2624367 Rekening & Auditcommissie - voorstel aan de raad inzake RA-advies jaarstukken 2025

Raadsvoorstel Van Datum Pfh. Steller e-mail Programma Griffienr.

: Rekening & Auditcommissie : 12 juni 2026 : n.v.t. : A.I. de Boer : adboer@delft.nl : alle programma’s : 2624367

Onderwerp

: Advies Rekening- & Auditcommissie jaarstukken 2025

Gevraagde beslissing: Instemmen met de volgende adviezen van de Rekening- & Auditcommissie bij de jaarstukken 2025: A. Advies 2025-1: Advies 2025-1: Betrek commissie bij mogelijkheden m.b.t. ramingen van investeringen B. Advies 2025-2: Jaarstukken (nog) informatiever 1. Aanleiding en bevoegdheid De opdracht voor de Rekening- & Auditcommissie (R&A) voor het opstellen van een advies bij de jaarstukken vloeit voort uit de “Verordening Rekening & Auditcommissie”. De R&A-commissie is afgelopen weken aan de slag geweest om zich een oordeel te vormen over de jaarstukken. De commissie richt zich in haar adviestraject op de planning & control-aspecten van de jaarstukken. In dit advies treft u de weergave van de bevindingen en aanbevelingen aan. 2. Proces De gemeentelijke jaarstukken zijn op 15 mei 2026 beschikbaar gesteld. Op 22 mei jl. heeft de commissie het concept-accountantsverslag ontvangen. De jaarstukken, conceptaccountantsverslag en de collegereactie hierop zijn door de ambtelijke organisatie en de accountant toegelicht in de vergadering van de commissie R&A van 27 mei jl. Op 28 mei 2026 is het definitieve verslag en de getekende controleverklaring van de accountant ontvangen. Uiteraard zullen deze documenten betrokken worden bij de behandeling van de jaarstukken in de commissie EFB van 18 juni 2026 en de raadsvergadering van 2 juli 2026.

De commissie merkt op dat de oplevering van de definitieve stukken dit jaar substantieel vroeger is dan vorig jaar. Een oorzaak die vorig jaar genoemd werd voor de vertraagde oplevering van de definitieve documenten is het feit dat het destijds de eerste controle van de nieuwe gemeentelijke accountant betrof en dat een ‘eerstejaarscontrole’ toch altijd met zich meebrengt dat beide partijen aan elkaar moeten wennen, omdat bijvoorbeeld processen iets anders gaan dan men gewend is. De commissie is verheugd te zien dat de vorig jaar uitgesproken verwachting dat het proces dit jaar soepeler zou verlopen is uitgekomen en dat dat ertoe geleid heeft dat de raad eerder kon beschikken over de definitieve stukken. Door tijdig beschikking te hebben over de definitieve stukken kan de commissie haar adviserende rol richting de raad optimaal uitoefenen.

1

Ten aanzien van tijdige aanlevering van jaarstukken van verbonden partijen geldt dat dit jaar van bijna alle geprioriteerde verbonden partijen de jaarstukken tijdens het adviestraject zijn ontvangen. Alleen de jaarstukken van de Coöperatieve Vereniging beheer Groengebieden waren ten tijde van publicatie van dit advies nog niet beschikbaar. Verder wordt opgemerkt dat de jaarstukken van de GR Gemeenschappelijke Regionale Bedrijfsvoering (GRB) Delft-Rijswijk niet binnen de in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen gestelde datum aan de raad is toegezonden, maar later via het college is ontvangen De commissie waardeert het zeer dat de jaarstukken van nagenoeg alle verbonden partijen tijdig zijn ontvangen, maar verzoekt het college zijn invloed blijvend aan te wenden in het kader van tijdige toezending. Dit geldt nadrukkelijk ook voor de stukken van de hierboven genoemde Coöperatieve Vereniging beheer Groengebieden en de GR GRB, omdat deze in eerdere jaren ook laat waren met het aanleveren van hun stukken. Dit met het oog op het belang van tijdig beschikbare verantwoordingen over de inzet van publieke middelen en benodigde bijsturingsmogelijkheden, wanneer daartoe aanleidingen bestaan vanuit de verantwoordingen. Tijdens het adviestraject zijn door R&A-leden verschillende technische vragen gesteld.

