2350807 Reglement van orde Delftse Rekenkamer 2023 (inclusief rooster van aftreden)

Reglement van Orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6 november 2023

1. Taakverdeling 1.1 De voorzitter heeft tot taak: • het voorbereiden en leiden van vergaderingen, het opstellen van agenda en planning, het bewaken van vergaderorde en zorgvuldige besluitvorming en het toezien op naleving van de Verordening en het Reglement van de rekenkamer, • het bevorderen van het algemene functioneren van de rekenkamer (taakverdeling, samenstelling e.d.), • het eerste aanspreekpunt te zijn voor alle externe contacten, tenzij gedelegeerd aan een lid en • het beheer van de rekenkamer: aansturen ambtelijk secretaris, accorderen declaraties penningmeester en tekenen van formele uitgaande correspondentie. 1.2 De penningmeester heeft tot taak: • het bewaken van het budget van de rekenkamer, en, • het onderhouden van de contacten met de afdeling Financiën van de gemeente. 1.3 De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid en de secretaris vervangt de ambtelijk secretaris bij diens afwezigheid. 1.4 De rekenkamer houdt een rooster van aftreden bij (zie bijlage 1). 2. Integriteit 2.4 Een rekenkamerlid gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn lidmaatschap beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie aan derden. 2.5 Een rekenkamerlid maakt niet ten eigen bate, of ten bate van zijn persoonlijke betrekkingen, gebruik van in de uitoefening van zijn functie verkregen informatie.

2.6 Geschenken en giften die een lid uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de rekenkamer. Er wordt een passende bestemming voor gezocht. Geschenken of giften met een waarde van minder dan 50 euro worden gemeld en kunnen worden behouden. 3. Interne vergaderingen 3.1 De rekenkamer vergadert minimaal zevenmaal per jaar, zo mogelijk voltallig. 3.2 Het bijeenroepen van de leden geschiedt door de ambtelijk secretaris, minimaal vijf dagen voorafgaand aan de vergadering.

3.3

3.4 3.5

3.6

3.7 3.8

De conceptagenda wordt vastgesteld door de voorzitter en de ambtelijk secretaris. De overige leden van de rekenkamer kunnen agendapunten minimaal tien dagen voor de vergadering inbrengen bij de ambtelijk secretaris. De leden kunnen staande de vergadering agendapunten inbrengen; alleen ter bespreking, niet ter besluitvorming. Op verzoek van twee of meer leden kan binnen een week een extra vergadering worden belegd. De rekenkamer kan besluiten één of meer nader omschreven taken en bevoegdheden te mandateren aan de voorzitter, een lid, de leden of de ambtelijk secretaris. Besluiten van de rekenkamer kunnen alleen worden genomen in aanwezigheid van vier of meer leden. Indien de stemmen staken, geeft de stem van de (plv.) voorzitter de doorslag. De rekenkamer besluit in principe bij meerderheid van stemmen. Een aantal besluiten vergt een gekwalificeerde meerderheid. Een gekwalificeerde meerderheid bestaat uit tenminste vier leden.

Besluiten die een gekwalificeerd meerderheidsbesluit vragen, zijn: • het vaststellen van een onderzoeksvoorstel • het besluiten tot daadwerkelijke uitvoering van een onderzoek • het instellen van een (sub-)commissie • het vaststellen van een rapport met conclusies en aanbevelingen • het vaststellen van het jaarverslag • het verstrekken van een gratificatie aan een lid of de voorzitter van de rekenkamer ter grootte van een volledige maandvergoeding of een gedeelte daarvan.

4. Werkwijze 4.5 De rekenkamer kan op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, omtrent de inhoud van stukken die aan haar worden overgelegd, geheimhouding opleggen. 4.6 De geheimhouding wordt door allen die van deze stukken kennis dragen in acht genomen totdat de rekenkamer haar opheft. 4.7 De rekenkamer besluit - als de opdracht in overeenstemming is met de vraag, de beschikbaarheid van budget en de van toepassing zijnde regelgeving - bij gekwalificeerde meerderheid tot opdrachtverlening aan een bureau. Vervolgens wordt het formele akkoord voor een opdracht, een verplichting tot betalen (“het aangaan van verplichtingen”), door de ambtelijk secretaris gegeven. 4.8 De voorzitter tekent in principe alle formele uitgaande correspondentie van de rekenkamer; 4.9 De rekenkamer verleent de penningmeester mandaat, en daarmee tekenbevoegdheid, voor de financieel administratieve afhandeling van facturen en declaraties. Declaraties van de penningmeester worden behandeld door de voorzitter. 4.10 De ambtelijk secretaris ondersteunt de penningmeester bij de financieel administratieve procedure. 4.11 Het akkoord voor de betaling van facturen (“het doen van uitgaven”) wordt door de ambtelijk secretaris gegeven als de prestatie geleverd is conform de opdracht.

