Aanbestedingsleidraad Gemeentelijke accountantsdiensten 1.0

Kenmerk: 5522133

EUROPESE OPENBARE AANBESTEDING Aanbestedingsleidraad Gemeentelijke accountantsdiensten

1

Kenmerk: 5522133

Inhoudsopgave:

1.

Inleiding .............................................................................................................. 4

1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Algemeen .................................................................................................................. 4 Communicatie ........................................................................................................... 4 Informatie over de Gemeente ................................................................................... 4 Leeswijzer ................................................................................................................. 4

2.

Opdracht ............................................................................................................. 5

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14.

Huidige situatie ......................................................................................................... 5 Doel van de aanbesteding ......................................................................................... 5 Omschrijving van de Opdracht................................................................................... 5 Omvang van de Opdracht .......................................................................................... 8 Huidige werkwijze Gemeente .................................................................................... 8 Gunningscriterium................................................................................................... 10 Varianten ................................................................................................................ 10 Indeling in percelen ................................................................................................. 10 Percelenregeling...................................................................................................... 10 De Overeenkomst ................................................................................................... 10 De Wachtkamerovereenkomst ................................................................................

11 Algemene Inkoopvoorwaarden ............................................................................... 11 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen ..................................... 11 Verklaring geen Russische betrokkenheid................................................................ 11

3.

De Aanbestedingsprocedure en planning.......................................................... 12

3.1. 3.2. 3.3.

Algemeen ................................................................................................................ 12 Planning aanbesteding ............................................................................................ 12 Vragen & Nota van Inlichtingen ............................................................................... 12

4.

Inschrijving ........................................................................................................ 14

4.1.

Indienen Inschrijvingen ........................................................................................... 14

4.1.1. 4.1.2.

CTM ................................................................................................................................ 14 Samenwerkingsverband (combinatie) ............................................................................. 14

4.2.

Klachten .................................................................................................................. 16

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8.

Beoordelingsproces ................................................................................................. 17 Fase 1 Vormvereisten .............................................................................................. 17 Fase 2 Beoordelen Uitsluitingsgronden .................................................................... 17 Fase 3 Beoordeling Geschiktheidseisen ................................................................... 18 Fase 4 Beoordeling Programma van Eisen................................................................ 18 Fase 5 Beoordeling Gunningscriteria........................................................................ 18 Beoordeling kwalitatieve Gunningscriteria .............................................................. 19 Beoordeling Gunningscriterium prijs........................................................................ 20 Eindscore ................................................................................................................. 20 2

Kenmerk: 5522133

6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5.

Gunning .................................................................................................................. 21 Verificatie................................................................................................................ 21 Voorgenomen gunningsbeslissing............................................................................ 21 Geschillen................................................................................................................ 21 Definitieve gunning ................................................................................................. 22 Ondertekening Overeenkomst(en) .......................................................................... 22

Overzicht van separate Bijlagen ......................................................................................... 23 Checklist Opbouw Inschrijving ........................................................................................... 24 Checklist bij voorgenomen gunning ................................................................................... 25

3

Kenmerk: 5522133

1. Inleiding 1.1. Algemeen De Gemeente voert op basis van de Aanbestedingswet een Europese Openbare Aanbestedingsprocedure uit voor de aanbesteding voor Gemeentelijke accountantsdiensten. De Europese openbare procedure houdt in dat een Aankondiging is gepubliceerd via CTM (https://eu.eu-supply.com/login.asp?B=). Het CTM platform is gekoppeld aan TenderNed. Dit betekent dat de aankondiging via TenderNed is terug te vinden. De procedure kent één ronde, waarin alle Inschrijvers (aanbieders die inschrijven met een offerte) direct een Inschrijving kunnen indienen. Alle Aanbestedingsstukken zijn uitsluitend via CTM te downloaden. Heeft u vragen over CTM, dan kunt u contact opnemen met de servicedesk van CTM via 020- 670 85 00 of via tendersupport@eu-supply.com. 1.2. Communicatie Deze aanbesteding zal geheel digitaal plaatsvinden via het aanbestedingsplatform CTM. Dit betekent dat: 1. de Aanbestedingsdocumenten via CTM ter beschikking worden gesteld; 2. (potentiële) Inschrijvers via CTM nadere inlichtingen kunnen inwinnen; 3. Inschrijvers via CTM hun aanbieding indienen; 4. de correspondentie ten aanzien van de gunning van de Opdracht via CTM plaatsvindt. Indien in voorkomende gevallen de communicatie niet via CTM kan plaatsvinden, kunt u contact opnemen door te e-mailen naar inkoopmanagement@delft.nl.

Tot aan het moment van (definitieve) gunning is het niet toegestaan om contact op te nemen met functionarissen die bij deze Aanbestedingsprocedure betrokken zijn of andere medewerkers dan wel college- of raadsleden ter verkrijging van welke informatie dan ook. Elke positieve of negatieve beïnvloeding, op welke manier dan ook, leidt tot onmiddellijke uitsluiting van (verdere) deelname aan deze aanbesteding. 1.3. Informatie over de Gemeente De Gemeente treedt op als Aanbestedende dienst in deze Aanbestedingsprocedure. Voor informatie over de Gemeente kunt u terecht op de website van de Gemeente, te weten: www.delft.nl. 1.4. Leeswijzer De Aanbestedingsleidraad bestaat uit zes delen: • hoofdstuk 2 bevat informatie over de Opdracht; • hoofdstuk 3 bevat de algemene aspecten over de Aanbestedingsprocedure inclusief de wijze waarop u vragen kunt stellen; • hoofdstuk 4 bevat de wijze waarop u een complete en juiste Inschrijving kunt doen; • hoofdstuk 5 bevat de gefaseerde wijze waarop de Gemeente uw Inschrijving controleert en beoordeelt; • hoofdstuk 6 bevat de wijze waarop de gemeente omgaat met de gunning, afwijzing(en) en tekening van de Overeenkomst; • Bijlagen. 4

Kenmerk: 5522133

2. Opdracht 2.1. Huidige situatie De Gemeente Delft heeft een per 30 juni 2023 eindigend contract met haar huidige accountant voor het verlenen van accountantsdiensten. Het aflopende contract vormt de directe aanleiding voor deze nieuwe aanbesteding welke plaatsvindt op grond van Europese regelgeving. 2.2. Doel van de aanbesteding Het doel van deze Europese aanbesteding is om te komen tot een Overeenkomst met één Opdrachtnemer, die in Opdracht van de Gemeente de zorg op zich neemt voor de dienst ‘’Gemeentelijke accountantsdiensten’’. 2.3. Omschrijving van de Opdracht Onder de uitgevraagde opdracht valt de controle op de getrouwheid van de jaarrekening als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet, uitgevoerd door een registeraccountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Controle van rechtmatigheidsverantwoording vormt hier een onderdeel van, waarbij de getrouwheid van de verantwoording eveneens getoetst dient te worden. De controlewerkzaamheden bestaan uit de zogeheten planningsfase, interimfase en de eindejaarscontrole, waarbij diverse facetten van de controle aan de orde komen. Hierbij te denken aan de planning, werkzaamheden rondom opzet, bestaan en werking van de diverse processen en de jaarrekeningcontrole. Administratieve dienstverlening door het accountantskantoor is niet verenigbaar met de controleopdracht.

