2224351 Voorstel van de RenA-commissie aan de raad inzake advies jaarstukken 2021

Raadsvoorstel Van Datum Pfh. Steller tel.nr. e-mail Programma Griffienr.

: Rekening & Auditcommissie : 17 juni 2022 : n.v.t. : A.I. de Boer : 015 - 260 2639 : adboer@delft.nl : alle : 2224351

Onderwerp

: Advies Rekening- & Auditcommissie jaarstukken 2021

Gevraagde beslissing: Instemmen met de volgende adviezen van de Rekening- & Auditcommissie over de jaarstukken 2021: A. Advies 2021-1: Betrek de raad vroegtijdig bij het ontwikkelen van nieuwe indicatoren. B. Advies 2021-2: Reflecteer op de verhouding tussen incidentele en structurele baten en lasten en geef een doorkijkje naar de verwachtingen voor de komende jaren. 1. Aanleiding en bevoegdheid De opdracht voor de Rekening- & Auditcommissie (R&A) voor het opstellen van een advies bij de jaarstukken vloeit voort . De R&A-commissie is afgelopen weken aan de slag geweest om zich een oordeel te vormen over de jaarstukken. De commissie richt zich in haar adviestraject op de planning & control-aspecten van de jaarstukken. In dit advies treft u de weergave van de bevindingen en aanbevelingen aan. 2. Proces De gemeentelijke jaarstukken zijn op 20 mei 2022 beschikbaar gesteld. Op 27 mei 2022 heeft de commissie het concept-accountantsverslag van de accountant en een collegebrief over de opvolging van de uitgebrachte adviezen ontvangen ten behoeve van bespreking in de R&A-vergadering van 1 juni 2022. Het definitieve verslag en de reactie hierop zijn op 7 juni ontvangen en op het RIS gepubliceerd. Tijdens de R&A-vergaderingen is door zowel de accountant alsook de R&A-commissie waardering uitgesproken voor de kwaliteit van de jaarrekening.

Ten aanzien van tijdige aanlevering van jaarstukken van verbonden partijen geldt dat van alle geprioriteerde verbonden partijen de jaarstukken tijdens het adviestraject zijn ontvangen. Wel merkt de commissie op dat de jaarstukken van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Delft Rijswijk (GRB), ruim na de in de Wet gemeenschappelijke regelingen gestelde datum van 15 april is ontvangen. De R&A-commissie verzoekt het college zijn invloed blijvend aan te wenden in het kader van tijdige toezending. Dit met het oog op het belang van tijdig beschikbare verantwoordingen over de inzet van publieke middelen en benodigde bijsturingsmogelijkheden, wanneer daartoe aanleidingen bestaan vanuit de verantwoordingen. 1

Tijdens het adviestraject zijn door R&A-leden verschillende technische vragen gesteld; de commissie dankt de ambtelijke organisatie voor de ontvangen antwoorden. Omdat de antwoorden ook voor overige raadsleden verheldering kunnen bieden, is het overzicht met de vragen en antwoorden gepubliceerd bij de vergaderstukken van de R&A-vergadering van 14 juni en de commissie EFB van 23 juni gepubliceerd. 3. Adviezen bij jaarstukken 2021 Omdat het accountantsverslag onderdeel uitmaakt van de bestuurlijke behandeling worden niet alle adviezen van de accountant hier in detail herhaald. Wel benadrukt de R&A-commissie richting college en raad het belang van de aandachtspunten die de accountant meegeeft. In het bijzonder vraagt de commissie extra aandacht voor de (wederom positieve) afwijking ten opzichte van de begroting. De commissie realiseert zich dat 2021 vanwege COVID 19 wederom een uitzonderlijk jaar is, waarbij tot laat in het jaar sprake was van onvoorziene baten en lasten, maar roept het college toch op om zich zo veel mogelijk in te blijven spannen om de afwijkingen te verminderen. Zo zou er binnen de organisatie weer meer aandacht gevraagd kunnen worden voor het ealistisch zoals aan de commissie gepresenteerd op 27 januari 2021.

