4.4 Oplegger raad DRK Digitaal Bestuur

Oplegger raad Concept Raadsvoorstel

Onderwerp

Rekenkamerrapport Digitaal bestuur in Delft

Portefeuillehouder Voorstel ingediend door Registratienummer Datum

Commissie EFB B. van Petegem Invullen documentnummer Djuma Invullen datum collegevergadering

Concept-besluit(en) 1. Aanbeveling 1: Ga met het college van B&W in gesprek over het belang van een dagelijkse invulling en naleving van publieke waarden voor goed digitaal bestuur. Dat moet niet alleen gaan over de dienstverlening maar ook over het gebruik van data en digitale technologie in andere gemeentelijke processen (toezicht, planning, interactie et cetera).  Bespreek welke publieke waarden in het bijzonder nagestreefd worden.  Zorg daarbij voor een goed begrip en onderscheid van de waarden inclusie en nondiscriminatie.  Zorg voor ruimte om die waarden kwalitatief in te vullen omdat het vaak gaat om complexe vraagstukken die niet altijd gemakkelijk in harde indicatoren te vatten zijn. Over te nemen 2. Aanbeveling 2 Verzoek het college om daarna de invulling en naleving van de nagestreefde waarden te verbinden met de (digitale) processen en werkwijzen binnen de gemeente.  Hierbij kan de CODIO helpen. Die kan worden vertaald naar de Delftse context en verder geconcretiseerd voor de gemeentelijke organisatie.  Werk - om dit behapbaar te houden - met een groeimodel met een risicogestuurde aanpak, zodat kwetsbare waarden bij risicovolle sectoren het eerst (en meest intensief) worden aangepakt.  Borging van de naleving kan plaatsvinden met harde maatregelen en met ‘soft controls’.

Het is aan te bevelen om de combinatie van harde en zachte waarborgen expliciet te maken, zodat meer zekerheid bestaat over de gewenste borging van de waarden. Over te nemen 3. Aanbeveling 3 Maak met het college afspraken over de interactie over goed digitaal bestuur tussen college en raad.  Zorg dat belangrijke gevallen – hoofdlijnen en kritische kwesties – tijdig worden besproken. Daarvoor kan de raad het college vragen om een jaarlijks gesprek of overzicht over hoe kwetsbare waarden worden nageleefd (of verwaarloosd). Aandachtspunt hierbij is dat digitalisering enerzijds een zelfstandig onderdeel is van de bedrijfsvoering, maar tegelijkertijd relevant is voor al het gemeentelijk beleid.  Zorg ook dat het gesprek over welke publieke waarden in het bijzonder nagestreefd worden (zie aanbeveling 1), met regelmaat - bijvoorbeeld twee-of driejaarlijks - wordt gevoerd. Dit vanwege de snelle technologische en maatschappelijke dynamiek. Benut hierbij de CODIO. Pagina 1 van 5

En: betrek bij dat gesprek ook de inzichten en afspraken uit de beeldvormende vergadering van de commissie EFB van 23-2-2023 over (toepassing van) algoritmes. Raadsleden kunnen verder inspiratie putten uit de publicatie ‘Digitalisering in beeld; denkgereedschap voor raadsleden’ (die overigens andere waarden behandeld dan de CODIO): https://academieportal.nl/myfiles/14657/8589/Digitalisering%20in%20beeld_def.pdf. Van belang is dat het college hierin helder aangeeft wat de waardenafwegingen en borgen zijn en de informatie niet te technisch maakt. Over te nemen 4. De aanbeveling aan het college van B&W Betrek inwoners beter en intensiever bij goed digitaal bestuur.  Maak inzichtelijk welke systemen worden gebruikt.  Ook kunnen manieren van digitale inspraak worden (door)ontwikkeld, zoals bijvoorbeeld de Stadskamer uit Den Haag.  Zorg dat inwoners laagdrempelig tips, opmerkingen en klachten over digitalisering en publieke waarden kunnen melden.  Benut het Delftse Internetpanel om mee te denken over goede vormen van communicatie en interactie rond digitaal bestuur Over te nemen Waarom nu? De Delftse Rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de wijze waarop de Delftse gemeenteraad CODIO (Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur) kan gebruiken om te reflecteren op digitalisering binnen de gemeente Delft.

