250408-0499985 Rapportage evaluatie gevel-tot-gevel aanpak

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft

projectnummer 0499985.100 definitief 1.2 8 april 2025

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 definitief 1.2 8 april 2025

Auteur(s) Janneke van Boxtel Cas Goselink Eric Moonen Lisanne Dierdorp

Opdrachtgever Gemeente Delft Postbus 78 2600 ME DELFT

Colofon Tekstbijdragen Antea Group

Fotografie Gemeente Delft

Vormgeving Antea Group

Gecontroleerd Pim Christianen

datum 8 april 2025

beschrijving Definitief 1.2

vrijgave R. van Hoek

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

4

1.1 1.2 1.3 1.4

Aanleiding Doel Methodiek Leeswijzer

4 4 4 4

2.

Resultaat op straat

6

2.1

Gevel-tot-Gevel projecten

6

3.

Financiële uitputting

8

3.1 3.2

De Gevel-tot-Gevel budgetten Uitgangspunten Gevel-tot-Gevel budgetten

8 9

4.

Informatievoorziening en besluitvorming

10

4.1

Knelpunten in het proces

10

5.

Participatieproces

13

5.1 5.2

Ervaringen uit Gevel-tot-Gevel project Tanthof Aanbevelingen

13 13

6.

Conclusie & aanbevelingen

15

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

1.

Inleiding

1.1

Aanleiding In de programmabegroting 2022 – 2025 heeft de gemeenteraad € 6 miljoen beschikbaar gesteld voor het integraal aanpakken van de openbare ruimte van Gevel-tot-Gevel. Omdat deze middelen eindig zijn en er vanaf 2027 nieuwe projecten gepland staan waarvoor geen Gevel-tot-Gevel middelen beschikbaar zijn, is middels een raadsmotie (6.2.1) gevraagd om een evaluatie uit te voeren over de afgelopen planperiode. De timing hiervoor is goed, omdat er inmiddels daadwerkelijke resultaten te evalueren zijn. Op basis van deze evaluatie kan een beslissing worden genomen over de voortzetting van deze aanpak. Definitie Gevel-tot-Gevel vanuit programmabegroting Bij het vervangen van openbare ruimte ontstaat de mogelijkheid om te kijken naar de inrichting en die weer te laten aansluiten op het gebruik van de openbare ruimte. Door beperkte budgetten is het niet mogelijk de openbare ruimte 'van Gevel-tot-Gevel' te vervangen. Hierdoor vervalt de mogelijkheid om tussentijds aanpassing van de inrichting naar de huidige maatstaven te realiseren. Daarom doteren we € 6 miljoen aan de bestemmingsreserve Investeringsplan (ten laste van de Algemene reserve) die tot doel heeft om individuele projecten te financieren. Hiermee kan een eerste aanzet worden gegeven aan het Gevel-tot-Gevel vernieuwen van de openbare ruimte en het groener inrichten van deze openbare ruimte.

Ook de aanpak van hittestress en het toekomstbestendig maken van de openbare ruimte komt hiermee binnen handbereik. Water gerelateerde klimaatmaatregelen kunnen we meenemen bij werkzaamheden en brengen we ten laste van de rioolheffing. De besteding vanuit de bestemmingsreserve Investeringsplan is inclusief de benodigde ambtelijke capaciteit en loopt gelijk op met de vervangingsopgave van de openbare ruimte. Een nadere onderbouwing volgt door middel van een bestedingsplan.

1.2

Doel Het doel van deze evaluatie is om inzicht te krijgen in hoe effectief en efficiënt de Gevel-tot-Gevel aanpak is geweest. Op basis van de bevindingen kan dan een weloverwogen beslissing worden genomen over het al dan niet voortzetten en uitbreiden van deze aanpak in de toekomst.

1.3

Methodiek Voor de evaluatie van de Gevel-tot-Gevel aanpak zijn dertien betrokkenen geïnterviewd. Deze interviews richtten zich op de volgende onderwerpen:  Resultaten op straat;  Financiële uitputting;  Informatievoorziening en besluitvorming;  Participatieproces. De gesprekverslagen liggen ten grondslag aan de evaluatie en zijn opgenomen in een losse rapportage ‘Gespreksverslagen Evaluatie Gevel-tot-Gevel aanpak gemeente Delft’.

1.4

Leeswijzer De evaluatie is opgebouwd uit vier onderwerpen:  Resultaten op straat: we evalueren de eerste projecten van de Gevel-tot-Gevel aanpak, Hof van Delft en Tanthof, waarin invulling is gegeven aan de aanpak.  Financiële uitputting: De opbouw van de budgetten en invulling van de Gevel-tot-Gevel budgetten worden geëvalueerd.  Informatievoorziening en besluitvorming; We evalueren in hoeverre het proces van informatievoorziening verloopt. Daarnaast bekijken we de momenten van besluitvorming en doen hiervoor een verbetervoorstel. 4

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

 

Participatieproces: We verkrijgen inzicht in het informeren, meedenken en meebeslissen van inwoners en in de vormen van participatie die zijn toegepast. Tot slot zijn de conclusie en aanbevelingen met betrekking tot de Gevel-tot-Gevel opgenomen.

Na ieder hoofdstuk eindigt de tekst met: een samenvatting, conclusie of aanbeveling van de belangrijkste punten van dat hoofdstuk.

5

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

2.

