2314165 Voorstel van het college aan de raad inzake Archiefverordening Delft 2023

Oplegger raad Raadsvoorstel Onderwerp

Archiefverordening Delft 2023

Portefeuillehouder

Wethouder Huijsmans

Voorstel ingediend door

Arno van de Weerd (avdweerd@delft.nl) Gemeentearchivaris en Dirk-Jan van Dijk

Registratienummer

5474490

Datum

4 april 2023

Concept-besluit(en) De raad: 1. besluit de ‘Archiefverordening Delft 2023’ zoals opgenomen in de bijlagen, vast te stellen.

Waarom nu? De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft een nieuwe standaard archiefverordening en besluit informatiebeheer opgesteld. Dit is de basis voor de Archiefverordening Delft 2023. De nieuwe Archiefverordening is meer gericht op digitale archivering en houdt rekening met de naderende wijziging van de Archiefwet in 2024. De archiefverordening stond op de agenda in de procedurevergadering van de commissie Economie, Financiën en Bestuur van 9 februari 2023. De commissie heeft toen gevraagd om extra toelichting op het voorstel. Deze is opgenomen in de was/wordt lijst. Inhoud Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het archiefbeleid op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden (analoog en digitaal) van de gemeentelijke organen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Het is de bevoegdheid van de raad om de archiefverordening vast te stellen. Een archiefverordening regelt de zorg van burgemeester en wethouders voor de archieven van de gemeentelijke organen. Ook regelt ze het toezicht op het archiefbeheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (het informatiebeheer). De gemeentearchivaris houdt toezicht op de wijze waarop de gemeentelijke organisatie uitvoering geeft aan het archiefbeleid.

De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit.

Wat verandert er? De raad stelt de nieuwe archiefverordening vast. De inhoud van de verordening gaat doorgaans meerdere jaren mee. De nieuwe archiefverordening 2023 vervangt de versie van 2012. De archiefverordening 2012 wordt geactualiseerd naar een versie die past bij de huidige tijd en de naderende nieuwe archiefwet in 2024. In de nieuwe verordening is vastgelegd dat deze zich ook richt op het informatiebeheer (van de archiefbescheiden die nog niet in de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn) en toezicht daarop. Ook wordt de rolverdeling tussen burgemeester en wethouders, de gemeentelijke organisatie, de gemeentearchivaris duidelijker beschreven. Beleidskaders De archiefverordening is onderdeel van de beleidskaders voor het informatiebeheer en archiefbeheer. Volgens de Archiefwet 1995 oefent de gemeentearchivaris van de gemeente Delft het toezicht uit op het beheer van (overheids)informatie door de gemeentelijke organen van de gemeente Delft.

Pagina 1 van 2

Financiën Niet van toepassing

Vervolg Met dit besluit stelt de raad de archiefverordening vast.

Participatie Niet van toepassing

Communicatie Niet van toepassing Bijlage(n) 1. 2.

Raadsbesluit Archiefverordening Delft 2023 Was wordt overzicht archiefverordening 2012-2023

Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☒ Ja

☐ Nee

☐ Niet van toepassing

Motie / toezegging Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?

☐ Ja,

het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen

☒ Nee

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Delft,

M. Berger Loco-secretaris

F.W.J. Vliet, van Loco-burgemeester

Pagina 2 van 2