Verzoek van de Delftse Rekenkamer is om dit te behandelen in de commissievergadering van 16 november. Dit raadsvoorstel is ter ondersteuning voor de bespreking in deze commissie. Inhoud De Delftse Rekenkamer heeft onderzocht hoe de Delftse gemeenteraad de CODIO kan gebruiken om te reflecteren op digitalisering binnen de gemeente Delft. Het onderzoek is uitgevoerd door de USBO, de ontwikkelaars van de CODIO. De CODIO is in dit onderzoek geen set van eisen die wordt getoetst, maar een startpunt voor een reflectie op huidige digitale praktijken en uitdagingen in relatie tot digitalisering in Delft. Deze reflectie is gericht op vier specifieke waarden uit de CODIO: privacy, burgerbetrokkenheid, inclusiviteit en non-discriminatie. Deze waarden zijn geselecteerd op basis van: (a) maatschappelijke urgentie en actualiteit en (b) relevantie voor de gemeenteraad bij het sturen en controleren van digitalisering bij de gemeente. Het doel van dit onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de huidige praktijken en uitdagingen in de realisatie van publieke waarden bij digitalisering van bestuur. In het onderzoek is vanuit drie perspectieven gekeken naar digitalisering bij de gemeente Delft om tot een zo rijk mogelijk beeld te komen. Dit zijn het perspectief van de ambtelijke organisatie, het perspectief van burgers en het perspectief van de gemeenteraad.

Het onderzoek bestaat uit een documentanalyse van (gemeentelijke) kerndocumenten over informatisering en interviews met sleutelinformanten in de ambtelijke organisatie en focusgroepen met burgers. Daarnaast zijn twee designworkshops georganiseerd; een workshop binnen de ambtelijke organisatie en een workshop met raads- en commissieleden vanuit de drie verschillende commissies. Conclusies Het onderzoek leidt tot de volgende conclusies: 1. Digitalisering van bestuur is geen neutrale kwestie die enkel draait om technische oplossingen en uitdagingen. Bij digitalisering spelen ook publieke waarden een rol, waarden die vragen om ethische afwegingen.

Pagina 2 van 5

2. Er is veel verschil hoe met de vier onderzochte waarden wordt omgegaan. Aan de waarde privacy geeft de gemeente Delft concreet invulling en hiervoor zijn heldere kaders beschikbaar. Het belang van de waarden inclusiviteit en burgerbetrokkenheid wordt onderkend en krijgt op verschillende manieren aandacht. Er is echter geen vaste en duidelijke systematiek voor het borgen van deze twee waarden. De waarde nondiscriminatie wordt niet duidelijk onderscheiden van inclusiviteit en wordt mede daardoor niet systematisch geborgd bij digitalisering. Dit kan een risico kan zijn bij bijvoorbeeld dataverwerking en algoritmen. 3. De gemeente Delft heeft geen methodiek voor ethische afwegingen rondom de vier waarden en digitalisering. Er is momenteel geen sprake van een systematische afweging van kernwaarden om acties voor de naleving van deze waarden. 4. Zowel ambtenaren, verschillende raads(commissie)leden en inwoners hebben behoefte aan meer zekerheden rond de naleving van de waarden. Wel geven zowel ambtenaren als raads(commissie)leden aan dat dit niet moet leiden tot een onevenredige belasting van de organisatie; het moet passen bij de aard van de risico’s. 5. De communicatie met inwoners over (de naleving) publieke waarden verdient aandacht. Het is niet alleen van belang dat de gemeente publieke waarden goed naleeft, maar daarover ook helder communiceert.

Ook vanuit de raad wordt dit benoemd: er zijn veel vragen van inwoners over wat de gemeente doet, soms vanuit wantrouwen. Communicatie over hoe waarden worden geborgd kan bijdragen aan een toename van vertrouwen en afname van de vragenstroom. 6. Digitalisering wordt binnen de gemeente tamelijk ‘eng’ benaderd: de term wordt meestal gekoppeld aan dienstverlening aan burgers. Digitalisering is echter breder en gaat ook over processen in de backoffice, zaken als toezicht en planning, en over communicatie en interactie. Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat digitalisering enerzijds een algemeen zelfstandig onderdeel is van de gemeentelijke bedrijfsvoering (met generieke vragen over borging van waarden) en anderzijds een aspect is van specifiek beleid (wanneer digitale middelen worden ingezet bijvoorbeeld in sociaal of ruimtelijk beleid). Op basis van deze conclusies doet de Delftse Rekenkamer een aantal aanbevelingen, die vermeld staan in het concept besluit met het advies deze over te nemen. De uitgebreide bestuurlijke reactie van het college op de conclusies en aanbevelingen vindt u vanaf pagina 18 van het rapport. Het nawoord van de Delftse Rekenkamer staat op pagina 23. Hieronder staat de reactie van het college op de aanbevelingen en het nawoord van de DRK daarover.

