2440540 Voorstel van het fractievoorzittersoverleg aan de raad inzake Uitvoering Wet open overheid voor de raad

Oplegger raad Raadsvoorstel

Onderwerp

Uitvoering Wet open overheid voor de raad

Portefeuillehouder Voorstel ingediend door Registratienummer Datum

fractievoorzittersoverleg B. van Petegem Invullen documentnummer Djuma Invullen datum collegevergadering

Concept-besluit(en) • •

•

De griffier aan te wijzen als contactpersoon voor de gemeenteraad in het kader van de Wet open overheid. De griffier voor de volgende bevoegdheden te mandateren: o het nemen van een besluit op een verzoek om informatie in het kader van de Wet open overheid, o het verstrekken van informatie als bedoeld in de Wet open overheid voor aangelegenheden die de raad betreffen; Voor het publiceren van Woo-verzoeken en klachten aan te sluiten bij een nog te ontwikkelen platform voor de gemeente Delft en tot die tijd het te publiceren op het raadsinformatiesysteem.

Waarom nu? In mei 2022 is de Wet open overheid (verder te noemen Woo) van kracht geworden. De Wet open overheid vervangt de Wet openbaarheid van bestuur. Het doel van de Wet open overheid is een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Veel meer dan de Wet openbaarheid van bestuur verplicht de Wet open overheid tot het actief, uit eigen beweging, openbaar maken van documenten. De Wet open overheid bevat de volgende drie kernpunten: 1. Actieve openbaarmaking van documenten in 17 informatiecategorieën (zie bijlage); 2. Aanstellen Wet open overheid contactpersoon; 3. Informatiehuishouding op orde hebben en houden. In deze raadsoplegger worden de relevante onderdelen voor de raad besproken en wordt voorgesteld de griffier als contactpersoon hiervoor aan te stellen en hem hiervoor te mandateren. Inhoud 1. Actieve openbaarmaking De Woo gaat, in tegenstelling tot zijn voorganger de Wet openbaarheid bestuur (Wob) uit van actieve openbaarmaking van alle “documenten1” die daarvoor geschikt zijn. In artikel 1.1 “recht op toegang” staat hierover het volgende: “Eenieder heeft recht op toegang tot publieke informatie zonder daartoe een belang te hoeven stellen, behoudens bij deze wet gestelde beperkingen”. In hoofdstuk 3 van de wet staat alles over openbaarmaking uit eigen beweging opgenomen.

De Woo heeft tot doel dat bestuursorganen meer informatie actief openbaar en toegankelijk maken. Daarom is in de Woo niet alleen een inspanningsverplichting tot actieve openbaarmaking opgenomen (artikel 3.1 Woo), maar wordt ook 1

Een document is volgens artikel 2.1: een door een orgaan, persoon of college als bedoeld in artikel 2.2, eerste lid, opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college.

Pagina 1 van 4

voorgeschreven dat bestuursorganen bepaalde documenten binnen een voorgeschreven termijn in ieder geval uit eigen beweging openbaar moeten maken (artikelen 3.3 en 3.3a Woo). Dat is anders dan onder de Wob, waar bestuursorganen een grote mate van vrijheid hadden om te bepalen welke documenten zij uit eigen beweging openbaar maakten. De Woo is van toepassing op zogeheten bestuursorganen, zoals het college, de burgemeester en de gemeenteraad. Hierdoor valt de gemeenteraad als bestuursorgaan onder de reikwijdte van de Woo, maar individuele leden van de raad niet. Informatie die raadsleden delen met collegeleden valt daarentegen wél onder de Woo. In essentie betekent dit dat de gemeenteraad als bestuursorgaan de volgende documenten actief openbaar moet maken2: • Artikel 3.1 Actieve openbaarmaking als inspanningsverplichting3. Deze informatie betreft in ieder geval informatie over het beleid, inclusief de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie. • Artikel 3.3 Actieve openbaarmaking van categorieën informatie Deze informatie betreft voor de raad niet alleen verordeningen, besluiten van algemene strekking waarover extern advies is gevraagd en onderzoeksrapporten maar ook informatie over werkwijze en bereikbaarheid van de gemeenteraad, jaarplannen, Woo-verzoeken en beschikkingen, agenda’s, besluitenlijsten, ingekomen stukken, en vergaderstukken.