Resultaat op straat De vervangingsopgave van riolering is de aanleiding om de openbare ruimte in wijken grootschalig aan te pakken. Deze opgave dient met enige urgentie uitgevoerd te worden om de omgeving schoon, heel en veilig te houden. Aangezien deze werkzaamheden omvangrijk zijn en een groot deel van de openbare ruimte raken, biedt deze opgave een kans om gelijktijdig andere assets te vervangen en ambities te realiseren. Zo zijn met beperkte aanvullende inzet schaalvoordelen te behalen, en kan een kwaliteitsimpuls in de wijk gerealiseerd worden. Binnen de gemeente zijn drie verschillende werkwijzen om een rioolvervanging aan te pakken:  Solitaire projecten: 1-op-1 vervangen van één asset, disciplinair;  Integrale projecten: de riolering en eventuele assets gelijktijdig vervangen, multidisciplinair, ambities realiseren;  Gevel-tot-Gevel projecten: de riolering en alle assets van Gevel-tot-Gevel vervangen en een ‘plus’ toevoegen zodat ook ambities gerealiseerd worden. Waarbij in eerdere werkwijzen enkel de verharding of groen dat boven het riool zat meegepakt werd bij vervanging (solitaire projecten), wordt in de nieuwe integrale werkwijze (Gevel-tot-Gevel) naar alle kansen van assets, ambities en structuren in het hele straatprofiel gekeken.

Zo wordt onder andere gekeken naar mogelijkheden tot meer waterberging, groen, minder verharding en aanvullende verkeersremmende maatregelen in de wijk. Binnen integrale projecten wordt ook gekeken naar aanvullende ambities en assets, echter in deze werkwijze worden niet altijd alle assets meegenomen. Om de nieuwe denk- en werkwijze van de Gevel-tot-Gevel aanpak te realiseren zijn budgetten benodigd. Hiermee kan een aanzet gedaan worden om alle kansen in de wijk te benutten, een kwaliteitsimpuls te realiseren in de wijk en extra ambities te realiseren. Maar ook het bekijken en herinrichten van de openbare ruimte in een wijk en bestaande assets te verbeteren zoals omvormingen van groen.

2.1

Gevel-tot-Gevel projecten Binnen de gemeente Delft zijn diverse projecten binnen de Gevel-tot-Gevel aanpak opgepakt. Twee projecten, Hof van Delft en Tanthof, zijn al gerealiseerd. Daarnaast zijn vier projecten op het moment in voorbereiding: Voorhof, Buitenhof, Hof van Delft fase 3 en Tanthof West. Hof van Delft en Tanthof zijn een Gevel-tot-Gevel project. Vanuit dezelfde aanleiding, de vervangingsopgave van riolering, zijn de projecten breder benaderd in een integrale aanpak. De verschillen tussen de twee projecten staan hieronder weergegeven: Hof van Delft

Tanthof

Gevel-tot-Gevel project

Gevel-tot-Gevel project

Exclusief Gevel-tot-Gevel budgetten

Inclusief Gevel-tot-Gevel budgetten

Inclusief incidentele ambitiegelden

Inclusief incidentele ambitiegelden

Beperkte ruimte in de wijk

Ruime opzet van de wijk

Alle assets betrokken, ambities beperkt betrokken

Alle assets en ambities betrokken

Participatie: informeren werkzaamheden en meedenken schetsontwerp

Participatie: informatieavonden, Bouwapp, één op één gesprekken met enkele inwoners

Middelgroot project

Grootschalig project

Structuur openbare ruimte gelijk gebleven

Structuur openbare ruimte in de wijk aangepakt

Opzet wijk: met name appartementen en rijtjeswoningen, grotendeels voor 1970 gebouwd, gemiddelde leeftijd zit tussen de 25-45 jaar

Opzet wijk: met name rijtjeswoningen en appartementen, na 1970 gebouwd, grote groep 65+ maar ook 25-65 jaar

Opvallend is dat Hof van Delft een Gevel-tot-Gevel project is zonder Gevel-tot-Gevel middelen. Door de beperkte ruimte die er in deze wijk is, vallen veel kosten binnen de rioolvervanging en daarmee het financiële gesloten circuit riolering. Waardoor in deze wijk veel gedaan kan worden vanuit de regulier beschikbare vervangingsgelden voor de openbare ruimte. Door het uitvoeren van participatie zijn bij het ontwerp ook de wensen van inwoners meegenomen. Doordat de opzet van de wijk vrij compact is, liggen er minder kansen op het gebied van herinrichten van de wijk en herontwikkeling van de openbare ruimte. Hierdoor was het in Hof

6

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

van Delft mogelijk om het project wel met de denk- en werkwijze van de Gevel-tot-Gevel aanpak uit te voeren maar zonder aanvullend budget van de Gevel-tot-Gevel middelen. Tanthof daarentegen is qua structuur ruimer opgezet waardoor veel kansen liggen op het gebied van wijkstructuren én het realiseren van ambities. Door middel van een Bouwapp zijn inwoners op de hoogte gehouden vanaf het begin van het project. Hierin is ook de mogelijkheid geboden om knelpunten/kansen in de wijk te duiden en uiteindelijk mee te denken over het schetsontwerp en voorlopig ontwerp. Aanvullend zijn bijeenkomsten georganiseerd in de wijk. Deze stappen hebben uiteindelijk geresulteerd in een volledige aanpak van Gevel-tot-Gevel waarbij ook de openbare ruimte in de wijk opnieuw ingericht en verbeterd is. Bij de herinrichting van de openbare ruimte worden zoveel mogelijk beleidsambities waargemaakt, zoals meer groen en waterberging implementeren. De Gevel-tot-Gevel budgetten hebben bij Tanthof geleid tot een eerste aanzet voor het realiseren van meer ambities dan de voorgaande situatie en het opnieuw bekijken en herinrichten van de openbare ruimte in de wijk. De foto’s hieronder geven een beeld van de oude situatie ten opzichte van de nieuwe situatie:

