Bestuurlijke reactie KPI verslag 2024

Interne Dienstverlening

bezoekadres: Stationsplein 1 2611 BV Delft IBAN NL21 BNGH 0285 0017 87 t.n.v. gemeente Delft Behandeld door E. Kruider 06 53 63 4024 Retouradres : Postbus 78, 2600 ME Delft

ekruider@delft.nl Internet www.delft.nl

Gemeentearchivaris gemeente Delft

Datum

Onderwerp

2 september 2025

Reactie op het KPI verslag 2024

Telefoon 14015

Ons kenmerk

6251823 Uw rapport van

18 maart 2025 Uw kenmerk

2025001 Bijlage

Geachte gemeentearchivaris, We hebben kennisgenomen van uw verslag ten behoeve van horizontale verantwoording van het archief- en informatiebeheer voor de gemeente Delft over 2024 (hierna: KPI-verslag). Graag geven we een reactie op het KPI-verslag en geven we aan hoe we hier de komende periode mee aan de slag gaan. IBT-rapportage: score oranje In het KPI-verslag is opgenomen dat de gemeente Delft een oranje kleur scoort op het onderwerp archief- en informatiebeheer. Het archief- en informatiebeheer van de gemeente is hiermee redelijk adequaat. U constateert dat de gemeente Delft actief werkt aan verbeteringen op het gebied van informatiebeheer en dat er in 2024 significante ontwikkelingen op dit vlak zichtbaar zijn. Dit beeld herkennen we en tegelijk onderkennen we zoals ook aangegeven over de periode 2023, dat voor een aantal verbeterpunten langere tijd nodig zal zijn om structurele verbeteringen door te voeren. Oorzaken hiervoor zijn te vinden in: • de complexiteit van de materie; • afhankelijkheid van leveranciers van applicaties; • de beschikbare capaciteit op het gebied van informatiebeheer zowel centraal als decentraal bij de afdelingen die eigenaar zijn van de informatie. Dit wetende is in overleg met de archiefinspectie ook een prioritering aangebracht in de aandachtspunten waarbij de prioriteit afloopt van 1 (hoge prioriteit) tot en met 16 (lagere prioriteit).

Waar mogelijk proberen we zaken in onze aanpak van de aandachtspunten te combineren waardoor zaken met een lagere prioriteit toch eerder worden opgepakt.

Datum

24-03-2025

Verslag horizontale verantwoording – reactie De reactie op het verslag wordt, waar het relevant is, punt voor punt weergegeven. Hierbij wordt de nummering van de aandachtspunten uit het KPI-verslag over 2024 aangehouden. 1. Rond de procedure voor de herziening van de beleidsregel vervanging af en implementeer deze in de organisatie Reactie De beleidsregel vervanging is opgesteld en de gemeentearchivaris heeft positief geadviseerd. Proces om de beleidsregel vast te laten stellen door college is in gang gezet. Implementatie wordt parallel in gang gezet. 2. Breng in kaart welke applicaties buiten de zaaksystemen archiefwaardige informatie bevatten en hoe in deze de vernietiging is georganiseerd. a. Verwerk deze gegevens in de zaaktypecatalogus b. Neem hierbij ook het vernietigen uit het datawarehouse mee. Reactie Zoals de archiefinspectie aangeeft zijn in 2024 31 centraal beheerde applicaties onderzocht en worden in 2025, in eerste instantie, voor de zes belangrijkste actie ondernomen op de gesignaleerde actiepunten. Verwachting is dat dit onderzoek in de eerste helft van 2025 wordt afgerond. Op basis hiervan wordt een plan opgesteld voor de resterende centraal beheerde applicaties. Daarna wordt in 2026 een plan gemaakt voor de decentraal beheerde applicaties. Hierbij zal ook de mogelijkheid om te vernietigingen uit het datawarehouse worden onderzocht. 3.

Draag zorg dat de akte van overbrenging inclusief beperking op de openbaarheid van het bouwvergunningen archief 1890-2010 wordt opgesteld en ondertekend. Reactie Dit punt is inmiddels voltooid. De verklaring van overbrenging is getekend. 4. Werk het kwaliteitssysteem verder uit en implementeer dit in de gemeentelijke organisatie. Reactie De gemeente herkent het beeld van de archiefinspectie. In 2025 wordt verder gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteitscontroles in het centrale zaaksysteem en het borgen van het kwaliteitssysteem. Als dit gerealiseerd is wordt het kwaliteitssysteem aangeboden aan andere organisatieonderdelen om het informatiebeheer te professionaliseren. Wanneer het kwaliteitssysteem is uitgerold over de gehele organisatie kan de archiefinspectie de werking toetsen.