De commissie dankt de ambtelijke organisatie voor de ontvangen antwoorden en de gegeven presentaties en toelichtingen tijdens het adviestraject. Naar aanleiding van het advies van 2025 is de werkwijze voor het stellen van technische vragen iets anders dan andere jaren. Destijds werd de vraag gesteld of het traject van vragen stellen door de leden van de commissie in combinatie met het gelijktijdige traject voor de hele raad wel wenselijk was, omdat dit veel ambtelijke capaciteit vraagt. Dit is daarop iets aangepast, waarbij het zwaartepunt voor het stellen van niet- financieeltechnische vragen is verplaatst naar de tafeltjesavond. Dit heeft ertoe geleid dat het aantal technische vragen dat schriftelijk is gesteld een stuk lager is. De commissie zal deze werkwijze in november evalueren en bespreken met de ambtelijke organisatie. Omdat de antwoorden ook voor overige raadsleden verheldering kunnen bieden, is het overzicht met de vragen en antwoorden bij de vergaderstukken van de R&A-vergadering van 10 juni 2026 en de commissie EFB van 18 juni 2026 gepubliceerd. 3. Aandachtspunten en adviezen bij jaarstukken 2025 Naast bovengenoemde opmerkingen heeft de commissie een aantal adviezen geformuleerd bij de jaarstukken 2025.

Daarnaast wordt ingegaan op de opvolging van eerdere adviezen Omdat het accountantsverslag onderdeel uitmaakt van de bestuurlijke behandeling worden niet alle adviezen van de accountant hier in detail herhaald. Wel benadrukt de R&A-commissie richting college en raad het belang van de aandachtspunten die de accountant meegeeft. De R&A-commissie kan zich vinden in de collegebrief over de wijze van opvolging van de accountantsadviezen. Op de opmerkingen met betrekking tot de realisatie van de geraamde investeringen wordt in Advies 2025-1 wel iets dieper ingegaan. 3.1 Adviezen Om de kwaliteit van de planning & control-cyclus verder te verbeteren heeft de commissie twee opgesteld. Deze vallen uiteen in:

2

Advies 2025-1: Betrek commissie bij mogelijkheden m.b.t. ramingen van investeringen De commissie merkt op dat met betrekking tot investeringen de gerealiseerde resultaten net als in eerdere jaren een stuk lager zijn dan vooraf ingeschat. Deze constatering is niet nieuw en de commissie realiseert zich hierbij dat het niet kunnen realiseren van investeringen vaak te wijten is aan verschillende factoren, waarbij het vooraf lastig te voorspellen is bij welke projecten en in welke mate deze factoren een rol spelen. De accountant merkt in zijn verslag het volgende op over het niet realiseren van geplande investeringen: “Met name bij de investeringen zien we dat de geraamde ambities en de gerealiseerde resultaten uit elkaar liggen. In uw programmabegroting 2025-2028 schrijft u zelf over de afwijking tussen de geraamde investeringsbedragen en de daadwerkelijke realisatie en spreekt u de reële verwachting uit dat van het totale investeringsprogramma circa 70% kan worden gerealiseerd. Wij constateren dat de werkelijke realisatie hieronder ligt en circa 60% bedraagt.” Hierbij wordt ook opgemerkt dat het te optimistisch begroten van investeringen kan leiden tot een vertekend beeld van de kapitaallasten. Daarnaast kan het niet realiseren van investeringen binnen de gestelde tijd in de toekomst leiden tot te krappe investeringskredieten als gevolg van prijsstijgingen.

