Agendapost Plan van aanpak Evaluatie 2024

Algemeen bestuur 3 november 2023 Agendapunt 2.1

Onderwerp

Bestuurlijke trekker Aard

Plan van aanpak Evaluatie GR MRDH 2024

Marja van Bijsterveldt Besluitvormend

Gevraagd besluit: 1. In te stemmen met het plan van aanpak voor de evaluatie van de gemeenschappelijke regeling van de MRDH in 2024. 2. Het dagelijks bestuur opdracht te geven voor de uitvoering van de evaluatie, met als eerste stap een factbased onderzoek uit te laten voeren en als tweede stap de organisatie van regionale werksessies 3. De bijgevoegde reactiebrief op het advies van 11 oktober 2023 van de adviescommissie EV en Va vast te stellen. 4. In te stemmen met het versturen van de raadsinformatiebrief om de 21 raden te informeren over het proces. Context De MRDH ambieert als samenwerkingsverband van 21 gemeenten met wettelijke en vrijwillige taken permanent door te ontwikkelen op inhoud, werkwijze en onderlinge verbondenheid. Die inzet komt tot uiting in de reguliere werkzaamheden: het proces rondom de vernieuwde Strategische Agenda (mei 2023) en de doorontwikkeling werkwijze Adviescommissies (april 2023) zijn daarvan treffende voorbeelden. De inzet van de MRDH is erop gericht om morgen weer beter te maken en te doen dan vandaag; vanuit dat motto start dit traject. Naast doorontwikkeling in de reguliere werkzaamheden wordt frequent en meer specifiek ingezoomd op de werking van de gemeenschappelijke regeling. Sinds de oprichting hebben daartoe twee evaluaties plaatsgevonden, waaruit aanbevelingen zijn gekomen die inmiddels zijn doorgevoerd.

In de Gemeenschappelijke Regeling is opgenomen dat het algemeen bestuur in 2024 een derde evaluatie uit laat voeren waarbij ‘in elk geval onderzocht wordt of a. de doelstellingen van de regeling, gelet op de overwegingen, zijn behaald en b. voldoende grond bestaat voor continuering van de regeling’. Doorontwikkeling van de MRDH Bij de vaststelling van de Strategische Agenda is vastgesteld dat de 21 gemeenten de koers en focus van de MRDH steunen en herkennen. Tijdens de totstandkoming hiervan is dit tot uitdrukking gekomen door de actieve betrokkenheid van raadsleden, leden van colleges van B&W en ambtelijke organisaties. Bij de ingediende zienswijzen op de concept-Strategische Agenda hebben gemeenten deze steun expliciet gemaakt en daarbij aangegeven waar aanvullende behoeften wordt ervaren.

Algemeen bestuur 3 november 2023 Agendapunt 2.1

Met een unanieme vaststelling in het algemeen bestuur van 26 mei jl. is de collectieve inzet en koers van MRDH formeel benadrukt en gemarkeerd. Dit maakt dat het vertrekpunt van de evaluatie inmiddels wezenlijk anders is dan bij de start van de MRDH: er is vertrouwen in de regionale verbondenheid en overtuiging voor het belang van en noodzaak tot het boeken van gezamenlijk resultaat. De MRDH heeft zich als samenwerkingsverband inmiddels op meerdere vlakken bewezen. Zo concludeert de Rekenkamer van de gemeente Rotterdam in haar onderzoek dat er betere samenwerking tot stand is gekomen binnen het thema economisch vestigingsklimaat, is door regionale samenwerking een flinke bijdrage van het Rijk binnengehaald voor de ontwikkeling van het openbaar vervoer (Lijn LeidenDordrecht, Binckhorst, Oeververbinding Rotterdam) en is door gezamenlijk op te trekken meer aandacht en focus ontstaan over wat echt nodig is om de metropoolregio te versterken. Relatie met de eerdere tussenevaluaties Er zijn twee tussenevaluaties uitgevoerd (2017 en 2021). Bij deze evaluaties lag de focus op het onderzoeken of er binnen de bestaande bestuurlijke processen verbeteringen aan konden worden gebracht. Daarbij is bijvoorbeeld de doorontwikkeling van de adviescommissies meerdere malen als aanbeveling benoemd.