Tanthof, oude situatie

Tanthof, oude situatie

Tanthof nieuwe situatie

Tanthof nieuwe situatie

Met het beschikbaar stellen van de Gevel-tot-Gevel middelen is de aanzet gegeven voor een nieuwe denk- en werkwijze omtrent gebiedsgerichte vernieuwing van de gemeente Delft. In de afgelopen periode is duidelijk geworden wat de impact van deze werkwijze is op de ambtelijke organisatie, die mede hierdoor een transitie doormaakt. De eerste resultaten in de openbare ruimte laten duidelijk zien dat de aanpak effect heeft gehad en dat naar aanleiding van de rioolvervangingsopgave meer ambities gerealiseerd zijn in de breedte van de openbare ruimte in Delft. Aandachtspunt hierbij is de afweging wat een Gevel-tot-Gevel (integraal) project is, en welke projecten in de toekomst (multi-)disciplinair blijven in uitvoering. Ook vergt de integrale werkwijze met meerdere beleidsvelden en disciplines een langere planningshorizon om integrale afstemming in de capaciteit te kunnen borgen.

7

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

3.

Financiële uitputting In het voorgaande hoofdstuk is een verschil in projecten en de bijbehorende opbouw van budgetten en het uiteindelijk resultaat op straat inzichtelijk gemaakt. Voor de drie verschillende werkwijzen zijn drie verschillende opgebouwde budgetten beschikbaar:  Solitaire projecten: beschikbare budget voor vervanging vanuit één asset;  Integrale projecten: beschikbare budget voor vervanging vanuit riolering en overige assets, aangevuld met ambitiegelden (zoals de mobiliteitsopgave of klimaat);  Gevel-tot-Gevel projecten: beschikbare budget voor vervanging vanuit riolering en overige assets, ambitiegelden (zoals de mobiliteitsopgave of klimaat) en Gevel-tot-Gevel budget. Riolering is de grootste kostendrager omdat deze, vanuit de vervangingsopgave, de meeste impact heeft op de werkzaamheden in de wijk. Daarnaast is wegen een van de grotere kostendragers; deze asset heeft extra budget beschikbaar voor het ophogen van de wegen. Doordat deze werkzaamheden al uitgevoerd moeten worden, is het met een beperkt aanvullend budget mogelijk om meer kansen te benutten door schaalvoordelen. Hiervoor is het Gevel-tot-Gevel budget tot stand gekomen. Bij het realiseren van een Geveltot-Gevel project is dit budget een van de bijdragers. Deze wordt ingezet om extra ambities, waar geen budget voor is opgenomen in de begroting, te realiseren.

Maar dient ook als vliegwiel om de openbare ruimte in de wijk te bekijken en een mogelijke herinrichting te realiseren. Waarbij diverse assets mogelijk niet 1-op-1 vervangingen worden maar met een plus verwezenlijkt worden. Bij het uitvoeren van een Gevel-tot-Gevel project wordt integraal vervanging van assets op elkaar afgestemd, ofwel omdat:  arealen vanuit de techniek nog niet noodzakelijkerwijs aan vervanging toe zijn. Ze worden wel opgenomen in de scope om te vervangen, zodat integraal ambities en mogelijk een andere inrichting een plaats kunnen krijgen;  arealen vanuit de techniek nu of binnen enkele jaren aan vervanging toe zijn. Het samenbrengen van deze vervangingsmomenten in de tijd maakt dat in één groter project synergievoordelen en aanvullende ambities behaald kunnen worden. In theorie wordt aan de achterkant geld bespaard, omdat deze kosten over enkele jaren niet meer uitgegeven worden. Door areaaluitbreidingen en de financiële vastlegging binnen de gemeente is deze besparing aan de achterzijde lastig te herleiden en niet inzichtelijk.

3.1

De Gevel-tot-Gevel budgetten Voor de Gevel-tot-Gevel aanpak is een budget van € 6 miljoen euro beschikbaar gesteld. Dit budget is volgens het raadsvoorstel ‘Gevel-tot-Gevel werkzaamheden openbare ruimte’ van 5 juli 2022 in een bestedingsplan vastgelegd. Hiervoor is budget verdeeld over de projecten Voorhof, Buitenhof, Tanthof en diverse. Daarnaast is € 500.000 euro uit het budget geoormerkt voor ambtelijke capaciteit. Voor Tanthof is in totaal een budget van € 1.200.000 euro Gevel-tot-Gevel beschikbaar. Het beschikbare Gevel-tot-Gevel budget t/m 2027 is berekend op basis van de kosten voor het 1-op-1 vervangen in Tanthof van Gevel-tot-Gevel. In vergelijking met de verwachte kosten voor het realiseren van meer ambitie (een ‘plus’) in de wijk. Hieruit blijkt dat de totale kosten voor het project van Tanthof op € 5.300.000 euro berekend zijn op basis van de SSK raming. Vanuit de begroting was een budget van € 4.140.000 euro beschikbaar. Dat betekent dat de meerkosten voor het realiseren van een kwaliteitsimpuls € 1.160.000 euro bedragen, dat is € 10,55 euro m2 aan meerkosten. Dit is berekend op basis van de totale omvang van het plangebied, dus inclusief bebouwing en private gronden. Een aandachtspunt bij de uitvoering van de integrale Gevel-tot-Gevel projecten is de lange doorlooptijd. Tussentijdse indexatie van investeringsbudgetten wordt niet doorgevoerd binnen de gemeente.

