3 rapportage tussenevaluatie GR

Samenwerken maakt sterker Tweede tussenevaluatie GR MRDH

Rapportage eindresultaten tussenevaluatie vaststelling in het Algemeen Bestuur MRDH op 11 maart 2022

Aanleiding tweede tussenevaluatie GR MRDH • In de Gemeenschappelijke Regeling MRDH is afgesproken dat deze regeling periodiek (vijfjaarlijks) wordt geëvalueerd. Doel van deze evaluatie is bezien hoe de regeling functioneert en benoemen van aanbevelingen om het functioneren van de regeling te verbeteren • Bestuurlijke opdracht AB: lichte evaluatie met een afgebakende scope. • •

Nu is sprake van een tussenevaluatie gericht op optimaliseren van werkwijze en samenwerking. In 2024 vindt de evaluatie plaats, gericht op de vraag of de doelstellingen van de regeling voldoende zijn behaald en er voldoende grond bestaat voor continuering. Hierover worden in de voorliggende evaluatie geen uitspraken gedaan.

• Tweede tussenevaluatie borduurt voort op eerste tussenevaluatie (uit 2017)

Opzet en aanpak van de tweede tussenevaluatie • Evaluatie is uitgevoerd aan de hand van gesprekken: • • •

Gesprek in de gemeenteraad (waarbij in een aantal gevallen een lid van het DB aanwezig is geweest als gespreksleider) Gesprek in het College Ambtelijke gesprekken met vertegenwoordigers in ambtelijke overleggen, waaronder twee ronde tafelgesprekken in januari 2022

• Hulpmiddel: gespreksleidraad met daarin vragen over drie hoofdthema’s: •

Hoe vindt u dat de aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie zijn verwerkt?

• Hoe kijkt u aan tegen de eigen invulling van uw rol binnen de MRDH? Wat gaat daarin goed, wat kan daarin beter? • Is het governancemodel van de MRDH helder en voldoende effectief, zijn daarin verbeteringen mogelijk? • In de rapportage zijn per thema en vraag de rode draden benoemd, de individuele reacties van de gemeenten zijn als bijlage bij de rapportage gevoegd.

Thema 1: Terugblik op de aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie

Aanbevelingen evaluatierapport 2017 (deze aanbevelingen zijn in december 2017 door het AB vertaald in een concrete uitwerking)

Een aanscherping van het inhoudelijk verhaal van de MRDH is gewenst.

Voor het inzetten van ambtelijke capaciteit zijn de gemeentesecretarissen in eerste instantie verantwoordelijk.

De MRDH moet (in verlengde van bovenstaande) een discussie voeren over de uitbreiding van het aantal taken (pijlers).

Ook griffiers moeten elkaar in MRDH-verband gaan vinden.

Wij adviseren te gaan werken met een opt-in systeem voor de terreinen die niet onder Va of onder EV in enge zin vallen.

De MRDH-organisatie moet er zorg voor dragen dat de stukkenstroom richting de gemeenten beter behapbaar wordt.

De MRDH-besluitvormingscyclus moet verhelderd en geëxpliciteerd worden

De MRDH-organisatie moet een digitaal informatiesysteem inrichten om de stukken-stroom beter inzichtelijk te maken en informatie gelijktijdig beschikbaar te stellen.

Elke gemeente moet een MRDH-klankbordgroep inrichten of versterken die structureel geïnformeerd is en op vaste momenten bijeenkomt, geënt op de beleids- en besluitvormingscyclus van de MRDH

Dit informatiesysteem zou onderdeel moeten zijn van een bredere online werkomgeving voor de MRDH, waarin raadsleden (maar ook bedrijfsleven en kennisinstellingen uit de regio) online kunnen bijdragen aan ideevorming.

Met de instelling van een MRDH-klankbordgroep per gemeente, kunnen de adviescommissie – waarvan het bestaan in de gemeenschappelijke regeling is vastgelegd – een lichtere invulling krijgen.

De MRDH geniet een zeer geringe naamsbekendheid bij burgers, maar dit hoeft niet geproblematiseerd worden.

