3 Toelichting

4539316

Toelichting bij de Verordening Adviescommissie voor bezwaarschriften Delft Definitief

1. Inleiding Deze toelichting beschrijft de motivatie tot het voorgestelde besluit tot wijziging van de bestaande Verordening Adviescommissie voor bezwaarschriften Delft naar de Verordening behandeling bezwaarschriften Delft (hierna: de Verordening). Deze toelichting geeft: a. een verantwoording van het waarom van het voorstel, en; b. waar nodig, een nadere uitleg van de regeling. Hiermee wordt voldaan aan de aan de deugdelijkheidseis van artikel 3:46 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna; de Awb).

2. Algemeen deel a. Aanleiding De aanleiding en noodzaak voor het herzien van de Verordening, kent een aantal aspecten. I.

Vereenvoudiging en verduidelijking De huidige verordening bevat artikelen die al in andere wetgeving zijn opgenomen. Dergelijke onnodige bepalingen zijn uit de verordening gehaald. In de nieuwe verordening zijn bepalingen geïntegreerd die momenteel in afzonderlijke regelingen (zoals het ‘Statuut ambtelijk horen’) staan vermeld. Er zijn vereenvoudigingen doorgevoerd die, onder meer, betrekking hebben op benoemingen en het mandaat voor de aanwijzing van secretarissen. Tenslotte zijn ook (nadere) restricties in de verordening opgenomen die een duidelijk kader vormen, onder andere voor wat betreft de maximale zittingstermijn en onverenigbare betrekkingen.

II.

Eén verordening De behandeling van bezwaarschriften, zowel via de commissie als door middel van ambtelijk horen, is samengevoegd in één verordening. In de naamgeving van de verordening komt deze wijziging ook tot uiting.

III.

Samenvoegen/vervallen kamers Kamer I en III worden, na vaststelling van de Verordening, samengevoegd. De samenvoeging van de kamers vergemakkelijkt de bemensing, onderlinge vervanging en draagt bij aan de standaardisatie en efficiency van het gehele werkproces (bijvoorbeeld voor wat betreft de intervallen en het gereed hebben van stukken). Met deze samenvoeging wordt ook een meer evenredige verdeling van zaken gerealiseerd. In veel andere gemeenten is een dergelijke indeling in twee kamers, één voor sociale vraagstukken en één voor de overige, gebruikelijk.

IV.

Aanpassing presentiegelden In de Verordening zijn de presentiegelden voor de commissieleden aangepast, waarbij wordt verwezen naar afdeling 3.4 Rechtspositiebesluit decentrale politieke

4539316

ambtsdragers. Een en ander is in lijn met de Verordening Voorzieningen fracties, raads- en commissieleden 2019. V.

Praktische en gewenste flexibiliteit Gedurende de Coronacrisis is gebleken dat flexibiliteit nodig is om ook op afstand de noodzakelijke doorgang van de behandeling van bezwaarschriften te kunnen garanderen. Daarmee zijn ook ten aanzien van het werkproces en de administratieve belasting, inzichten verkregen. Deze inzichten en kaders zijn, waar nodig, geformaliseerd in de verordening.

b. Doel Met de Verordening is beoogd de regelgeving omtrent de behandeling van bezwaarschriften te vereenvoudigen, onnodige bepalingen hieruit te verwijderen en afzonderlijke regelingen ten aanzien van dit onderwerp samen te voegen. Daarnaast is een aantal nieuwe kaders toegevoegd, ingegeven door de coronacrisis en de veranderende (digitale) omgeving. c. (Neven)effecten Het geheel aan regelgeving omtrent de behandeling van bezwaarschriften wordt overzichtelijker wordt en daardoor begrijpelijker voor eenieder die hiermee te maken heeft of krijgt. Een belangrijk neveneffect van enkele doorgevoerde aanpassingen, is dat het met de behandeling van bezwaarschriften samenhangende werkproces en de administratieve druk worden vereenvoudigd/verminderd. d. Verhouding tot andere regelgeving De Verordening bevat geen bepalingen meer die al in (hogere) regelgeving zijn opgenomen. Bepalingen die, bijvoorbeeld, in de Awb staan vermeld, worden niet meer herhaald in de verordening. e. Financiële gevolgen Er zijn geen financiële gevolgen (voor de begroting) die voortvloeien uit de herziening van de verordening en het voorstel hiertoe. f.

