2409114 Bijlage 1

Bijlage 1 Ordevoorstel planning- & controlcyclus 2024 Bijlage bij raadsvoorstel 2409114 Samenvatting In dit voorstel over de inrichting van de planning- & controlcyclus in 2024 wordt de procedure rondom de aanbieding en behandeling van de cyclusdocumenten vastgelegd. Jaarstukken 2023 Het college wordt verzocht de jaarstukken 2023 (uiterlijk) vrijdag 24 mei 2024 aan de raad aan te bieden. Inhoudelijk geldt evenals voorgaande jaren dat de drie W-vragen op schematische wijze worden beantwoord waarbij het college tevens wordt verzocht te rapporteren over hetgeen niet of op andere wijze is uitgevoerd en over de mate waarin programma’s op koers liggen. Het college wordt daarbij verzocht de eventueel optredende beleidsmatige consequenties van afwijkingen uit 2023 voor 2024 te vermelden. R&A-adviestraject over de jaarstukken Raads- en commissieleden wordt verzocht om (financieel-technische) vragen over de jaarstukken zoveel mogelijk via het voorafgaande adviestraject van de R&A-commissie en de Tafeltjesavond te laten lopen. Daarbij zou de commissie R&A tijdens haar voorbereidende werkzaamheden portefeuillehouders kunnen uitnodigen om financieel-technische vragen over hun deel van de jaarrekening te beantwoorden.

De eerste vergadering van de R&A-commissie over de jaarstukken staat in het teken van een cijfermatige toelichting op de jaarrekening door de ambtelijke ondersteuning van het college. Tijdens deze vergadering wordt verder een toelichting gegeven over de zgn. ENSIAverklaring (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) over 2023 inzake privacy en informatiebeveiliging. Verder zal de accountant een toelichting geven op de bevindingen uit het accountantsverslag. Daarnaast zullen op deze avond eventuele eerste antwoorden op technische vragen worden behandeld. Tijdens de tweede R&A-vergadering staat het eerste deel van de avond in het teken van de bespreking van de antwoorden op de technische vragen, samen met de afdelingen Controlling en Financiën. Het tweede deel van deze avond is om onderwerpen te onderkennen die voor opname in het R&A-advies in aanmerking komen. Tijdens de derde vergadering staat het beoordelen van het concept-R&A-advies bij de jaarstukken centraal. Voor zover naar aanleiding van deze bespreking van toepassing, worden zo spoedig mogelijk daarna evt. aanpassingen en/of toevoegingen via een emailronde onder de commissieleden afgewikkeld. Vervolgens wordt het R&A-advies verzonden aan de raad en het college.

De gedachte is dat door deze voorbereiding in de commissie van donderdag 20 juni optimaal inhoudelijk aandacht kan worden besteed aan de samenhang tussen de verantwoording over het gevoerde beleid en de ingezette middelen. Voor de planning gelden de volgende stappen:  Jaarstukken en accountantsrapportage beschikbaar voor raad vrijdag 24 mei  1e bijeenkomst R&A-commissie woensdag 29 mei  2e bijeenkomst R&A-commissie woensdag 5 juni  Tafeltjesavond Jaarrekening maandag 10 juni 18.30 uur

3e bijeenkomst R&A-commissie



woensdag 12

juni Publicatie raadsvoorstel R&A-cie. over jaarstukken Inhoudelijke commissiebehandeling jaarverslag Besluitvorming over vaststelling jaarverslag in raad

  