De controle dient uitgevoerd te worden op basis van de actuele regelgeving. Als referentiekader gelden hierbij o.a. de (Gemeente)wet, het Besluit begroting en verantwoording (BBV), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), richtlijnen (protocollen) in het kader van Single Information Single Audit (SISA), wettelijke regelingen, gemeentelijke verordeningen (zoals de financiële verordening artikel 212 GW) en voorschriften. Uitgangspunt van de gemeente Delft is dat de organisatie zicht heeft op haar eigen risico’s en dat deze risico's adequaat worden beheerst. Door de gemeenteraad wordt het controleprotocol vastgesteld voor de accountantscontrole. In aanvulling op het controleprotocol kan sprake zijn van periodieke herijking van het vast te stellen toetsingskader, bijvoorbeeld aan de hand van aanwijzingen van de landelijke commissie Besluit Begroting en Verantwoording. Daarnaast kunnen er jaarlijks door de raad met de accountant specifieke afspraken gemaakt worden door voorafgaand aan de accountantscontrole vast te stellen waar extra aandacht aan besteed dient te worden. Het bij het controleprotocol gevoegde toetsingskader geeft aan welke specifieke kaders van toepassing zijn voor de rechtmatigheidscontrole. In het toetsingskader is een overzicht opgenomen van de geldende externe en interne regelgeving met betrekking tot financiële beheershandelingen.

Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat een duidelijke relatie met het financieel beheer. Hierbij dient de accountant de rechtmatigheidsverantwoording te toetsten op getrouwheid. Hiermee stelt de accountant vast dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. Vanaf 2023 dient de accountant de door de Gemeente opgestelde eigen rechtmatigheidsverantwoording en het bijbehorende dossier te controleren op getrouwheid. In het onderstaande schema is de goedkeuringstolerantie opgenomen overeenkomstig de eisen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). 5

Kenmerk: 5522133

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

Beperking >1% <3%

Oordeelonthouding -

Afkeurend ≥ 3%

≤ 3%

>3% <10%

≥ 10%

-

Deze toleranties zijn afzonderlijk van toepassing op getrouwheid. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (professional judgement). Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant op het niveau van de doelstellingen in de begroting elke fout of onzekerheid groter of gelijk aan € 200.000, - van de goedkeuringstolerantie rapporteert. Bij de dienstverlening door de accountant maken we onderscheid in: 1. de algemeen certificerende functie; 2. de natuurlijke adviesfunctie voor organisatie en college van B&W; 3. de bestuurlijke ondersteuning van de gemeenteraad. Ad. 1. De algemeen certificerende functie. Het hoofdbestanddeel van de werkzaamheden betreft het aan de gemeenteraad rapporteren over het door het college van B&W gevoerde beheer in het kader van de jaarrekening. In de verschillende rapportages wordt onderscheid gemaakt tussen de managementletter, het accountantsverslag en de accountantsverklaring. De accountant voert overleg over de (concept)rapportages in het kader van de managementletter en de jaarcontrole met de gemeentecontroller, de leadauditor en het hoofd Financiën. Eens per jaar stelt de accountant een managementletter op ten behoeve van het ambtelijk Directieteam, (hierna te noemen: ’DT’) en bestuurlijk management (college van B&W).

De definitieve versie wordt vervolgens gedeeld met de gemeenteraad. In deze managementletter ligt de nadruk op het functioneren van de administratieve organisatie, de interne controle, de geautomatiseerde gegevensverwerking en het financieel beheer. Tevens wordt zo nodig aandacht besteed aan bedrijfseconomische risico's en exploitatierisico's. Verwacht wordt van de accountant dat daarbij gemeentebrede verbeterpunten, bestuurlijke aandachtspunten en de meer specifieke verbeterpunten per afdeling aan de orde worden gesteld. De managementletter geeft aanbevelingen over de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen. De accountant is beschikbaar om de definitieve managementletter en andere opgeleverde rapportages toe te lichten aan het DT en de gemeenteraad De accountant bespreekt vooraf de concepten van de managementletter en het aan de raad uit te brengen accountantsverslag met accountantsverklaring bij de jaarrekening met de gemeentecontroller, de leadauditor en het hoofd financiën. Ad. 2. De natuurlijke adviesfunctie voor organisatie en college van B&W Dit betreft het gevraagd en ongevraagd adviseren van het ambtelijk management en het college .

Het gaat om activiteiten ten behoeve van het management voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, eventueel (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, fiscale zaken en eventuele organisatie risico's. Het gaat hierbij om adviezen die: •

een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; 6

Kenmerk: 5522133

• • • •

een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten; voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid.

Het betreft adviezen van beperkte omvang. De uitvoering dient op eigen initiatief van de accountant (zonder aanvullende opdracht en kosten) plaats te vinden. Bij ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol verwacht. In dit licht moet de accountant gezien worden als een 'sparringpartner' die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de organisatorische en beheersconsequenties. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee dat de accountant zich binnen een redelijke termijn na een adviesverzoek beschikbaar stelt voor opdrachtgever. Ad. 3. De bestuurlijke ondersteuning van de gemeenteraad Dit omvat de activiteiten gericht op de ondersteuning van de gemeenteraad. Het gaat hierbij om het gevraagd en ongevraagd adviseren betreffende onderwerpen die vanuit het oogpunt van de gemeenteraad aandacht behoeven. Ook de gemeenteraad verwacht van de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol. De accountant wordt gezien als een 'sparringpartner' die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de door de gemeenteraad uit te oefenen controlefunctie.

Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het ''wat'' en ''hoe'' van een moderne duale gemeente en het toe te passen instrumentarium van de gemeenteraad. Ook wordt van de accountant verwacht dat hij gevraagd en ongevraagd adviseert over relevante maatschappelijke ontwikkelingen die raken aan de opdracht, waaronder het rapporteren op duurzaamheid of brede welvaart. De accountant heeft een directe relatie met de door de raad ingestelde Rekening- & Auditcommissie. De commissie richt zich op de goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Tot het werkgebied van deze commissie hoort het voorbereiden van de aanwijzing van de accountant, afstemming van het jaarlijkse controleprogramma van de accountant, adviseren over rapportages van de accountant en het evalueren van de accountantsfunctie. De Rekening- & Auditcommissie fungeert tevens als afstemmingsoverleg en klankbord voor de Delftse Rekenkamer. In het kader van deze raadsondersteuning zal de accountant naast de reguliere toelichting van de startnotitie, managementletter en accountantsverslag in de gemeenteraads- of commissievergaderingen ook op andere momenten gevraagd kunnen worden om (zonder aanvullende opdracht en kosten) op te treden als adviseur.