Om uitvoering te kunnen geven aan de MRDH-strategie zou de MRDH meer gebruik moeten maken van de ambtelijke capaciteit van de gemeenten.

Zowel raadsleden als bestuurders hebben de taak om over de MRDH te communiceren.

Zijn de aanbevelingen naar uw mening opgepakt? •

Meerdere gemeenten geven aan dat een groot gedeelte van de aanbevelingen naar tevredenheid is opgepakt. Een aantal gemeenten geeft complimenten aan de organisatie voor de wijze waarop gewerkt is aan het verbeteren van de organisatie, de governance en het verhaal van de MRDH.

•

De volgende aanbevelingen worden vaak genoemd: • • • •

De houding en de werkwijze van de MRDH zijn meer gericht op de dialoog met de 23 gemeenten Er is gewerkt aan het verbeteren van de positie van de Adviescommissies De digitale informatievoorziening is naar tevredenheid van de gemeenten verbeterd. Met de komst van de Groeiagenda is verder invulling gegeven aan het verhaal van de MRDH

Terugblik

Eigen inbreng

Governance

Heeft u de uitwerking van de aanbevelingen in de praktijk ervaren? Kunt u hier voorbeelden van geven? • • •

•

•

De MRDH heeft de afgelopen jaren haar positie op haar kerntaken versterkt. Op het gebied van de pijlers verbeteren bereikbaarheid en vernieuwen economie staat de MRDH in het algemeen niet ter discussie. Veel gemeenten hebben in de praktijk ervaren dat de besluitvormingsprocedure is verduidelijkt én verbeterd. De informatievoorziening richting de adviescommissies is verbeterd. Kanttekening daarbij is dat de stukkenstroom dusdanig is toegenomen dat de behapbaarheid daarvan onder druk staat. Verder is een aandachtspunt daarbij wel dat de informatievoorziening richting de raden daarmee nog niet gelijk is verbeterd. De afgelopen jaren is de wijze waarop de diverse gremia werken verbeterd. Gemeenten ervaren dat de MRDH meer in verbinding staat met de 23 gemeenten. Aandachtspunt daarbij is dat er daardoor ook meer ambtelijke capaciteit wordt gevraagd, dit is niet altijd even goed haalbaar. De verbinding en wisselwerking tussen de diverse overleggremia is merkbaar verbeterd. Wel wordt opgemerkt dat de ambtelijke voorportalen bij grote projecten (zoals de Strategische Agenda en de evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling) beter in positie kunnen worden gebracht.

Terugblik

Eigen inbreng

Governance

Kunt u aanbevelingen noemen die nog versterking verdienen? •

•

•

Het versterken en aanscherpen van het verhaal van de MRDH. Veel gemeenten geven aan dat deze aanbeveling gedeeltelijk is opgepakt (met name de Groeiagenda heeft daar een rol in gespeeld), maar dat een verdere aanscherping gewenst is. Daarbij hoort ook een gesprek over de betrokkenheid van de MRDH bij belendende beleidsvelden. Er is geen eenduidigheid binnen de regio over het al dan niet vergroten van deze betrokkenheid. Dit was overigens ook al het geval bij de vorige tussenevaluatie. Verder hoort bij het verhaal van de MRDH ook dat meer inzichtelijk wordt gemaakt wat de samenwerking heeft opgeleverd. Verder blijft de besluitvormingscyclus een punt van aandacht, en dan met name de stukkenstroom. Heldere, begrijpelijke stukken zijn noodzakelijk om bestuurders en raadsleden goed in positie te brengen en te houden en te komen tot transparante besluitvorming. Tegelijkertijd vraagt de publieke taak en de bijbehorende verantwoordelijkheden om totaalinzicht. Daarbij kan ook worden gekeken in hoeverre de online werkomgeving verder kan worden benut om dit voor elkaar te krijgen, net als het gebruik maken van meer visuele vertalingen en een andere vorm van oplegnotities. In aanvulling daarop wordt ook aangegeven dat er meer zicht nodig is op de mogelijkheden om bij te sturen, bijvoorbeeld via de P&C cyclus.