De aannemer daarentegen voert deze indexatie wel op. Hierdoor kun je met de beschikbare budgetten minder uitvoeren op termijn. Om de financiële slagkracht te behouden dienen de investeringsbudgetten evenredig geïndexeerd te worden. Hiervoor kan een gewogen gemiddelde van de van toepassing zijnde indices (langjarig iboi, kortjarig CBS indices) toegepast worden op de budgetten.

8

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

3.2

Uitgangspunten Gevel-tot-Gevel budgetten Elke wijk heeft zijn eigen (ruimtelijke en demografische) opbouw met kansen en knelpunten. Dit betekent dat een concrete berekening van Gevel-tot-Gevel budgetten vraagt om maatwerk. Afhankelijk van de hoeveelheid openbare ruimte in een wijk kunnen de benodigde Gevel-tot-Gevel budgetten dus afwijken. In het verleden zijn deze budgetten grofmazig bepaald op basis van een eerdere realisatie. Om hiervoor in de toekomst een aanvullende onderbouwde indicatie te kunnen geven van het gemiddelde benodigde budget vanuit de Gevel-tot-Gevel middelen zijn enkele uitgangspunten met betrekking tot data en inzichten belangrijk:  Arealen: de arealen voor uitvoering en na uitvoering dienen inzichtelijk gemaakt te worden zodat achterhaald kan worden wat de ‘plus’ in het project is geweest, en hoe zich deze ruimtelijk uit. Dit betekent dat vóór aanvang van het project de huidige arealen vastgelegd en geëxporteerd worden in de verslaglegging van het project;  Vervroegd vervangen van assets: voor elke asset moet duidelijk zijn of deze (1) vervroegd vervangen is ten opzichte van de voorspelde levensduur, (2) noodzakelijk vervangen is op basis van technische staat, of (3) aanvullend vervangen is om ambities te kunnen realiseren.

Hierdoor kunnen de beschikbare vervangingsbudgetten van de assets inzichtelijk gemaakt worden, en is het onderscheid tussen reguliere vervangingen vanuit beheer en aanvullende vervangingen vanuit beleid duidelijk;  Indexatie: om de benodigde middelen te berekenen moet een keuze gemaakt worden met welke verwachte prijsstijging gerekend wordt. Het niet toerekenen hiervan aan de budgetten maakt dat projecten per definitie duurder uitvallen in de realisatie dan begroot, en de toedeling van kosten achteraf minder eenduidig te herleiden is. De inzet van de beschikbare middelen uit de Gevel-tot-Gevel budgetten is in de ontwikkelingen doorslaggevend, waarbij de allocatie naar projecten en specifieke inzet van de middelen een aandachtspunt is. Hoewel het belang van de toegekende middelen niet ter discussie staat gezien de behaalde resultaten in de werkwijze en op straat, kunnen aanvullende randvoorwaarden en uitgangspunten helpen de integrale financiering van de openbare ruimte transparanter vorm te geven. Het opnemen van de komende projecten in een integraal investeringsprogramma waarin prioritering van ambities per project, evenals de afstemming van de onderlinge planningen een plaats hebben, helpt in het begroten en verantwoorden van de Gevel-tot-Gevel aanpak. Projectleiders realisatie gaan niet over de vulling van budgetten, maar over de uitputting daarvan.

Heldere kaders bij toekenning van Gevel-tot-Gevel budgetten kunnen daarin verder ondersteunen.

9

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

4.

Informatievoorziening en besluitvorming De Gevel-tot-Gevel aanpak is een nieuwe werkwijze in de gemeente Delft en brengt ook een organisatiewijziging met zich mee. Het proces van deze werkwijze verschilt per project. Aangezien de organisatie nog lerende is in de beste werkwijze voor de Gevel-tot-Gevel aanpak, worden de projecten op diverse manieren aangepakt. Hieronder is een overzicht gegeven van de verschillende fasen van de projecten en de bijbehorende bestuurlijke stappen die in de voorgaande projecten zijn doorlopen. De focus van de evaluatie ligt hierbij op de definitiefase en ontwerpfase. Tijdens het uitvoeren van de projecten zijn verschillende werkstappen aangepast en is de werkwijze bijgesteld.

In de initiatieffase wordt de projectopdracht opgesteld en ondertekend door de desbetreffende opdrachtgever, de projectleider en college. Deze wordt ter goedkeuring bestuurlijk vastgelegd. Tijdens het de definitiefase wordt een Programma van Eisen opgesteld, bij zowel de assets als bij Ruimtelijke Ontwikkeling en Economie wordt geïnventariseerd naar kansen op het gebied van ambities en kwaliteitsimpulsen. Op basis van deze input wordt de scope bepaald en worden de kosten berekend. Dit wordt niet bestuurlijk vastgelegd. Vooraf aan het schetsontwerp hebben inwoners de mogelijkheid kansen en knelpunten in de wijk te duiden. Vervolgens wordt in de ontwerpfase een schetsontwerp opgesteld, deze wordt middels participatie met de wijk gedeeld om input op te halen. Het college wordt geïnformeerd. Op basis van de opgehaalde input van bewoners wordt een voorlopig ontwerp opgesteld. Vanuit de organisatie komen diverse voorstellen voor een scopewijziging. Dilemma notitie is opgesteld en gedeeld met het college om keuzes te maken met betrekking tot de scope. Na het bijsturen van de scope door college, nieuw ontwerp opgesteld en inwoners nogmaals betrekken. Opstellen definitief ontwerp en toetsen van PvE. Deze wordt door het college vastgesteld. In de voorbereidingsfase worden alle voorbereidingen getroffen zodat het project uitbesteed kan worden en naar de uitvoering kan.