Controle fractieverantwoording Een specifiek onderdeel van de bestuurlijke ondersteuning van de gemeenteraad betreft de controle van de verantwoordingen over de door de gemeenteraadsfracties ontvangen fractievergoeding. Gezien de geringe omvang van de fractievergoedingen in Delft en daarmee beperkte hoeveelheid onderliggende facturen die te bezien zijn (dit moment afgerond rond € 70.000 voor alle fracties bij elkaar opgeteld. In de praktijk is dit nog lager, omdat niet alle fracties hun vergoeding gebruiken), wordt verwacht dat de accountantskosten voor de controle van de fractieverantwoording budgetten niet in een onevenredige verhouding tot de fractiebudgetten zelf mogen staan. 7

Kenmerk: 5522133

Digitaal Informatiepakket Opdat accountantskantoren zich een goed beeld kunnen vormen van de organisatie van opdrachtgever en de financiële huishouding van opdrachtgever wordt u voor de volgende documenten verwezen naar www.delft.nl, Gemeente Delft (notubiz.nl) en www.overheid.nl: 1. Algemene informatie gemeentelijke organisatie: 2. Financiële Verordening. 3. Controleverordening. 4. Controleprotocol 2023 incl. toetsingskader. 5. Jaarstukken 2022 (jaarverslag en jaarrekening 2022) 6. Accountantsverslag en managementletter 2022 7. Programmabegroting 2023-2026. 2.4. Omvang van de Opdracht Voor de omvang van de opdracht verwijzen wij naar paragraaf 2.3. Aan de hand van de daar beschreven dienstverlening moet u zich als accountantskantoor een goed beeld kunnen vormen van de omvang van de onderhavige opdracht. De te offreren waarde van de opdracht dient te worden aangegeven exclusief btw, maar inclusief bijkomende kosten voor de jaarrekeningcontrole (zoals de natuurlijke adviesfunctie, de bestuurlijke ondersteuning en de controle op de SISA-regelingen en de fractieverantwoordingen). Overige, zgn. bijzondere verklaringen (bijv. gesubsidieerde projecten, waarvoor een afzonderlijke verklaring wordt gevraagd) zijn veelal incidenteel van aard en kunnen derhalve jaarlijks in omvang fluctueren.

De offerte richt zich op de fixed price van de jaarrekeningcontrole inclusief de controle van de SISAregelingen en de beschreven adviesfunctie richting college en gemeenteraad. Voor de overige opdrachten gaat het om wisselende waarden per jaar, op basis van thans te offreren uurtarieven. Afhankelijk van de complexiteit van bijzondere verklaringen kan vooraf om een offerte worden gevraagd. De SISA-regelingen conform definitieve jaarrekening 2022 welke inbegrepen zijn in de fixed fee zijn: A5 B2 C41B C64 D21 G2 G13 H22 A9 C9 C43 C66 E3 G3 H4 H25 A13 C25 C55 C209 E21 G4 H8 A14 C31 C56 D8 E44 G10 H12 A16 C32 C62 D14 E53 G12 H16 2.5. Huidige werkwijze Gemeente Auditfunctie en interne controlewerkzaamheden De auditfunctie wordt uitgevoerd door het Auditteam, dat gepositioneerd is onder de afdeling Controlling binnen het cluster Bestuur. Hiërarchisch valt het Auditteam direct onder de gemeentecontroller Het Auditcomité is de opdrachtgever van het Auditteam. Het Auditcomité stelt het Auditplan vast. Daarnaast worden alle rapporten m.b.t. operational audits van het Auditteam in het Auditcomité besproken. Hiernaast worden ook eventuele bevindingen vanuit financial audit besproken. Het Auditcomité bestaat uit de wethouder Financiën, de gemeentesecretaris (voorzitter), de gemeentecontroller, desgewenst geadviseerd door de auditors van het Auditteam.

In september 2019 is het Auditstatuut vastgesteld door het college van B&W. Het Auditstatuut beschrijft o.a. de doelstelling, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en positionering van de interne auditfunctie van de gemeente Delft. Hiermee is de onafhankelijke positie van het Auditteam geborgd binnen de gemeente Delft. 8

Kenmerk: 5522133

Het Auditteam bestaat uit 2 vaste formatieplaatsen voor twee functies senior auditor. Aan het team kunnen junior adviseurs worden toegevoegd vanuit de formatie van de afdeling Controlling. Om te zorgen dat verschillende soorten audits uitgevoerd worden, bestaat het team uit auditors met een bepaald specialisme. Het Auditteam is zelfsturend. Vanaf november 2022 bestaat het team uit één RA werkzaam binnen het auditteam en één operational auditor. De organisatie is zoekt naar mogelijkheden om het team verder te versterken. Voor het waarborgen van de objectiviteit van het Auditteam zijn meerdere maatregelen genomen: - De hiërarchische positie en het instellen van het Auditcomité borgen de onafhankelijke positie van het Auditteam. - De senior auditors hebben direct toegang tot de gemeentesecretaris en de leden van het college van B&W. - Het Auditteam rapporteert indien nodig rechtstreeks aan het Auditcomité. Voor een deel wordt de verbijzonderde interne controle uitgevoerd door de twee adviseurs Kwaliteitsmanagement van het KCC-BVT. Hierbij komen cf de controleplan diverse onderdelen aan de orde binnen het Sociaal Domein (Buig, WMO en Jeugd). Zij hebben hiervoor een eigen intern controleplan opgesteld. Dit interne controleplan vormt een onderdeel van het totale ‘Auditplan’ van het Auditteam van ‘Controlling’.

Tussen het Auditteam en de beide adviseurs van het KCC vindt regelmatig (afstem)overleg plaats over de verrichte werkzaamheden dan wel de nog uit te voeren (controle)werkzaamheden. De gemeente investeert voortdurend in de verbetering van de verantwoordingsdocumenten en het controleproces. Dit proces is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoorde lasten en baten in de jaarrekening en voor het opbouwen van de balansdossiers; De externe accountant controleert de jaarrekening; Het Auditteam begeleidt de organisatie bij de voorbereiding op de accountantscontrole, i.c. het opbouwen van de balansdossiers door financiën middels de aangeleverde Prepared By Client (PBC) en hanteert een risicogerichte aanpak bij het toetsen van de balansdossiers op kwaliteit en volledigheid. Er zijn proces- en dossiereigenaren benoemd voor processen die leiden tot een verantwoording in de jaarrekening. De dossiereigenaren zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheid van het balansdossier. De gewenste kwaliteit en volledigheid van de dossiers is in eerste instantie af te leiden van de zogenaamde Prepared By Client (PBC) lijsten en aanvullende vragen van de accountant voor de jaarrekeningcontrole.

Het Auditteam hanteert een risicogerichte aanpak bij het toetsen van de balansdossiers op kwaliteit en volledigheid voordat deze worden aangeboden aan de externe accountant. De externe accountant kan ervoor kiezen de werkzaamheden van het auditteam te gebruiken voor zijn controle. Vanuit regelgeving (NV COS 610) kan de accountant niet steunen op het auditteam. Interimcontrole Tijdens de interimcontrole richt het Auditteam zich op de kwaliteit van de processen die voor de jaarrekening als significant worden aangemerkt. Hierbij worden procesbeschrijvingen besproken met de lijn en eventueel geüpdatet. Deze processen zijn: salarissen; 9

Kenmerk: 5522133

-

van inkoop/aanbesteden tot betaling; uitgaande subsidies; inkomende subsidies; omgevingsvergunningen; uitkeringen, PGB en zorg in natura m.b.t. Jeugd en WMO; verhuur vastgoed; erfpacht.

