looptijd vanaf de negentiende eeuw tot en met 2014. In 2021 heeft de aanbesteding plaatsgevonden om dit archief te laten bewerken door een externe partij. De opstart van deze bewerking heeft eind van 2021 plaatsgevonden. In 2022 wordt dit deel (de 100 meter) van de archieven van de voormalige gemeentemusea bewerkt. Het tweede deel van de archieven van de voormalige gemeentemusea staat nog bij het museum Prinsenhof. De inhoud van deze archieven is momenteel niet inzichtelijk.

Voor deze archiefblokken geldt net als het andere deel dat deze archieven de wettelijke termijn van twintig jaar hebben overschreden. Deze archieven dienen ook bewerkt te worden voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Aangezien de termijn van twintig jaar is verstreken, dient de zorgdrager voor de archieven volgens artikel 13 lid 3 van de archiefwet 1995 een opschorting van overbrenging aan te vragen bij de Gedeputeerde Staten van ZuidHolland.13 In 2021 is daarnaast het secretariearchief 2000-2018 van de gemeente Delft door een externe partij bewerkt. Dit archiefblok is bewerkt in het kader van de overgang naar digitaal werken per 1 januari 2019. De bewerking is grotendeels afgerond en de archieven zijn eind 2021 naar het Stadsarchief Delft verhuisd. De afronding van dit project vindt plaats in 2022. De bewerkte archiefbescheiden worden vervolgens vervroeg overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Omdat, zoals in H5 genoemd, niet volledig inzichtelijk is welke informatie in decentrale (vak)applicaties aanwezig is, of wat de bewaartermijn van deze informatie is, bestaat er een risico dat op termijn over te brengen archiefbescheiden niet tijdig gesignaleerd worden als zodanig. Dit kan leiden tot een achterstand in de wettelijke overbrenging. Momenteel is deze termijn 20 jaar na afsluiting van de dossiers.

Deze termijn is echter verkort naar 10 jaar in de aankomende nieuwe Archiefwet.

12 Te weten Museum Nusantara, Museum Lambert van Meerten en het Prinsenhof. 13 Archiefwet 1995, artikel 13, lid 3, https://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/2020-01-01#HoofdstukII.

20 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

De gemeente Delft brengt het principe van overbrenging na 20 jaar grotendeels correct in de praktijk. In 2021 is het bewerkingsproject van een deel van de archieven van de gemeentelijke musea gestart. Zodra dit is afgerond wordt dit deel van het archief overgebracht. Wel staat nog een deel van dit archief bij het museum Prinsenhof, in (de staat van) dit archief is geen inzicht.

21 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

8. Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Na overbrenging van de archiefbescheiden door de gemeente Delft naar de archiefbewaarplaats is deze informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van de studiezaal van Stadsarchief Delft, dinsdag tot en met donderdag, zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door derden. Een deel van de overgebrachte archieven van de gemeente Delft zijn ook online te raadplegen via scans op de website van de archiefdienst, waardoor een bezoek aan de archiefbewaarplaats niet noodzakelijk is voor de raadpleging van deze archiefbescheiden. Hiernaast is alle besluitvorming van het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad, samen met onderliggende stukken, online beschikbaar via het Raadsinformatiesysteem (RIS).14 In de afgelopen twee jaar is de studiezaal vanwege coronamaatregelen een aantal keer gesloten geweest. De dienstverlening is op deze momenten grotendeels doorgegaan, hetzij telefonisch of online. Zodra de maatregelen het weer toelieten is de studiezaal open geweest. Dit met inachtneming dan geldende veiligheidsmaatregelen zoals het dragen van een mondkapje.

Voor niet-openbare overgebrachte archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij overbrenging van de archieven is nader bepaald welke documenten openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. De beperkingen houden vooral verband met de werking van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of haar voorlopers. De bepalingen zijn vastgelegd in de verklaring van overbrenging. In 2021 zijn er in totaal 1436 aanvragen geweest voor inzage in archiefbescheiden van de gemeente Delft.

De gemeente Delft voldoet aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet.

14 Raadsinformatie van de gemeente Delft: https://ris.delft.nl/.

22 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag

Bronnen Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), 2016. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/wetten/algemene-verordeninggegevensbescherming-avg. College van burgemeester en wethouders Delft. Archiefverordening gemeente Delft 2012. https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Delft/CVDR197947.ht ml. College van burgemeester en wethouders Delft. Besluit Informatiebeheer 2012. https://delft.raadsinformatie.nl/document/8764754/1#search=%22besluit%20informatiebehee r%20delft%22. GEMMA online. Informatiemodel Zaken (RGBZ). https://www.gemmaonline.nl/index.php/Informatiemodel_Zaken_(RGBZ). Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties. “Gemeenschappelijke Regelingen.” https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-enwaterschappen/gemeenschappelijke-regelingen. Roethof, Bart. Plan van Aanpak VIB: Verbeteren Informatiebeheer. 14 april 2021. Vastgestelde besluitenlijst vergadering burgemeester en wethouders d.d. 29-6-2021. Benoeming manager Stadsarchief Delft als gemeentearchivaris. https://delft.raadsinformatie.nl/document/10394291/2#search=%22gemeentearchivaris%22. Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020, 26 februari 2020. https://vng.nl/sites/default/files/202002/selectielijst_20200214.pdf.

23 | KPI Archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2021, definitief verslag