vrijdag 14 juni donderdag 20 juni donderdag 27

juni 

Jaarstukken bij Provincie Zuid Holland

vóór 15 juli

Overeenkomstig de Financiële Verordening ontvangt de raad gelijktijdig met de jaarstukken het Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (MPG). Kaderbrief 2024 Bij de Kaderbrief 2024 wordt het college verzocht de raad een overzicht te bieden van:  structurele effecten uit de jaarstukken 2023 voor de begrotingsjaren 2024 e.v.;  majeure financiële afwijkingen in het eerste kwartaal van 2024; deze worden in samenhang aangeboden met eventueel voorziene significante afwijkingen op beoogde resultaten aan de hand van de in de programmabegroting 2024 geformuleerde prestaties;  analyse van een eventueel in 2024 reeds ontvangen circulaire over de uitkering uit het Gemeentefonds;  het meerjarig financieel kader, inclusief de benodigde (proces-)maatregelen over een bezuinigingsoperatie om tot een sluitend beeld te komen; Voor zover een circulaire van het Gemeentefonds te laat ter beschikking komt om geïntegreerd te kunnen worden in de Kaderbrief, wordt het college verzocht de raad voorafgaand aan de commissie- en raadsbehandeling, een separate brief te zenden waarin de (aanvullende) financiële consequenties worden gerecapituleerd. Omdat in de circulaire informatie staat opgenomen die in belangrijke mate effect heeft op de financiële ruimte van de gemeente, is het voor de vast te stellen kaders relevant dat deze informatie door de raad kan worden meegewogen.

Planning:  Kaderbrief beschikbaar voor raad  Tafeltjesavond  Commissie Algemeen  Besluitvorming Kaderbrief in raad

vrijdag 31 mei maandag 10 juni 18.30 uur donderdag 20 juni donderdag 27 juni

Najaarsrapportage 2024 In de Najaarsrapportage wordt verantwoord over de uitvoering van de Programmabegroting 2024, nieuwe ontwikkelingen in het lopende jaar en de prognose voor het jaarrekeningresultaat. In deze rapportage wordt tevens ingegaan op de Septembercirculaire en de voortgang van de actielijst accountant en op de administratieve organisatie/interne controle in de vorm van de paragraaf Audits. Ook in deze rapportage is het van belang dat eventueel optredende afwijkingen in financiële zin in samenhang met de gevolgen voor de geformuleerde prestaties worden gepresenteerd. Overeenkomstig de Financiële Verordening ontvangt de raad gelijktijdig met de Najaarsrapportage het Tussentijdse Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (T-MPG). De Najaarsrapportage, met eventuele structurele effecten, wordt de raad vrijdag 27 september ter beschikking gesteld. Daardoor bestaat de mogelijkheid de inhoudelijke en financiële stand van zaken over het lopende jaar tijdig te kunnen betrekken bij de voorbereidingen van fracties op de begrotingsbehandeling, waarbij de focus op de toekomst ligt. Dit sluit aan op de eerder geuite wens vanuit de raad om zo tijdig mogelijk te kunnen bijsturen.

Planning: • Beschikbaar komen Najaarsrapportage • Tafeltjesavond uur • Commissie Algemeen • Besluitvorming Najaarsrapportage in raad

vrijdag 27 september maandag 7 oktober 18.30 donderdag 24 oktober donderdag 7 november

Indien de Septembercirculaire van het Gemeentefonds te laat ter beschikking komt om geïntegreerd te kunnen worden in de Najaarsrapportage, wordt het college verzocht de raad voorafgaand aan de commissie- en raadsbehandeling over de Programmabegroting 2025 een separate brief te zenden waarin de (aanvullende) financiële consequenties worden gerecapituleerd, zodat deze bij de commissiebehandeling kan worden meegewogen. Programmabegroting 2025- 2028 Het college wordt verzocht om de programmabegroting 2025 (uiterlijk) vrijdag 20 september 2024 beschikbaar te stellen. Om goede integrale afwegingen te kunnen maken bij de Programmabegroting 2025 – 2028 wordt het college verzocht de daaraan gerelateerde Belastingverordeningen 2025 tegelijk met de Programmabegroting aan te bieden. Bij de begrotingsbehandeling hoort het volgende schema:  Programmabegroting 2025 - 2028 beschikbaar voor raad vrijdag 20 september  Tafeltjesavond Begroting (en Najaarsrapportage) maandag 7 oktober 18.30 uur  Commissie Algemeen donderdag 24 oktober  Alegemene beschouwingen en besluitvorming Programmabegroting in raad donderdag 7 november  Programmabegroting bij provincie vóór 15 november De programmabegroting 2025- 2028 dient vóór 15 november bij de Provincie Zuid-Holland te zijn ingediend.