Uiteraard brengt een goede systematiek van investeringsramingen zowel de gemeente als de raad beter in positie, maar tegelijkertijd is het de vraag in hoeverre een nauwkeurige raming van de investeringen ook daadwerkelijk haalbaar is. De commissie verzoekt het college om de commissie uitgebreid te informeren en inzicht te geven in de mogelijkheden om de systematiek van de ramingen en risicobeheersing te verbeteren en hierbij te betrekken hoe de uitvoeringskracht kan worden versterkt in relatie tot de ramingen. De commissie gaat graag in gesprek over de vraag hoe de raad hier periodiek over op de hoogte wordt gehouden. Advies 2025-2: Jaarstukken (nog) informatiever Een nieuwe zittingsperiode met een grotendeels nieuwe R&A-commissie zorgt voor een ‘frisse blik’ bij het lezen van de jaarstukken. Deze ‘nieuwe’ commissie merkt op dat, hoewel de leesbaarheid van de stukken over het algemeen goed is, zij soms toch moeite heeft met het duiden van de informatie en met het hieraan verbinden van conclusies. Om de controlerende en kaderstellende rol van de raad goed uit te kunnen voeren, is het van belang dat er een goed inzicht is in de samenhang tussen activiteiten, de kosten en baten hiervan en de bijdrage aan de gestelde doelen.

Idealiter kan de lezer bij het lezen van de jaarstukken vinden waar de gemeente staat en gedaan heeft (indien mogelijk met een doorkijkje naar de toekomst) en zich makkelijk een oordeel vormen over wat er geleerd is, hoe dit wordt meegenomen in de toekomst en welke handelingsperspectieven er zijn. De commissie constateert dat dit niet altijd het geval is en verzoekt het college om te onderzoeken hoe informatiewaarde verhoogd kan worden. Hierbij wordt opgemerkt dat dit er bij voorkeur niet toe leidt dat de omvang van de jaarstukken groeit (integendeel). De commissie denkt dat een helderdere koppeling tussen beleidsindicatoren, uitgevoerde activiteiten, en uitgaven (‘wat hebben we bereikt?’, ‘wat hebben we gedaan?’ en ‘wat heeft het gekost?’) leidt tot meer inzicht in de kosten en baten van activiteiten. Door beschrijvende teksten iets in te korten tot de kernboodschap aangevuld met relevante cijfers hoeft het jaarverslag dan 3

ook niet langer te worden. Hierbij kan ook de opmerking van de accountant dat het meer visualiseren van informatie tevens een bruikbaar middel kan zijn om lange stukken tekst effectief te presenteren in ogenschouw genomen worden. Het zou de commissie helpen als informatie concreet en kwantitatief wordt geduid. Bijvoorbeeld door in plaats van de zin “de omvang van het aantal ontwikkelbanen is in 2025 uitgebreid” weer te geven hoeveel ontwikkelbanen er waren en er nu zijn. Idealiter wordt dan ook weergegeven hoe dit bijdraagt aan het bereikte doel. Daarnaast wordt voorgesteld om een duidelijkere koppeling tussen activiteit en uitgaven weer te geven. Dit hoeft uiteraard niet op het niveau van individuele activiteiten maar kan mogelijk wel op een lager niveau dan het taakveld. Ook is het in voorkomende gevallen onduidelijk hoe (een groep) activiteiten bijdraagt aan de gestelde beleidsindicatoren. Over de beleidsindicatoren zelf merkt de commissie op dat niet altijd duidelijk is hoe bruikbaar deze zijn voor het meten van het bereiken van bepaalde doelstellingen. Het begin van de nieuwe zittingsperiode is volgens de commissie bij uitstek het moment om nog eens kritisch te kijken naar de bruikbaarheid van de (niet-BBV-) indicatoren. Hierbij doet de commissie de suggestie om de raad hier net als vier jaar geleden vroegtijdig bij te betrekken (conform R&A advies 2021-1).

