2551799 Voorstel van het College aan de raad inzake Zienswijze centrumregeling archiefbeheer

Oplegger raad Raadsvoorstel Onderwerp

Zienswijze op concept Centrumregeling archiefbeheer Stadsarchief Delft en omstreken

Portefeuillehouder

Wethouder Huijsmans

Voorstel ingediend door

Arno van de Weerd en Nelette Cremers, Brenda Hooiveld

Registratienummer

6359963

Datum

16 december 2025

Concept-besluit(en) De raad besluit: • geen zienswijze over de ontwerp-centrumregeling archiefbeheer Stadsarchief Delft en omstreken naar voren te brengen Waarom nu? De gemeenschappelijke regelingen die in 2002-2004 met de gemeenten Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en MiddenDelfland (hierna regiogemeenten) zijn gesloten, zijn verouderd en verschillen onderling licht. Deze oude regelingen sluiten niet meer aan op de huidige werkzaamheden die door het Stadsarchief Delft (onderdeel van de afdeling erfgoed) worden uitgevoerd voor deze gemeenten. Een actualisering is hierdoor noodzakelijk. De drie gemeenten maken ook steeds meer gebruik van de digitale faciliteiten die het archief biedt, waaronder het e-depot. Dit dient te worden vastgelegd in een nieuwe Centrumregeling. Aangezien de drie gemeenten grotendeels dezelfde taken afnemen, is ervoor gekozen om de gemeenten te bundelen in een geactualiseerde Centrumregeling. Door middel van deze regeling kan de samenwerking met de regiogemeenten op het gebied van archiefbeheer structureel worden voortgezet, passend bij de huidige werkzaamheden en ontwikkelingen. Inhoud Conform artikel 1 lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (GR) wordt de raad in de gelegenheid gesteld een zienswijze naar voren te brengen. Er wordt voorgesteld om geen zienswijze in te dienen, omdat wij als centrumgemeente de opsteller van de centrumreling zijn.

De regeling volgt onze richtlijnen en afspraken als gemeente Delft en is goed voorbereid. Met het voorleggen van dit voorstel biedt het college de raad in de gelegenheid zich daarover uit te spreken. Indien de raad besluit geen zienswijze naar voren wenst te brengen stelt zij het college van burgemeester en wethouders hiervan op de hoogte. Waarom een centrumregeling? We hechten als gemeenten aan samenwerking en het aangaan van commitment met elkaar, daar hoort ook een passende juridische vormgeving bij. Een centrumregeling is een lichte vorm van een GR. Dit type GR telt niet als verbonden partij. Er wordt dus geen zelfstandige nieuwe organisatie opgericht, zoals als een Openbaar lichaam, bedrijfsvoeringsorganisatie of gezamenlijk orgaan. In de centrumregeling staan de uitgangspunten, richtlijnen en condities waar we gezamenlijk voor kiezen. Iedere gemeente heeft namelijk dezelfde taak te vervullen. De eindverantwoordelijkheid voor de taak blijft bij het bestuur van de gemeente zelf liggen, de centrumgemeente doet de uitvoering. Voordeel voor alle gemeenten is dat de expertise en slagkracht voor de taken wordt vergroot door de bundeling. De Centrumregeling archiefbeheer Stadsarchief Delft en omstreken (onderdeel van de afdeling Erfgoed), richt zich op de taken van de archiefbewaarplaats die door de regiogemeenten worden afgenomen.

Dit zijn primair wettelijk verplichtte taken, voortkomend uit de Archiefwet 1995. Versie 08.25