2/5

Datum

24-03-2025

5. Inventariseer hoeveel en waar in de organisatie nog fysieke archiefbescheiden voorkomen. Maak vervolgens een plan om deze te bewerken en over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Reactie De gemeente herkent het beeld van de archiefinspectie. In 2025 wordt een plan van aanpak opgesteld en uitgevoerd. 6. Stel een overzicht op van alle informatie in de werkprocessen/ applicaties binnen de gemeente Delft, gebruik hier eventueel het gemeentelijke gegevensmodel voor. a. Breng in kaart waar het gemeentelijk metadata-schema is geïmplementeerd en Waar deze bij een update/ vervanging van applicatie kan worden toegevoegd. b. Breng in kaart welke applicaties archiefwaardig materiaal bevatten en of deze voldoen aan de daaraan gestelde eisen. Reactie De gemeente herkent het beeld van de archiefinspectie. De centraal beheerde applicaties zijn onderzocht en op basis van dit onderzoek wordt actie ondernomen. De onderzochte applicaties zijn grote procesondersteunende applicaties waarin veel informatie wordt opgeslagen. Er is bewust voor gekozen om de decentraal beheerde applicaties, waarvan de inschatting is dat hier minder informatie in wordt opgeslagen, later op te pakken. 7. Draag zorg voor het uitvoeren van de gemeentelijke vernietigingsprocedure vanuit het e-depot. De proceseigenaar dient hierbij betrokken te zijn. a.

Draag zorg voor het inhalen van de vernietigingsachterstand van het in het e-depot uitgeplaatste archief. Reactie Zoals de archiefinspectie aangeeft is inhalen van de achterstand nog niet mogelijk doordat e-depot dit nog onvoldoende ondersteunt. In 2025 wordt verder gewerkt aan het opschonen van dossiers in Verseon. Daarna wordt bepaald of er een nieuwe migratie naar het edepot noodzakelijk is. 8. Voer de aanbevelingen uit de aspectinspecties werkproces Bouwen, de VJV uit. Reactie Voor het werkproces bouwen zijn in 2024 concrete stappen gezet en is er hierdoor steeds meer bewustzijn ontstaan bij de betreffende afdeling van de nut/noodzaak van goed informatiebeheer. Voor de applicatie Volg Je Vraag (VjV) worden in 2025 stappen gezet om informatie te gaan vernietigen. Er is in 2024 functionaliteit ontwikkeld om die vernietiging ook daadwerkelijk uit te kunnen voeren.

3/5

Datum

24-03-2025

9. Draag zorg voor het toepassen van de leidraad conversie-migratie bij het vervangen van applicaties. Reactie Bij nieuwe ontwikkelingen wordt gewerkt met een proces waarbij de verschillende aspecten van informatiebeheer, informatieveiligheid en architectuur etc. worden geïnventariseerd. De leidraad conversiemigratie wordt hierin ook meegenomen. Met de komst van een nieuwe senior adviseur informatiebeheer en een adviseur informatiebeheer begin 2025 is meer capaciteit beschikbaar om hierop te monitoren.

11. Ga in gesprek met de gemeentesecretaris over het archief- en informatiebeheer van gemeenschappelijke regelingen, dochterondernemingen en projectorganisaties waarover Delft de eindverantwoordelijkheid heeft. Geef hierin aan dat het archief- en informatiebeheer van deze partijen op orde gebracht dient te worden. Reactie De gemeente herkent het beeld van de archiefinspectie. Begin 2024 zijn de in dit kader belangrijkste verbonden partijen geattendeerd op hun verantwoordelijkheid met betrekking tot informatiebeheer en archivering door de verschillende opdrachtgevers vanuit de gemeente Delft. 12. Inventariseer in welke applicaties in de organisatie nog nietduurzame/afwijkende bestandsformaten voorkomen Reactie De gemeente herkent het beeld van de archiefinspectie. Voor de 31 centraal beheer applicaties is hier inzicht in gecreëerd. In 2025 wordt met de beheerders en eigenaren bepaald welke acties hierop kunnen worden ondernomen. Dit wordt in de eerste helft van 2025 afgerond. Daarna volgt een plan voor de resterende centraal beheerde applicaties en daarna in 2026 voor de decentraal beheerde applicaties.

4/5

Datum

24-03-2025

15. Stel een hotspotmonitor op om structurele archiefbescheiden over bepaalde onderwerpen uit te zonderen van vernietiging a. Verzoek het college om de hotspot Spoorzone vast te stellen. Reactie Inrichting van een gemeentebrede hotspotmonitor vraagt een grote inzet van capaciteit en kent een lange doorlooptijd. In 2025 worden in samenwerking met het Stadsarchief de mogelijkheden verkend. Met dank voor de gelegenheid te mogen reageren op uw KPI verslag, verblijven wij, Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,

M Berger Loco-secretaris

JK Gooijer - Medema Loco-burgemeester

5/5