De commissie is zich bewust van het terugkerende dilemma tussen voldoende informatief willen zijn en het risico op lange en onleesbare stukken. Tegelijkertijd denkt de commissie dat het begin van deze zittingsperiode een goed moment is om weer eens kritisch te kijken naar optimale bruikbaarheid van de jaarstukken voor de raad. De commissie is uiteraard bereid om als klankbord te fungeren om eventuele verbetervoorstellen te toetsen 3.3 Follow up openstaande R&A-adviezen voorgaande jaren: Hieronder wordt ingegaan op de beoordeling door de R&A-commissie van de follow up van adviezen uit voorgaande jaren. Bij elk advies is via een √ (vinkje voor afgewikkeld) of een O (openstaand) aangegeven wat de status bij de jaarrekening 2025 is. Advies 2024-1: Meer kwalitatieve duiding bij afwijkingen O Toelichting R&A-advies De commissie denkt dat de informatiewaarde van de jaarstukken en hiermee de mogelijkheden van de raad om hun controlerende en kaderstellende rol uit te voeren nog verder verbeterd kunnen worden door meer duiding te geven aan afwijkingen. Door afwijkingen vaker te verklaren en een toelichting te geven op het effect op het bereiken van doelstellingen op de langere termijn, kan de raad dit beter beoordelen en het college desgewenst bevragen en bijsturen.

In de programmaverantwoording kan dieper ingegaan worden op financiële afwijkingen en de relatie hiervan met het al dan niet bereiken van doelstellingen. Ditzelfde geldt voor het niet realiseren van geplande investeringen. Door oorzaak en gevolg en verbanden met beleidsdoelstellingen duidelijker weer te geven is de raad beter in staat om hier een oordeel over te vormen. Op dit moment worden afwijkingen (financiële, maar ook op het bereiken van doelstellingen) vaak wat beschouwend beschreven. Waar mogelijk kan dit wat de commissie betreft minder beschouwend en kan er meer worden ingegaan op de koppeling met het te bereiken doel en (te verwachten) effecten van de in de programmaverantwoording genoemde maatregelen. Uiteraard onderkent de commissie hierbij het dilemma dat toevoegen van extra informatie ten koste kan gaan van overzichtelijkheid en behapbaarheid van de jaarstukken. 4

Collegereactie november 2025 (2448728) Dit pakken we op; we zullen bij toelichtingen op financiële afwijkingen voortaan extra aandacht schenken aan de eventuele effecten voor het bereiken van de doelen op de lange termijn. Stand van zaken bij de jaarstukken 2025: O Zoals al vermeld in advies 2025-2 bestaat vindt de commissie het niet altijd even makkelijk om aan de hand van de jaarstukken te bepalen waar men staat en welke conclusies hieraan moet verbinden. De behoefte aan meer duiding bij afwijkingen is hier een onderdeel van. De commissie waardeert de verrichte inspanningen om dit verbeteren, maar ziet ook dat dit per programma verschilt. De commissie stelt voor om deze verbeterslag verder door te zetten en dit advies te zijner tijd in samenhang met advies 2025-2 af te doen Advies 2024-2: Vergroot het inzicht in subsidies √ Toelichting R&A-advies Tijdens de bespreking van de jaarstukken in de commissie bleek dat er behoefte is aan meer zicht op verschillende aspecten die te maken hebben met subsidies. Deze behoefte varieert van een ‘hoog-over’ beeld van het totale bedrag dat per programma wordt uitgekeerd aan subsidies tot aan de behoefte om te zien wat één specifieke subsidieontvanger heeft ontvangen en wat deze hiermee gedaan heeft.