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

2

De ambtelijk secretaris vraagt de betreffende leden c.q. het lid fiat voor prestatie (resultaat getoetst aan afspraken over prijs, kwantiteit en kwaliteit); 4.12 Uitgaven door de rekenkamer worden uitsluitend gedaan als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond aan de hand van het belang en de functie van de rekenkamer; 4.13 Voor tussentijdse wijzigingen, die gevolgen hebben voor de opdracht, het resultaat en/of de kosten, dienen de leden toestemming te vragen aan de rekenkamer. De ambtelijk secretaris adviseert daarbij door de wijzigingen te toetsen aan de beschikbaarheid van budget en de regelgeving die van toepassing is. 4.14 Declaraties van leden van de rekenkamer worden beoordeeld door de penningmeester en getoetst op juistheid aan de hand van regelgeving, afspraken, opdrachten e.d. 4.15 De declaraties van de penningmeester worden beoordeeld en geaccordeerd door de voorzitter en getoetst op juistheid aan de hand van regelgeving, afspraken, opdrachten e.d.; 4.16 Er worden geen kosten gedeclareerd die reeds op een andere wijze worden vergoed door de rekenkamer of de gemeente. Kantoorkosten vallen onder de vaste vergoeding en kunnen niet worden gedeclareerd. Een declaratie wordt ingediend via de geldende procedures van de gemeente, onder vermelding van de functionaliteit van de uitgave.

Declaraties waarvan betalingsbewijzen niet zijn bijgevoegd worden niet uitbetaald. 4.17 Gemaakte onkosten worden binnen drie maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend. 5. Financiën 5.1 Het door de raad beschikbaar gestelde budget zal worden besteed aan: • het (laten) verrichten van onderzoek; • het eventueel inhuren van externe deskundige(n); • het opstellen van het rapport; • ambtelijke ondersteuning; • vergoedingen en declaraties van de leden van de rekenkamer; • deskundigheidsbevordering van de leden van de rekenkamer; • overige activiteiten die naar het oordeel van de rekenkamer ten laste van het budget gebracht kunnen worden. 5.2 Wanneer een lid door de rekenkamer gevraagd wordt een uitzonderlijke inzet te plegen ten behoeve van zijn taken als lid van de rekenkamer, dan kan een gekwalificeerde meerderheid van de rekenkamer besluiten aan betrokkene een gratificatie van een volledige of gedeeltelijke maandvergoeding toe te kennen. 6. Onderzoek en rapportage 6.1 De rekenkamer is belast met de organisatie van de onderzoeken en is autonoom in de inrichting en uitvoering daarvan. De rekenkamer stelt per onderzoek een plan van aanpak vast en zorgt voor de bewaking van de kwaliteit en de voortgang van het onderzoek.

6.2 De rekenkamer houdt een groslijst van mogelijke onderwerpen bij en bespreekt deze regelmatig met de commissie Rekening & Audit als vertegenwoordiger van de gemeenteraad van Delft.

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

3

6.3

De rekenkamer komt op gezette tijden bijeen en bespreekt de beheersmatige en inhoudelijke aspecten en problemen van te verrichten onderzoeken. 6.4 Het staat de rekenkamer vrij om de raad tussentijds te informeren over de voortgang van een onderzoek. 6.5 De rekenkamer draagt de verantwoordelijkheid voor de definitieve formulering van de conclusies van het rekenkameronderzoek. 6.9 De raad besluit over de behandeling van het rekenkameronderzoek. 6.11 Afstemming over 213a onderzoeken vindt plaats in een gesprek met de gemeentesecretaris. De rekenkamer overlegt minimaal eenmaal per jaar met de gemeentesecretaris en auditor, ook minimaal eenmaal per jaar met de griffier en eenmaal per collegeperiode met het college.

