2416231 Voorstel van het college aan de raad inzake Evenementenkader Delft 2024

Oplegger raad Raadsvoorstel Onderwerp

Evenementenkader Delft 2024

Portefeuillehouder

Maaike Zwart

Voorstel ingediend door

Jolijn Weisscher (jweisscher@delft.nl)

Registratienummer

5819687

Datum

23 mei 2024

Concept-besluit(en) De raad: 1. Stelt het Evenementenkader Delft 2024 met kenmerk 5819686 vast Waarom nu? Het evenementenkader biedt de basis voor de subsidieregeling evenementen. Die kan pas ter besluitvorming worden voorgelegd nadat het evenementenkader is vastgesteld. De insteek is om de regeling in te laten gaan per 1 januari 2025. Daarvoor moeten evenementenorganisatoren uiterlijk 1 oktober 2024 hun aanvraag indienen. Om hen daar de tijd voor te geven is publicatie van de regeling voor het zomerreces 2024 noodzakelijk. En daarmee is het noodzakelijk dat het voorstel besproken wordt in de commissie EFB van 23 mei 2024. Het college doet de raad daarvoor een versnellingsverzoek. Inhoud Evenementen zorgen ervoor dat Delft bruist, dat verschillende mensen elkaar tegenkomen en samen iets bijzonders meemaken. Evenementen zijn dan ook belangrijk voor de stad. Delft kent een grote verscheidenheid aan evenementen, variërend van klein tot groot, van festivals tot traditionele evenementen rond feestdagen en gericht op verschillende doelgroepen. Om dit bestaande aanbod aan evenementen te koesteren en nieuwe initiatieven te laten opbloeien is het nodig een nieuw evenementenkader te ontwikkelen.

In de programmabegroting voor 2023 zijn middelen beschikbaar gesteld voor een noodpakket voor noodlijdende ondernemers in deze sector, wat gegeven de prijsstijgingen in de sector heel hard nodig bleek om het aanbod overeind te houden. Dit noodpakket is datzelfde jaar geëffectueerd middels een Subsidieregeling Tijdelijke Impuls Evenementen Delft, die ook in 2024 is ingezet. In de programmabegroting 2024-2027 zijn deze middelen van het noodpakket structureel gemaakt. Om die middelen te besteden is een nieuwe subsidieregeling noodzakelijk, mede ingegeven doordat er momenteel geen subsidieplafond is en dit wel voorwaardelijk is om het risico van overvragen van de beschikbare middelen te voorkomen. Het voorliggende evenementenkader biedt daarvoor de basis. Het evenementenkader gaat in op de huidige situatie met betrekking tot het subsidiebeleid evenementen, de veranderende marktomstandigheden en de benodigde inzet voor de komende jaren. Deze inzet is vertaald in een voorstel voor een tendersysteem, met uitgewerkte toelichting voor de beoordelingscriteria en beoordelingssystematiek. Het uitgangspunt voor de uitwerking van het evenementenkader is het overeind houden van het bestaande evenementenaanbod, binnen de middelen die beschikbaar zijn. Om op te halen wat daarvoor nodig is zijn diverse gesprekken gevoerd met evenementenorganisatoren en partijen uit de stad.

Deze gesprekken hebben input geboden voor het voorliggende evenementenkader. Daarin wordt ingezet op: • Invoeren van een hoger maximum bedrag per aanvraag voor evenementenorganisatoren, ter compensatie van de gestegen kosten (dus hoger dan het huidige maximum bedrag van € 40.000,-). • Ruimte bieden voor jaarlijkse indexatie van dit bedrag, om mee te gaan in toekomstige prijsstijgingen (wat in de huidige regeling niet mogelijk is). Pagina 1 van 3

• •

Zekerheid bieden aan organisatoren door meerjarige subsidietoekenning (opnieuw) mogelijk te maken. Het inbouwen van een subsidieplafond, om te voorkomen dat het beschikbare budget wordt overschreven.