Het verder verbeteren van de rol van de raden en de Adviescommissies wordt vaak genoemd. Er zijn zichtbare verbeteringen, maar de positie en de rol blijft een aandachtspunt. Terugblik

Eigen inbreng

Governance

Zijn er nog andere opmerkingen die u ten aanzien van de eerste tussenevaluatie mee wilt geven aan het Algemeen Bestuur van de MRDH? •

Meerdere gemeenten geven aan dat in de evaluaties te weinig aandacht wordt besteed aan de financiële positie van gemeenten en de bijbehorende teruglopende uitvoeringskracht van gemeenten.

•

Daarnaast roepen meerdere gemeenten de MRDH op om ook meer over de grenzen heen te kijken en meer samen te werken met de omliggende regio’s zoals Holland Rijnland, Drechtsteden en de Hoeksche Waard.

•

De betrokkenheid van inwoners bij de MRDH zou kunnen worden versterkt, zeker bij trajecten met grote impact op het dagelijks leven van de inwoners in de regio.

Terugblik

Eigen inbreng

Governance

Thema 2: Eigen inbreng in de MRDH

Hoe heeft u zelf de governance ingericht naar aanleiding van de vorige tussenevaluatie? •

•

•

•

Een meerderheid van de gemeenten heeft regulier intern MRDH overleg georganiseerd, ter voorbereiding op de vergaderingen van de bestuurs- en adviescommissies. Deze gemeenten zijn over het algemeen tevreden over het functioneren van deze voorbereidende overleggen. Een aantal gemeenten geeft aan dat de verbinding met de overige raadsleden (niet Ac-leden) verbeterd moet worden. Daarbij is de vraag welke organisatie hier welke rol in heeft en welke instrumenten er zijn om deze verbinding te verbeteren. De insteek van het MRDH overleg is per gemeente erg verschillend. Sommige gemeenten sluiten aan bij de vergaderstructuur van de MRDH, andere gemeenten kiezen voor een insteek gebaseerd op maatschappelijke opgaven. Over het algemeen is, ten opzichte van de vorige tussenevaluatie, de eigen governance en daarmee inbreng en positionering bij een groot aantal gemeenten verbeterd.

Terugblik

Eigen inbreng

Governance

Hoe kijkt u aan tegen de inbreng van uw gemeenten in de MRDH de afgelopen jaren? Wat gaat goed, wat kan beter? • • • •

• •

Het merendeel van de gemeenten maakt een gerichte afweging op welke dossiers inbreng wordt geleverd. De gemeenten zien zichzelf steeds meer als een constructieve partner van de MRDH. Lokale en subregionale dossiers worden ingebracht met als doel de gehele regio te versterken. Meerdere gemeenten geven aan dat het soms lastig is om de regionale opgaven te verbinden met de lokale opgaven; de MRDH voelt soms ‘te groot’. Veel gemeenten willen zelf meer agendasettend zijn in plaats van volgend. Dit is in meerdere gemeenten onderwerp van gesprek en zou nadrukkelijker aan de orde kunnen komen in de diverse gremia en het inwerkprogramma. Ook hier wordt naar de MRDH gekeken om mee te denken over het beter verbinden van de direct betrokken bestuurders en raadsleden en de bestuurders en raadsleden die meer op afstand van de MRDH staan. De toename van het aantal mondelinge agendapunten en presentaties helpt niet bij het versterken van de eigen inbreng. Om de verbinding te versterken is een betere ambtelijke betrokkenheid bij de voorbereiding hiervan gewenst.

