2612159 College van B&W - voorstel aan de raad inzake zienswijze centrumregeling Hoogheemraadschap van Delfland

Oplegger raad Raadsvoorstel Onderwerp

Zienswijze op concept centrumregeling archiefbeheer gemeente Delft en het Hoogheemraadschap van Delfland

Portefeuillehouder

Wethouder Huijsmans

Voorstel ingediend door

Arno van de Weerd en Nelette Cremers

Registratienummer

6415654

Datum

17 maart 2026

Concept-besluit(en) De raad besluit: 1. Geen zienswijze over de concept Centrumregeling archiefbeheer gemeente Delft en het Hoogheemraadschap van Delfland met kenmerk 6415666 vast te stellen. 2. Het college te informeren dat er geen zienswijze wordt ingediend. Waarom nu? Het Hoogheemraadschap van Delfland is al jaren een samenwerkingspartner van het Stadsarchief Delft, onderdeel van de afdeling Erfgoed. In 2025 heeft het hoogheemraadschap het voornemen uitgesproken dat zij de archieven officieel willen overdragen aan het Stadsarchief Delft. Op dit moment maakt het hoogheemraadschap gebruik van de faciliteiten zoals het archiefdepot, maar zijn de archieven nog in eigen beheer bij het waterschap. Om het archief over te kunnen dragen dient het hoogheemraadschap door middel van een centrumregeling een samenwerking aan te gaan met de gemeente Delft. De centrumregeling met het hoogheemraadschap zal de samenwerking intensiveren en structureel maken, waar dit voorheen incidenteel en faciliterend was. De centrumregeling wordt gelijktijdig opgesteld met de herziening van de centrumregeling archiefbeheer Stadsarchief Delft en omstreken.

Aangezien die centrumregeling specifiek een langere samenwerking met omliggende gemeenten betreft en het hoogheemraadschap op dit moment archief wil overbrengen en onder andere wetgeving valt, is ervoor gekozen om het hoogheemraadschap separaat in een centrumregeling onder te brengen. Inhoud Conform artikel 1 lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (GR) wordt de raad in de gelegenheid gesteld een zienswijze naar voren te brengen. Er wordt voorgesteld om geen zienswijze in te dienen, omdat wij als centrumgemeente de opsteller van de centrumregeling zijn. De regeling volgt onze richtlijnen en afspraken als gemeente Delft en is goed voorbereid. Met het voorleggen van dit voorstel biedt het college de raad in de gelegenheid zich daarover uit te spreken. Indien de raad besluit geen zienswijze naar voren wenst te brengen stelt zij het college van burgemeester en wethouders hiervan op de hoogte. Waarom een centrumregeling? Wij hechten als gemeente aan samenwerking en het aangaan van commitment met elkaar, daar hoort ook een passende juridische vormgeving bij. Een centrumregeling is een lichte vorm van een GR. Dit type GR telt niet als verbonden partij. Er wordt dus geen zelfstandige nieuwe organisatie opgericht, zoals als een Openbaar lichaam, bedrijfsvoeringsorganisatie of gezamenlijk orgaan.

In de centrumregeling staan de uitgangspunten, richtlijnen en condities waar wij gezamenlijk voor kiezen. De eindverantwoordelijkheid voor de taak blijft bij het bestuur van het hoogheemraadschap zelf liggen, de centrumgemeente doet de uitvoering.