Een andere manier die zou kunnen leiden tot een realistischere begroting, die volgens de commissie het onderzoeken waard is, is , waar bij het opstellen van de begroting niet de oude de begroting als basis wordt gebruik opgebouwd. De commissie is voornemens zich hier komend jaar over te laten informeren. De commissie ziet uit naar het, in de collegereactie op het accountantsverslag aangekondigde, onderzoek om de kwaliteit van de producten voortkomend uit de P&C-cyclus te verbeteren. Ook vraagt de commissie extra aandacht voor de aanbeveling van de accountant om over integriteit en fraudepreventie te rapporteren in de risicoparagraaf in de paragraaf bedrijfsvoering. De R&A-commissie kan zich verder vinden in de collegebrief over de wijze van opvolging van de accountantsadviezen, maar vindt de reactie wel wat summier. De commissie roept het college dan ook op om volgend jaar iets uitgebreider te reageren. Om de kwaliteit van de planning & control-cyclus verder te verbeteren heeft de commissie een tweetal aanbevelingen opgesteld. Daarnaast wordt hieronder de opvolging van aanbevelingen uit voorgaande jaren bezien. Advies 2021-1 Betrek de raad vroegtijdig bij het ontwikkelen van nieuwe indicatoren.

De afgelopen jaren heeft de commissie regelmatig geconstateerd dat sommige van de indicatoren, die gebruikt worden om te bepalen of een doel bereikt is, minder bruikbaar zijn dan vooraf gehoopt. Het is aan de hand van deze indicatoren dan ook niet altijd even eenvoudig om te bepalen in hoeverre uitgaven en inspanningen hebben bijgedragen aan het wel of niet behalen van een doel. De commissie realiseert zich dat niet alles even meetbaar is en dat het zoeken van de juiste indicatoren bij elk doel een ingewikkelde opgave is. Bovendien kan een gekozen indicator in de loop der jaren minder bruikbaar blijken te zijn en zou het tussentijds veranderen van indicatoren het moeilijker maken om verschillende jaren te vergelijken. 2

Het begin van een nieuwe raadsperiode met mogelijk nieuwe doelen en bijbehorende indicatoren lijkt de commissie daarom bij uitstek een goed moment om de te gebruiken indicatoren nog eens goed tegen het licht te houden. De commissie stelt voor dat het college, voordat de te gebruiken indicatoren weer voor vier jaar worden vastgelegd, met de raad in gesprek gaat over de indicatoren. Bijvoorbeeld door de te gebruiken indicatoren voor te leggen aan de raad en deze te bespreken op een beeldvormende avond, zodat de raad vooraf de kans heeft om input te geven over de bruikbaarheid van de voorgestelde indicatoren. Advies 2021-2: Reflecteer op de verhouding tussen incidentele en structurele baten en lasten en geef een doorkijkje naar de verwachtingen voor de komende jaren. De commissie ziet in de jaarstukken een spanning in de verhouding tussen de incidentele baten en lasten ten opzichte van de structurele baten en lasten. De commissie vraagt zich af welke negatieve effecten het college ziet als er relatief veel incidentele baten en lasten zijn.

Leidt dit bijvoorbeeld tot een minder efficiënte bedrijfsvoering of hogere kosten? En hoe beïnvloedt dit de mogelijkheden om vooruit te kijken? De commissie vraagt het college om in een notitie te reflecteren op de huidige verhouding tussen incidentele en structurele baten en lasten en de effecten hiervan en hierbij ook in te gaan op de verwachtingen hierover voor de komende jaren. Follow up openstaande R&A-adviezen voorgaande jaren: Hieronder wordt ingegaan op de beoordeling door de R&A-commissie van de follow up van adviezen uit voorgaande jaren. Bij elk advies is via een (vinkje voor afgewikkeld) of een O (openstaand) aangegeven wat de status bij de jaarrekening 2021 is. Advies 2020-1: Ontwikkel een infographic waarop in één oogopslag voor alle Toelichting R&A-advies De commissie merkt op dat de jaarstukken van de gemeente Delft over het algemeen goed te lezen zijn en ziet dat de verbeteringen waar de commissie in eerdere R&A adviezen aandacht voor heeft gevraagd, ook dit jaar nog steeds zichtbaar zijn. Wel merkt de commissie op dat het, met name voor de wat minder geoefende lezer, moeilijk kan zijn om de hoofdlijnen uit de jaarstukken te halen en een koppeling te maken tussen de financiële en beleidsmatige resultaten.