Andere onderwerpen die hierbij aan de orde kwamen waren onder andere: De mogelijkheid inzicht te krijgen in de ontwikkeling over meerdere jaren voor een bepaalde subsidie of voor een specifieke subsidieontvanger. Eenvoudige toegang tot de subsidieverantwoordingen, bijvoorbeeld van ontvangers van subsidies boven een bepaald bedrag. De commissie stelt voor om deze behoefte, bij voorkeur dit najaar, samen met het college/ambtelijke organisatie verder te verkennen en te bekijken hoe hierin kan worden voorzien. Collegereactie november 2025 (2448728) Ook dit pakken we op. Hiertoe is op 24 september jl. deze presentatie (doorklikbare link) aan de commissie Rekening & Audit verzorgd. Stand van zaken bij de jaarstukken 2025: √ De commissie heeft in september 2025 een uitgebreide toelichting gehad over de systematiek rond subsidies, welke informatie er openbaar is en hoe deze is te ontsluiten en welke toekomstige ontwikkelingen er op dit vlak aankomen, bijvoorbeeld over rapportagemogelijkheden. De commissie dankt de ambtelijke organisatie voor deze toelichting en spreekt de verwachting uit dat het college zich ook in de toekomst zal blijven inspannen om het subsidiesysteem zo inzichtelijk mogelijk te maken. De commissie beschouwt Advies 2024-2 hiermee afgedaan.

Advies 2024-3: Optimaliseer de aanvullende informatie over verbonden partijen met een totaaloverzicht van gemeentelijke bijdragen aan verbonden partijen √ Toelichting R&A-advies Grip op verbonden partijen is een onderwerp dat regelmatig terugkeert in de gemeenteraad. Dit geldt uiteraard ook voor de financiële aspecten. De commissie is blij met de op tijd aangeleverde jaarstukken van de verbonden partijen en de, naar aanleiding van een eerder advies van de commissie, aangeleverde overzichten met financiële kengetallen van de verbonden partijen en 5

ook de uitgebreidere toelichting van de per verbonden partij in de paragraaf Verbonden Partijen in de gemeentelijke jaarrekening wordt gewaardeerd. Aanvullend hierop vraagt de commissie nu een overzicht van het totaal aan bijdragen aan verbonden partijen ten opzichte van de totale lasten. Dit hoeft wat de commissie betreft niet opgenomen te worden in de gemeentelijke jaarstukken, maar zou meegeleverd kunnen worden met het eerdergenoemde overzicht met financiële kengetallen dat de commissie elk jaar ook ontvangt. De commissie realiseert zich dat een dergelijk totaaloverzicht, vanwege het verschil in aard van de partij en omvang van de gemeentelijke bijdrage, geen basis biedt voor een oordeel over die verbonden partijen zelf, maar het geeft wel een beeld van hoe groot het aandeel is van de totale begroting (of eventueel per programma) dat wordt bijgedragen aan verbonden partijen in het algemeen en waar de gemeente(raad) dus per definitie minder zeggenschap over heeft.

Collegereactie november 2025 (2448728) Ook dit zullen we doen: het gevraagde totaaloverzicht van bijdragen aan verbonden partijen zal vanaf komend jaar ter beschikking worden gesteld Stand van zaken bij de jaarstukken 2025: √ Het gevraagde overzicht is aangeleverd tegelijkertijd met de gewenste overzichten van financiële kengetallen van de verbonden partijen, waar de commissie in een eerder advies al om had verzocht. In de R&A-vergadering van 3 juni 2026 heef de commissie de gelegenheid gehad om hier technische vragen over te stellen. De commissie dankt de ambtelijke organisatie voor het overzicht en beschouwt advies 2024-3 als afgedaan 4. Verdere procedure In navolging op een korte toelichting bij dit advies door mij, namens de commissie R&A, tijdens de commissievergadering EFB op 18 juni 2026 hoort de commissie R&A graag een mondelinge reactie van het college op het R&A-advies. Daarnaast verzoekt de commissie het college om een schriftelijke stand van zaken over de opvolging van de adviezen aan te bieden ten behoeve van de commissievergadering R&A van 2 december 2026. Zoals reeds aangegeven wordt het R&A-advies over de jaarstukken na bespreking in de commissievergadering van 18 juni 2026 voor vaststelling in de raadsvergadering van 2 juli 2026 aangeboden. Hoogachtend, namens de Rekening & Auditcommissie,

F.S. Visser

, voorzitter.

A.I. de Boer

, griffier.

6