• Artikel 3.3a Actieve openbaarmaking in de vorm van overzichten Deze informatie betreft voor de raad het openbaar maken van schriftelijke oordelen in klachtenprocedures. Het is de bedoeling om bij de openbaarmaking van stukken aan te sluiten bij een door het ministerie opgezette en in stand gehouden digitale infrastructuur (artikel 3.3b, Woo). Op dit moment is deze nog niet beschikbaar. De gemeenteraad van Delft publiceert alle ingekomen stukken, vergaderstukken, verslagen en agenda’s van de commissies en raadsvergaderingen in het raadsinformatiesysteem (ris.delft.nl). Verder zijn bijna alle vergaderingen openbaar. Ook is informatie over de werkwijze en samenstelling van de gemeenteraad beschikbaar op deze website. Met de openbaarmaking van stukken van de bovenvermelde categorieën volgt Delft dan de wettelijke verplichte categorieën van documenten. De raad kan besluiten een hoger ambitieniveau na te streven, zoals het openbaar maken van niet verplichte informatie. Hierbij kan gedacht worden aan de publicatie van agenda’s en verslagen van het fractievoorzittersoverleg en presidium. Momenteel publiceert Delft alleen de agenda’s van het presidium en het fractievoorzittersoverleg en dus geen verslagen of andere stukken. Stukken van de werkgeverscommissie worden momenteel in het geheel niet gepubliceerd. Al deze gremia hebben echter een meer bestuurlijke rol.

In de Memorie van Toelichting bij de wet staat dat de initiatiefnemers van de wet bij de formulering van artikel 3.3, tweede lid, onderdeel b en c, Woo niet het oog hebben gehad op deze bestuurlijke rol. Dit betekent dat dergelijke niet-actief openbaar gemaakte stukken en verslagen alleen openbaar zijn als daarom wordt verzocht, tenzij een van de uitzonderingsgronden van de artikelen 5.1 en 5.2 aan de orde is4. Deze hoeven dus niet actief gepubliceerd te worden. De raad kan hier wél voor kiezen. Tot slot is er momenteel nog geen plek ingericht om eventuele Woo-verzoeken te publiceren of klachten te verzamelen. Voornemen is om hierbij aan te sluiten bij een nog op te stellen platform voor de hele gemeente Delft. Nu dit platform er nog niet is, zal in het raadsinformatiesysteem een plek worden gecreëerd waar dergelijke verzoeken en besluiten worden geplaatst.

2

VNG-handreiking Van Wob naar Woo, pagina 18. Artikel 3.1 lid 1: Het bestuursorgaan dat het rechtstreeks aangaat, maakt bij de uitvoering van zijn taak uit eigen beweging de bij het bestuursorgaan berustende informatie neergelegd in documenten voor eenieder openbaar, indien dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is, behoudens voor zover de artikelen 5.1, eerste, tweede en vijfde lid, en 5.2 aan openbaarmaking in de weg staan of met de openbaarmaking geen redelijk belang wordt gediend. Deze informatie betreft in ieder geval informatie over het beleid, inclusief de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie. 4 Geconsolideerde artikelsgewijze toelichting, pagina 18, tweede alinea. 3