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

4

7.

Voorbereiding van onderzoeken

7.1 Onderwerpkeuze De rekenkamer is onafhankelijk: zij bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht en uitgevoerd. Gemeenteraad(sleden), college(leden) en inwoners en organisaties van de gemeente Delft kunnen suggesties voor onderzoeksonderwerpen aandragen. Alle suggesties worden in de vergadering van de rekenkamer besproken en afgewogen. Op alle suggesties wordt een reactie gegeven. De rekenkamer toetst en onderbouwt de keuze van een onderzoeksonderwerp met de volgende criteria. 1

Maatschappelijk belang

2

Bruikbaarheid aanbevelingen / resultaten

3

Toekomstgerichtheid

4

Financieel belang

5

Portefeuilleverdeling/ spreiding ambtelijke diensten

6

Risicoanalyse, hoog risicoprofiel

7

Relatie met andere onderzoeken

8

Relatie inspanning/resultaat

Het onderwerp raakt de samenleving als geheel sterk of raakt belangen van omvangrijke of bepaalde doelgroepen. Het onderzoek heeft toegevoegde waarde: het levert toegankelijke, bondige en actuele informatie op waarover in deze vorm nog niet wordt beschikt en waarmee de raad en het college verbeteringen kunnen bewerkstelligen in het functioneren van de gemeente. In aanbevelingen moet duidelijk zijn op welke punten en van wie actie wordt verwacht. Met haar rapporten wil de rekenkamer leer- en verbeterprocessen stimuleren en aanbevelingen doen waardoor de gemeente Delft in het belang van de inwoners in de toekomst effectiever en efficiënter kan werken. Het gaat bij voorkeur om een beleidsterrein waar de gemeente een behoorlijk bedrag aan uitgeeft. Opeenvolgende onderzoeken vinden zo min mogelijk op hetzelfde beleidsterrein of bij dezelfde dienst of instelling plaats. Er wordt gestreefd naar variatie in de onderwerpen. Het onderzoek heeft betrekking op een beleidsonderwerp waarvoor de gemeentelijke overheid verantwoordelijk is en waarvan de voorbereiding en uitvoering veel onzekerheden kent. Om onnodige doublures te voorkomen, wordt de relatie met andere onderzoeken aangegeven (bijv. onderzoek uit hoofde van artikel 213a Gemeentewet, door de accountant, een onderzoeksbureau, etc.). De te leveren inspanning staat in verhouding tot het verwachte effect.

De resultaten moeten een wezenlijke bijdrage leveren aan (verbetering van) de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen (beleid en bedrijfsvoering).

7.2 Oriëntatie Om een goede keuze te kunnen maken kan de rekenkamer zich voorafgaand aan een definitieve selectie oriënteren op een mogelijk onderzoeksonderwerp. Zo’n vooronderzoek wordt aangekondigd bij het college van B&W (via de gemeentesecretaris) en de raad (via de griffier). In dat kader kunnen stukken worden opgevraagd bij de betrokken dienst of de betrokken instantie en kunnen oriënterende gesprekken worden gevoerd met betrokken personen.

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

5

Doel van deze oriëntatie is het nader afbakenen van het onderzoeksonderwerp en aanbrengen van focus in het onderzoek. 7.3 Plan van aanpak en begeleidingscommissie Na de onderwerpkeuze wordt een plan van aanpak opgesteld, met in elk geval de volgende onderdelen: • aanleiding en probleemstelling; • doel van het onderzoek: het beoogde effect c.q. gebruik; • onderzoeksvragen; • globale onderzoeksopzet (keuze van onderzoeksmethoden 1); • wijze van uitvoering; en • tijdsplanning. Als wordt gekozen om het onderzoek zelf uit te voeren, wordt een (sub)commissie ingesteld ten behoeve van de uitvoering van het onderzoek. Als wordt gekozen voor uitbesteding of inhuur van derden, zal offerte worden gevraagd aan bij voorkeur minimaal twee bureaus of personen. Bureaus of onderzoekers mogen geen belang hebben ten aanzien van het onderzoek. Indien het onderzoek door externen wordt uitgevoerd, stelt de rekenkamer een (sub)commissie in ter begeleiding van het externe bureau. De begeleidingscommissie is verantwoordelijk voor de aansturing van het onderzoek. De ambtelijk secretaris is het primaire aanspreekpunt voor de onderzoekers voor de lopende c.q. praktische zaken van het onderzoek. Nadat besloten is tot uitvoering van een onderzoek, wordt het onderzoek schriftelijk aangekondigd bij de raad en bij het college van B&W.

