2207098 Voorstel van de R&A-commissie aan de raad inzake Ordevoorstel planning- en controlcyclus 2022

Raadsvoorstel Van Datum Pfh. Steller tel.nr. e-mail Programma Griffienr.

Onderwerp

: R&A-commissie :26 januari 2022 : n.v.t. : A.I. de Boer : 06 40 88 63 80 : adboer@delft.nl : Raad : 2207098

: Ordevoorstel planning- & controlcyclus 2022

Gevraagde beslissing: 1. Het ordevoorstel planning- & controlcyclus 2022 vast te stellen. Samenvatting In dit voorstel over de inrichting van de planning- & controlcyclus in 2022 wordt de procedure random de aanbieding en behandeling van de cyclusdocumenten vastgelegd. 1. Aanleiding Jaarlijks wordt de planning & controlcyclus door de raad vastgesteld via het ordevoorstel. 2. Bevoegdheid Het betreft een procedurevoorstel voor de raad en is voorbereid door de Rekening- & Auditcommissie (R&A-commissie); de vermelde aanbiedingsdata van de planning- en controldocumenten zijn met de ambtelijke ondersteuning van het college afgestemd. 3. Historie/ relatie met eerdere besluiten/ proces Voorgesteld wordt de cyclus zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij die van 2021, waarbij rekening is gehouden met de bijzondere omstandigheden die een verkiezingsjaar met zieh meebrengt en de door het presidium vastgestelde vergaderplanning verder uit te werken. 4. Wat willen we bereiken? (Beoogd effect) Een kwalitatief goede planning & controlcyclus, die de gemeenteraad in staat stelt zijn kaderstellende en controlerende rol optimaal te vervullen. 5. Wat gaan we daarvoor doen? In de eerste helft van 2022 worden de jaarstukken en de Kaderbrief aangeboden en bestuurlijk behandeld.

In de tweede helft van het jaar wordt via de Najaarsrapportage per programma een overzicht geboden van ontwikkelingen, risico's en budgettaire positie. Daarbij wordt het college evenals in de afgelopen jaren gevraagd een link te leggen met de realisatie van geformuleerde prestaties. Verder wordt in het najaar de Programmabegroting 2023 -2026 behandeld. Jaarstukken 2021 Het college wordt verzocht de jaarstukken 2021 (uiterlijk) vrijdag 20 mei 2022 aan de raad aan te bieden. lnhoudelijk geldt evenals voorgaande jaren dat de drie W-vragen op schematische wijze worden beantwoord waarbij het college tevens wordt verzocht te rapporteren over hetgeen niet of op

1

andere wijze is uitgevoerd en over de mate waarin programma's op koers liggen. Het college wordt daarbij verzocht de eventueel optredende beleidsmatige consequenties van afwijkingen uit 2021 voor 2022 te vermelden. R&A-adviestraject over de jaarstukken Raads- en commissieleden wordt verzocht om (financieel-technische) vragen over de jaarstukken zoveel mogelijk via het voorafgaande adviestraject van de R&A-commissie en de Tafeltjesavond te laten lopen. Daarbij zou de commissie R&A tijdens haar voorbereidende werkzaamheden portefeuillehouders kunnen uitnodigen om financieel-technische vragen over hun deel van de jaarrekening te beantwoorden. De eerste vergadering van de R&A-commissie over de jaarstukken staat in het teken van een cijfermatige toelichting op de jaarrekening door de ambtelijke ondersteuning van het college. Tijdens deze vergadering wordt verder een toelichting gegeven over de zgn. ENSIA-verklaring (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) over 2021 inzake privacy en informatiebeveiliging. Verder zal de accountant een toelichting geven op de bevindingen uit het accountantsverslag. Daarnaast zullen op deze avond eventuele eerste antwoorden op technische vragen worden behandeld.

Tijdens de tweede R&A-vergadering staat het eerste deel van de avond in het teken van de bespreking van de antwoorden op de technische vragen, samen met de afdelingen Controlling en Financiën. Het tweede deel van deze avond is om onderwerpen te onderkennen die voor opname in het R&A-advies in aanmerking kamen. Tijdens de derde vergadering staat het beoordelen van het concept-R&A-advies bij de jaarstukken centraal. Voor zover naar aanleiding van deze bespreking van toepassing, worden zo spoedig mogelijk daarna evt. aanpassingen en/of toevoegingen via een emailronde onder de commissieleden afgewikkeld. Vervolgens wordt het R&A-advies verzonden aan de raad en het college. De gedachte is dat door deze voorbereiding in de commissie van donderdag 23 juni optimaal inhoudelijk aandacht kan worden besteed aan de samenhang tussen de verantwoording over het gevoerde beleid en de ingezette middelen. Voorde planning gelden de volgende stappen: • Jaarstukken en accountantsrapportage beschikbaar voor raad • 1°bijeenkomst R&A-commissie • 2°bijeenkomst R&A-commissie • Tafeltjesavond Jaarrekening • 3° bijeenkomst R&A-commissie • Publicatie raadsvoorstel R&A-cie. over jaarstukken • lnhoudelijke commissiebehandeling jaarverslag (in EFB) • Besluitvorming over vaststelling jaarverslag in raad • Jaarstukken bij Provincie Zuid Holland

vrijdag 20 mei woensdag 25 mei woensdag 1 juni dinsdag 7 juni 18.30 uur woensdag 8 juni vrijdag 10 juni donderdag 23 juni donderdag 7 juli vóór 15 juli

Overeenkomstig de Financiële Verordening ontvangt de raad gelijktijdig met de jaarstukken het Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (MPG).