Hiernaast voert het auditteam gedurende de interimcontrole testwerkzaamheden uit. Hierbij kan gedacht worden aan de toets op de inkoopfacturen, verstrekte subsidies etc. Eindejaarscontrole De eindejaarscontrole is gericht op materiële posten en de posten met een verhoogd risico in de jaarrekening. Van deze posten wordt door middel van detailcontroles vastgesteld dat de verantwoorde mutaties getrouw en rechtmatig zijn. De selectie van de te controleren mutaties vindt plaats op basis van een steekproef. De detailcontroles worden uitgevoerd aan de hand van reeds ontwikkelde checklists van het Auditteam , met voorschriften voor de vastlegging van de verrichte werkzaamheden en de gecontroleerde documenten. De eindejaarscontrole wordt zodanig in de tijd gepland dat uit de controle voortvloeiende bevindingen nog gecorrigeerd kunnen worden, uiteraard met uitzondering van rechtmatigheidsfouten die door hun aard niet te corrigeren zijn. De werkzaamheden worden afgerond voordat de externe accountant zal starten. De interne activiteiten van de organisatie op het gebied van de jaarrekeningcontrole laten uiteraard onverlet de bevoegdheid en taak van de accountant om onafhankelijk en eigenstandig tot een oordeel over de rechtmatigheid en getrouwheid te komen. 2.6. Gunningscriterium Op deze aanbesteding is de Beste prijs-kwaliteitverhouding van toepassing. 2.7.

Varianten Varianten zijn niet toegestaan. 2.8. Indeling in percelen Onderhavige opdracht is niet verdeeld in percelen. Bij het bepalen van de inkoopstrategie is gebleken dat de geïntegreerde dienstverlening door meerdere Ondernemingen binnen de relevante markt wordt aangeboden. 2.9. Percelenregeling De percelenregeling is niet van toepassing. 2.10. De Overeenkomst De uitvoering van de dienst of levering is gepland vanaf het moment van inwerkingtreding van de Overeenkomst, voorzien met ingang van 1 juli 2024 tot en met 30 juni 2028, met een eenmalige optie tot eenzijdige verlenging (onder gelijkblijvende voorwaarden) door de Gemeente van 24 maanden. Na de afloop van de verlengingsperiode eindigt de Overeenkomst van rechtswege zonder dat opzegging vereist is. De Overeenkomst wordt gesloten door ondertekening van de definitieve Overeenkomst door Partijen. De (concept) Overeenkomst is opgenomen als separate Bijlage. 10

Kenmerk: 5522133

2.11. De Wachtkamerovereenkomst Een Wachtkamerovereenkomst (zie separate Bijlage) wordt afgesloten met de nummer 2. De Wachtkamerovereenkomst treedt in werking zodra nummer 1 haar verplichtingen definitief niet kan nakomen. 2.12. Algemene Inkoopvoorwaarden Op de Overeenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Delft, gebaseerd op het VNG-model inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Leverings-, betalings- en andere voorwaarden van Opdrachtnemer zijn uitdrukkelijk uitgesloten. 2.13. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen De Gemeente hecht belang aan het thema maatschappelijk verantwoord ondernemen om duurzame arbeid te realiseren. Het door de Inschrijver creëren van werkgelegenheid door arbeidsdeelname van Werkzoekenden die staan ingeschreven bij het UWV, en/of door arbeidsdeelname van mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt of mensen met een indicatie op grond van de Wet Sociale Werkvoorziening ziet zij als een pré. Ook ziet zij het als pré als de Inschrijver het daadwerkelijk beschikbaar stellen van stage- en/of leerlingplaatsen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als onderdeel van haar bedrijfsvoering ziet. Onder “mensen met afstand tot de arbeidsmarkt” wordt onder andere verstaan: Werkzoekenden, Wsw-ers, Stagiaires.

Ter bevordering van het maatschappelijk verantwoord inkopen is op deze opdracht Social Return on Investment (SROI) van toepassing. De toe te passen waarde bedraagt 5% van de aanneemsom. 2.14. Verklaring geen Russische betrokkenheid Het sanctiepakket tegen Rusland houdt in dat landen in de Europese Unie (EU) samen sancties aan Rusland en Belarus (Wit-Rusland) opleggen. Deze dwingende maatregelen zijn een reactie op de Russische invasie van Oekraïne. Onderdeel van het pakket is dat het niet langer is toegestaan om persoon of rechtspersoon uit Rusland en Belarus te contracten. Het uitsluiten van Rusland en Belarus van overheidsopdrachten is recent opgenomen in de standaard Aanbestedingsdocumenten van inkoop. Door middel van een verklaring (zie separate Bijlage) verklaart de Inschrijver dat er geen sprake is van Russische betrokkenheid bij de uitvoering van deze Overeenkomst.

11

Kenmerk: 5522133

3. De Aanbestedingsprocedure en planning 3.1. Algemeen Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente is erop gericht om te komen tot een juiste leverancierskeuze door het zo objectief en transparant mogelijk benaderen van ondernemers en het optimaal gebruikmaken van de marktwerking. Voor de bepaling en invulling van de Geschiktheidseisen en Gunningscriteria zijn de Europese beginselen van het aanbestedingsrecht toegepast: transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit. 3.2. Planning aanbesteding Voor het aanbestedingstraject wordt de in CTM opgegeven planning aangehouden, die hieronder nogmaals vermeld staat. Bij tegenstrijdigheden zijn te allen tijde de data in CTM leidend. De termijnen voor het indienen van vragen ten behoeve van de Nota van Inlichtingen en voor het indienen van de Inschrijvingen zijn fatale termijnen. De overige termijnen zijn indicatief, er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Omschrijving Publicatie (via het aanbestedingsplatform CTM) Uiterste datum inleveren vragen t.b.v.

Nota van Inlichtingen Publicatie Nota van Inlichtingen I Mogelijkheid tot het stellen van wedervragen Publicatie Nota van Inlichtingen II Uiterste datum ontvangst Inschrijvingen Streefdatum presentaties Streefdatum verzenden gunningsvoornemen en afwijzingsbrieven Verificatiegesprek (optioneel) Stand-stilltermijn (20 kalenderdagen) Streefdatum verzenden definitieve gunning Streefdatum ondertekening Overeenkomst Datum geschatte eerste Opdracht/ingangsdatum

Datum 13 september 2023 4 oktober 2023, 12.00 uur 13 oktober 2023 30 oktober 2023, 12.00 uur 8 november 2023 20 november 2023, 12.00 uur 29 november 2023 22 december 2023 23 december 2023 12 januari 2024 19 januari 2024 1 juli 2024

3.3. Vragen & Nota van Inlichtingen Er is ten behoeve van deze aanbesteding één vragenronde gepland. Derhalve wordt van Inschrijver een proactieve en zorgvuldige houding verwacht. Vragen en opmerkingen over de Aanbestedingsleidraad of de Aanbestedingsprocedure en overige gepubliceerde documenten kunt u uitsluitend via de vraag- en antwoordmodule in CTM indienen. Dit geldt ook voor vragen/opmerkingen over eventueel gesignaleerde onduidelijkheden, dubbelzinnigheden, tegenstrijdigheden en dergelijke. Ook is het mogelijk tekstvoorstellen te doen ten aanzien van de bijgesloten voorwaarden en de van toepassing verklaarde overeenkomsten. Opmerkingen met onderbouwde tekstvoorstellen dient u tegelijk met de vragen in. De Gemeente heeft niet de plicht deze voorstellen over te nemen. U geeft aan op welk deel van de Aanbestedingsleidraad of overige documenten de vraag betrekking heeft. De Inschrijver draagt de verantwoordelijkheid voor een correcte en tijdige ontvangst van de vragen door de Gemeente. Indien de Inschrijver niet tijdig, voor beëindiging van de informatiefase, bezwaar maakt tegen de door hem gesignaleerde onduidelijkheden, dubbelzinnigheden, tegenstrijdigheden en dergelijke, dan betekent dit dat hij het recht verwerkt heeft om tegen de geconstateerde gebreken bezwaar te maken in een later stadium. 12