Besluitvorming ten aanzien van aanbesteding. Tijdens de realisatiefase is het project overgedragen richting de aannemer, de gemeente is daarvan de opdrachtgever. Na oplevering van het project start de beheerfase, hierin wordt het projectgebied opgenomen in de onderhoudsplannen van de gemeente.

4.1

Knelpunten in het proces Doordat in de ontwerpfase nog diverse scopewijzigingen zijn doorgevoerd, zoals bij de projecten Buitenhof en Voorhof, hebben deze projecten vertraging opgelopen. Door deze wijzigingen was het team genoodzaakt om terug te gaan naar de definitiefase, waarin de scope bestuurlijk wordt vastgelegd. Vanuit de nieuwe scope zijn de stappen in de ontwerpfase opnieuw doorlopen. Daarnaast bieden de Gevel-tot-Gevel middelen een éérste aanzet tot het realiseren van aanvullende ambities in de openbare ruimte. In de besluitvorming is dit vastgelegd. De verwachting vanuit de raad is echter dat elk

10

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

Gevel-tot-Gevel project ruimte biedt voor alle ambities, waarmee de omvang van alle integrale projecten aanzienlijk toeneemt. Vanuit de rioolvervanging zit een bepaalde urgentie aan de Gevel-tot-Gevel projecten. De rioolvervanging moet namelijk binnen beperkte tijd uitgevoerd worden vanwege de slechte staat, veroorzaakt door uitgestelde vervangingsprojecten van riolering in het verleden. Daarnaast wordt vanuit de Gevel-tot-Gevel budgetten gevraagd om breder naar de openbare ruimte te kijken en deze een kwaliteitsimpuls te geven. Om de structuren van een wijk te verbeteren en daar verbetervoorstellen voor te doen, benodigd Ruimte Economie en Advies meer tijd dan dat uitvoering heeft om de rioolvervanging aan te pakken. De urgentie van een project bij Ruimtelijke Ontwikkeling en Economie ligt met name op ‘als we het doen dan doen we het goed en nemen we alles mee’. Dit schuurt met de planning van Stadsbeheer en Realisatie. Om de urgenties en planningen van verschillende afdelingen af te stemmen is er behoefte aan een meerjarig investeringsprogramma met een langere planningshorizon. De gemeente is op het moment bezig met het opstellen van een meerjaren planning groot onderhoud en vervangingen. Dit biedt andere afdelingen de mogelijkheid om tijdig betrokken te worden om zo vertragingen in het proces te beperken.

Tijdens de lopende projecten zijn al diverse verbeterslagen omtrent het proces doorgevoerd. Zo is door de organisatie het document ‘procesregie Gevel-tot-Gevel’ opgesteld. Deze wordt vooraf aan een project besproken om per fase duidelijkheid te scheppen over wanneer de besluitvorming van zowel het college als de raad en de participatie binnen het proces plaatsvindt. Waar voorheen enkel in de P&C-cyclus de raad beknopt geïnformeerd wordt, wordt dat nu in de verschillende fasen vaker gedaan. Door het consequent gebruiken van de procesregie worden mijlpalen bestuurlijk vastgelegd en draagt dat positief bij aan de doorlooptijd van het project. De Gevel-tot-Gevel projecten zijn omvangrijk voor een middelgrote gemeente zoals Delft. Hierbij moet de organisatie zich afvragen of dit wel realistisch is met de huidige capaciteit en de planning. Het voordeel van het project op wijkniveau bekijken is dat je de structuren van een wijk kan verbeteren. Daarna kan het project opgedeeld worden in behapbare stukken, zodat de wijk de realisatie ook aankan. In Buitenhof is het projectteam gestart met een structureel overleg met twee wethouders. Deze overleggen worden benut om het bestuur bij te praten en mee te nemen in het proces.

Wel moet gewaakt worden dat dit overleg benut wordt op het juiste schaalniveau waarin het college keuzes voorgelegd krijgt en op de hoogte is van de voortgang om een langere doorlooptijd te voorkomen. Deze momenten dienen ook als mogelijkheid om mijlpalen bestuurlijk vast te leggen. Het projectgebied wordt als laatst overgedragen naar beheer. Hierbij is het belangrijk om de onderhoudswerkzaamheden aan te sluiten op de nieuwe invulling van het gebied. Knelpunt

Aanbeveling

Het proces van Ruimtelijke Ontwikkeling en Economie Inzichtelijk maken van het Meerjarig heeft een langere looptijd dan dat de vervanging van Investeringsprogramma voor de komende 20 jaren, het riool kan veroorloven. zodat andere afdelingen daarop kunnen anticiperen en tijdig input kunnen leveren. Op korte termijn kan een dilemma notitie tijdig in het proces uitkomst bieden. Scope wordt niet altijd bestuurlijk vastgelegd.

Na het opstellen van het PvE de scope laten vaststellen door het college. Op deze wijze kunnen later in het proces geen scopewijzigingen plaats vinden mits het college instemt.

Tijdens het voorlopig ontwerp komen diverse voorstellen voor een scopewijziging. Deze voorstellen worden binnen het projectteam opgepakt om uiteindelijk een keuze over te maken.

Betrek het college tijdig om keuzes te maken én deze ambtelijk vast te leggen om discussies en vertragingen te voorkomen.

Er heerst onduidelijkheid over het bestuurlijke proces omtrent projecten.