In de aankondiging wordt kort omschreven: het onderzoeksvoorstel, de termijn waarbinnen het onderzoek zal plaatsvinden en welke leden van de rekenkamer het onderzoek zullen verrichten c.q. begeleiden. Indien het een onderzoek betreft naar een of meer ‘verbonden partijen’ informeert de rekenkamer ook de raden, colleges en rekenkamers van de andere deelnemende gemeenten daarover.

1 Per onderzoek kiest de rekenkamer voor een passende (combinatie van) methode(n). Voorbeelden zijn:

bureauonderzoek (studie van literatuur, nota’s, archieven, publicaties, artikelen, verslagen en databanken), dossieronderzoek, (groeps)interviews, enquêteonderzoek, benchmarking, raadplegen van deskundigen, discussiebijeenkomst, casestudy, operational audit et cetera.

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

6

8

Uitvoering van onderzoeken

8.1 Start van het onderzoek De rekenkamer verzoekt de gemeentesecretaris bij de start van het onderzoek een ambtelijk contactpersoon aan te wijzen. Het onderzoek start met een gesprek van de begeleidingscommissie met de ambtelijk contactpersoon, de uitvoerend onderzoekers en de gemeentesecretaris en/of senior auditor. In dat gesprek worden doel, opzet, procedure en planning van het onderzoek nader besproken. 8.2 Samenwerking met externe bureaus Doorgaans worden onderzoeken door externen uitgevoerd. De rekenkamer is zelf verantwoordelijk voor de inhuur van externen, maar houdt zich daarbij aan de Algemene inkoopvoorwaarden van de Gemeente Delft. De benaderde onderzoeksbureaus ontvangen het plan van aanpak van de rekenkamer en worden gevraagd om aan de hand daarvan vrijblijvend een offerte op te stellen. In principe worden de geschikt geachte bureaus uitgenodigd hun offerte voor de rekenkamer/ begeleidingscommissie te presenteren, waarbij de beoogde uitvoerend onderzoekers aanwezig dienen te zijn. De begeleidingscommissie beoordeelt de offertes en eventuele presentaties. De begeleidingscommissie kan desgewenst ook zelf beslissen welk bureau de opdracht krijgt. De offerte wordt in ieder geval beoordeeld op de volgende aspecten. • Visie op de materie. • De wijze waarop de onderzoeksvragen zijn uitgewerkt in een aanpak.

• Originaliteit en creativiteit van de aanpak en het beoogde eindresultaat. • Vertrouwen in (de kwaliteit van) het bureau/de onderzoeker/het onderzoeksteam. • De verhouding tussen prijs en de verwachte kwaliteit. De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt – tenzij de rekenkamer expliciet anders besluit - plaats onder de inkoopvoorwaarden van de gemeente Delft. Verder worden in de opdracht (en bij voorkeur ook al in de offerteaanvraag) duidelijke richtlijnen meegegeven aan de uitvoerend onderzoekers, waaronder de volgende punten: • dat de eindverantwoordelijkheid en regie bij de rekenkamer blijven liggen • dat de onderzoekers zich dienen te houden aan de onderzoeksrichtlijnen van de Delftse Rekenkamer • dat de onderzoekers een voorzet formuleren voor de conclusies en aanbevelingen, de ambtelijke reactie verwerken en ondersteuning bieden bij het verwerken van de bestuurlijke reactie en presentatie van het rapport.