2

Kaderbrief 2022 Bij de Kaderbrief 2022 wordt het college verzocht de raad een overzicht te bieden van: • structurele effecten uit de jaarstukken 2021 voor de begrotingsjaren 2022 e.v.; • majeure financiële afwijkingen in het eerste kwartaal van 2022; deze worden in samenhang aangeboden met eventueel voorziene significante afwijkingen op beoogde resultaten aan de hand van de in de programmabegroting 2022 geformuleerde prestaties; • analyse van een eventueel in 2022 reeds ontvangen circulaire over de uitkering uit het Gemeentefonds; • het meerjarig financieel kader, inclusief de benodigde (proces-)maatregelen over een bezuinigingsoperatie om tot een sluitend beeld te kamen; Voor zover een circulaire van het Gemeentefonds te laat ter beschikking komt om geïntegreerd te kunnen worden in de Kaderbrief, wordt het college verzocht de raad voorafgaand aan de commissie- en raadsbehandeling, een separate brief te zenden waarin de (aanvullende) financiële consequenties worden gerecapituleerd. Omdat in de circulaire informatie staat opgenomen die in belangrijke mate effect heeft op de financiële ruimte van de gemeente, is het voor de vast te stellen kaders relevant dat deze informatie door de raad kan worden meegewogen.

Het aanbiedingsmoment is gelijktijdig aan dat van de jaarstukken, aangezien het door de accountant geverifieerde resultaat gebruikt wordt bij de bepaling van de financiële ruimte. Planning: • Kaderbrief beschikbaar voor raad • Tafeltjesavond • Commissie Algemeen • Besluitvorming Kaderbrief in raad

vrijdag 20 mei dinsdag 7 juni 18.30 uur dinsdag 14 juni donderdag 30 juni

Najaarsrapportage 2022 In de Najaarsrapportage wordt verantwoord over de uitvoering van de Programmabegroting 2022, nieuwe ontwikkelingen in het lo pende jaar en de prognose voor het jaarrekeningresultaat. In deze rapportage wordt tevens ingegaan op de Septembercirculaire en de voortgang van de actielijst accountant en op de administratieve organisatie/interne controle in de vorm van de paragraaf Audits. Ook in deze rapportage is het van belang dat eventueel optredende afwijkingen in financiële zin in samenhang met de gevolgen voor de geformuleerde prestaties worden gepresenteerd. Overeenkomstig de Financiële Verordening ontvangt de raad gelijktijdig met de Najaarsrapportage het Tussentijdse Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (T-MPG). De Najaarsrapportage, met eventuele structurele effecten, wordt de raad vrijdag 30 september ter beschikking gesteld. Daardoor bestaat de mogelijkheid de inhoudelijke en financiële stand van zaken over het lopende jaar tijdig te kunnen betrekken bij de voorbereidingen van fracties op de begrotingsbehandeling, waarbij de focus op de toekomst ligt. Dit sluit aan op de eerder geuite wens vanuit de raad om zo tijdig mogelijk te kunnen bijsturen. Planning: • Beschikbaar kamen Najaarsrapportage Tafeltjesavond Commissie Algemeen Besluitvorming Najaarsrapportage in raad

vrijdag 30 september maandag 10 oktober 18.30 uur donderdag 20 oktober donderdag 3 november 3

Indien de Septembercirculaire van het Gemeentefonds te laat ter beschikking kernt om geïntegreerd te kunnen worden in de Najaarsrapportage, wordt het college verzocht de raad voorafgaand aan de commissie- en raadsbehandeling over de Programmabegroting 2022 een separate brief te zenden waarin de (aanvullende) financiële consequenties worden gerecapituleerd, zodat deze bij de commissiebehandeling kan worden meegewogen. Programmabegroting 2023 - 2026 Het college wordt verzocht om de programmabegroting 2023 (uiterlijk) vrijdag 30 september 2022 beschikbaar te stellen. Dit is een week later dan in een niet-verkiezingsjaar gebruikelijk is. De reden hiervoor is dater in een verkiezingsjaar in de regel gewijzigde programma's en indicatoren aan de orde zijn. Vanuit de ambtelijke organisatie is aangegeven dat het opstellen van de programmabegroting hierdoor doorgaans meer tijd kost. Om goede integrale afwegingen te kunnen maken bij de Programmabegroting 2023 - 2026 wordt het college verzocht de daaraan gerelateerde Belastingverordeningen 2023 tegelijk met de Programmabegroting aan te bieden. Bij de begrotingsbehandeling hoort het volgende schema: • Programmabegroting 2023 - 2026 beschikbaar voor raad • Tafeltjesavond Begroting (en Najaarsrapportage) • Algemene beschouwingen • Commissie Algemeen • Besluitvorming Programmabegroting in raad • Programmabegroting bij provincie

vrijdag 30 september maandag 10 oktober 18.30 uur dinsdag 18 oktober donderdag 20 oktober donderdag 3 november vóór 15 november

De programmabegroting 2023 - 2026 dient vóór 15 november bij de Provincie Zuid-Holland te zijn ingediend. Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf) n.v.t. 7. n.v.t.

Communicatie

8. Verdere procedure Op 26 januari 2022 hebben de commissieleden R&A en de wethouder Financiën aangegeven in te kunnen stemmen met dit ordevoorstel. Vervolgens is het stuk voorgelegd aan het fractievoorzittersoverleg van 14 februari 2022, om vervolgens ter besluitvorming te agenderen voor de (hamerstukken) agenda van de raadsvergadering 10 maart 2022. Hoogachtend, de Commissie Rekening en Audit, A ,

D. Dag

st&r. , griffier. 4