2138715 Voorstel van het Fractievoorzittersoverleg aan de raad inzake vaststelling verantwoording fractievergoedingen 2020

Raadsvoorstel Van Datum Pfh. Steller tel.nr. e-mail Doelstelling Griffienr. Onderwerp

: Fractievoorzittersoverleg : 20 september 2021 : n.v.t. : Griffier : 015 - 260 2416 : griffie@delft.nl : Raad : 2138715 : Verantwoording fractievergoedingen 2020

Gevraagde beslissing: A. Het vaststellen van terugvorderingen over 2020: - Onafhankelijk Delft € 850 B. Het vaststellen van restituties, als gevolg van sober gebruik van de fractievergoeding, over te maken aan de gemeente: - VVD € 428 - PvdA € 3.109 - SP € 5.326 - CDA € 2.716 - ChristenUnie € 997 - GroenLinks € 6.626 C. De voorschotbetalingen aan Onafhankelijk Delft op te schorten totdat alle terugbetalingen uit eigen middelen aan de gemeente zijn voldaan (€ 461,25 over 2019 en € 850 over 2020). Samenvatting PricewaterhouseCoopers heeft over de verantwoordingen van fracties over de besteding van de fractiebudgetten 2020 een Rapport van Bevindingen opgesteld. De raad dient op grond van de "Verordening houdende regels omtrent voorzieningen fracties, raads- en commissieleden 2019" een besluit over de fractieverantwoordingen te nemen. De raad neemt daarbij kennis van het rapport van de accountant, dat tevens is betrokken bij het opstellen van het raadsvoorstel. 1. Aanleiding Op basis van de verordening dienen fracties de verantwoording over het voorgaande boekjaar in te dienen. 2. Bevoegdheid Onderstaande bepalingen uit de verordening zijn van toepassing: 1.

Elke fractie legt binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage onder overlegging van het verantwoordingsmodel (inclusief onderbouwing bestaande uit de facturen danwel deugdelijke verantwoording en de bankafschriften) zoals opgenomen in bijlage 1 bij deze verordening. Een fractie die niet terugkeert in de raad overlegt binnen één maand na de datum van ontbinding van de oude raad de afrondende fractieverantwoording. Bij verantwoording van fractiebijeenkomsten is de relatie met de raadswerkzaamheden aantoonbaar inzichtelijk gemaakt. 1

2. Beoordeling van de verantwoordingen vindt plaats door de accountant. De accountant brengt zijn "Rapport van Bevindingen" uit aan de raad. 3. Fracties die na 1 maart hun verantwoording inleveren kunnen verantwoordelijk gesteld worden voor aanvullende accountantskosten. 4. De raad stelt na ontvangst van het rapport van de accountant de bedragen vast van de: a. uitgaven per fractie die in het kalenderjaar ten laste van de bijdrage zijn verantwoord; b. wijziging van de reserve; c. resterende reserve; d. voor zover van toepassing: de omvang van restituties (in relatie tot de toegestane omvang van de reserve) of terugvorderingen van ontvangen voorschotten (bij uitgaven die naar het oordeel van de gemeenteraad niet binnen de verordening passen). Op basis hiervan dient de raad een besluit te nemen over de fractieverantwoordingen. 3. Historie / relatie met eerdere besluiten/ proces Jaarlijks leggen de fracties verantwoording af over de uitgaven van de fractievergoeding. Na ontvangst worden de verantwoordingen overhandigd aan de accountant. Na een wederhoorprocedure, in geval van bevindingen bij fracties, wordt een rapport van bevindingen van de accountant ontvangen. Vervolgens dient de raad op basis van een voorstel van het fractievoorzittersoverleg een besluit te nemen over de fractieverantwoordingen.

Aan het einde van de raadsperiode dienen de fracties er voor te zorgen dat de aangegeven reservestanden ook daadwerkelijk op de rekening staan. 4. Wat willen we bereiken? (Beoogd effect) Het waarborgen van een democratisch bestuur, dat effectief, doelmatig, transparant en betrouwbaar functioneert (bron: Programmabegroting). 5. Wat gaan we daarvoor doen? (Oplossingsrichtingen / kanttekeningen) De accountant heeft de concept-bevindingen van de fractie-uitgaven voor wederhoor voorgelegd aan fracties waarbij bevindingen spelen ten aanzien van de gepleegde uitgaven. Diverse opmerkingen van de accountant hebben betrekking op bedragen die betrekking hebben op (binnen de verordening op zich) passende uitgaven die eerder zijn gedaan, maar in 2020 betaalt. En op bedragen die in 2020 zijn betaald, maar op een later jaar betrekking hebben. Voorgesteld wordt om dit niet te laten leiden tot aanpassingen van het subsidiebedrag. Onderdeel A: Terugvorderingen PWC geeft ten aanzien van OD het volgende aan: • De kosten voor een factuur ter hoogte van €300 heeft betrekking op aankoop van voedsel om uit te delen aan burgers op een evenement. Deze kosten passen niet binnen artikel 13 van de verordening. • Een fractielid heeft €125 meer vrijwilligersvergoeding ontvangen dan in de verordening is toegestaan.

• Voor een fractievergoeding van €425 aan een fractielid is geen onderbouwing om vast te stellen waar dit betrekking op heeft. Totaal is dit een bedrag van € 850.

2

Onderdeel B: Restituties (in relatie tot hoogte van de fractiereserves): Indien een fractie als gevolg van sobere aanwending van de fractievergoeding aan het eind van het kalenderjaar een resterend budget heeft dat groter is dan de ontvangen bruto-jaarbijdrage, is een restitutie aan de gemeente aan de orde. Dit speelt bij: - VVD € 428 - PvdA € 3.109 - SP € 5.326 - CDA € 2.716 - ChristenUnie € 997 - GroenLinks € 6.626 Onderdeel C: Doorlopende onderwerpen uit eerder jaren Bij onderdeel A is terugvordering met betrekking tot het jaar 2020 aan de orde. Vorig is door de raad besloten dat Onafhankelijk Delft € 461,25 dient terug te storten met betrekking tot het jaar 2019. Dit is niet gebeurd. Derhalve wordt conform de verordening voorgesteld om de voorschotbetalingen op te schorten. Artikel 13 lid 3: “….Indien een fractie in gebreke blijft, worden de volgende voorschotbetalingen opgeschort tot de betreffende fractie aan haar verplichtingen heeft voldaan.” 6. Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf ) n.v.t. (bestaande begroting) 7. n.v.t.

Communicatie

8. Verdere procedure Na agendering voor de commissie EFB volgt raadsbesluitvorming. Bijlage: • PricewaterhouseCoopers - Rapport van bevindingen verantwoording fractieondersteuning 2020 Gemeente Delft Hoogachtend, namens het fractievoorzittersoverleg,

J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart, voorzitter.

Drs R.G.R. Jeene CMC

, griffier.

3