Dit betreft: 1. De functie als gemeentelijke archiefbewaarplaats, waaronder het collectiebeheer van de overgebrachte archieven, ten behoeve van de burger die het openbare archief ouder dan 20 jaar op de studiezaal kan raadplegen. 2. De toezichthoudende taak van de gemeentearchivaris op het archief- en informatiebeheer van het nog niet overgebrachte archief. Deze toezichthoudende rol wordt ook voor de regiogemeenten uitgevoerd. Wat verandert er? De huidige regelingen per regiogemeente worden vervangen door één centrumregeling met de regiogemeenten gezamenlijk. Met de invoering van deze centrumregeling verandert ook de systematiek van de afspraken. In de centrumregeling zijn de afspraken geformuleerd op een abstracter niveau. Zo worden de wettelijke taken structureel afgenomen door de regiogemeenten. Vervolgens wordt per regiogemeente de nadere specifieke invulling jaarlijks vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). In de DVO kunnen per regiogemeente ook aanvullende afspraken worden gemaakt over extra taken die wel onder de paraplu van de centrumregeling vallen en tegen welke vergoeding. Door deze constructie kan elke regiogemeente krijgen wat zij nodig heeft en kan er worden ingespeeld op lopende ontwikkelingen in het vakgebied, bijvoorbeeld het verder ontwikkelen van het edepot als digitale gemeentelijke archiefbewaarplaats.

Door de nieuwe systematiek is de tekst van de centrumregeling zozeer herzien dat een was-word lijst niet is opgesteld. Beleidskaders De Centrumregeling archiefbeheer Stadsarchief Delft en omstreken is gebaseerd op het uitvoeren van wettelijke taken voortkomend uit de Archiefwet 1995. Deze taak is tweeledig, de archiefbewaarplaats (overgebrachte archiefbescheiden beheren en beschikbaar stellen) en het archieftoezicht (toezichthouden op nog niet overgebrachte archiefbescheiden). De regeling is conform de Wet gemeenschappelijke regelingen. In de centrumregeling is rekening gehouden met de Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025. De regeling biedt de optie om ook niet-wettelijke taken, die door het Stadsarchief kunnen worden uitgevoerd, af te nemen in de DVO. Dit is echter vrijblijvend, terwijl de wettelijke taken met elkaar samenhangen en structureel worden afgenomen. Financiën Het voorstel heeft geen financiële consequenties. De regiogemeenten vergoeden de kosten voor de geleverde diensten via een Dienstverleningsovereenkomst (DVO). De tarieven voor de afname van de geleverde diensten zijn vastgelegd in een jaarlijks te indexeren tarievenlijst. Deze tarievenlijst is gekoppeld aan de DVO die bij de Centrumregeling hoort. Jaarlijks worden de uitgevoerde werkzaamheden naar de regiogemeenten gefactureerd.

De regeling biedt de optie om ook nietwettelijke taken, die door het Stadsarchief kunnen worden uitgevoerd, af te nemen in de DVO. De gemeente kunnen hiervoor kiezen, terwijl de wettelijke taken verplicht en structureel worden afgenomen. Bij het opstellen van de DVO’s zal inzichtelijk worden gemaakt of er financiële consequenties zijn voor de hoogte van de baten en lasten. Indien van toepassing zal de begroting daar budgetneutraal op aangepast worden door middel van een begrotingswijziging. Vervolg Na het besluit over zienswijze van de raad ontvangen de gemeenteraden de concept centrumregeling om toestemming te verlenen aan de colleges om de regeling definitief vast te stellen. De regeling treedt in werking als alle colleges het vaststellingsbesluit hebben genomen. Naast de centrumregeling archiefbeheer komt er ook een centrumregeling archeologische monumentenzorg, en een archiefregeling voor het Hoogheemraadschap Delfland (deze is nieuw) naar de raad voor besluitvorming.

Pagina 2 van 3

Participatie De concept Centrumregeling is tot stand gekomen in overleg met de regiogemeenten. Er hebben gesprekken plaatsgevonden en er zijn conceptteksten aan de gemeenten voorgelegd. De gegeven feedback is verwerkt in de voorgelegde ontwerp-centrumregeling. Communicatie De regeling wordt pas bij vaststelling gecommuniceerd. Bijlage(n)

cpt_centrumregeling_archiefbeheer_SAD Raadsbesluit zienswijze centrumregeling archiefbeheer

Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☐ Ja

☐ Niet van toepassing

☒ Nee

Motie / toezegging Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?

☐ Ja,

het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen

☒ Nee

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Delft,

M Berger Loco-secretaris

MA Huijsmans Loco-Burgemeester

18-12-2025

Pagina 3 van 3