Pagina 2 van 4

Net als onder de Wob kan onder de Woo een verzoek worden gedaan om documenten die niet actief openbaar zijn gemaakt, openbaar te maken5. De genomen besluiten op een Woo-verzoek en de documenten die daarbij horen, moeten dan openbaar worden gemaakt. 2. Aanstellen Wet open overheid contactpersoon Bestuursorganen zijn, volgens artikel 4.7 van de Woo, verplicht één of meer contactpersonen aan te wijzen voor de beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. Dit betekent dat de gemeenteraad zelfstandig een contactpersoon moet aanwijzen. Momenteel is dit in Delft niet geregeld. Voorstel is om de griffier aan te wijzen als contactpersoon voor de Woo en hem te mandateren om informatieverzoeken in het kader van de Woo af te handelen. Dit voorkomt dat de gemeenteraad elk Wooverzoek zelf moet behandelen of per Woo-verzoek een mandaatbesluit moet nemen. In de praktijk is het dan vaak erg moeilijk om de reactietermijnen te halen, zeker in geval van recesperiodes. De griffier zal afhankelijk van de aard van het Woo-verzoek de fractievoorzitters betrekken bij de afdoening van een Woo-verzoek en in alle gevallen de raad een afschrift sturen van de afdoening. 3.

Informatiehuishouding Om informatie, actief of passief, te kunnen verstrekken moet de informatiehuishouding van de gemeenteraad op orde zijn om bij een Woo-verzoek de betreffende informatie te kunnen verstrekken. Ook moet de gemeenteraad daarbij voldoen aan de eisen van de Archiefwet en documenten op de goede manier archiveren. Dit betreft niet alleen stukken maar ook e-mails, sms- en Whatsapp-berichten en andere berichten op sociale media. De openbaarmaking naar aanleiding van een Woo-verzoek geldt echter alleen voor app- en mailverkeer waar een wethouder of de burgemeester bij is betrokken en dus niet voor berichten tussen raadsleden onderling6. Ook het mailverkeer en berichten tussen griffie en individuele raadsleden zijn per definitie niet openbaar. Dit betreft bijvoorbeeld al het mail- en app verkeer in aanloop naar een amendement of motie7. Dergelijke berichten hoeven dus niet bewaard te worden. Raadsleden moeten wel individuele berichten tussen hen en wethouders of burgemeester bewaren. Ook conceptmoties die met het college worden gedeeld, vallen onder de bewaarplicht. Indien er een Woo-verzoek is gedaan, moeten de documenten die binnen de reikwijdte van het verzoek vallen, bewaard blijven tot alle Woo-procedures zijn doorlopen en het besluit tot (niet-) openbaarmaking definitief is8. Wat verandert er? •

De griffier kan direct Woo-verzoeken afhandelen. Hier is geen apart raadsbesluit meer voor nodig.

Beleidskaders • • •

Wet open overheid Geconsolideerde artikelsgewijze toelichting Woo VNG handreiking van Wob naar Woo

Financiën 5

Artikel 4.1, lid 1: Eenieder kan een verzoek om publieke informatie richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. In het laatste geval beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan op het verzoek. 6 Dit is anders indien sprake is van belangen die zwaarder dienen te wegen dan het belang van openbaarheid, zoals de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, concurrentiegevoelige informatie of het goed functioneren van de gemeente. Is hiervan sprake, dan kunnen de appjes vertrouwelijk worden gehouden. Ook als sprake is van persoonlijke beleidsopvattingen die zijn bestemd voor intern beraad, hoeven de appjes niet openbaar te worden gemaakt. 7 VNG handreiking van Wob naar Woo, pagina 50 en Geconsolideerde artikelsgewijze toelichting, pagina 7. 8 VNG handreiking van Wob naar Woo, pagina 36.

Pagina 3 van 4

n.v.t Vervolg De griffie gaat alle Woo-verzoeken en klachten publiceren op het raadsinformatiesysteem. Informatie over het indienen van Woo-verzoeken en over de contactpersoon zal worden gepubliceerd op het Raadsinformatiesysteem.

Participatie Er heeft intern overleg plaatsgevonden met diverse afdelingen, zoals juridische zaken en informatiemanagement. Communicatie n.v.t. Bijlage(n) • • • •

17 informatiecategorieën van de Woo Wet open overheid Handreiking VNG van Wob naar Woo Geconsolideerde artikelsgewijze toelichting bij de Wet open overheid

Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☐ Ja Motie / toezegging Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?

☒ Nee

☐ Ja,

☐ Niet van toepassing

het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen

☒ Nee

Hoogachtend, Het fractievoorzittersoverleg , voorzitter

, griffier

Pagina 4 van 4