Kenmerk: 5522133

De Gemeente behoudt zich het recht voor om naar aanleiding van de gestelde vragen aanpassingen te doen in de Aanbestedingsleidraad of de Aanbestedingsleidraad toe te lichten. Eventuele wijzigingen worden in de Nota van Inlichtingen kenbaar gemaakt. Het bepaalde in de Nota('s) van Inlichtingen gaat boven het bepaalde in de Aanbestedingsleidraad. De Gemeente zal de vragen en/of opmerkingen en haar reactie daarop geanonimiseerd opnemen in de Nota(‘s) van Inlichtingen die eveneens via CTM word(t)(en) gepubliceerd. De (laatste) Nota van Inlichtingen wordt uiterlijk 10 dagen voor sluiting inschrijvingstermijn gepubliceerd. Inschrijver krijgt na de eerste Nota van Inlichtingen vervolgens nog eenmaal de gelegenheid om wedervragen te stellen over de gegeven antwoorden in de eerste Nota van Inlichtingen. Dit kan tot uiterlijk de in de planning genoemde datum. Deze vragen worden beantwoord in een tweede Nota van Inlichtingen. Indien nieuwe vragen worden gesteld bepaalt de Gemeente of deze vragen zullen worden beantwoord.

13

Kenmerk: 5522133

4. Inschrijving 4.1. Indienen Inschrijvingen De Inschrijving bestaat uit de volledig ingevulde en ondertekende documenten. Zie de checklist onderaan de Aanbestedingsleidraad voor de bij de Inschrijving in te dienen documenten. De Inschrijving is een “best-bid”, dat wil zeggen een eerste en enige Inschrijving; er wordt niet nader onderhandeld over tarieven of andere zaken in de Inschrijving. Uw Inschrijving, inclusief alle vereiste documenten, dient door een daartoe bevoegd persoon te zijn ondertekend (mits gevraagd) en geüpload in de digitale kluis van deze aanbesteding op het aanbestedingsplatform CTM. Onder een bevoegd persoon wordt verstaan: een functionaris die volgens het uittreksel van het handelsregister (In Nederland: Kamer van Koophandel) zelfstandig en volledig bevoegd is om namens de Inschrijver verplichtingen aan te gaan zoals door de Gemeente gevraagd is in deze aanbesteding. De functionaris moet geregistreerd zijn als vertegenwoordigingsbevoegde van de onderneming en de vertegenwoordigingsbevoegdheid reikt tot minimaal de hoogte van de waarde van de Opdracht. Indien er gebruik wordt gemaakt van een volmacht, dient Deel IIB van het UEA ingevuld en ondertekend te worden door de daartoe bevoegde personen. Een andere of andersoortige ingediende Inschrijving zal niet in behandeling worden genomen.

De Gemeente wijst de Inschrijver erop dat de Inschrijving als bindend wordt beschouwd en onderdeel van de Overeenkomst zal vormen, indien de Gemeente de opdracht aan de betreffende Inschrijver gunt. CTM Inschrijver wordt nadrukkelijk geadviseerd goede nota te nemen van de handleiding die CTM ter beschikking stelt voor het digitaal indienen van Inschrijvingen, met name voor wat betreft het plaatsen van documenten in de digitale kluis. 4.1.1.

Let op: Inschrijver wordt geadviseerd tijdig te starten met het uploaden van de documenten. Het is na het sluiten van de kluis niet meer mogelijk stukken aan te leveren en/of te wijzigen. In het geval van onvoorziene problemen of storingen kunt u contact opnemen met de servicedesk van CTM. Inschrijver blijft echter zelf verantwoordelijk voor het tijdig en correct indienen van de Inschrijving. Indien een Inschrijver vanwege een storing van CTM problemen ondervindt met het systeem dient hij direct contact op te nemen met de contactpersoon van de Gemeente en met de helpdesk van CTM. De Gemeente behoudt zich de mogelijkheid voor om bij storingen de kluis gesloten te houden en de inschrijvingstermijn met medewerking van CTM te verlengen. Inschrijver heeft de mogelijkheid om de Inschrijving in te trekken tot het uiterst weergegeven tijdstip op de sluitingsdatum. Samenwerkingsverband (combinatie) Het is mogelijk als combinatie in te schrijven. Een Samenwerkingsverband (combinatie) geldt als één Inschrijver. Met het indienen van de Inschrijving verklaren de combinanten dat alle deelnemers in het Samenwerkingsverband (combinatie) gezamenlijk en ieder hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de Aanbestedingsprocedure, alsmede uit de eventuele uitvoering van de Overeenkomst.

Na Inschrijving kunnen de deelnemers aan de Combinatie niet meer gewijzigd worden. 4.1.2.

Bij een Inschrijving als combinatie dienen alle combinantleden ieder afzonderlijk het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (zie separate Bijlage) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Let op: Er dient in deel IIA van het UEA aangegeven te worden dat er als Combinatie 14

Kenmerk: 5522133

wordt ingeschreven, met welke partij(en) er wordt ingeschreven en wat de rolverdeling is binnen de Combinatie. De overige inschrijvingsdocumenten worden ingevuld en rechtsgeldig ondertekend door de penvoerder van de combinatie, tenzij uitdrukkelijk anders voorgeschreven. Zowel het Samenwerkingsverband (combinatie) als geheel als de afzonderlijke combinantleden dienen te voldoen aan de Geschiktheidseisen (zie separate Bijlage). 4.1.3. Beroep op Derde(n) bij Geschiktheidseisen Voor zowel individuele ondernemers als Samenwerkingsverbanden (combinaties) is het mogelijk dat zij zich beroepen op de draagkracht van Derde(n) om te kunnen voldoen aan de gestelde Geschiktheidseisen (zie separate Bijlage) van de aanbesteding. Draagkracht kan onder andere betrekking hebben op financiële en economische draagkracht, technische bekwaamheid, beroepsbevoegdheid of het bezit van certificaten.

Indien Inschrijver zich beroept op de draagkracht van een Derde, benoemt de Inschrijver bij Deel II C van het UEA welke Derde wordt ingezet en op welke draagkracht de Inschrijver zich bij Derde beroept. De Inschrijver dient bij de uitvoering van de Overeenkomst ook daadwerkelijk te kunnen beschikken over (de middelen van) de Derde. Als voorbeeld: een Derde waarvan gebruikgemaakt wordt om te voldoen aan een referentie-eis, dient ook daadwerkelijk ingezet te worden voor het deel van de werkzaamheden waar de referentie op toeziet. De Gemeente behoudt het recht om aanvullende bewijsstukken op te vragen bij de Inschrijver over de inzet van Derden. Voor het aanleveren van bewijsstukken hanteert de Gemeente een redelijke termijn. Let op: Derden die door Inschrijver bij Deel II C zijn opgevoerd dienen een eigen UEA volledig in te vullen, rechtsgeldig te ondertekenen en bij de Inschrijving toe te (laten) voegen. Het niet of niet juist benoemen van Derden in Deel II C van het UEA en/of het ontbreken van UEA’s van Derden kan leiden tot uitsluiting van verdere deelname van de Inschrijver. Indien de Inschrijver een beroep doet op (een) Derde(n) teneinde te voldoen aan de Geschiktheidseisen, en de Derde(n) niet aan de betreffende Geschiktheidseisen voldoet, wordt de Inschrijver uitgesloten. 4.1.4.