VNG-model Als basis voor de Verordening is gebruikt gemaakt van de modelverordening van De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

3. Samenhang andere regelgeving De behandeling van bezwaarschriften, zowel via de Adviescommissie als door middel van ambtelijk horen, is samengevoegd in één verordening. Vaststelling van de Verordening vindt daarom plaats onder gelijktijdige intrekking van het Statuut ambtelijk horen (gepubliceerd op 9 december 2015, Gemeenteblad 2015, 117430). Daarnaast wordt direct na vaststelling van de Verordening, het hiermee samenhangende ‘Aanwijzingsbesluit op grond van artikel 2, lid 5, Verordening Adviescommissie voor bezwaarschriften’ (gepubliceerd op 22 mei 2020, Gemeenteblad 2020, 129600) vervangen door het Aanwijzingsbesluit op grond van artikel 21, lid 1, van de Verordening behandeling bezwaarschriften Delft (hierna: het Aanwijzingsbesluit). Het college zal dit na vaststelling van de verordening door de raad effectueren. De actualisatie van het Aanwijzingsbesluit bevat geen inhoudelijke wijzigingen. De juridische grondslag van het Aanwijzingsbesluit is aangepast naar de actuele situatie en regelgeving.

4539316

4. Voorbereiding De Verordening is tot stand gekomen na consultatie van de bij het bezwaarproces betrokken vakafdelingen en van de Kamervoorzitters van de commissie. De resultaten van de inspraak die betrokken partijen op de voorgestelde regeling hebben ingediend, zijn in het voorstel en de (concept)regelgeving verwerkt. 5. De artikelen De wijzigingen betreffen veelal technische omzettingen en redactionele aanpassingen. Een aantal artikelen wordt hierna toegelicht voor zover de onderliggende wijziging of de inhoud van het artikel dit vereist. -

Artikel 3 De oude Kamers I en III worden in de Verordening samengevoegd. In de ‘nieuwe’ Kamer I worden alle zaken behandeld die niet in kamer II worden behandeld. Hiermee wordt gestreefd naar een meer gelijkmatige verdeling van de instroom van zaken. Daarnaast wordt hierdoor een herstructurering doorgevoerd die ook doorwerkt in de voorbereiding, bemensing en planning van zaken en zittingen (hiervoor kan, bijvoorbeeld, in het vervolg één vaste zittingsdag worden aangehouden). Bij het inplannen van de zittingen wordt rekening gehouden met de expertise van de leden. Kamer IV is als gevolg van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) komen te vervallen. De Wnra regelt dat ambtenaren zoveel mogelijk dezelfde rechten en plichten krijgen als werknemers in het bedrijfsleven en is per 1 januari 2020 ingegaan. Eenzijdige aanstellingsbesluiten zijn hiermee komen te vervallen en daarmee ook de in het bestuursrecht geregelde bezwaar- en beroepsprocedures.

Voor geschillen tussen medewerkers en leidinggevenden van de gemeenten Leidschendam-Voorburg, Pijnacker-Nootdorp, Lansingerland, Zoetermeer, Westland, Midden-Delfland, Rijswijk, Delft, Wassenaar, Voorschoten, werkorganisatie Duivenvoorde en Avalex over individuele toepassing van een functiewaarderingssysteem, afspraken in een Van Werk Naar Werk (VWNW)-traject en individuele toepassing van een sociaal plan of sociaal statuut, kan men terecht bij De Regionale Geschillencommissie Haaglanden. Deze geschillencommissie valt buiten de werkingssfeer van de Verordening.

