Actieplan MVOI 2022-2025

ACTIEPLAN MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD OPDRACHTGEVEN EN INKOPEN

GEVORDERD

Inhoudsopgave Dit Actieplan MVOI gevorderd bevat zeven stappen. Het Actieplan MVOI heeft een planningsduur van twee jaar (tot 2025). De eerste drie stappen worden eenmalig gezet voor deze periode. Stappen 4 t/m 7 worden ieder jaar opnieuw uitgevoerd. Het Actieplan is een levend document. Zaken die op het moment van schrijven (december 2023) onbekend zijn, worden later aangevuld. Ook blijft de ruimte bestaan voor het verwerken van feedback van betrokkenen.

Stap 4 - 7 worden elk jaar opnieuw uitgevoerd

Stap 1. Nulmeting Waar staan we en wat doen we al?

Stap 2. Thema’s kiezen Welke focus brengen we aan?

Stap 3. Ambities & Doelen Waar gaan we heen en binnen welke kaders?

Stap 4. Aanbestedingskalender Welke aanbestedingen komen eraan?

Stap 5. MVI borging Hoe wordt MVI geborgd in de organisatie?

Stap 6. Jaarplanning Wat zijn de acties voor dit jaar?

Stap 7. 7. Stap Evalueren Checklist Zijn de gestelde Welke stappendoelen en behaald? checks ga ik doorlopen?

Stap 1 - 3 worden één keer uitgevoerd

2

Stap 1. Nulmeting De gemeente Delft heeft nog geen brede borging van MVOI-beleid. Wel experimenteren we al met het toepassen van duurzame maatregelen in losse inkooptrajecten en passen we bij de meeste trajecten een SROI-verplichting toe. Een volledig overzicht van MVOI in voltooide aanbestedingen ontbreekt. Hieronder schetsen we een grof beeld.

Bestaand beleid Het doel van het bestaande SROIbeleid is om op alle Europese aanbestedingen een SROIverplichting toe te passen van minimaal 5%. Dit is in 2022 gelukt bij 75 tot 90% van de trajecten.

MVOI in voltooide aanbestedingen Bij meerdere Europese aanbestedingen in 2022 zijn geschiktheidseisen toegepast op het gebied van klimaat, duurzaamheid of circulariteit. De meest gebruikte eis is de norm ISO 14001.

MVOI in voltooide aanbestedingen

Uitdagingen voor de toekomst

Bij diverse trajecten zijn gunningscriteria uitgevraagd op het gebied van klimaat en milieu. Voorbeelden hiervan zijn de aanbesteding warme/koude dranken, waarbij we vroegen om duurzame materialen. Een voorbeeld uit 2023 is de uitvraag voor directievoering en toezichthouding voor schoolhuisvesting, waarbij inschrijvers extra punten verdienden bij gebruikmaking van duurzaam vervoer. Bij een ander project in 2023 is ingezet op circulariteit door een vervangen brug elders in de stad te plaatsen. Ook zijn er in de periode 2018-2022 drie schoolgebouwen en een zwembad volledig circulair gesloopt.

De volgende zaken maken het makkelijker om MVOI in de toekomst breed toe te passen: • concrete doelen en ambities; • meer kennis over de mogelijkheden om duurzame eisen en wensen te stellen.

3

Stap 2. MVOI-thema’s kiezen

Gekozen thema’s:

X

Klimaat

X

Milieu

X

Circulair

X

Ketenverantwoordelijkheid

Diversiteit & inclusie

Social Return

Toelichting keuze: Tijdens de eerste sessie koos de kerngroep na een brainstorm vier thema's. Voordat de deelnemers wisten uit welke thema's ze konden kiezen, schreven ze op geeltjes wat zij belangrijk vinden en willen verbeteren binnen de gemeente. Vervolgens schreven we de zes thema's op het whiteboard en verdeelden de geeltjes hierover. Uit deze verdeling bleek dat de thema's klimaat, circulair, milieu en ketenverantwoordelijkheid de meeste aandacht kregen. De redenen hiervoor lopen uiteen. Deze thema's krijgen bijvoorbeeld al veel aandacht binnen afdelingen als Stadsbeheer en Realisatie, dus is het een logische keuze om hierop verder te bouwen. Ook speelde een persoonlijk gevoel van urgentie een rol, onder andere in de keuze voor het thema ketenverantwoordelijkheid. De deelnemers zijn intrinsiek gemotiveerd om hieraan bij te dragen door middel van de inkoop van de gemeente. De overige thema’s krijgen wel aandacht bij de relevante (Europese) aanbestedingen, bijvoorbeeld door het standaard opnemen van speciale uitvoeringsvoorwaarden voor SROI. Voor het ontwerpen van pilotprojecten en andere (innovatieve) maatregelen ligt de focus op dit moment op de vier voorgenoemde thema’s.

4

Stap 3. MVOI-doelen stellen Het verder ontwikkelen van de kennis van vakspecialisten is noodzakelijk om meer resultaat te realiseren op het gebied van MVOI. Daarom focussen we onze doelen en ambitie op het vergroten en verzamelen daarvan. Het behalen van de doelen is een gezamenlijke taak. Bij stap 5 benoemen we de partijen die hierbij betrokken zijn en hun rol en verantwoordelijkheid. Ambitie 2025

In 2025 hebben we een cultuur gecreëerd waarin we de verzamelde kennis en instrumenten als vanzelf inzetten om impact te maken op het gebied van MVOI

Klimaat

Milieu

Circulair

Ketenverantwoordelijkhei d

2024

2025

JAARDOEL

JAARDOEL

Bij minimaal drie gww-aanbestedingen sturen we maximaal op CO2-reductie

Bij minimaal vijf gww-aanbestedingen sturen we maximaal op CO2-reductie

Bij alle relevante aanbestedingen vullen we de kansenkaart in en doen we onderzoek naar maatregelen rakend aan de focusthema’s We voeren minimaal drie pilotprojecten uit waarin we maximaal sturen op circulariteit

Bij minimaal vijf aanbestedingen passen we de lessen toe geleerd bij de marktconsultaties uit 2024

Bij minimaal vijf aanbestedingen passen we de lessen toe uit de pilotprojecten van 2024

We voeren minimaal één pilotproject uit waarin we maximaal sturen op ketenverantwoordelijkheid 5

Stap 4. Aanbestedingskalender De grafiek hieronder geeft de aanbestedingen van 2024 weer. Per traject maakten we een inschatting van de kans dat we MVOI kunnen toepassen. De kansen zijn weergegeven per focusthema. Op dit moment zijn nog niet alle aanbestedingen en kansen inzichtelijk. Deze worden in de loop van 2024 aangevuld.

6

Stap 5a. Borging van MVOI De komende jaren zijn er nog veel mogelijkheden om MVOI goed te borgen in de organisatie en het inkoopproces. Hiervoor ondernemen we verschillende acties.

Wat doen we al aan borging van MVOI in de organisatie?

Wat doen we al aan borging van MVOI in het inkoopproces?

Welke acties gaan we komend jaar uitvoeren voor de borging?

Om aandacht te vestigen op MVOI binnen de organisatie is in voorgaande jaren de ‘duurzame inkoopaward’ georganiseerd. Hierbij werden aanbestedingen uitgelicht waarbij concrete en innovatieve MVOImaatregelen waren toegepast. Daarnaast wordt in het inkoopbeleid verwezen naar MVOI.

Om MVOI te borgen in het inkoopproces wordt in het startformulier aandacht gevestigd op duurzaamheidsmaatregelen. In de stukken zelf wordt standaard aandacht besteed aan SROI. Verder is het gebruikelijk dat de opdrachtgever drie tot zes maanden voor de start van een aanbesteding in gesprek gaat met de inkoopadviseur. Hierbij worden de MVOI-mogelijkheden voor de betreffende uitvraag besproken. Daarnaast wordt de toepassing van MVOI jaarlijks bijgehouden in de MVIZelfevaluatietool.

Verzamelen kennis en instrumenten We voeren pilotprojecten en marktconsultaties uit. Ook maken we gebruik van de kansenkaart en het ambitieweb en plannen we periodieke evaluaties van de uitvoering van het actieplan. Daarnaast maken we afspraken met opdrachtgevers over duurzaamheidsbudgetten. Contractmanagement MVOI wordt een vast agendapunt tijdens de kwartaalgesprekken en evalueren we MVOI bij het contractmanagement. Vergroten bekendheid en bewustzijn We stellen een communicatieplan op, waar we de belangrijkste spelers in identificeren en acties in vastleggen. Onderdeel hiervan wordt het vieren van successen en delen van ervaringen.

7

Stap 5b. Borging van MVOI Het borgen van MVOI in de organisatie is een gemeenschappelijke taak. Om deze te kunnen volbrengen hebben we een lijst opgesteld van de partijen die hierbij betrokken zijn en hun rollen en verantwoordelijkheden.

Opdrachtgevers/budgethouders

Opdrachtnemers/vakafdelingen

Inkoop

Het afdelingshoofd inkoop is ambtelijk opdrachtgever en eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het plan. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het meegeven van MVOI-doelen in opdrachten. De toepassing van MVOI heeft een positieve of negatieve invloed op de kosten. Per aanbesteding wegen we het budget af en nemen waar nodig kostenbeperkende maatregelen.

De vakspecialist is bij de start van de aanbesteding verantwoordelijk voor het gebruik van de kansenkaart, het ambitieweb, het doen van marktconsultaties etc. Daarnaast is de vakspecialist verantwoordelijk voor de toepassing van gunningscriteria, geschiktheidseisen en overige MVOImaatregelen om de MVOI-doelen te halen. Verder blijft de vakspecialist op de hoogte van wat er speelt in de markt op het gebied van duurzaamheid en sociaal ondernemen. Ten slotte is het identificeren van kansen voor toepassing MVOI de verantwoordelijkheid van (o.a.) de vakspecialist. Hierbij houdt de vakspecialist rekening met het budget en koppelt eventuele hogere kosten terug aan de budgethouder voor de juiste afweging.

Inkoop faciliteert de toepassing van MVOI in aanbestedingen door de vakspecialisten te ondersteunen bij het gebruik van de kansenkaart en het uitvoeren van marktconsultaties. Ook plant inkoop evaluatiemomenten in voor de uitvoering van het actieplan. Daarnaast houdt het team zich bezig met het genereren van bekendheid en bewustzijn rondom MVOI en de doelen en ambities door middel van het communicatieplan. Verder is het identificeren van kansen voor toepassing MVOI de verantwoordelijkheid van (onder andere) team inkoop. Ten slotte rapporteert team Inkoop samen met de afdeling Realisatie de MVOI-toepassing in de MVIzelfevaluatietool van het Rijk, zodat de voortgang inzichtelijk blijft.

Contractmanagers De contractmanager controleert de naleving van de afspraken tussen de opdrachtgever en de leverancier die zijn gemaakt in de aanbesteding. Als de afspraken niet worden nageleefd, hoort het aanspreken van de leveranciers ook bij de rol van de contractmanager.

8

Stap 6. Planning 2024 In 2024 richten we ons op het behalen van de doelen. Ook willen we het bewustzijn rondom MVOI vergroten en het draagvlak hiervoor uitbreiden. Hiervoor ondernemen we verschillende acties. Deze acties hebben opgenomen in onderstaande planning.

9

Stap 7. Evaluatie [Hier is ruimte voor extra toelichting]

Wat ging er goed?

Wat had er beter gekund?

Waar moeten we op letten komend jaar?

10