Beroep op Derde(n) bij uitvoering Voor zowel individuele ondernemers als Samenwerkingsverbanden (combinaties) is het mogelijk dat zij zich voor de uitvoering van de Overeenkomst beroepen op de inzet van één of meerdere Derden zonder een beroep te doen op de draagkracht als beschreven in paragraaf (Beroep op Derde(n) bij Geschiktheidseisen). Gedacht kan worden aan de uitvoering van specifieke werkzaamheden door een Derde in de vorm van onderaanneming.

Indien hier sprake van is benoemt de Inschrijver bij Deel II D van het UEA welke Derde wordt ingezet en op welke wijze (lees: voor welke werkzaamheden) de Derde de Inschrijver ondersteunt in de uitvoering. In dit geval hoeft de Derde geen UEA te verstrekken. Een Samenwerkingsverband in de vorm van hoofd- en onderaanneming kan een Inschrijving indienen als één Inschrijver. De hoofdaannemer blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de werkzaamheden. De hoofdaannemer is aansprakelijk voor de gehele uitvoering van de Overeenkomst, inclusief hetgeen door de Onderaannemer wordt verricht. 15

Kenmerk: 5522133

4.2. Klachten De Aanbestedingsprocedure of dit document kan aanleiding geven tot het indienen van een klacht. Klachten moeten betrekking hebben op aspecten van deze concrete aanbesteding die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 valt. Klachten kunnen niet gaan over het (algemene) Inkoopbeleid van de gemeente Delft. Indien u een klacht overweegt, kunt u terecht op de website van de gemeente Delft: https://www.delft.nl/bestuur-en-organisatie/klacht-en-bezwaar/klachtindienen. Op deze pagina vindt u het klachtenformulier dat u kunt downloaden.

16

Kenmerk: 5522133

5. Beoordelingsproces De Inschrijvingen worden fasegewijs beoordeeld. Een volgende fase wordt pas gestart wanneer een eerdere fase doorlopen is. In onderstaand schema staan de fasen opgesomd. De verschillende fasen worden in dit hoofdstuk verder toegelicht. Bij de beoordeling geldt: de Inschrijving voldoet wel of voldoet niet aan de gestelde eisen. Indien een Inschrijving niet voldoet, is dit een reden om de Inschrijving terzijde te leggen. Ook het ontbreken van informatie kan leiden tot uitsluiting van verdere beoordeling, tenzij dit disproportioneel is. fase 1

2

3

4

5

Vormvereisten

Oordeel

Gevolg

Wel voldaan

Door naar fase 2

Niet voldaan Controleren of er één of meerdere Uitsluitingsgronden van toepassing zijn

Wel van toepassing Niet van toepassing

Uitsluiten van verdere beoordeling Uitsluiten van verdere beoordeling Door naar fase 3

Controleren of is voldaan aan Geschiktheidseisen

Wel voldaan

Door naar fase 4

Niet voldaan

Controleren of het Programma van Eisen door een daartoe bevoegd persoon is ondertekend

Wel voldaan

Uitsluiten van verdere beoordeling Door naar fase 5

Niet voldaan

Uitsluiten van verdere beoordeling

Beoordelen van de Gunningcriteria

Inhoudelijke beoordeling

Gunningsvoornemen

5.1. Fase 1 Vormvereisten Bij beoordeling van de Inschrijvingen wordt eerst getoetst of de Inschrijver een volledige Inschrijving heeft ingediend. De volgende vormfouten leiden tot ongeldigheid en terzijdelegging van de Inschrijving: - het ontbreken van documenten waar dat wel van u gevraagd wordt, tenzij dit in het specifieke geval disproportioneel is; - het ontbreken van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA); - het indienen van onvolledige of onjuist ingevulde documenten, die niet hersteld kunnen worden zonder het ontstaan van een wezenlijke wijziging van de Inschrijving; - het indienen van een Inschrijving onder voorwaarden c.q. voorbehouden; - het onvolledig, onjuist of niet indienen van de standaardverklaringen in de Bijlagen. 5.2. Fase 2 Beoordelen Uitsluitingsgronden In de volgende gevallen wordt de Inschrijving ongeldig verklaard en terzijde gelegd: - indien één of meer Uitsluitingsgronden op de Inschrijver van toepassing zijn; - indien Inschrijver (delen van) het UEA niet juist of niet volledig heeft verstrekt. In dit geval merkt de Gemeente dit aan als “valse verklaring”, tenzij dit in het specifieke geval disproportioneel is. De toetsing van rechtsgeldige ondertekening van het UEA vindt plaats aan de hand van het uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel van de Inschrijver. Indien Inschrijver niet in 17

Kenmerk: 5522133

Nederland gevestigd is, vindt de controle plaats aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister van het betreffende land. Indien meerdere personen slechts in gezamenlijkheid tekeningsbevoegd zijn, ondertekenen alle betreffende personen het UEA. 5.3. Fase 3 Beoordeling Geschiktheidseisen Indien de Inschrijving geldig is bevonden op grond van bovenstaande eisen, wordt deze beoordeeld op de Geschiktheidseisen. 5.4. Fase 4 Beoordeling Programma van Eisen Inschrijver dient zonder voorbehoud aan alle gestelde eisen uit het Programma van Eisen (zie separate Bijlage) te voldoen. Inschrijver bevestigd dit door middel van ondertekening van het Programma van Eisen. 5.5. Fase 5 Beoordeling Gunningscriteria Ten behoeve van deze Aanbestedingsprocedure is door de gemeenteraad een aanbestedingscommissie benoemd, bestaande uit vijf door de gemeenteraad benoemde raads- en commissieleden. Ter ondersteuning is ook een adviesteam vanuit de gemeente samengesteld bestaande uit een vertegenwoordiging namens de Griffie, Financiën en Control van de Gemeente. De commissie en het adviesteam worden bijgestaan door een inkoopadviseur. De onderdelen w-1, w-2 en w-3 worden in eerste instantie beoordeeld door het adviesteam vanuit de gemeente.

Dit adviesteam brengt hierover verslag uit aan de aanbestedingscommissie, waarna de aanbestedingscommissie besluit over het al dan niet overnemen van de beoordeling van het adviesteam. Bij onderdeel w-4 (Presentatie door controleteam) zijn zowel de aanbestedingscommissie als het adviesteam aanwezig. Beide kunnen tijdens de presentatie vragen stellen richting de Inschrijver. De beoordeling van onderdeel w-4 berust enkel bij de aanbestedingscommissie. Als Gunningscriterium geldt de Beste prijs-kwaliteitverhouding. De Inschrijvingen worden beoordeeld op basis van hierna beschreven Gunningscriteria “kwaliteit” en “prijs”. Gunningscriteria

Wegingsfactor

w-1 w-2 w-3 w-4

Kwaliteit Controlevisie en -aanpak Natuurlijke adviesfunctie en communicatie Controleteam* Presentatie door controleteam

30% 20% 5% 20%

p-1 p-2 p-3 p-4

Prijs Prijsopgaveformulier, tabel A Prijsopgaveformulier, tabel B Prijsopgaveformulier, tabel C Prijsopgaveformulier, tabel D

5% 15% 2,5% 2,5%

* Let op! Op w-3 Controleteam dient minimaal de helft van de maximale score te worden behaald op straffe van uitsluiting.

