2404057 Voorstel van de Aanbestedingscommissie accountantscontrole aan de raad inzake aanwijzen gemeentelijke accountant

Oplegger raad Raadsvoorstel Onderwerp

Voorstel van de Aanbestedingscommissie Accountantscontrole Gemeente Delft inzake aanwijzen gemeentelijke accountant..

Portefeuillehouder

Aanbestedingscommissie Accountantscontrole Gemeente Delft

Voorstel ingediend door

A.I. de Boer adboer@delft.nl

Registratienummer

2404057

Datum

24 januari 2024

Concept-besluit(en) 1. Accountantskantoor Deloitte Accountants B.V de opdracht te geven voor de controle van de boekjaren 2024 tot en met 2027 (inclusief over laatstgenoemd jaar in 2028 op te stellen accountantsverslag en -verklaring), startend op 1 juli 2024 en eindigend op 30 juni 2028. 2. De aanbestedingscommissie Accountantscontrole Gemeente Delft te ontbinden. Waarom nu? Omdat het contract met de huidige gemeentelijke accountant na de controle op de jaarrekening 2023 eindigt, heeft er een aanbestedingsprocedure plaatsgevonden t.b.v. het aanwijzen van een accountant voor de periode na 2023. Overeenkomstig het raadsvoorstel "Aanbesteding Accountantscontrole Gemeente Delft" dat de raad op 12 september 2023 heeft vastgesteld is een Europees aanbestedingstraject gevolgd. Om de accountantsselectie ter hand te nemen heeft de raad een Aanbestedingscommissie Accountantscontrole ingesteld en daarin een afvaardiging vanuit de Rekening & Auditcommissie benoemd. Vier accountantskantoren hebben ingeschreven; in de totale beoordeling is Deloitte Accountants B.V het hoogst geëindigd. . Inhoud De Rekening- & Auditcommissie (R&A) heeft via een programma van eisen kaders voor de accountantsfunctie geformuleerd, welke zijn opgenomen in een aanbestedingsdocument dat op 12 september 2023 door de raad is vastgesteld.

In deze vergadering heeft de gemeenteraad tevens een afvaardiging vanuit de R&A-commissie benoemd om de accountantsselectie verder ter hand te nemen. De commissie is bij haar werkzaamheden ondersteund door een ambtelijk inkoopteam van functionarissen uit de afdelingen lnkoop, Raadsgriffie, Controlling/Auditteam en Financiën. Na het raadsbesluit over het aanbestedingsdocument is de Europese aanbesteding Accountantscontrole Gemeente Delft gestart. De gestelde technische vragen door potentiële inschrijvers zijn begin november beantwoord; via de publicatie van een Nota van lnlichtingen. Vervolgens zijn eind november 2023 vier offertes ontvangen, allen vóór de vastgestelde deadline. Deze offertes zijn beoordeeld aan de hand van de door de raad vastgestelde eisen en wensen op het gebied van prijsstelling, kwaliteit en overige (technische) wensen. Hierna zijn de accountantskantoren voor een presentatie aan de aanbestedingscommissie uitgenodigd. Deloitte Accountants B.V behaalde in de totale beoordeling van de offertes en de presentaties de hoogste score en kwam daarmee als beste uit de bus.

Pagina 1 van 3

In lijn met de Europese aanbestedingsprocedure zijn de inschrijvende kantoren in december 2023 schriftelijk op de hoogte gesteld van het voornemen tot gunning aan Deloitte Accountants B.V. Dit heeft in de daaropvolgende termijn niet geleid tot bezwaren van de drie andere partijen. Derhalve wordt voorgesteld Deloitte Accountants B.V aan te wijzen als gemeentelijke accountant voor de controle van de boekjaren 2024 tot en met 2027 en de aanbestedingscommissie te ontbinden.

Wat verandert er? Na instemming van de raad wordt, overeenkomstig het aanbestedingsdocument, de overeenkomst met Deloitte Accountants B.V aangegaan voor vier boekjaren. De overeenkomst geldt tot en met 30 juni 2028. Het betreft de controle van de boekjaren 2024 tot en met 2027 (inclusief over laatstgenoemd jaar in 2028 op te stellen accountantsverslag en -verklaring). Het in september 2023 door de raad vastgestelde aanbestedingsdocument is onderdeel van het contract. Er bestaat een optie op verlenging van maximaal éénmaal 24 maanden (twee jaren) onder dezelfde voorwaarden en condities.

Beleidskaders ln artikel 213 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de raad een accountant aanwijst en belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Op grond van de artikelen 2 (taken) en 6 (bevoegdheden) in de Verordening Rekening- & Auditcommissie 2008 is de R&A-commissie bevoegd de aanwijzing van de gemeentelijke accountant voor de gemeenteraad voor te bereiden De gemeenteraad heeft in september 2023 besloten om de aanbestedingscommissie te mandateren de accountantsselectie verder ter hand te nemen, leidend tot een enkelvoudig voorstel aan de gemeenteraad. Financiën De kosten voor de accountantscontrole vallen naar verwachting iets lager uit dan de huidige accountantskosten.. Vervolg Na een formeel besluit door de gemeenteraad wordt overgegaan tot een definitieve gunning via een ondertekening van het contract.

Participatie N.v.t.

Communicatie Bijlage(n) -

Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☐ Ja

☒ Nee

☐ Niet van toepassing

Motie / toezegging Pagina 2 van 3

Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?

☐ Ja,

het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen

☒ Nee

Hoogachtend, Namens de commissie Aanbestedingscommissie Accountantscontrole Gemeente Delft, T.D.A. Cüppers, voorzitter

A.I. de Boer, griffier

Pagina 3 van 3