Terugblik

Eigen inbreng

Governance

Op welke wijze kan en wil de gemeente een bijdrage leveren aan de verdere versterking van de MRDH en daarmee aan de opgaven die voor de regio als totaal en uw gemeente en haar inwoners van belang zijn? •

•

• •

•

Meerdere gemeenten noemen het inbrengen van nieuwe thema’s als voorbeeld. De thema’s woningbouw en groenblauwe leefomgeving worden vaak genoemd. Gemeenten geven aan zelf duidelijker te willen laten zien wat hun meerwaarde in de regionale samenwerking kan zijn. Daarnaast geven meerdere gemeenten aan de betrokkenheid te willen vergroten door de MRDH meer onder de aandacht te brengen van de raadsleden (bijvoorbeeld door het organiseren van informatieve (digitale) bijeenkomsten, werkbezoeken, themasessies voor raadsleden). Een aantal gemeenten geeft aan dat de betrokkenheid van inwoners verder vergroot zou moeten worden, zeker waar het gaat om complexe onderwerpen die de inwoners direct raken. Gemeenten die nu al naar hun mening een flinke bijdrage leveren aan de MRDH geven aan van harte bereid te zijn om hun aanpak en werkwijze te delen met andere gemeenten. Dit om zo ook andere gemeenten te helpen hun positie in de MRDH te versterken. Tenslotte geven gemeenten aan meer gebruik te willen gaan maken van elkaars expertise en specifieke profiel. Een factsheet van elke gemeente in de Strategische Agenda wordt daarbij als voorbeeld genoemd.

Terugblik

Eigen inbreng

Governance

Thema 3: Helderheid van het governancemodel van de MRDH

Governancestructuur MRDH

AB-commissie regionale initiatieven Aanvullende overlegstructuren • •

•

Groenblauwe Tafel Bestuurlijk Kernteam Groeiagenda Overleg regiolobby

Samengesteld uit vertegenwoordigers AB, DB en Bc’s

Formele structuur zoals vastgelegd in de GR algemeen bestuur (AB)

Rekeningcommissie

dagelijks bestuur (DB) (leden AB)

Presidium Va

bestuurscommissie Vervoersautoriteit (BcVa)

Presidium Ev

bestuurscommissie Economisch Vestigingsklimaat (BcEV)

Adviescommissie Va

Adviescommissie Ev

Zijn de diverse posities, rollen en verantwoordelijkheden van de diverse gremia voldoende duidelijker geworden ten opzichte van de vorige tussenevaluatie? •

•

• •

•

Alle gemeenten geven aan dat de diverse posities, rollen en verantwoordelijkheden van de gremia duidelijker zijn geworden. Wel geven meerdere gemeenten aan dat dit continu aandacht zal blijven vragen. Zeker met de komst van nieuwe raadsleden en bestuurders zal dit de komende tijd weer nodig zijn. De verhouding tussen de presidia en de bestuurscommissies is niet altijd even helder. Het gevoel bestaat dat in de presidia al besluiten worden genomen voordat er ambtelijk en bestuurlijk over kan worden gesproken. Dit komt de transparantie van besluitvorming niet ten goede. Voor bestuurders en raadsleden ‘op afstand’ is het model nog steeds niet altijd even helder. In de GR is opgenomen dat de MRDH een platform- en netwerkfunctie kan vervullen. Hoewel gemeenten dit waarderen, vraagt dit wel om duidelijke communicatie in relatie tot de twee pijlers van de MRDH. Een goede wisselwerking is mogelijk, maar vraagt aandacht. Belangrijk is om duidelijk te maken waar de MRDH echt over gaat en waar de MRDH faciliteert zonder inhoudelijke betrokkenheid. Bijzondere aandacht wordt door meerdere gemeenten gevraagd voor de grote hoeveelheid aanvullende bestuurlijke tafels. Hoe hangen deze samen met de formele governance? Het is goed om te verduidelijken welke verantwoordelijkheden AB-leden wel en niet hebben bij de platformfunctie van de MRDH. Terugblik

Eigen inbreng

Governance

Hoe ervaart u de werking van de adviescommissies; ziet u positieve verschillen naar aanleiding van de aanbevelingen van de vorige tussenevaluatie? Zo nee, welke aanbeveling wil u nu doen? •