18

Kenmerk: 5522133

De nadere uitleg/uitwerking van bovenstaande kwalitatieve Gunningscriteria staat in een separate Bijlage. Het beoordelingsmodel wordt nader uitgewerkt in paragraaf 5.6 en 5.7 van de Aanbestedingsleidraad. 5.6. Beoordeling kwalitatieve Gunningscriteria Inschrijvingen die bovenstaande toets hebben doorstaan worden beoordeeld aan de hand van de kwalitatieve Gunningscriteria (zie separate Bijlage). In de beantwoording van de Gunningscriteria kunnen Inschrijvers zich van elkaar onderscheiden. Het beoordelingsteam voorziet elk antwoord op de kwalitatieve Gunningscriteria afzonderlijk van een rapportcijfer. De antwoorden moeten naar het oordeel van de Gemeente helder zijn, dat wil zeggen gestructureerd, adequaat en “to the point”. Het ontbreken van elementen, diepgang, mate van detail en helderheid, leidt tot een lagere score. Voor de scoretoekenning wordt gebruikgemaakt van een schaalverdeling van 0 tot 10. Waardering Maximaal te behalen aantal punten Uitstekend 10

Goed

8

Voldoende

6

Matig

4

Slecht

2

Ontbreekt

0

Toelichting De beantwoording voldoet volledig aan het gevraagde, sluit zeer goed aan bij de behoeften en wensen van opdrachtgever en geeft uitstekend blijk van inzicht in de situatie van opdrachtgever. Dit uit zich onder meer doordat uit de beantwoording duidelijk blijkt dat Inschrijver voor opdrachtgever een relevant en onderscheidende meerwaarde biedt in relatie tot het desbetreffende Gunningscriterium en hieruit een goed inzicht in de situatie van opdrachtgever blijkt. De beantwoording is tevens concreet, specifiek en realistisch. De beantwoording voldoet goed aan het gevraagde, sluit goed aan bij de behoeften en wensen van opdrachtgever en geeft blijk van goed inzicht in de situatie van de opdrachtgever. De beantwoording is concreet, specifiek en realistisch. De beantwoording voldoet aan het gevraagde, sluit aan bij behoeften en wensen van opdrachtgever. De beantwoording is in overwegende mate concreet, specifiek en/of realistisch. De beantwoording voldoet slechts gedeeltelijk aan het gevraagde en sluit slechts deels aan bij behoeften en wensen van opdrachtgever. De beantwoording is in beperkte mate concreet, specifiek en realistisch. De beantwoording geeft op een deel van de gevraagde aspecten geen antwoord, of geeft op één of meer onderdelen een beschrijving met duidelijke gebreken. De beantwoording is niet concreet, specifiek en realistisch.

Het onderdeel ontbreekt in het geheel.

In een plenaire sessie worden de individuele waarderingen besproken. De beoordelaars hebben de mogelijkheid om, op basis van de gedeelde inzichten, een waardering bij te stellen. Op basis van de definitieve waarderingen wordt het puntentotaal berekend. De behaalde puntentotalen worden per criterium bij elkaar opgeteld en gedeeld door het aantal beoordelaars van het betreffende onderdeel. Dit gemiddelde is de score per Gunningscriterium. Deze score wordt vermenigvuldigd met het wegingspercentage dat per Gunningscriterium is aangegeven bij paragraaf 5.5. Deze uitkomst is het uiteindelijke puntentotaal per Gunningscriterium. 19

Kenmerk: 5522133

Let op! Op w-3 Controleteam van de kwalitatieve Gunningscriteria dient minimaal 50% van de maximumscore te zijn behaald. Indien dit gemiddelde na afronding op twee decimalen onder de 50% ligt, wordt Inschrijver uitgesloten van verdere deelname.

De totaalscore van het Gunningscriterium kwaliteit wordt berekend door het uiteindelijke puntentotaal van de Gunningscriteria (w-1 t/m w-4) bij elkaar op te tellen. 5.7. Beoordeling Gunningscriterium prijs Inschrijver geeft in het prijsopgaveformulier (Bijlage 8) de verzochte prijzen exclusief BTW en de urenindicaties aan in de tabellen A t/m D. Bij het invullen dient Inschrijver rekening te houden met de totale gevraagde dienstverlening als opgesteld in deze Aanbestedingsstukken en als aangeboden in de eigen inschrijving. Inschrijver wordt verwacht een goede nota te nemen van het instructieblad in het prijsopgaveformulier. Het niet of niet juist volgen van de instructies kan verstrekkende gevolgen hebben op uw inschrijving. De beoordeling van de verschillende tabellen verloopt als volgt. Voor tabel A, C en D ziet u direct in het groene veld de door u behaalde ‘(gemiddelde) rekenscore’. De (gemiddelde) rekenscores worden vermenigvuldigt met het corresponderende wegingspercentage als weergegeven in de tabel bij paragraaf 5.5. Voor tabel B wordt de score op volgende wijze berekent: De score voor dit onderdeel wordt als volgt berekend: de Inschrijver die de laagste all-in prijs (tabel B) heeft aangeboden, ontvangt 10 punten.

De score van de overige Inschrijvers wordt berekend aan de hand van de volgende formule: Laagste prijs Rekenscore tabel B = ---------------------- x 10 punten Prijs Inschrijver

Ook de rekenscore voor tabel B wordt vermenigvuldigt met het corresponderende wegingspercentage als weergegeven in de tabel bij paragraaf 5.5. De totaalscore voor het Gunningscriterium prijs wordt bepaalt door de gewogen rekenscores voor p-1 t/m p-4 bij elkaar op te tellen en te vermenigvuldigen met het corresponderende wegingspercentage als weergegeven in de tabel bij paragraaf 5.5. 5.8. Eindscore De totaalscore voor het Gunningscriterium Kwaliteit en Gunningscriterium Prijs worden bij elkaar opgeteld en afgerond p twee (2) decimalen. Deze eindscore bepaalt de rangorde van Inschrijvers. Bij een gelijke score geeft de individueel behaalde totaalscore op het Gunningscriterium Kwaliteit de doorslag. Indien deze ook gelijk zijn, dan wordt de winnaar door middel van loting bepaald. 20

Kenmerk: 5522133

6. Gunning 6.1. Verificatie De Inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving komt in aanmerking voor gunning. Nadat de beoordeling heeft plaatsgevonden, kan de Inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving ter verificatie van de Inschrijving worden uitgenodigd voor een gesprek. Vooraf wordt aangegeven welke documenten de Inschrijver mee moet nemen. Blijkt tijdens het gesprek dan wel na ontvangst van de bewijsmiddelen en verklaringen dat onjuiste informatie is verstrekt, er op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan of dat de partij niet voldoet aan de gestelde eisen, dan zal de betrokken Inschrijver alsnog afvallen en wordt de procedure voortgezet met de Inschrijver die als tweede is geëindigd. Als het verificatiegesprek met de betreffende partij naar tevredenheid is afgerond, wordt er een gunningvoorstel opgemaakt. Het gunningvoorstel wordt voorgelegd aan het bevoegde bestuursorgaan van de Gemeente. Er wordt met klem op gewezen dat Inschrijvingen die (al dan niet na verificatie) onjuistheden blijken te bevatten of toezeggingen die niet (kunnen) worden waargemaakt, uitgesloten worden van de Aanbestedingsprocedure. Inschrijvers dienen de Inschrijvingen dan ook zorgvuldig en naar waarheid in te vullen. 6.2.