Bestuurlijke reactie college op de aanbevelingen Het college merkt ten aanzien van de aanbevelingen het volgende op: Aanbeveling 1 Reactie college Wij spreken twee keer per jaar met de gemeenteraad over de ontwikkelingen op digitaal gebied. Dit betreft onderwerpen als algoritmes, privacy en Artificiële intelligentie (AI). Zoals hiervoor al genoemd wordt intern een werkgroep opgericht waarin o.a. de waarden worden besproken. Dit zullen we meenemen in de gesprekken in de gemeenteraad (commissie R&A). De gemeenteraad kan kaders stellen over welke waarden zij belangrijk vinden. Ook kan de gemeenteraad onderwerpen aandragen waarover zij meer wil weten. Wellicht kunnen we dit proces nog verbeteren, ook hierover willen wij graag in gesprek met de gemeenteraad. Aanbeveling 2 Reactie college Deze aanbeveling nemen wij mee als een aanzet voor de in te stellen werkgroep. Aanbeveling 3 Reactie college Wij verwijzen naar onze reactie op aanbeveling 1. We kunnen dit meenemen in de gesprekken die worden gevoerd met de raad in de commissie R&A. Mocht er tussentijds behoefte zijn aan meer informatie of over

Pagina 3 van 5

een ander onderwerp dan bestaat daartoe de mogelijkheid. Aanbeveling 4 Reactie college Het is ons niet geheel duidelijk wat u bedoelt met inzichtelijk maken van welke systemen worden gebruikt. Het is vrijwel onmogelijk om inwoners inzicht te geven in alle systemen die binnen de gemeente worden gebruikt. Wij vragen ons ook af welke meerwaarde dit heeft. Op dit moment wordt gewerkt aan onze uitvoeringsvisie op dienstverlening. Deze wordt aangepast op de waarden inclusiviteit en digitalisering en wordt ook gedeeld met de raad. Daarnaast maken wij gebruik van klantreizen en feedback van inwoners. Nawoord Delftse Rekenkamer Ten aanzien van aanbeveling 4 stelt de rekenkamer het volgende: In reactie op onze 4e aanbeveling stelt het college dat het vrijwel onmogelijk is inwoners inzicht te geven in alle systemen die worden gebruikt. Daar zijn wij het mee eens. Echter, de gemeente kan wel degelijk inwoners ‘proactief’ informeren hoe (met welk beleid, welke maatregelen en welke effecten) zij waarborgt dat er goed digitaal wordt bestuurd. Daarbij kan ook duidelijk worden gemaakt waar inwoners met vragen, zorgen of klachten daarover terecht kunnen. Wat verandert er? Na uitvoering van de aanbevelingen heeft de gemeente Delft een betere invulling en sturing op publieke waarden voor goed digitaal bestuur.

Beleidskaders De werkzaamheden van de Delftse Rekenkamer zijn vastgelegd in de Verordening Delftse Rekenkamer 2018. Financiën n.v.t. Vervolg Behandeling in commissie Het rapport wordt op 16 november 2023 behandeld in de commissie EFB. Hierna wordt het oordeel van de commissie verwerkt in dit voorstel. Als de raad de aanbevelingen overneemt, zullen gemeenteraad en college aan de slag moeten met de uitvoering ervan. Het college koppelt uiterlijk 7 juni 2024 terug wat zij gedaan heeft met de aanbevelingen. Participatie De rekenkamer heeft diverse partijen betrokken bij de totstandkoming van het rapport. Er zijn interviews met sleutelinformanten in de ambtelijke organisatie en focusgroepen met burgers gehouden. Daarnaast zijn twee designworkshops georganiseerd; een workshop binnen de ambtelijke organisatie en een workshop met raads- en commissieleden vanuit de drie verschillende commissies. In deze workshops zijn de resultaten van de interviews getoetst en is op interactieve manier met deelnemers gedacht over de invulling van publieke waarden en het gezamenlijk ontwerpen van manieren om deze te borgen. Communicatie N.v.t. Bijlage(n) De brief en het bijbehorende rapport van de Delftse Rekenkamer (2343559) horen bij dit raadsvoorstel.

Pagina 4 van 5

Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☐ Ja Motie / toezegging Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?

☐ Nee

☐ Ja,

☐ Niet van toepassing

het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen

☐ Nee

Hoogachtend, Commissie Economie Financiën en Bestuur , voorzitter

, secretaris

Pagina 5 van 5