In april 2023 zijn met de adviescommissies nieuwe afspraken gemaakt over de doorontwikkeling van de werkwijzen van de adviescommissies. Dit maakt dat de tussenevaluaties weliswaar een ander karakter hadden, maar een belangrijke bouwsteen vormen voor het te starten onderzoek. Relatie met de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Op dit moment loopt de wijzigingsprocedure van de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling MRDH om de GR van de MRDH in overeenstemming te brengen met de gewijzigde Wet gemeenschappelijke Regelingen (dit dient voor 1 juli 2024 gebeurt te zijn). De insteek van deze wijziging van de GR is beleidsarm. Als er dit komende proces punten naar voren komen die zouden kunnen leiden tot aanpassing van de gemeenschappelijke regeling, dan kan hier in 2025 een separate wijzigingsprocedure voor gestart worden. Daarbij is unanimiteit van de 21 gemeenten een vereiste. Relatie met de taakvelden MRDH en de Strategische Agenda Eén van de aspecten van het komende proces is om te onderzoeken of en in welke mate de doelstellingen van de regeling behaald zijn en daarmee hoe is bijgedragen aan de drijvers achter de samenwerking (‘een sterkere regio met betere kansen voor mensen door versterking van de onderlinge verbondenheid en economisch vestigingsklimaat'), wat dus betrekking heeft op de taakvelden van de MRDH.

De evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling heeft geen directe relatie met inhoudelijke koers en focus uit de Strategische Agenda. Eventuele uitkomsten uit de evaluatie kunnen wel van invloed zijn op de werkwijze/inrichting van de samenwerking bij de uitvoering van de Strategische Agenda.

Algemeen bestuur 3 november 2023 Agendapunt 2.1

Voorstel plan van aanpak Vanuit het vertrekpunt dat de MRDH zich op meerdere vlakken heeft bewezen en dat de 21 gemeenten zich herkennen in de koers en de focus van de MRDH is het voorstel om bij de evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling continuering en doorontwikkeling van de gemeenschappelijke regeling als uitgangspunt te hanteren. Daarmee wordt recht gedaan aan de positief-kritische houding die door de gemeenten is uitgesproken. Daarbij wordt een aanpak voorgesteld die bestaat uit twee delen: - Deel 1: een factbased onderzoek uitgevoerd door een externe partij, dit ter onderbouwing voor het beantwoorden van de vraag van artikel 8.3a. - Deel 2: evaluatie: de beantwoording van de vraag naar continuering in het licht van de recent benadrukte collectieve inzet en koers tezamen met de 21 gemeenten. De aanpak moet leiden tot een gedegen rapportage waarin antwoord wordt gegeven op de hoofdvragen uit artikel 8.3 van de GR. Deel 1: factbased onderzoek Om bij de evaluatie het goede gesprek te kunnen voeren over de continuering is het voorstel om als eerste stap een objectief onderzoek uit te laten voeren door een externe partij. Dit onderzoek moet antwoord geven op de vraag of en in welke mate de doelstellingen, zoals opgesteld in 2015, behaald zijn en hoe is bijgedragen aan de drijvers achter de samenwerking.

Oorspronkelijke doelstellingen van de regeling In de Gemeenschappelijke Regeling van de MRDH zijn de volgende overwegingen opgenomen die ten grondslag liggen van de GR voor de MRDH: - De deelnemende gemeenten zich in de afgelopen decennia steeds meer tot één samenhangende regio hebben ontwikkeld en dat de intensieve (verkeers-) bewegingen van bewoners en bedrijven (‘daily urban system’) getuigen van die dagelijkse realiteit; - Deze onderlinge verbondenheid in de toekomst, mede gelet op mondiale ontwikkelingen waarbij Metropoolregio’s in toenemende mate bepalend zullen zijn, zal toenemen; - Voor het welzijn en de welvaart van de bewoners in die Metropoolregio een slagvaardige en efficiënte samenwerking op bovenlokaal niveau wenselijk is; - Een versterking van het samenhangende verkeer- en vervoersnetwerk in de regio bijdraagt aan een verdere benutting van het economische potentieel van de regio en aan een aantrekkelijk woon- en werkklimaat voor bewoners en bedrijven; - Een efficiënte en pragmatische van onderop gevoede en democratisch gelegitimeerde samenwerking tussen de deelnemende gemeenten, maar ook tussen de gemeenten en andere partijen in en om de Metropoolregio, een noodzaak is om op duurzame wijze mee te doen in de Europese en wereldwijde competitie om bewoners, talenten en (internationale) bedrijven; - De Wet gemeenschappelijke regelingen de ruimte biedt deze

samenwerking op een lichte doch effectieve wijze invulling te geven; - Het samenwerkingsverband daarbij ook de bestaande expertise binnen de deelnemende gemeenten zal kunnen benutten; - Het opzetten van het samenwerkingsverband in de Metropoolregio ook nieuwe mogelijkheden biedt om op vernieuwende wijze invulling te geven aan democratische legitimiteit, betrokkenheid van maatschappelijke organisaties en bewoners en daarbij sprake is en blijft van verlengd lokaal bestuur.

Algemeen bestuur 3 november 2023 Agendapunt 2.1

Het is bij dit onderzoek belangrijk dat de oorspronkelijke doelstellingen zoveel mogelijk worden geobjectiveerd. Bij dit onderzoek wordt ook gebruikt gemaakt van de eerdere evaluaties en relevante beleidsevaluaties die al zijn uitgevoerd. Het OESO rapport wat ten grondslag heeft gelegen aan de vorming van de MRDH is ook een belangrijk vertrekpunt. Daarnaast zal de externe onderzoekspartij ook gevraagd worden om een beperkt aantal sleutelpersonen via 360 graden interviews te interviewen ter verrijking van het deskresearch. Als het factbased onderzoek is afgerond, worden de resultaten besproken bij de gremia. Deel 2: uitvoering evaluatie Na afronding van fase 1 zal de uitvoering van de evaluatie starten over de doorontwikkeling van de MRDH. Hiervoor is het voorstel om dezelfde interactieve werkwijze als bij het proces van de Strategische Agenda te hanteren: met elkaar, raadsleden én bestuurders, in gesprek over de doorontwikkeling van de MRDH middels regionale werksessies in de regio. Er wordt grote waarde gehecht aan een actieve (mogelijkheid tot) betrokkenheid van alle raadsleden en bestuurders. Werkwijze werksessies Bij de werksessies wordt het gesprek gevoerd over de relevante thema’s die betrekking hebben op de doorontwikkeling van de MRDH. De uitkomsten van het factbased onderzoek uit fase 1 worden gebruikt als input voor de thema’s van de werksessies.

Thema’s die in ieder geval aan bod zullen komen zijn betrokkenheid en vertegenwoordiging, (bewoners)participatie en de effectiviteit van de MRDH, aangezien dit thema’s zijn waar nu al behoefte is om het gesprek met elkaar te voeren. Het dagelijks bestuur heeft de opdracht om de werksessies te organiseren, de adviescommissies zullen ook advies geven over de inrichting van deze werksessies. De planning is dat er drie regionale werksessies georganiseerd worden in september / begin oktober, verspreid over de regio. De uitkomsten van de werksessies worden vertaald naar concrete voorstellen voor de doorontwikkeling van de MRDH. Zienswijzeprocedure Na afronding van fase 2 wordt de zienswijzeprocedure gestart. De zienswijze bevat het onderzoeksrapport van fase 1 en de voorstellen voor de doorontwikkeling. Bij zowel het vrijgeven van de zienswijze als de vaststelling van de Evaluatie hebben ook de adviescommissies en de bestuurscommissies een rol. Betrekking van relevante thema’s Bij de adviescommissies en/of bij een aantal gemeenten is naar voren gekomen dat er behoefte is om over ieder geval twee relevante onderwerpen het gesprek te voeren met elkaar, te weten:  De betrokkenheid van inwoners bij de MRDH (participatie).