Procesregie Gevel-tot-Gevel invoeren en per fase af te stemmen wanneer wie betrokken wordt en op welke manier. 11

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

Het is belangrijk om bestuurlijke mijlpalen vast te leggen zodat belangrijke aspecten goed vastgelegd en geborgd worden. Een structureel overleg tussen kernteam en college draagt hieraan bij. Tijdens het voeren van participatie in de wijk ook koppeling zoeken met andere disciplines binnen het gemeentelijk programma om meer inwoners te bereiken. Invulling van de onderhoudswerkzaamheden aanpassen o.b.v. nieuwe inrichting wijk. De structurele borging van de Gevel-tot-Gevel projecten gaat, zoals te verwachten, gepaard met ‘groeipijnen’ van organisatieverandering. Het formaliseren van deze werkwijze helpt de ambtelijke organisatie in de afbakening, planning en het wederzijdse verwachtingsmanagement tussen Stadsbeheer en Realisatie, en Ruimtelijke Ontwikkeling en Economie. Hiermee kan verder vooruit gepland worden en kunnen in de toekomst de ervaren vertragingen in de planvorming en voorbereiding teruggedrongen worden. Daarnaast helpt dit in het vastleggen van uitgangspunten op gezette momenten in het proces, waarmee terugkerende scopewijzigingen verminderd worden en enkel voorkomen indien uiterst noodzakelijk. Het college wordt dan niet enkel geïnformeerd maar ook tijdig betrokken in het besluitvormingsproces in de projecten, en kunnen keuzes omtrent dillema’s in de dilemmanotities transparant voorgelegd worden ter besluitvorming.

Tevens kan de raad buiten de financiële voortgangsrapportage in de P&C-cyclus (zeer beknopt) ook op gezette tijden geïnformeerd worden over inhoud en voortgang op hoofdlijnen.

12

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

5.

Participatieproces Participatie bij Gevel-tot-Gevel projecten Zoals in het processchema naar voren komt, wordt participatie bij Gevel-tot-Gevel projecten in de ontwerpfase en realisatiefase uitgevoerd.  Ontwerpfase: inwoners krijgen de mogelijkheid om knelpunten en kansen in de wijk in te brengen. Vervolgens na het opstellen van het schetsontwerp, krijgen de inwoners de mogelijkheid om input te leveren op het ontwerp in een bijeenkomst. Tot slot worden inwoners geïnformeerd over het eindresultaat (DO) & vervolgproces.  Realisatiefase: inwoners worden geïnformeerd over de werkzaamheden. Participatie van omwonenden versterkt een project. Het vergroot de lokale kennis in de beginfase, zodat adequaat op huidige knelpunten wordt gereageerd. Het zorgt voor een gedragen plan in de ontwerpfase, waardoor de kans op bezwaar verminderd. Het geeft omwonenden het gevoel van ‘ons gezamenlijke plan’ en leidt daarmee tot een hogere tolerantie tegen overlast tijdens de realisatiefase. Het is daarom in alle fasen van een project belangrijk om omwonenden te betrekken. Zeker als de gemeente zelf initiatiefnemer is van een project, zoals bij Tanthof, is het van belang om de gestelde kaders te volgen, zoals bijvoorbeeld benoemd in ‘Delfts Doen’.1

5.1

Ervaringen uit Gevel-tot-Gevel project Tanthof De participatie heeft op verschillende schaalniveaus plaatsgevonden. Omwonenden konden meedenken over zowel de (schets)ontwerpen, als over de invulling van de plantenbakken. De participatiemomenten zijn als volgt:  



Meeweten: de inwoners van de wijk Tanthof zijn door middel van een nieuwsbrief geïnformeerd over de Bouwapp. Dit wordt ook wel aangeduid als meeweten. Meedenken: door middel van de Bouwapp hadden inwoners de mogelijkheid om kansen en knelpunten in de wijk te duiden, deze punten zijn meegenomen in het opstellen van een schetsontwerp. Daarnaast was het schetsontwerp gedeeld met inwoners om input op te halen en deze te verwerken in het voorlopig ontwerp. Adviseren: een inwoner is betrokken geweest bij het meebeslissen in de invulling van adoptiegroen en beheert tot op heden het betreffende plantvak.

Tijdens het gesprek met een bewoner van Tanthof is naar voren gekomen dat hij positief is over het participatieproces. Zo was de gemeente goed te bereiken en waren de lijntjes kort. Inwoners hebben op diverse momenten de mogelijkheid gehad op inspraak op verschillende schaalniveaus. Bijvoorbeeld over de locatie van plantvakken en parkeerplaatsen en waar uit kon met minder verharding. De gemeente trad op als facilitator van het participatieproces, waarbij omwonenden zelf de stap moesten zetten om mee te doen. Dit is duidelijk gecommuniceerd. In de realisatiefase was de aannemer aan zet om de inwoners te informeren en vragen te beantwoorden. Ook deze periode is als prettig ervaren, waar de aannemer goed te bereiken was via de Bouwapp of telefonisch. Na oplevering van het project Tanthof is een beeld geplaatst en heeft er een feestelijke opening plaatsgevonden. Het project heeft geleid tot meer verbinding in de wijk. Wel is na oplevering ontevredenheid geuit over de uiteindelijke grootte van de parkeervakken. De gemeente heeft hierop meerdere keren met een logisch verhaal gereageerd.

