2416229 College van B&W - KPI-verslag archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022 en 2023

Oplegger raad Raadsinformatie Onderwerp

KPI-verslag archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022 en 2023

Portefeuillehouder

Registratienummer

Wethouder Huijsmans Dirk-Jan van Dijk dvdijk@delft.nl, CIO en Arno van de Weerd avdweerd@delft.nl, gemeentearchivaris 5806557

Datum

9 april 2024

Voorstel ingediend door

Concept-besluit(en) n.v.t. Inhoud Ingevolge van de Archiefwet 1995 oefent de gemeentearchivaris van de gemeente Delft het toezicht uit op het beheer van (overheids)informatie door de gemeentelijke organen van de gemeente Delft. De onderwerpen waarop dit toezicht gebaseerd is zijn de acht zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), die door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) zijn opgesteld. Dit toezicht mondt uit in een KPI-rapportage over het archiefen informatiebeheer. De KPI-rapportages over de jaren 2022 en 2023 geven een beeld over de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer van de gemeente Delft. De gemeente Delft scoort beide jaren redelijk adequaat met een inhoudelijke kleurtoekenning van oranje. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de gemeente kampt met personele te korten waardoor aanbevelingen in 2023 niet zijn opgepakt. Wel heeft de gemeente in 2023 Microsoft Sharepoint ingevoerd als vervanger van de netwerkschijven. De meegestuurde Memo Reactie college ID KPI-verslag 2022-2023 toont de reactie van de gemeente op de bevindingen en hoe de gemeente de in de verslagen gestelde aanbevelingen wil gaan oppakken. Waarom nu? In het kader van de horizontale verantwoording stuurt het college van B&W de KPI-rapportage archief- en informatiebeheer aan de raad.

De raad wordt hierdoor conform de Archiefverordening Delft 2023 artikel 3, geïnformeerd over de stand van zaken van het archief en informatiebeheer van de gemeente. Essentie: wat verandert er? De gemeente heeft in de bijlage Memo Reactie college ID KPI-verslag 2022-23 een nieuw plan van aanpak gemaakt om met de bevindingen aan de slag te gaan. Wegens capaciteitsproblemen zijn in 2023 weinig aanbevelingen opgepakt. Door deze Memo wil de gemeente de verbeteringen in het informatiemanagement op basis van prioritering gaan oppakken. De Memo dient als handvat om het verbeteren van het informatie- en archiefbeheer voort te zetten. Er is op dit moment meer capaciteit beschikbaar dan voorgaande jaren om te werken aan de voorgestelde verbeteringen, maar capaciteit op het gebied van informatiebeheer is en blijft schaars en moeilijk in te vullen. We werken volgens de prioriteiten die in de aanbevelingen van de archiefinspectie is aangegeven. Beleidskaders

• • •

In de archiefwet 1995 artikel 32 lid 2 is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op het archief- en informatiebeheer van de gemeente. Op basis van de Archiefverordening Delft 2023 artikel 2 brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders over de staat van het archief- en informatiebeheer van de gemeente. Op basis van de Archiefverordening Delft 2023 artikel 3 informeert het college van B&W jaarlijks de raad over de uitvoering van de zorg van de archiefbescheiden.

Participatie n.v.t. Financiën n.v.t. Vervolg Na behandeling in de raad dienen de verslagen aan de provincie Zuid-Holland gezonden te worden.

Communicatie Na afronding van het inspectieverslag is deze binnen de gemeentelijke organisatie met de CIO en het afdelingshoofd informatiemanagement besproken. Vanuit informatiemanagement is de Memo Reactie college ID KPI-verslag 2022-23 opgesteld als reactie op de bevindingen uit de beide inspectieverslagen. Bijlage(n) • • •

KPI-verslag archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2022 KPI-verslag archief- en informatiebeheer gemeente Delft 2023 Memo Reactie college ID KPI-verslag 2022-23

Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☐ Ja

☐ Niet van toepassing

☒ Nee

Motie / toezegging Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?

☐ Ja,

het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen

☒ Nee

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Delft,

Maria Berger Loco-secretaris

Frank van Vliet, van Loco-burgemeester