Een overzichtelijke weergave van de voortgang met betrekking tot alle door het college gestelde doelen zou het voor de Delftse burger en andere geïnteresseerden makkelijker maken om de hoofdlijnen van de jaarstukken te doorgronden. Te denken valt aan een tekst de oplossing is. In voorgaande jaren is juist geadviseerd om de hoeveelheid tekst eerder te beperken dan uit te breiden. Een visueel aantrekkelijk overzicht heeft daarom de voorkeur van de commissie. De commissie is erg te spreken over de infographic op pagina 15 van het jaarverslag waarin de financiële resultaten in één oogopslag te zien zijn. De commissie denkt dat het voor zowel de Delftse burger als de raad waardevol is als ook de beoogde en bereikte beleidsdoelen in één oogopslag zichtbaar zouden zijn. In de programmaverantwoording wordt dit (naar aanleiding van 3

een eerder R&A-advies) per programma aan het begin van elk hoofdstuk met groene en rode

De commissie adviseert daarom om bij de volgende jaarstukken ook een infographic te doelen behaald zijn. Collegereactie november 2021 (2146866) Dit advies wordt overgenomen. We gaan er daarbij vanuit dat gedoeld wordt op de indicatoren waarvoor de resultaten nu reeds bij elk programma met de kleuren groen of rood inzichtelijk worden gemaakt. Deze indicatoren lenen zich uitstekend om ook via een infographic in beeld gebracht te worden. De resultaten van de indicatoren zullen hiertoe in de jaarstukken 2021 ook op één centrale plek worden weergegeven. Zoals in juni jl. bij eerste bespreking van het R&Aadvies reeds toegelicht, zal dit overigens wel meer dan één pagina vergen. Dit vanwege het aantal vastgestelde indicatoren in combinatie met benodigde leesbaarheid. Stand van zaken bij de jaarstukken 2021: O De aangekondigde infographic is nog niet terug te vinden in de jaarstukken 2021. Uit de toelichting die hierop gegeven werd in de R&A-vergadering van 8 juni 2022 bleek dat hier vooral praktische redenen aan ten grondslag lagen en dat voorzien wordt dat de infographic volgend jaar wel in de jaarstukken wordt opgenomen. De commissie ziet de infographic dan ook met belangstelling tegemoet en geeft de suggestie mee om een voorproefje alvast te delen met de commissie. Het advies wordt op dit moment nog niet als afgedaan beschouwd.

Advies 2020-2: onzekerheden met betrekking tot het sociaal domein te verkleinen. Toelichting R&A-advies In het concept-accountantsverslag stelt de accountant dat de onzekerheden met betrekking tot het sociaal domein verkleind kunnen worden als de gemeente voldoende zekerheid vanuit de eigen beheersing opbouwt. Hiervoor is het van belang dat de binnen de gemeente beschikbare informatie op een gestandaardiseerde wijze wordt verzameld en gedocumenteerd. Op deze manier hoeft er geen sprake meer te zijn van onzekerheden in de zorglevering en vervalt de afhankelijkheid van de productieverklaringen van zorgleveranciers. Op de vergadering van 2 juni 2021, voegde de accountant hieraan toe dat er ook gemeenten zijn waar pilots worden rapportages aan gemeenten verstrekken, die dan vergeleken kunnen worden met de informatie die de gemeente zelf al in huis heeft, waardoor een oordeel gevormd kan worden over de zorglevering. Op een vraag vanuit de commissie of er voor deze methode extra middelen of extra ambtelijke capaciteit nodig zijn, antwoorde de accountant dat dit naar zijn verwachting niet substantieel het geval is. De commissie adviseert het college om de mogelijkheid tot het implementeren van de commissievergadering van 24 november 2021 aan de commissie R&A te rapporteren. Collegereactie november 2021 (2146866) Dit advies wordt overgenomen.

De onzekerheden met betrekking tot het sociaal domein zijn in de jaarstukken 2020 ten opzichte van voorgaand jaar gedaald. Dat neemt niet weg dat de gemeente Delft afhankelijk blijft van een tijdige aanlevering van productieverantwoordingen door 4