5.2

Aanbevelingen Procesmatig is het aan te raden om tijdens het opstellen van het programma van Eisen en vóór het eerste schetsontwerp al met omwonenden in gesprek te gaan. Dit kan aan de hand van een enquête over hoe ze de straat beleven en wat aandachtspunten/wensen zijn. De uitkomsten kunnen vervolgens als KPI worden toegepast over inwonerbetrokkenheid. Deze stap mist nu in het processchema. Omwonenden zijn belangrijke 1

De participatieaanpak van de gemeente v.w.b. projecten onder de Omgevingswet (bron: Folder Delfts Doen) 13

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

stakeholders in een gebied. Hen vroegtijdig betrekken, voorkomt dat het PvE in contrast staat met de door hen gewenste situatie. Uitgangspunten zoals milieutechnisch en archeologisch zijn wettelijke kaders waaraan voldaan moet worden. Deze uitgangspunten zijn leidend, en de gemeente blijft de initiatiefnemer en daarmee de eindbeslisser. Maar met deze eerste stap wordt voorkomen dat het ontwerp voor omwonenden overkomt als ‘met name door de gemeente gemaakt en het ligt al vast’. Een belangrijk uitgangspunt van participatie is dat iedereen de kans moet hebben gehad om mee te doen aan het proces. Door het gebruik van de Bouwapp (een digitale tool van derden), worden de ‘minder digitaal begaafde’ bewoners uitgesloten. Daarmee hebben zij niet mee kunnen doen aan het eerste gedeelte van het participatieproces. Het is belangrijk om de demografie (doelgroep) van het projectgebied vroegtijdig in kaart te brengen. Zo is de Bouwapp ook toegepast in Voorhof, maar door de demografische opbouw in Voorhof is het aantal respondenten daar beperkt gebleven. Het delen van successen vergroot draagvlak voor een ontwikkeling. Tijdens het project Tanthof is er goede communicatie geweest vanuit de aannemer en gemeente, lijkt te blijken uit de evaluatiegesprekken. Voor een volgend Gevel-tot-Gevel project, is het aan te bevelen om de communicatie en participatie te evalueren met omwonenden.

Dat kan bijvoorbeeld via een digitale vragenlijst of via een korte rondgang door de wijk. Er is adequaat meegedacht over een passievolle bewoner die mee wilde denken over het groen. Het is onduidelijk of deze vorm van participatie breed is uitgezet en of meer omwonenden de kans hebben gekregen om een dergelijke invulling voor het groen te bepalen. Regel de Gevel-tot-Gevel projecten goed in en beschouw de stappen in de procesregie nogmaals. Voer de projecten uit met een omgevingsmanager en een projectteam en stel van tevoren een zo gedetailleerd mogelijke planning op. Zo zijn er voor omwonenden vaste gezichten/aanspreekpunten, bijvoorbeeld met de ontwerpers, en zijn participatiemomenten ver van tevoren te plannen. Richt de participatiemomenten in volgens de participatieladder zodat voor iedereen duidelijk is wat de kaders zijn. De geleverde input van bewoners is zichtbaar in het resultaat op straat, daarnaast is door de meeste inwoners het proces als prettig ervaren. Door het uitvoeren van participatie wordt draagvlak in de wijk gecreëerd wat een positief effect heeft op de realisatiefase. Daarnaast draagt een succesvol traject positief bij aan het imago van de gemeente. Wel blijft de gemeente de eindbeslisser en is zij verantwoordelijk om aan de wettelijke kaders te voldoen.

14

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

6.

Conclusie & aanbevelingen Gevel-tot-Gevel middelen dienen als vliegwiel om de openbare ruimte in de wijk te bekijken en te herinrichten zodat een kwaliteitsimpuls ontstaat en meer ambities gerealiseerd worden. Bij deze middelen is de rioolvervanging de aanleiding omdat met het vervangen van het riool de straat open gaat. Dit biedt kansen om het project van Gevel-tot-Gevel aan te pakken. De Gevel-tot-Gevel budgetten zijn cruciaal bij het uitvoeren van een Gevel-tot-Gevel project zodat het niet enkel 1-op-1 vervangen wordt maar kansen benut worden in de openbare ruimte. De naamgeving Gevel-tot-Gevel budgetten insinueert dat elk integraal project dat van Gevel-tot-Gevel uitgevoerd wordt ook deze budgetten toegereikt krijgt. Belangrijk is om hierin verwachtingen te managen en duidelijkheid te creëren over de naamgeving van de projecten en het onderscheid in werkwijzen. De opgeleverde resultaten in Tanthof tonen aan dat de Gevel-tot-Gevel aanpak met ondersteunende budgetten écht resultaat oplevert. Zowel fysiek in de wijk, zie foto’s in hoofdstuk 2, als bij de tevredenheid onder inwoners zoals de geïnterviewde bewoner aangaf. De Gevel-tot-Gevel projecten benutten diverse kansen maar ondanks de budgetten is het niet mogelijk om alle ambities en kansen op te pakken.

Dit heeft te maken met de beperkte tijdsplanning van de rioolvervanging, intern en externe capaciteit en beschikbaar budget. De afgelopen periode is de realisatie op basis van de Gevel-tot-Gevel middelen niet altijd eenduidig te herleiden. In de komende projecten is het van belang dat hieraan concrete acties dan wel resultaten gekoppeld worden. Dit maakt inzichtelijk wat de impact van de ‘eerste aanzet tot’ Gevel-tot-Gevel projecten is, en wat dit betekent voor de beschikbare vervangingsbudgetten van de assets. Dit laatste is met name belangrijk om te voorkomen dat de reguliere vervangingen buiten de Gevel-tot-Gevel projecten uitgesteld worden omdat binnen de Gevel-tot-Gevel budgetten meer middelen benodigd zijn. Deze acties, die voorafgaand aan de uitvoering van het project plaatsvinden, zijn in hoofdstuk 3.2 geduid. Om projecten behapbaar en effectief te houden is het belangrijk dat de schaalgrootte beperkt blijft. Bij het opstellen van een herinrichting moet naar het gehele gebied gekeken worden. Om vervolgens het project uitvoerbaar te maken is het belangrijk om het op te delen in deelprojecten. Op deze wijze worden risico’s als capaciteitstekort en bereikbaarheid van de wijk tijdens realisatie binnen de perken gehouden. Het gehele proces heeft gezorgd voor diverse mooie stappen richting een effectieve werkwijze die bestuurlijk geborgd wordt.