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

7

Over de vorm van het eindproduct van de werkzaamheden (hetzij een rapport2, een artikel, brief, presentatie, een discussiebijeenkomst of anderszins) worden met het bureau duidelijke afspraken gemaakt. Daarbij wordt ook duidelijk afgesproken wie waarvoor verantwoordelijk is. 8.3 Projectplanning en -administratie Bij de aanvang van een onderzoek stelt de uitvoerend onderzoeker in overleg met de begeleidingscommissie een gedetailleerde en haalbare planning op. De begeleidingscommissie bewaakt de voortgang. De onderzoekers zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek (gegevensverzameling, analyse, gesprekken/interviews, expertmeeting, opstellen conceptrapportage en verwerken ambtelijke reactie). Daarbij gelden de volgende regels: • Elke geïnterviewde ontvangt vóór het gesprek een korte toelichting op het onderzoek en de gesprekonderwerpen. • De rekenkamerleden kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews. • Van gesprekken gericht op het verifiëren van verzamelde gegevens worden in beginsel geen verslagen gemaakt. • Van gesprekken gericht op het verkennen van conclusies of opinies worden door de onderzoeker – tenzij vooraf anders afgesproken met de rekenkamer conceptverslagen gemaakt, die ter goedkeuring aan de betrokkenen worden voorgelegd. Goedgekeurde verslagen worden niet opgenomen in het onderzoeksrapport.

Deze worden opgenomen in het onderzoeksdossier (zie hierna onder Dossiervorming). • De rekenkamer (i.c. de begeleidingscommissie) wordt door de onderzoeker(s) zo vaak als nodig, maar ten minste maandelijks geïnformeerd over de voortgang. • Het is de onderzoeker(s) niet toegestaan om buiten de rekenkamer met derden te communiceren over de voortgang of de resultaten van het onderzoek. • De onderzoeker(s) is/zijn op verzoek van de rekenkamer aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de politieke besluitvorming. • De externe communicatie tijdens en na afloop van het onderzoek verloopt via de leden van de rekenkamer. Verzoeken van derden worden door de onderzoeker(s) doorverwezen naar de voorzitter van de rekenkamer. De ambtelijk secretaris overlegt tijdig met de griffier en de agendacommissie op welk moment het rapport in de relevante raadscommissie en de gemeenteraad besproken kan worden (zie ook 10.2 Bestuurlijke besluitvorming).

2

Een optie voor rapporten is dat het ingeschakelde externe bureau een separaat deelrapport opstelt dat als één van de kennisbronnen fungeert voor het eigenstandige eindrapport van de rekenkamer, en dat als bijlage bij het eindrapport wordt gevoegd. Een andere optie is dat er één rapport wordt gemaakt, op basis van het materiaal van het externe bureau.

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

8

8.4 Dossiervorming Gedurende het onderzoek vormt de ambtelijk secretaris een onderzoeksdossier. Dit bestaat in elk geval uit: • Plan van aanpak en schriftelijke correspondentie hierover. • Offerteaanvraag. • Offertes van onderzoeksbureaus. • Betalingsafspraken met het onderzoekbureau. • Bevestiging van opdrachtverlening aan onderzoeksbureaus. • Het eventuele rapport van bevindingen. • Aantekeningen of verslagen van conferenties, bijeenkomsten, expertmeetings etc. • Correspondentie en reacties m.b.t. ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. • Het definitieve onderzoeksrapport. • Het raadsvoorstel en vastgestelde raadsbesluit. • Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht. • Verslagen van behandeling van het onderzoek in de politieke besluitvorming (commissie- en raadsvergadering). Bovenstaande documenten worden ter beoordeling van de ambtelijk secretaris zoveel mogelijk online op een veilige plek opgenomen en ten behoeve van alle rekenkamerleden inzichtelijk gemaakt. Op de website van de rekenkamer wordt voor elk onderzoek een dossier aangemaakt met daarin in ieder geval: rapport, eventuele (PowerPoint)presentatie van de resultaten, eventueel persbericht, verslagen van behandeling van het onderzoek in de politieke besluitvorming (commissie- en raadsvergadering), raadsbesluit.

8.5 Archivering De rekenkamer houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de bepalingen in de Archiefwet. De dossiers zijn toegankelijk voor derden voor zover zij geen geheime gegevens bevatten. Voor inzage in geheime stukken dient een schriftelijk verzoek te worden ingediend bij de rekenkamer, voorzien van de reden(en) tot inzage. Dergelijke verzoeken worden door de rekenkamer beoordeeld op grond van de Wet Open Overheid. 8.6 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) De rekenkamer houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG). Er worden niet meer persoonsgegevens bewaard dan nodig, de gegevens worden goed beveiligd en persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor zaken waar een wettelijke grondslag voor bestaat. Voor de nadere uitwerking wordt verwezen naar de privacyverklaring van de Delftse Rekenkamer. De Delftse Rekenkamer heeft de functionaris gegevens bescherming (FG) van de gemeente Delft aangewezen als FG. Het aan de rekenkamer toegekende FG-nummer is FG004688.