•

•

• •

Hoewel er waardering is voor de inzet die is gepleegd om de positie van de adviescommissies te versterken (de wijze waarop de Ac’s betrokken zijn bij het dossier OV&Corona wordt als positief voorbeeld genoemd), geven veel gemeenten in hun reactie aan dat er nog verdere verbetering mogelijk is. De rol en positie van de Ac’s is voor veel gemeenten (zowel voor de Ac-leden zelf als raadsleden die op afstaand staan) nog steeds niet altijd even helder. Er overheerst bij meerdere gemeenten een gevoel van vrijblijvendheid en beperkte invloed op besluitvorming in de Bc’s en het AB. Dit wordt als ongemakkelijk ervaren. De adviserende rol van de Ac’s kan niet altijd even goed worden ingevuld. Zo worden adviesaanvragen met enige regelmaat verpakt in presentaties, zodat de leden van de Ac’s vaak ter plekke en onvoorbereid een advies moeten formuleren. Dit wordt als ongewenst ervaren. Daarnaast bestaat er een breed gedragen wens om een betere balans te vinden tussen informeren/zenden en het daadwerkelijke gesprek in de Ac’s. Conclusie is dan ook dat de werking verbeterd is, maar dat er nog ruimte voor verbetering is. Zowel waar het gaat om de werking zelf als de rol en positie die de Ac’s hebben. Terugblik

Eigen inbreng

Governance

Kunnen de nieuwe werkvormen die zijn ontstaan tijdens de Coronacrisis bijdragen aan het versterken van de adviesrol van de Ac’s? •

•

•

Er is door meerdere gemeenten aangegeven dat de nieuwe werkvormen (frequent delen van feitelijke informatie en ontwikkelingen gecombineerd met heldere adviesvragen en –momenten) en het digitaal vergaderen worden gewaardeerd. De leden van de Ac’s voelen zich beter betrokken bij de grotere opgaven die in de regio spelen (zoals de effecten van Corona op het openbaar vervoer). Daarnaast zorgt digitaal vergaderen er voor dat het laagdrempeliger wordt om vergaderingen te bezoeken. Tegelijkertijd wordt wel opgeroepen om kritisch te zijn op het te veel organiseren van dergelijke sessies. De druk op de agenda’s van raadsleden is al groot, daarom is het van belang om goed na te denken over nut en noodzaak van extra sessies buiten de reguliere vergaderingen om. De nieuwe werkvormen worden dus gewaardeerd, maar bewuste afwegingen over de inzet er van is nodig.

Terugblik

Eigen inbreng

Governance

Deel II: Conclusies en aanbevelingen

Algemene conclusies •

Overall gevoel dat de aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie op een goede manier zijn opgepakt. Waardering voor doorgevoerde verbeteringen: • • •

•

Governance zoals vastgelegd in de GR van de MRDH is duidelijker geworden Besluitvormingscyclus en informatievoorziening is sterk verbeterd Verder doorpakken op aantal elementen uit die evaluatie gewenst

De democratische legitimiteit van de MRDH blijft voor meerdere gemeenten een aandachtspunt. Tegelijkertijd geven meerdere gemeenten een bijdrage te willen leveren aan de verbetering hiervan: • •

•

Gemeenteraden willen zelf aan de slag met het versterken van hun positie in de MRDH; het versterken van de positie van de raad is de komende jaren een belangrijke opgave voor zowel de gemeenten als de MRDH. De rol van de adviescommissies blijft voor veel gemeenten een punt van ongemak, zowel waar het gaat als de rolopvatting als de positie ten opzichte van de Bc’s en het AB.

Er bestaan verschillende meningen over: • •

het al dan niet vergroten van de betrokkenheid van de MRDH bij belendende beleidsvelden als woningbouw, groenblauw, etc. de diverse aanvullende bestuurlijke tafels die de afgelopen periode zijn ontstaan zoals de AB-commissie, Groenblauwe Tafel, etc.

Reflectie van de MRDH op de conclusies •

•

•

•

Veel van de reflecties van de gemeenten zijn een ondersteuning van de ingezette koers van de afgelopen periode. Ook de MRDH ziet en onderschrijft de verbetering maar we zien ook dat een verdere doorontwikkeling is. Het proces om te komen tot de vernieuwing van de Strategische Agenda zal worden benut om diverse conclusies en aanbevelingen een plek te geven. Als MRDH zien we dat de Ac’s, ondanks diverse acties om de positie te versterken, nog steeds worstelen met hun rol. Deels zien wij dat dit komt door de verschillen in rolopvatting tussen de diverse leden (van belangenbehartiger van de gemeente tot verbindingsofficier tussen lokaal en regionaal belang), anderzijds speelt ook het vraagstuk van verlengd lokaal bestuur en daarmee de rol van de eigen colleges. De MRDH maakt dit actief onderwerp van gesprek met de nieuwe Ac’s en de griffiers (in het kader van het inwerkprogramma) Ook het gesprek over de betrokkenheid van de MRDH bij belendende beleidsonderwerpen zien we de laatste tijd veelvuldig los komen. Daarbij zien we ook dat er geen eenduidig beeld is: diverse gemeenten roepen op vooral de focus te houden op de kerntaken, andere gemeenten roepen juist op tot een meer inhoudelijke betrokkenheid bij onderwerpen op het gebied van de groenblauwe leefomgeving en woningbouw.

In het proces van de Strategische Agenda zullen we hierover met elkaar het gesprek voeren en tot keuzes komen. Daarnaast zien we ook een spanning tussen enerzijds een betere en meer uitgebreide informatievoorziening richting gemeenten en de vraag om de stukken behapbaar te houden. Met het invulling geven aan de aanbeveling uit de eerste tussenevaluatie zien wij ook dat de stukkenstroom flink is toegenomen. Tegelijkertijd: er gaat € 500/600 mln. om in de MRDH, dat vraagt om gedegen besluitvorming.

Thema

Aanbevelingen

Eigenaar

Terugblik op de aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie

Aanbevolen wordt om via de herijking van de Strategische Agenda het verhaal van de MRDH verder te versterken én het gesprek over de betrokkenheid van de MRDH bij belendende beleidsvelden te voeren.

MRDH

Aanbevolen wordt om, met vertegenwoordigers van de betrokken gemeenten, de stukkenstroom en besluitvormingscyclus goed te beschouwen en te bekijken welke mogelijkheden er zijn om een betere balans te vinden tussen informatievoorziening en behapbaar houden van de informatie. Daarbij kan ook worden gekeken naar meer visuele vormen van informatievoorziening en vernieuwing van de agendaposten. Gedegen besluitvorming blijft daarbij het uitgangspunt gelet op de grote bedragen die aan de orde zijn en de noodzaak tot zorgvuldige en herleidbare publieke besluitvorming.

MRDH in samenspraak met een representatieve selectie van gemeenten

Eigen inbreng in de MRDH

Aanbevolen wordt om actief met gemeenten het gesprek te voeren om de MRDH meer onder de aandacht van de gemeenteraden te brengen en het gesprek te voeren over de wijze van betrokkenheid en invloed. De komende verkiezingen zijn daarvoor een mooi moment.

Griffies van gemeenten, met ondersteuning van de MRDH

Aanbevolen wordt de al eerder gedane aanbeveling om best practices te delen op te pakken om zo met elkaar te bezien hoe gemeenten hun eigen inbreng verder kunnen versterken.

MRDH in samenspraak met gemeenten die als voorbeeld kunnen fungeren

Aanbevolen wordt om, zodra de nieuwe Adviescommissies zijn gestart, het gesprek op gang te brengen over de positionering en rollen van de Adviescommissie en de rol van de werkorganisatie MRDH hierin. Dit gesprek zal ook plaatsvinden met de nieuwe vertegenwoordigers in de Bc’s omdat zij (eveneens) een belangrijke rol spelen in de betrokkenheid van gemeenteraden.

MRDH, in samenspraak met de voorzitters van de nieuwe Ac’s

Hoewel het governancemodel helder is, wordt geadviseerd om met name kritisch te kijken op doel, reikwijdte en nut en noodzaak van de diverse aanvullende bestuurlijke tafels en waar mogelijk de aan het AB-gerelateerde commissies terugbrengen naar het AB. Aanbevolen wordt de werking van deze commissies met enige regelmaat te evalueren.

MRDH, in samenspraak met de voorzitters van de diverse bestuurlijke tafels

Helderheid van het governancemo del van de MRDH