Doordat verschillende projecten gerealiseerd of in uitvoering zijn leert de organisatie steeds bij. Bij elk project en bij elke stap worden nieuwe inzichten vergaard op zowel het gebied van het bestuurlijke proces als op participatie. Het participatieproces in Tanthof is door vele inwoners als prettig ervaren. Wel moet de gemeente blijven waken dat sommige wijken andere vormen van participatie nodig hebben om inwoners effectief te betrekken en te horen. Ook dit blijft een leerproces en hier heeft de gemeente mede door middel van de Gevel-tot-Gevel middelen extra inzet kunnen plegen op het gebied van participatie. Aanbevelingen  Eenduidige definitie van Gevel-tot-Gevel projecten opstellen en het procesregie Gevel-tot-Gevel schema implementeren in de standaard werkwijze. Daarnaast moet duidelijk zijn wie in welke fase verantwoordelijk is. Op deze wijze kunnen verwachtingen zowel bestuurlijk als binnen de organisatie gemanaged worden;  De huidige Gevel-tot-Gevel aanpak heeft veel impact op het gebied. Het is belangrijk om hier selectief mee om te gaan en toe te passen daar waar het van grote meerwaarde is.

Een gefundeerde afweging en prioritering tussen solitaire, integrale en Gevel-tot-Gevel projecten helpt om dit transparant te onderbouwen en biedt overzicht en inzicht aan de ambtelijke organisatie met betrekking tot verwachtingen en keuzes;  De vervangingsbudgetten dienen indicatief geïndexeerd te worden om financiële slagkracht in latere planjaren te behouden en om effectief en realistisch verder in de toekomst te kunnen programmeren;  De projecten worden projectmatig opgepakt. Na elke fase dienen de uitgangspunten, de stand van zaken en de verwachtingen (bestuurlijk) te worden vastgelegd. Deze informatie, evenals de mogelijke dilemma's en keuzes, wordt met het college besproken en gedocumenteerd; 15

Evaluatie gevel tot gevel aanpak Gemeente Delft projectnummer 0499985.100 8 april 2025

  

Stel een investeringsprogramma voor de komende 10-20 jaar op; Na oplevering van een Gevel-tot-Gevel project komt het voor dat wijken een ander soort beheer en onderhoud nodig hebben; inventariseer het effect van de huidige werkwijze en pas deze aan op basis van de nieuwe behoeften en toets of de huidige beheerbudgetten hierin toereikend zijn; Om het effect van participatie meetbaar te maken en input op te halen over de kansen en knelpunten in de wijk wordt aanbevolen een enquête zowel vooraf als achteraf af te nemen bij inwoners. Op deze manier krijgt de gemeente inzicht in de ervaringen van inwoners rondom het participatieproces.

De komende jaren zullen in diverse wijken in de gemeente Delft rioolvervangingen plaatsvinden. Met het Geveltot-Gevel budget is het mogelijk om meer ambities te realiseren en de openbare ruimte in de wijk te verbeteren. Met als doel een kwaliteitsimpuls te geven aan de wijk en een mooie en fijne woonplek voor inwoners te creëren. Een aanbeveling is om de budgetten in het vervolg beter inzichtelijk te maken om zodat het effect beter gemonitord kan worden.

16

Over Antea Group Antea Group is het thuis van 1800 trotse ingenieurs en adviseurs. Samen bouwen wij elke dag aan een veilige, gezonde en toekomstbestendige leefomgeving. Je vindt bij ons de allerbeste vakspecialisten van Nederland, maar ook innovatieve oplossingen op het gebied van data, sensoring en IT. Hiermee dragen wij bij aan de ontwikkeling van infra, woonwijken of waterwerken. Maar ook aan vraagstukken rondom klimaatadaptatie, energietransitie en de vervangingsopgave. Van onderzoek tot ontwerp, van realisatie tot beheer: voor elke opgave brengen wij de juiste kennis aan tafel. Wij denken kritisch mee en altijd vanuit de mindset om samen voor het beste resultaat te gaan. Op deze manier anticiperen wij op de vragen van vandaag en de oplossingen voor morgen. Al 70 jaar.

Contactgegevens Beneluxweg 125 4904 SJ Oosterhout Postbus 40 4900 AA Oosterhout

Copyright © Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, elektronisch of op welke wijze dan ook, zonder schriftelijke toestemming van de auteurs. De informatie die in dit rapport is opgenomen is uitsluitend bestemd voor geadresseerde(n) en kan persoonlijke of vertrouwelijke informatie bevatten. Gebruik van deze informatie, door anderen dan de geadresseerde(n) en gebruik door hen die niet gerechtigd zijn van deze informatie kennis te nemen, is niet toegestaan. De informatie is uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de geadresseerde, voor het doel waarvoor dit rapport is vervaardigd. Indien u niet de geadresseerde bent of niet gerechtigd bent tot kennisneming, is openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking van deze informatie aan derden niet toegestaan, tenzij na schriftelijke toestemming door Antea Group en wordt u verzocht de gegevens te verwijderen en direct een melding te maken bij security@antegroup.nl. Derden, zij die niet geadresseerd zijn, kunnen geen rechten aan dit rapport ontlenen, tenzij na schriftelijke toestemming door Antea Group.