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

9

9 Rapport 9.1 Verslaglegging De rekenkamer is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport. Dit betekent dat het rapport herkenbaar moet zijn als rekenkamerrapport en in de huisstijl van de rekenkamer wordt uitgegeven. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau vermeld. De rekenkamer besluit over de wijze waarop de herkenbaarheid van het externe bureau tot uitdrukking komt. De eindverantwoordelijkheid van de rekenkamer houdt tevens in dat de rekenkamer zelf haar conclusies en aanbevelingen formuleert. Het onderzoeksbureau kan worden gevraagd hiervoor suggesties te doen. 9.2 Ambtelijke en bestuurlijke reactie De rekenkamer maakt onderscheid tussen een feitencheck en een bestuurlijke reactie. Feitencheck (ambtelijke reactie) Na voltooiing van het onderzoek brengt de rekenkamer een voorlopig rapport uit met daarin de bevindingen. Het voorlopige onderzoeksrapport wordt – exclusief conclusies en aanbevelingen – voorgelegd aan de gemeentesecretaris ter controle van de feitelijke gegevens. De rekenkamer stelt de gemeentesecretaris in de gelegenheid om binnen een termijn van drie weken te reageren op de juistheid en volledigheid van het voorlopige rapport.

Na ontvangst van het commentaar corrigeert de rekenkamer op voorstel van de onderzoekers en naar eigen inzicht de gebleken feitelijke onjuistheden in het rapport en koppelt een en ander terug aan de contactambtenaar en gemeentesecretaris. Bestuurlijke reactie Op basis van het (aangepaste) onderzoeksrapport formuleert de rekenkamer haar conclusies en aanbevelingen en stelt een gekwalificeerde meerderheid van de rekenkamer het definitieve rapport vast. Vervolgens legt de rekenkamer het conceptrapport met conclusies en aanbevelingen, voorafgaande aan de openbaarmaking, voor aan het onderzochte orgaan (meestal het college van B&W). Het onderzochte orgaan – meestal het college - krijgt vervolgens de mogelijkheid om binnen vier weken zijn zienswijze in een bijlage toe te voegen.

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

10

9.3 Vaststelling Na ontvangst van de bestuurlijke reactie(s) stelt de rekenkamer eventueel een nawoord op, waarin zij ingaat op de aspecten van de bestuurlijke reactie die nader aandacht vragen. Vervolgens wordt het integrale eindrapport opgemaakt en met een gekwalificeerde meerderheid definitief vastgesteld door de rekenkamer. 10. Publicatie 10.1 Openbaarmaking Na vaststelling van het eindrapport kan de rekenkamer een persbericht opstellen. De rekenkamer kan besluiten om de fractievoorzitters en/of de pers de mogelijkheid te geven om het rapport één werkdag voor openbaarmaking onder embargo op te vragen bij de secretaris van de rekenkamer. Vervolgens zendt de rekenkamer het rapport via de griffier, die het rapport voorziet van een raadsvoorstel en een ontwerpbesluit, naar de raad. Een afschrift van het rapport wordt tevens verzonden naar het college van B&W, de gemeentesecretaris en de betrokkenen bij het onderzoek. Als het onderzoek gaat over een of meer ‘verbonden partijen’ waaraan ook andere gemeenten deelnemen, stuurt de rekenkamer het rapport ook aan de raden, colleges en rekenkamers van die gemeenten. De rekenkamer presenteert haar onderzoeksbevindingen en aanbevelingen in of voorafgaand aan de raadsvergadering of de voor het onderzoeksonderwerp relevante raadscommissie. Desgewenst zijn ook de externe onderzoekers bij de presentatie aanwezig.