Voorgenomen gunningsbeslissing Na formeel akkoord van het bevoegd bestuursorgaan stelt de Gemeente de Inschrijvers via CTM op de hoogte van de voorgenomen gunningsbeslissing. Inschrijvers die niet in aanmerking komen voor de Opdracht krijgen een motivering. De datum van dagtekening van de voorgenomen gunningsbeslissing geldt als datum van voorgenomen gunning. De mededeling over de voorgenomen gunningsbeslissing geeft de beoogde Contractant nog geen aanspraak op gunning van de Opdracht, aangezien de mededeling geen aanvaarding van de aanbieding inhoudt in de zin van artikel 6:217 Burgerlijk Wetboek. Er is dan ook nog geen sprake van een Overeenkomst tussen de Gemeente en de beoogde Contractant. Er is ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook in geval de Gemeente besluit niet tot definitieve gunning over te gaan. 6.3. Geschillen Iedere Inschrijver kan nadere informatie/toelichting op de beoordeling van zijn Inschrijving inwinnen. Indien een Inschrijver of belanghebbende bezwaar heeft tegen het voornemen tot gunning respectievelijk afwijzing, dient hij binnen een termijn van 20 kalenderdagen een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde civiele rechter door middel van het tekenen van een dagvaarding.

De termijn van 20 kalenderdagen loopt vanaf de datum die als dagtekening is opgenomen in het voornemen tot gunning respectievelijk afwijzing. De termijn is een vervaltermijn. Indien een Inschrijver binnen de termijn van 20 kalenderdagen een kort geding aanhangig maakt tegen de voorgenomen gunningsbeslissing, staat het de overige Inschrijvers vrij om in deze procedure te interveniëren. In het belang van een snelle en goede voortgang van de procedure vervalt aan een Inschrijver die niet intervenieert het recht om in een later stadium in actie te komen tegen een gewezen vonnis met gebruikmaking van het rechtsmiddel derdenverzet. In verband met de mogelijkheid dat tegen de voorgenomen gunningsbeslissing rechtsmiddelen worden aangewend, dient de beoogde Contractant de Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de einduitspraak van de voorzieningenrechter in een kort geding. 21

Kenmerk: 5522133

Een Inschrijver die een kort geding aanhangig wenst te maken, wordt verzocht voorafgaand daaraan verhinderdata op te vragen bij de Gemeente. 6.4. Definitieve gunning De Gemeente zal de Opdracht definitief gunnen aan de Inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving, indien een termijn van 20 kalenderdagen is verstreken zonder dat een kort geding aanhangig is gemaakt en/of er anderszins geen (nieuwe) bezwaren zijn gebleken. Indien tijdig een kort geding tegen het voornemen tot gunnen respectievelijk afwijzing aanhangig is gemaakt, zal de Gemeente niet eerder tot definitieve gunning overgaan totdat de voorzieningenrechter in eerste aanleg einduitspraak heeft gedaan. Voor het geval de definitieve gunning respectievelijk de gesloten Overeenkomst in een eventueel hoger beroep en/of een bodemprocedure wordt vernietigd, opengebroken dan wel anderszins wordt aangetast, leidt dit nimmer tot enige aansprakelijkheid (bijvoorbeeld inzake gemaakte kosten of gederfde winst) aan de zijde van de Gemeente. In het geval dat de Inschrijving van de Inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving afvalt en de procedure voortgezet wordt met de partij die in de vastgestelde rangorde als tweede geëindigd is, worden de overige Inschrijvers hiervan op de hoogte gesteld.

Er zal dan een nieuwe opschortende termijn van 20 kalenderdagen in acht worden genomen alvorens over zal worden gegaan tot definitieve gunning. 6.5. Ondertekening Overeenkomst(en) Na de definitieve gunning zal de Overeenkomst ondertekend worden door de Gemeente en de Contractant. De Wachtkamerovereenkomst wordt na definitieve gunning ondertekend door de Gemeente en de wachtkamercontractant.

22

Kenmerk: 5522133

Overzicht van separate Bijlagen Naast de Aanbestedingsleidraad zijn de volgende losse Bijlagen op CTM gepubliceerd: o o o o o o o o o o o o o o

Bijlage 1 – Begrippenlijst Bijlage 2 – Inschrijvings- en procedurevoorschriften Bijlage 3 – Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Bijlage 4 – Verklaring geen Russische betrokkenheid Bijlage 5 – Geschiktheidseisen Bijlage 6 – Programma van Eisen Bijlage 7 – Gunningscriteria Kwaliteit Bijlage 8 – Prijsopgaveformulier Bijlage 9 – Concept Overeenkomst Bijlage 10 – Arvodi 2018 Bijlage 11 – Concept Wachtkamerovereenkomst Bijlage 12a – Folder Social Return voor Opdrachtnemers (1-1-2021) Bijlage 12b – Factsheet SROI Bijlage 13 – Format referentieopdracht

Indien een genoemde Bijlage ten tijde van publicatie niet is verzonden wordt u vriendelijk verzocht de Gemeente per omgaande te informeren via de berichtenmodule van CTM.

23

Kenmerk: 5522133

Checklist Opbouw Inschrijving De Inschrijving bevat alle gevraagde Bijlagen en documenten en dient in CTM als volgt te worden opgebouwd: Bijlage

Documenten

3

Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), zie separate Bijlage. Inclusief een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel dat op het moment van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan zes maanden. In geval er wordt ingeschreven als combinatie, dient dit uittreksel door elke combinant afzonderlijk te worden aangeleverd. Inclusief de door combinant en/of Derde ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), indien van toepassing.

4

Verklaring geen Russische betrokkenheid (ondertekend)

6

Programma van Eisen (ondertekend)

13

3 referenties conform het format referentieopdracht

Kwalitatieve Gunningscriteria Documenten 7

Uitwerking kwalitatieve Gunningscriteria, te weten: w-1 Controlevisie en -aanpak w-2 Natuurlijke adviesfunctie en communicatie w-3 Controleteam

Gunningscriterium Prijs Documenten 8

Uitwerking Gunningscriterium Prijs, te weten: Het prijsopgaveformulier (ondertekend)

24

Kenmerk: 5522133

Checklist bij voorgenomen gunning Indien Inschrijver een voornemen tot gunning krijgt, dient Inschrijver onderstaande bewijsstukken op eerste verzoek van de Gemeente in te kunnen dienen binnen 10 kalenderdagen. Onderstaande bewijsstukken dienen ook door de wachtkamercontractant op verzoek aangeleverd te worden. Nr. Omschrijving

Bewijsstukken ter verificatie van het UEA en de Geschiktheidseisen zoals genoemd in de Aanbestedingsleidraad (alleen in te dienen door de Inschrijver waaraan voorlopig wordt gegund)

1.

Een gedragsverklaring aanbesteden die op het moment van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan twee jaar. Voor het aanvragen van een gedragsverklaring aanbesteden dient de Inschrijver de website van Justis (www.justis.nl) te raadplegen en de instructies op te volgen die daarin vermeld staan ten aanzien van de aanvraag van een gedragsverklaring.

2.

Een verklaring van de Belastingdienst die op het moment van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan zes maanden ten bewijze van het feit dat de Inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen.