2325360 Voorstel van het Fractievoorzittersoverleg aan de raad inzake het vaststellen Protocol geheimhouding gemeenteraad Delft 2023

Oplegger raad Raadsvoorstel

Onderwerp

Protocol Geheimhouding Gemeenteraad Delft 2023

Portefeuillehouder Voorstel ingediend door Registratienummer Datum

Fractievoorzittersoverleg Bastian Zoodsma (bazoodsma@delft.nl) 2325360 19 juni 2023

Concept-besluit(en) 1. Het Protocol geheimhouding gemeenteraad Delft 2023 vast te stellen. 2. In het Reglement van Orde artikelen 12 lid 2, 44, 45, 46, 46a te schrappen en in plaats daarvan de volgende verwijzing op te nemen onder artikel 44 Geheimhouding van het Reglement: ‘De wijze van omgang met geheimhouding is vastgelegd in het Protocol Geheimhouding Gemeenteraad Delft 2023.’ 3. In de Verordening omtrent de Raadscommissies artikelen 10 lid 4, 20, 21 en 21a te schrappen en in plaats daarvan de volgende verwijzing op te nemen onder artikel 21 Uitgangspunten geheimhouding van deze Verordening: ‘De wijze van omgang met geheimhouding is vastgelegd in het Protocol Geheimhouding Gemeenteraad Delft 2023.’ Waarom nu? Per 1 april 2023 is het onderdeel ‘Geheimhouding’ van de Wet bevorderen Integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden. Hierdoor is de werkwijze en de praktijk met betrekking tot geheime informatie en besloten vergaderingen op bepaalde punten gewijzigd. Om te blijven voldoen aan de landelijke wetgeving is het noodzakelijk om ook de gemeentelijke regels van Delft hierop aan te passen. Daarbij heeft de gemeenteraad van Delft nog geen ‘Protocol Geheimhouding’, waardoor de regels rondom geheimhouding en besloten vergaderingen niet in één document zijn vastgelegd. Na vaststelling van dit protocol is dat wel het geval.

Inhoud In het Protocol Geheimhouding zijn de regels en de werkwijze vastgelegd omtrent geheime informatie die de gemeenteraad van Delft ontvangt, zowel schriftelijke als mondelinge informatie. De per 1 april 2023 gewijzigde landelijke wet- en regelgeving is ook verwerkt in de nieuwe werkwijze. Het protocol regelt het opleggen, de publicatie en het opheffen van de geheime informatie. Daarnaast stelt het protocol regels omtrent het vergaderen in beslotenheid en de verslaglegging daarvan. Tot slot bepaalt het protocol dat de griffie een ‘Register Geheimhouding’ gaat aanleggen van alle geheime informatie die nog bij de raad berust en van alle vergaderingen of delen van vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden en waarbij op het verhandelde nog geheimhouding rust. Wat verandert er? Hieronder worden de belangrijkste veranderingen opgesomd: Voortvloeiend uit wetswijziging • De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen in de eerstvolgende raadsvergadering. • De burgemeester wordt expliciet bevoegd geheimhouding op schriftelijke informatie te leggen. • Mondelinge informatie die in een besloten vergadering van de raad of een commissie ter kennis van de aanwezigen komt, is van rechtswege geheim.

Pagina 1 van 3

•

•

Het uitgangspunt is dat geheime informatie die gedeeld is met een deel van de raads- en commissieleden, ook met de alle raads- en commissieleden moet worden gedeeld. Uitzondering hierop is mondelinge informatie die in een besloten vergadering is gedeeld. Een raads- of commissielid dat de geheimhouding schendt, kan door de raad voor de duur van maximaal drie maanden uitgesloten worden van het verkrijgen van geheime informatie.

Delftse invulling • Geheime informatie wordt voortaan achter het slotje op het raadsinformatiesysteem geplaatst. • De griffie legt een register aan bestaande uit 1) alle documenten die naar de raad zijn gestuurd en waar geheimhouding op ligt en 2) alle vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden en waarbij op het verhandelde geheimhouding is opgelegd. De horizonbepaling van deze informatie wordt jaarlijks gecontroleerd door de griffie. Beleidskaders De landelijke kaders voor dit protocol zijn de Wet bevorderen Integriteit en functioneren decentraal bestuur, Wet open overheid (Woo), Algemene wet bestuursrecht (Awb), Wetboek van Strafrecht (WvS) en Gemeentewet (Gemw). De lokale kaders voor dit protocol zijn het Reglement van Orde van de gemeenteraad, Verordening omtrent de raadscommissies en de Gedragscode Integriteit Raadsleden van de gemeente Delft. Financiën N.v.t.

Vervolg Vanaf de inwerkingtreding van het protocol zal de werkwijze rondom geheime informatie en besloten vergaderingen geschieden zoals in het protocol is vastgelegd. Participatie Het protocol is opgesteld door de griffie, in afstemming met de ambtelijke organisatie.

Communicatie Na vaststelling wordt het besluit gepubliceerd in het gemeenteblad (Delft op Zondag) en op officielebekendmakingen.nl. Bijlage(n) 1. Het Protocol geheimhouding gemeenteraad Delft 2023

Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☒ Ja Motie / toezegging Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?

☐ Nee

☐ Ja,

☐ Niet van toepassing

het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen

☒ Nee

Pagina 2 van 3

Hoogachtend, Namens het Fractievoorzittersoverleg , voorzitter

, griffier

Pagina 3 van 3