Na afloop van de presentatie kunnen raadsleden feitelijke vragen stellen over het onderzoek. Parallel daaraan worden rapport en eventueel persbericht op de website van de rekenkamer geplaatst. De voorzitter van de rekenkamer is primair de media-woordvoerder. Hij of zij kan zich laten bijstaan door de begeleidingscommissie en de secretaris. Zo nodig kan de rekenkamer besluiten een persconferentie te houden en/of een presentatie aan de raad en overige betrokkenen. 10.2 Bestuurlijke besluitvorming In een zo vroeg mogelijk stadium kondigt de ambtelijk secretaris het onderzoek aan bij de raadsgriffier. Het onderzoeksonderwerp is in principe bepalend voor de keuze in welke raadscommissie het onderzoek wordt besproken. Na openbaarmaking wordt het eindrapport via de raadsgriffier aan de raad aangeboden voor politieke besluitvorming. Na behandeling in de commissievergadering beschouwt de rekenkamer het rapport als zijnde in handen van de raad. Het is aan de raad om te bepalen welke politiek-bestuurlijke gevolgen aan de uitkomsten van het onderzoek worden verbonden.

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

11

10.3 Interne evaluatie Kort na de behandeling van het eindrapport in de raad blikt de rekenkamer terug op verloop en resultaten van het onderzoek. Desgewenst kan de rekenkamer hier anderen bij betrekken. De rekenkamer benoemt in het jaarverslag de belangrijkste resultaten en lessen van elk onderzoek. 10.4 Nazorg Het hoofddoel van nazorg is de aanbevelingen van de rekenkamer onder de aandacht te brengen én te houden van de mensen die deze in de praktijk moeten brengen: bestuurders, raadsleden, gemeentelijke managers, uitvoerders binnen en/of buiten de gemeente. Per afgesloten onderzoeksrapport besluit de rekenkamer hoe de nazorg wordt vormgegeven (bijvoorbeeld door een nazorgonderzoek, een rekenkamerbrief aan de raad of aandacht in het jaarverslag van de rekenkamer). In de regel gaat de rekenkamer vier jaar na publicatie na of adequaat opvolging is gegeven aan de raadsbesluiten. De rekenkamer rapporteert hierover aan de raad. 11. Evaluatie De rekenkamer evalueert dit reglement minimaal éénmaal per drie jaar. Indien deze evaluatie leidt tot wijzigingen laat zij dit de raad en het college terstond weten. Dit reglement van orde van de Delftse Rekenkamer is laatstelijk herzien en vastgesteld d.d. 6 november 2023.

Peter Castenmiller Vincent van Stipdonk Arthur van Lohuijzen Erik Dolle Barbara Goezinne Thomas Niaounakis

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

12

Bijlage 1

Rooster van aftreden van de Delftse Rekenkamer

Peter Castenmiller is per 1 juli 2022 herbenoemd als voorzitter voor een periode van 4 jaar tot 1 juli 2026. Na eventuele herbenoeming vanwege de wetswijziging van 2022 zal hij uiterlijk 31 december 2026 aftreden en niet voor herbenoeming in aanmerking komen. Vincent van Stipdonk is per 1 juli 2022 herbenoemd als lid voor een periode van 4 jaar tot 1 juli 2026. Na eventuele herbenoeming vanwege de wetswijziging van 2022 zal hij uiterlijk 31 december 2026 aftreden en niet voor herbenoeming in aanmerking komen Arthur van Lohuijzen is per 10 juli 2020 benoemd als lid voor een periode van 4 jaar tot 10 juli 2024. Na eventuele herbenoeming vanwege de wetswijziging van 2022 zal hij uiterlijk 31 december 2028 aftreden en niet voor herbenoeming in aanmerking komen. Erik Dolle is per 10 juli 2020 benoemd als lid voor een periode van 4 jaar tot 10 juli 2024. Barbara Goezinne is per 11 mei 2021 benoemd als lid voor een periode van 4 jaar tot 11 mei 2025. Na eventuele herbenoeming vanwege de wetswijziging van 2022 zal zij uiterlijk 31 december 2029 aftreden en niet voor herbenoeming in aanmerking komen Thomas Niaounakis is per 2 februari 2023 benoemd als lid voor een periode van 4 jaar tot 2 februari 2027. Na eventuele herbenoeming vanwege de wetswijziging van 2022 en eventuele herbenoeming na zes jaar (2029) zal hij uiterlijk 1 juli 2032 aftreden.

Reglement van orde Delftse Rekenkamer - vastgesteld dd. 6november 2023

13