Versie 08.25

De centrumregeling archiefbeheer gemeente Delft en het Hoogheemraadschap van Delfland richt zich op de taken van de archiefbewaarplaats welke door het hoogheemraadschap worden afgenomen. Dit zijn primair wettelijk verplichte taken voortkomend uit de Archiefwet 1995: 1. De functie als wettelijke archiefbewaarplaats, waaronder het collectiebeheer van de overgebrachte archieven, ten behoeve van de burger die het openbare archief ouder dan 20 jaar op de studiezaal kan raadplegen. 2. De toezichthoudende taak van de archivaris op het archief- en informatiebeheer van het nog niet overgebrachte archief. Deze toezichthoudende rol wordt ook voor drie regiogemeenten uitgevoerd. Wat verandert er? De samenwerking met het hoogheemraadschap gaat geïntensiveerd worden. Incidentele verzoeken en het huren van archiefdepotruimte worden omgevormd naar een structurele samenwerking. Daarnaast zal via de centrumregeling het archieftoezicht structureel worden uitgevoerd bij het hoogheemraadschap, dit werd voorheen op offertebasis incidenteel door het Stadsarchief geleverd. Tot slot gaat het Stadsarchief de rol overnemen van archiefbewaarplaats voor het hoogheemraadschap. De archieven van het hoogheemraadschap worden na overbrenging toegankelijk via hetzelfde systeem als de huidige archiefcollectie van het Stadsarchief.

Dit maakt tevens dat de regionale functie van het Stadsarchief Delft als archiefbewaarplaats wordt versterkt. Beleidskaders De Centrumregeling archiefbeheer gemeente Delft en het Hoogheemraadschap van Delfland is gebaseerd op het uitvoeren van wettelijke taken voortkomend uit de Archiefwet 1995. Deze taak is tweeledig, de archiefbewaarplaats (overgebrachte archiefbescheiden beheren en beschikbaar stellen) en het archieftoezicht (toezichthouden op nog niet overgebrachte archiefbescheiden). Conform archiefwet 1995 zal het hoogheemraadschap, na vaststelling van de centrumregeling, het Stadsarchief Delft als archiefbewaarplaats aanwijzen en de gemeentearchivaris van Delft als waterschapsarchivaris. Input vanuit de Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025. Financiën Tot nu toe huurt het hoogheemraadschap ruimte in een archiefdepot voor de archieven van het hoogheemraadschap dit verandert door het structureel overnemen van de hierboven genoemde taken. Het hoogheemraadschap vergoedt de kosten voor de geleverde diensten via een dienstverleningsovereenkomst (DVO). De tarieven voor de afname van de geleverde diensten zijn vastgelegd in een jaarlijks te indexeren tarievenlijst. Deze tarievenlijst is gekoppeld aan de DVO die bij de centrumregeling hoort. Jaarlijks worden de uitgevoerde werkzaamheden naar het hoogheemraadschap gefactureerd.

De regeling biedt de optie om ook nietwettelijke taken, die door het Stadsarchief kunnen worden uitgevoerd, af te nemen in de DVO. Het hoogheemraadschap kan hiervoor kiezen, terwijl de wettelijke taken verplicht en structureel worden afgenomen. Bij het opstellen van de DVO’s zal inzichtelijk worden gemaakt of er financiële consequenties zijn voor de hoogte van de baten en lasten. Indien van toepassing zal de begroting daar budgetneutraal op aangepast worden door middel van een begrotingswijziging. Vervolg Het hoogheemraadschap heeft begin 2025 al toestemming gekregen van de Verenigde Vergadering voor de aansluiting bij het Stadsarchief Delft. De gemeenteraad van Delft wordt na de zienswijze procedure om toestemming gevraagd voor de centrumregeling. De regeling gaat pas van kracht nadat beide partijen toestemming hebben verleend en het college heeft besloten. Participatie De centrumregeling is tot stand gekomen in overleg met het Hoogheemraadschap van Delfland Communicatie Conform de wet op de gemeenschappelijke regelingen wordt de uiteindelijke vaststelling gepubliceerd via overheid.nl verzorgd door Delft.

Pagina 2 van 3

Bijlage(n) -

HHD_centrumregeling_archiefbeheer_def Raadsbesluit_zienswijze_cr_HHD_archiefbeheer

Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☐ Ja

☐ Nee

☐ Niet van toepassing

Motie / toezegging Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?

☐ Ja,

het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen

☐ Nee

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Delft,

M Berger Loco-secretaris

FWJ van Vliet Loco-burgemeester 18-03-2026

Pagina 3 van 3