zorgaanbieders. Zoals beschreven in het accountantsverslag 2020 beschikt de gemeente reeds over de nodige informatie ter onderbouwing van de prestatielevering. Wij onderzoeken op welke wijze hierin een verbeterslag gemaakt kan worden, waarbij deze informatie op structurele wijze wordt gedocumenteerd, waardoor de informatie kan gaan dienen als onderbouwing voor de prestatielevering. Hiermee kan de onzekerheid met het betrekking tot het sociaal domein verder afnemen, alsmede de afhankelijkheid van tijdige aanlevering productieverantwoordingen door zorgaanbieders. Stand van zaken bij de jaarstukken 2021: In de toelichting op dit advies in de R&A-vergadering van 8 juni 2022 bleek dat het onderzoek naar horizontaal verantwoorden nog loopt en de resultaten eind 2022 verwacht worden. De commissie stelt dan ook voor dat het college in de brief over de opvolging van de R&A-adviezen rapporteert over de stand van zaken van het onderzoek en dat de resultaten van dit onderzoek worden toegelicht in de R&A-vergadering in januari 2023. Het advies wordt op dit moment nog niet als afgedaan beschouwd. Advies 2020-3: Informeer gedetailleerder over personeels- en organisatieontwikkeling, bijvoorbeeld door een verslag van de gemeentesecretaris of een sociaal jaarverslag.

Toelichting R&A-advies In de paragraaf Bedrijfsvoering van het gemeentelijk jaarverslag wordt gerapporteerd over het personeelsbeleid en het personeelsbestand. De commissie merkt op dat de informatie daarin summier en daardoor moeilijk te duiden is. Aanvullende informatie zou het makkelijker maken om een oordeel te vormen over de gepresenteerde cijfers met betrekking tot bijvoorbeeld het personeelbestand, diversiteit, externe inhuur of het ziekteverzuim. Deze informatie hoeft niet noodzakelijkerwijs opgenomen te worden in het gemeentelijk jaarverslag, maar kan ook op andere wijze naar buiten worden gebracht. Zo merkt de commissie op dat de vorige gemeentesecretaris jaarlijks in de commissie EFB een presentatie gaf over de ontwikkelingen binnen de organisatie. Verschillende andere gemeenten publiceren hun Sociaal Jaarverslag op de gemeentelijke website.1 De commissie adviseert om in de toekomst de gemeenteraad gedetailleerde te informeren over ontwikkelingen binnen de gemeentelijke organisatie, bijvoorbeeld door een mondeling verslag van de gemeentesecretaris of een sociaal jaarverslag. Collegereactie november 2021 (2146866) Dit advies wordt overgenomen. Zoals toegelicht door de wethouder Financiën in de commissie EFB van 22 juni jl. is de gemeentesecretaris gaarne bereid om een jaarlijkse presentatie over de personeels- en organisatieontwikkeling te verzorgen.

Stand van zaken bij de jaarstukken 2021: Van de commissiegriffier van de commissie EFB is begrepen dat de gemeentesecretaris is uitgenodigd om de aangeboden presentatie te geven. De commissie merkt op dat een dergelijke presentatie idealiter in maart en april gegeven wordt, omdat de inhoud dan ook betrokken kan worden bij de behandeling van de jaarstukken, maar realiseert zich ook dat er in het verkiezingsjaar 2022 in maart en april geen vergaderingen van de commissie EFB zijn geweest. Ervan uitgaande dat de presentatie in september gegeven wordt en deze vanaf nu weer ieder jaar wordt gegeven (idealiter in maart/april), beschouwt de commissie dit advies als afgedaan.

1 Voorbeelden van gemeenten met een sociaal jaarverslag op hun website zijn: Rotterdam, Schiedam

Nijmegen, Eindhoven

5

Advies 2019-1: Zorg voor meer afstemming tussen de gemeentelijke jaarstukken en de jaarstukken van verbonden partijen waarvan de gemeente 100% eigenaar is. Toelichting R&A-advies Naast het uitgangspunt dat de commissie R&A verwacht dat het college waar mogelijk zijn invloed blijft uitoefenen om de leesbaarheid en de informatiewaarde van de jaarstukken van verbonden partijen te verbeteren, adviseert de commissie om met de verbonden partijen waar de gemeente eigenaar van is in gesprek te gaan over (zoveel mogelijk) afstemming van de jaarstukken. Als de passage over deze partijen in de gemeentelijke jaarstukken beter aansluit bij de jaarstukken van de verbonden partij zelf, wordt het voor de raad en andere geïnteresseerden eenvoudiger te beoordelen of financiële en beleidsmatige doelstellingen gehaald zijn en hoe eventuele afwijkingen worden verantwoord. Collegereactie november 2020 (2046869), We stellen u voor om op de volgende wijze uitvoering te geven aan uw advies. Graag treedt onze ambtelijke ondersteuning binnenkort met (enkele leden van) uw commissie nader in gesprek om voor de 100%- deelnemingen Werkse!, Delft Support en ParkerenDelft een scherper beeld te formuleren over de aspecten waarop leesbaarheid en informatiewaarde beter kunnen aansluiten bij behoeften.