Met bovenstaande inzet worden evenementenorganisatoren geholpen met een steun in de rug. Echter zal dit niet voor iedereen een oplossing zijn voor alle financiële problemen. Om te verkennen waar nog schaalvoordelen te behalen zijn, wordt in 2024 een vervolgbijeenkomst voor evenementenorganisatoren georganiseerd. Onderwerpen van gesprek zijn het gezamenlijk kijken naar mogelijkheden voor kostenbesparing door bijvoorbeeld gezamenlijke inkoop, aangevuld met een verkenning voor gezamenlijke inzet bij het aantrekken van sponsoring door andere partijen. De gemeente heeft een faciliterende rol bij het organiseren van deze bijeenkomst. Het evenementenkader zet ook in op het toekennen van subsidie aan nieuwe initiatieven, dit is echter alleen mogelijk wanneer de financiële middelen dat toelaten. Voor het komend jaar (2025) is die ruimte er vooralsnog niet, waardoor er gestart wordt met het ter besluitvorming voorleggen van de regeling voor meerjarige subsidieaanvragen. Indien er dan nog middelen overblijven kan er ruimte ontstaan voor het toekennen van subsidie aan nieuwe initiatieven. Hiervoor zal te zijner tijd een wijzigingsvoorstel van de regeling aan het college worden voorgelegd. Wat verandert er? Het evenementenkader biedt de basis voor de subsidieregeling evenementen.

In deze regeling wordt ingezet op een subsidieplafond, waardoor een andere manier van subsidieverlening nodig is. Er wordt voorgesteld te werken met een tenderprocedure en de schaarse beschikbare middelen te verdelen conform de in het evenementenkader voorgestelde beoordelingssystematiek. In het evenementenkader worden, naast de inzet op het tendersysteem, de volgende wijzigingen voorgesteld: • Het maximale toe te kennen bedrag per evenement wordt verhoogd naar € 52.000,-. • Dit maximale toe te kennen bedrag per evenement wordt jaarlijks geïndexeerd (ingang per 2026), conform de gemeentelijke lijn ten aanzien van indexatie zoals deze jaarlijks wordt vastgesteld door de gemeenteraad bij bespreking van de programmabegroting. • Evenementenorganisatoren die voldoen aan de voorwaarden kunnen een aanvraag doen voor meerjaren subsidie voor 4 jaar (2025, 2026, 2027 en 2028). Het aan te vragen subsidiebedrag blijft maximaal 25% van de totale begroting van het evenement. Beleidskaders • •

Subsidieregeling Subsidie gemeente Delft 2020, bijlage 1 Programmabegroting 2024-2027

Financiën De lasten van dit voorstel bedragen € 519.277 (betreft bedrag exclusief mogelijke indexatie) structureel en komen thans ten laste van het taakveld 34 Economische Promotie. Dit voorstel leidt niet tot een overschrijding van het budget van dit taakveld. Voor 2025 wordt voor de regeling behorende bij de aanvragen voor meerjaren subsidie in totaal € 370.000,beschikbaar gesteld. De rest van de beschikbare middelen van het taakveld wordt ingezet voor inkoopevenementen (Lichtjesavond, Koningsdag, Sinterklaas), de Uitagenda en de kerstboom op de Markt. Dit betekent dat er in principe in 2025 geen budget beschikbaar is voor eenmalige subsidies. Indien het beschikbare budget voor de meerjaren subsidies niet volledig wordt uitput, kan het restant later nog beschikbaar komen voor incidentele aanvragen. Eventuele aanvullende middelen kunnen ingezet worden voor versterking van huidige evenementen en/of eenmalige subsidies voor nieuwe initiatieven. Hier is momenteel nog geen sprake van. Vervolg Na besluitvorming door de gemeenteraad wordt de subsidieregeling evenementen uitgewerkt en ter besluitvorming voorgelegd aan het college. Na publicatie hiervan wordt de regeling opengesteld en kunnen evenementenorganisatoren hun aanvraag indienen.

Pagina 2 van 3

Participatie Gedurende de periode van het opstellen van het evenementenkader is gesproken met een diverse vertegenwoordiging van de evenementensector. De lijst met gesproken organisaties en personen is opgenomen in bijlage 1 van het evenementenkader. Op 5 maart 2024 heeft een bijeenkomst plaatsgevonden met evenementenorganisatoren, waarin aan hen is toegelicht wat de plannen zijn. In diezelfde bijeenkomst is gevraagd te reflecteren op de beoordelingscriteria. De input die is opgehaald is verwerkt. Communicatie Het beleidskader wordt openbaar gepubliceerd en op de website van de gemeente opgenomen. Evenementenorganisatoren worden erop geattendeerd dat de regeling openstaat. Bijlage(n) 1.

Evenementenkader Delft 2024

Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☒ Ja

☐ Nee

☐ Niet van toepassing

Motie / toezegging Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?

☐ Ja,

het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen

☒ Nee

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Delft,

Maria Berger Loco-secretaris

Maaike Zwart Loco-burgemeester

Pagina 3 van 3