2421303 College van B&W - Convenant gemeente Delft en woningcorporaties inzake ter beschikking stellen van persoonsgegevens uit de Basisregistratie Personen

Oplegger raad Raadsinformatie Onderwerp

Convenant gemeente Delft en woningcorporaties inzake ter beschikking stellen van persoonsgegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP)

Portefeuillehouder

Wethouder Schrederhof

Voorstel ingediend door

B. van Rosmalen bvrosmalen@delft.nl

Registratienummer

5863675

Datum

21 mei 2024

Concept-besluit(en) Niet van toepassing

Waarom nu? Artikel 3.9 wet BRP biedt de mogelijkheid om op afroep een beperkte set persoonsgegevens te verstrekken aan derden, die aangewezen moeten zijn aldus de Wet BRP én de BRP verordening. Corporaties hebben in 2021 aangegeven dat zij op deze manier onvoldoende persoonsgegevens hebben om hun taken goed uit te kunnen voeren. Zo is er ruimere en directere toegang nodig en er zijn meer gegevens nodig uit de BRP. Een ruimere toegang tot de BRP is alleen mogelijk indien er taken worden overgedragen aan corporaties op grond van de HVV en de AMD. Het overdragen van de taken is inmiddels geregeld. Wat nog rest is een convenant met daarin afspraken voor wat betreft het ter beschikkingstellen van de persoonsgegevens uit de BRP. Inhoud De gemeente Delft heeft wettelijke taken op het gebied van huisvesting, overgedragen aan de woningcorporaties op grond van de HVV en het AMD. Zo voeren de corporaties de volgende taken uit van de gemeente: A. Alle voorbereidende handelingen ten aanzien van het afhandelen van een urgentieaanvraag; B. Het verlenen van een huisvestingsvergunning; C. Het onderzoeken van woonfraude. De AVG is van toepassing op de wet BRP. Voor uitvoeren van de wettelijke taak “ het onderzoeken van woonfraude” op grond van de Huisvestingswet, is het noodzakelijk dat de gemeente beschikt over persoonsgegevens uit de BRP.

Omdat de corporaties taken in mandaat uitvoeren namens de gemeente is hier sprake van een verwerkersrelatie in de zin van artikel 28 van de AVG. Zo is de gemeente verwerkersverantwoordelijke en zijn de corporaties verwerker. Een verwerkersovereenkomst kan dan nodig zijn. In Delft is gekozen voor een samenwerkingsovereenkomst in de vorm van een convenant, waardoor een verwerkersovereenkomst niet nodig is. Hierin staan rechten en verplichtingen voor beide partijen die noodzakelijk zijn bij het ter beschikkingstellen van persoonsgegevens uit de BRP. Het convenant Gegevensuitwisseling GBA woningcorporaties van 15 januari 2004 vervalt. De corporaties verwerken persoonsgegevens ten behoeve van de gemeente onder haar verantwoordelijkheid en op de wijze vastgelegd in het convenant en voor de eerder genoemde taken dan wel doeleinden. De woningcorporaties zijn uitsluitend bevoegd de persoonsgegevens afkomstig uit de BRP te verwerken overeenkomstig dit convenant. Elke andere wijze van verwerking is niet toegestaan.

Pagina 1 van 3

Het verstrekken van de gegevens vindt plaats door aan de woningcorporaties een autorisatie te verlenen voor inzage in de BRP bij leverancier Centric. Dat gebeurt via een beveiligde verbinding zogeheten “module raadplegen derden”. Autorisaties worden uitsluitend toegekend aan personeel van de woningcorporaties die een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen aan de gemeente van maximaal 6 maanden oud. Personeel van woningcorporaties tekenen ook een geheimhoudingsverklaring. Toegekende autorisaties die 4 maanden inactief zijn worden door de gemeente automatisch geblokkeerd. Er zijn uiteraard meer afspraken gemaakt voor wat betreft de informatie beveiliging met de corporaties opgenomen in het convenant. Wat verandert er? Het convenant betekent een actualisatie voor het ter beschikkingstellen van persoonsgegevens uit de BRP voor de taken die de corporaties in mandaat voor de gemeente uitvoeren. Het convenant gegevensuitwisseling GBA woningcorporaties gemeente Delft d.d. 15 januari 2004 vervalt. Beleidskaders Woonvisie 2023-2028 Prestatieafspraken 2024-2031 Huisvestingsverordening Delft 2023 Algemene Mandaatregeling Delft 2023 Financiën De lasten van dit voorstel bedragen incidenteel in 2024 € 22.800 en met ingang van 2024 structureel jaarlijks € 12.700 (licentiekosten en applicatiemanagement). Deze komen ten laste van het taakveld Wonen en Bouwen, programma Goed wonen.

Dit voorstel leidt niet tot een overschrijding van het budget van dit taakveld.

Vervolg Dit convenant is opgesteld met de vier grote Delftse corporaties waarmee we afspraken maken. Implementatie is de volgende stap. Het convenant en de ervaringen in de uitvoering dienen als basis en gids voor het overleg met andere corporaties Participatie Dit convenant is het resultaat van de regionale samenwerking tussen gemeenten en corporaties en de lokale samenwerking met de grote Delftse corporaties. Het is ook onderdeel van de lokale prestatieafspraken die mede door de Delftse Huurdersorganisaties ondertekend zijn.

Communicatie Gemeente en corporaties zetten hun communicatiekanalen in om inwoners en huurders te informeren. Bijlage(n) Convenant gemeente Delft en woningcorporaties inzake ter beschikking stellen van persoonsgegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP)

Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☐ Ja

☒ Nee

☐ Niet van toepassing

Motie / toezegging

Pagina 2 van 3

Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?

☐ Ja,

het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen

☒ Nee

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Delft,

Maria Berger Loco-secretaris

Martina Huijsmans Loco-Burgemeester

Pagina 3 van 3