Hierna kan gericht worden bezien welke verbeteringen direct kunnen worden doorgevoerd in de jaarstukken 2020 danwel via de jaarstukken 2021 zijn te realiseren. Als kanttekening dient hierbij te worden opgemerkt dat bij de uitvoering van dit advies tevens recht dient te worden gedaan aan de verzelfstandigde positie en de juridische vormgevingen van de 100%-deelnemingen, met bijbehorende verslaggevingsregels. De uitkomsten van het gesprek worden, waar van toepassing, ook betrokken bij het opstellen van de nieuwe Nota Verbonden Partijen, die voor 2021 staat gepland. Verder zal het overzicht met financiële kengetal/en van verbonden partijen komend jaar eerder aan uw commissie ter beschikking worden gesteld. Stand van zaken bij de jaarstukken 2020: Op 20 januari 2021 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen een aantal commissieleden en de ambtelijke organisatie, waarin commissieleden hun wensen hebben geuit en waarbij werd aangegeven dat de verenigbaarheid van de jaarverslagen van de gemeente en de verbonden partijen een continu aandachtspunt is en zal worden meegenomen in de gesprekken met de verbonden partijen. Met name voor de jaarstukken van de verbonden partijen waar de gemeente 100% eigenaar is zal hier extra aandacht aan besteed worden. Hoewel de leesbaarheid van de jaarverslagen van de verbonden partijen i.c.m.

het gemeentelijk jaarverslag nog steeds een aandachtspunt is, ziet de commissie wel verbetering. Daarnaast heeft de toelichting in het gesprek in januari en bij de bespreking van de overzichten met kengetallen in de vergadering van 2 juni en de beantwoording van vragen vanuit de commissie ook geleid tot een beter begrip van de jaarstukken van de verbonden partijen. Toch ziet de commissie met name met betrekking tot de partijen waar de gemeente 100% eigenaar is te weinig verbetering en gaat hierover graag nog een keer in gesprek met de ambtelijke organisatie. De commissie beschouwde dit advies daarom in juni 2021 niet als afgedaan Collegereactie november 2021 (2146866) Betrokkenen vanuit de ambtelijke organisatie zijn gaarne bereid om met uw commissie hierover een nader gesprek te voeren. 6

Stand van zaken bij de jaarstukken 2021: Er heeft geen tweede gesprek met de ambtelijke organisatie plaatsgevonden. De commissie constateert wel dat de jaarverslagen van de verbonden partijen over het algemeen goed leesbaar zijn en dat ook het overzicht van financiële kengetallen de jaarstukken (dit jaar eerder aangeleverd dan vorig jaar) het begrip van de jaarstukken van verbonden partijen en de samenhang met de gemeentelijke jaarstukken vergroot. Uiteraard gaat de commissie ervan uit dat het college zich blijft inspannen om ook de jaarstukken van de verbonden partijen zo leesbaar mogelijk te houden en hier, zoals ook aangekondigd door de ambtelijke ondersteuning op 8 juni 2022, extra op te letten bij 100% deelnemingen, omdat dit bijdraagt aan meer grip op verbonden partijen. In dit kader ziet de commissie ook uit naar de resultaten van het lopende rekenkameronderzoek over dit onderwerp. De commissie acht een tweede gesprek niet noodzakelijk en beschouwt dit advies als afgedaan. 4. Verdere procedure De commissie R&A hoort graag een mondelinge reactie van het college op het R&A-advies tijdens de commissievergadering EFB van 23 juni 2022 en verzoekt het college om een schriftelijke stand van zaken over de opvolging van de adviezen aan te bieden ten behoeve van de commissievergadering R&A van 23 november 2022.

Het R&A-advies over de jaarstukken wordt na bespreking in de commissie Economie, Financiën en Bestuur van 22 juni 2021 voor vaststelling in de raadsvergadering van 30 juni of 7 juli 2022 aangeboden. Hoogachtend, namens de Rekening & Auditcommissie,

T.D.A. Cüppers

A.I. de Boer

, voorzitter.

, commissiegriffier.

7