2519221 Voorstel van de R&A-commissie aan de raad inzake Rekenkamerrapport Plannen, controleren, leren (P&C cyclus)

Oplegger Raadsvoorstel Onderwerp

Rekenkamerrapport Plannen, controleren, leren (P&C cyclus)

Van Voorstel ingediend door Registratienummer Datum

R&A Commissie

A.I. de Boer 2519221 6 mei 2025

Concept-besluit(en) De raad besluit De volgende aanbevelingen uit het rapport Plannen, controleren, leren; Onderzoek naar de P&C-cyclus in de gemeente Delft van de Delftse Rekenkamer over te nemen: 1. Aanbeveling 1: Kijk meer terug, ook om beter vooruit te kunnen kijken. 2. Aanbeveling 2: Maak ook goed gebruik van informele instrumenten.

Inhoud De Delftse Rekenkamer (DRK) heeft onderzoek gedaan naar de P&C-cyclus als sturingsinstrument. Er is onderzocht hoe de P&C-cyclus wordt ingezet voor het maken van weloverwogen financiële keuzes. Conclusies Vanaf pagina 5 van het rapport beschrijft rekenkamer de volgende conclusies 1. De laatste jaren is een grote slag gemaakt in de verbetering van de P&C-cyclus De leesbaarheid en begrijpelijkheid van de documenten is verbeterd, Het totaalproces van de P&C cyclus is verbeterd en het college heeft meer focus aangebracht 2. De focus van de raad ligt meer op sturen dan controleren De raad focust vooral op het sturen - op de kadernota en begroting - en heeft minder aandacht voor de jaarrekening en najaarsrapportage (de verantwoordingsdocumenten) en daarmee op het controleren. 3. Er wordt in toenemende mate gebruikgemaakt van raadsinstrumenten om bij te sturen, informele sessies worden minder benut. De inzet van formele instrumenten zoals moties is de afgelopen jaren toegenomen. Naast de formele instrumenten worden ook verschillende informele instrumenten ingezet om de raad te informeren en de mogelijkheid te bieden om vragen te stellen. Aanbevelingen Op basis van bovenstaande conclusies heeft de rekenkamer op pagina 6 van het rapport, twee aanbevelingen geformuleerd: 1. Kijk meer terug, ook om beter vooruit te kunnen kijken. De focus ligt nu meer op sturen dan op controleren.

Raad en college zouden nog meer dan nu kunnen terugkijken naar de resultaten van beleid en de lessen daarvan voor toekomstig beleid.

2. Maak ook goed gebruik van informele instrumenten. De DRK geeft de raad mee dat het goed is om te kijken naar wanneer formele en informele instrumenten worden ingezet en naar hoe deze momenten zich tot elkaar verhouden. Collegereactie Op pagina 9 van het rapport is de bestuurlijke reactie van het college op de aanbevelingen opgenomen: Aanbeveling 1: Kijk meer terug, ook om beter vooruit te kunnen kijken De hierin aan het college gerichte component, om uitkomsten van onderzoeken en evaluaties die de gemeente zelf uitvoert een prominenter onderdeel te maken van de begrotingscyclus, zullen we implementeren. Aanbeveling 2: Maak ook goed gebruik van informele instrumenten. Deze aanbeveling is gericht aan de raad. Voor een juiste weging van de onderliggende bevindingen geven we u in aanvulling op de ambtelijke wederhoor mee dat het geschetste beeld niet wordt herkend. Bijvoorbeeld: “dat het – informele en laagdrempelige wijze - goede gesprek minder wordt gevoerd” en verderop: “de tafeltjesavonden in mindere mate worden bezocht” Sinds de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 wordt juist vaker dan voorheen gebruik gemaakt van één op één toelichtingen aan raadsleden op het stadskantoor. Daarnaast worden de tafeltjesavonden in toenemende mate bezocht. Om extra tijd te creëren voor toelichting zijn sinds vorig jaar in samenspraak met de griffie deze avonden met een half uur verlengd.

Om meer ruimte voor de toelichtingen te hebben zijn hiernaast de avonden van het Stadhuis naar het Stadskantoor verhuisd Commissiebespreking Het rekenkamerrapport en de bijbehorende aanbevelingen zijn besproken in de commissie Rekening en Audit van 2 april 2025. De commissie onderschrijft het in de aanbevelingen genoemde belang van meer terugkijken om beter vooruit te kunnen kijken en ook het goed blijven benutten van informele instrumenten. Hierbij werd opgemerkt dat deze aanbevelingen voor de raad als aansporing kunnen dienen, maar dat het uiteindelijk aan de raadsleden zelf blijft om te bepalen op welke manier zij hier invulling aan geven.

Waarom nu? De rekenkamer heeft op 17 januari 2025 haar rapport aan de gemeenteraad aangeboden. In de procedurevergadering de commissie EFB van 6 februari is besloten om het rapport te bespreken in de commissie R&A van 2 april 2025. Essentie: wat verandert er? n.v.t. Beleidskaders De werkzaamheden van de Delftse Rekenkamer zijn vastgelegd in de Verordening Delftse Rekenkamer 2023. Participatie Bij de uitvoering van het onderzoek zijn diverse gesprekken gevoerd met o.a. bestuurder, betrokken ambtenaren en gemeentesecretaris, accountant, commissiegriffier en raadsleden (zie p. 48 van he trekenkamerrapport. Financiën n.v.t.

Vervolg Als de raad de aanbevelingen overneemt, zullen gemeenteraad en college aan de slag moeten met de uitvoering ervan. Het college wordt verzocht om de raad, conform artikel 8 van de Verordening Delftse Rekenkamer 2023, uiterlijk 1 jaar nadat de raad heeft besloten deze aanbevelingen te nemen te informeren over het gedeelte van de aanbeveling(en) dat aan het college is gericht. Communicatie

Bijlage(n) • •

Rekenkamerrapport Plannen, controleren, leren, onderzoek naar de P&C-cyclus in de gemeente Delft Raadsbesluit

Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☐ Ja Motie / toezegging Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?

☐ Nee

☐ Ja,

☒ Niet van toepassing

het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen

☒ Nee

Hoogachtend, De commissie Rekening en Audit,

L.P.I.M. Hombergen , Plv. commissievoorzitter

A.I. de Boer , commissiegriffier