-

Artikel 5 In dit artikel, eerste lid, is nadrukkelijk opgenomen dat benoeming van de kamervoorzitter, voorzitter en leden ten hoogste kan leiden tot een termijn van acht jaar en dit bovendien niet vanzelfsprekend, maar afhankelijk van het functioneren, is. Met deze maximale termijn wordt, onder meer, integriteit en onafhankelijkheid gewaarborgd. Het tweede lid beschrijft dat de voorzitter, de kamervoorzitter en de leden door het college worden benoemd en op eigen verzoek ontslagen. De raad ontvangt van deze besluiten een afschrift. Deze handelswijze past binnen de gebruikelijke bestuurspraktijk, waarin het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor het personeelsbeleid. Het orgaan dat benoemt is hiermee ook het orgaan dat ontslag verleent. Indien sprake is van gevoeligheden ten aanzien van dit onderwerp, wordt de raad zo nodig geïnformeerd of geraadpleegd. Voor het uitzonderlijke geval dat ontslag wegens disfunctioneren van een commissielid aan de orde is, blijft de raad bevoegd. In het zesde lid is voor de (her)benoeming het overleggen van een verklaring omtrent het gedrag verplicht gesteld.

4539316

-

Artikel 6 In de leden 1, 2 en 3 is toegelicht dat voor wat betreft de hoogte van de vergoeding wordt aangesloten bij artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Het betreft hier een formalisering en bestendiging van de huidige praktijk. Met deze verwijzing is tevens beoogd de tekst van de verordening actueel te houden en niet afhankelijk te laten zijn van jaarlijkse indexaties (die uiteraard wel jaarlijks wordt doorgevoerd).

-

Artikel 7 Met dit artikel is beoogd de commissie op te dragen niet tot behandeling over te gaan voordat het verwerend orgaan heeft onderzocht of effectief communiceren of een andere vorm van alternatieve geschillenoplossing kan worden toegepast. Effectief communiceren houdt in dat, na binnenkomst van een bezwaar, de ambtelijke organisatie wordt verzocht om binnen tien werkdagen de stukken en het bezwaar te bekijken en te zoeken naar een oplossing. Als de termijn niet wordt gehaald, gaat het dossier ter verdere behandeling naar de secretaris, waarbij het verwerend orgaan een verweerschrift kan indienen.

-

Artikel 9 en 10 Dit betreft bestendiging van de huidige praktijk. Voor bezwaren die kennelijk-niet ontvankelijk zijn geldt dat deze zonder horen (als bedoeld in artikel 7:3, onder a, van de Awb) worden afgedaan door de secretaris. Indien er bij de secretaris twijfel bestaat over deze afdoening, dan legt hij de zaak voor aan de kamervoorzitter.

-

Artikel 11 In het tweede lid zijn de mogelijkheden vastgelegd waarmee tijdens de coronacrisis ervaring is opgedaan.

-

Artikel 15 Het uitgebreide verslag zoals dit nu wordt bijgevoegd bij het advies, wordt vervangen door een korte, zakelijke weergave die als toevoeging wordt verwerkt in het advies. Doel van het verslag is dat het bestuur van de nodige informatie wordt voorzien over wat er op de hoorzitting is voorgevallen, ten behoeve van het besluit dat op het bezwaar moet worden genomen. Een woordelijk verslag van de hoorzitting is daarvoor niet noodzakelijk.

-

Artikel 18 Hier is bepaald dat het advies pas bij de beslissing op bezwaar wordt toegestuurd. Dit is een, landelijk, gebruikelijke werkwijze.

-

Artikel 21 tot en met 27 Hoofdstuk 4 van de verordening, artikel 21 tot en met 27, bevat regels over het ambtelijk horen. Deze artikelen omvatten de bepalingen uit het Statuut ambtelijk horen en zijn op onderdelen aangevuld. Zoals hiervoor beschreven in paragraaf 3 (Samenhang andere regelgeving), wordt het Aanwijzingsbesluit als gevolg van deze nieuwe regelgeving eveneens aangepast. In artikel 24, eerste lid, staat beschreven dat het uitgangspunt is dat belanghebbenden telefonisch ambtelijk worden gehoord tenzij uitdrukkelijk de voorkeur wordt gegeven aan een mondelinge hoorzitting op het gemeentekantoor. Deze bepaling volgt uit de ervaringen die zijn opgedaan tijdens de Coronacrisis. Gebleken is dat veel belanghebbenden prijs stellen op een telefonische hoorzitting en deze wijze van ambtelijk horen voor deze categorie zaken ook goed werkbaar is. Door middel van conference-calls is ook een gesprek mogelijk met meerdere partijen. Bezwaarmakers kunnen er ook voor kiezen om hun zaak door de commissie te laten behandelen. Zij moeten dit aangeven voordat het ambtelijk horen heeft plaatsgevonden.