 De betrokkenheid van raden bij besluitvorming van de MRDH (inclusief organisatorische inrichting, zoals bijvoorbeeld adviescommissies versus regioraad) Het voorstel is om deze twee onderwerpen een plek te geven in het factbased onderzoek en te betrekken als thema’s bij de regionale werksessies. Rolopvatting en aanpak De dagelijkse aansturing van de evaluatie valt onder de verantwoordelijkheid van de werkorganisatie MRDH, waarbij de gremia van de MRDH in de verschillende fases nauw

Algemeen bestuur 3 november 2023 Agendapunt 2.1

betrokken worden. Daarnaast worden relevante onderzoeken, de eerdere uitgevoerde evaluaties en aanbevelingen betrokken bij de evaluatie. Planning Na het vaststellen van het plan van aanpak van de evaluatie is het voorstel om de evaluatie in twee fases uit te voeren: het factbased onderzoek en de uitvoering van de evaluatie. Op hoofdlijnen zit de planning er als volgt uit: Wanneer Wat Q4 2023 Selecteren onderzoeksbureau Jan 2024 Vaststellen onderzoeksopzet factbased onderzoek Q1 – Q2 2024 Eind Q2 aug / sep 2024 Sep / okt 2024 Okt / nov 2024 Nov 2024 Dec 2024 Q1 2025 Q2 2025

Uitvoering factbased onderzoek Bespreking uitkomsten factbased onderzoek Vaststellen opzet regionale werksessies

Wie Dagelijks bestuur Dagelijks bestuur met advies van de adviescommissies Extern onderzoeksbureau

Regionale werksessies

Alle gremia Dagelijks bestuur met advies van de adviescommissies Alle gremia

Opstellen rapport Evaluatie ter zienswijze

Dagelijks bestuur

Reflecties aan AB voor zienswijze Evaluatie

Bestuurscommissies & adviescommissies Algemeen bestuur

Vrijgeven zienswijze Evaluatie Zienswijzeprocedure Vaststelling Nota van Beantwoording en vaststelling Evaluatie

21 gemeenteraden Algemeen bestuur met advies van de adviescommissies

Financiën Het voorstel om te starten met de evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling heeft geen financiële consequenties. Juridisch Zie context en motivering. Communicatie Na vaststelling van het plan van aanpak zal aan de 21 gemeenteraden een raadsinformatiebrief gestuurd worden om hen te informeren over het te doorlopen proces en actief uitnodigen deel te nemen aan het komende proces. De raadsinformatiebrief is als bijlage toegevoegd.

Algemeen bestuur 3 november 2023 Agendapunt 2.1

Gedurende het proces worden: - De gremia op de hoogte gehouden worden over de voortgang van het proces tijdens de reguliere vergaderingen. - De gemeenteraden geïnformeerd over de voortang van het proces op de volgende momenten : o Na vaststelling van de onderzoeksopzet van het factbased onderzoek o Na vaststelling van de opzet van de regionale werksessies en de uitkomsten van het factbased onderzoek. o Na vaststelling van de Evaluatie na de zienswijzen. Bijlagen 1. Advies van de adviescommissies EV en Va 2. Concept reactiebrief AB inzake het advies van de adviescommissies EV en Va 3. Concept raadsinformatiebrief Gevolgde procedure Bestuurscommissie Dagelijks bestuur Ambtelijk overleg Zienswijzetermijn Adviescommissie Anders, te weten

EV en Va 11 oktober 28 augustus en 9 oktober 10 oktober n.v.t. EV en Va 11 oktober n.v.t.

Verdere procedure Zienswijzetermijn Adviescommissie Dagelijks bestuur Algemeen bestuur Anders, te weten

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Bekendmaking  Openbaar besluit: ☒ ja ☐ nee  Wettelijke bekendmaking: ☐ ja ☒ nee

Contactpersoon  Naam: Esther Westerbeek  Mailadres: E.westerbeek@mrdh.nl