2127558 College van B&W - afdoening motie 05-03-2020 activiteitenkalender

Bestuur Bestuursondersteuning bezoekadres: Stationsplein 1 2611 BV Delft IBAN NL21 BNGH 0285 0017 87 t.n.v. gemeente Delft Internet www.delft.nl Telefoon 14015 Retouradres : Postbus 78, 2600 ME Delft

Internet www.delft.nl Telefoon 14015

De gemeenteraad van Delft

Datum

Onderwerp

05-07-2021

Afdoening motie 05-03-2020 activiteitenkalender

Ons kenmerk

4580493 Uw brief van Uw kenmerk Bijlage

Geachte leden van de raad, In de commissievergadering CIE. Algemeen van 05-03-2020 is door u aan het college opgedragen om: 1. Een duidelijke activiteitenkalender op te stellen met hierin behalve incidentele festiviteiten ook alle andere evenementen/festiviteiten, welke gemeld worden bij de gemeente of waar een vergunning voor uitgegeven wordt; 2. Heldere informatie op de website te zetten over het gebruik van de regeling incidentele festiviteiten; 3. Te onderzoeken hoe de verschillende UITagenda's te integreren zijn en hoe er een koppeling met de activiteitenkalender met alle gemelde en vergunde evenementen te maken is. Het college heeft middels brief 2036699 voorgesteld het 2e dictum van de motie af te doen. De commissie EFB van 23 maart 2020 heeft daarmee ingestemd. Wij hebben onderzocht hoe wij invulling kunnen geven aan uitvoering van het eerste en derde dictum van de motie. Allereerst kunnen wij u melden dat we aan de vooravond staan van de lancering van de nieuwe UITagenda. Afgelopen periode heeft Delft Marketing in samenspraak met de stad en de gemeente een brede, algemene UITagenda opgesteld. De eerste reacties uit de stad over het resultaat zijn positief! De nieuwe UITagenda biedt ons straks een helder overzicht van wat er te doen is in de stad.

Het is helaas niet mogelijk gebleken om evenementen en festiviteiten in 1 kalender samen te voegen (eerste dictum van de motie). Dit is technisch ingewikkeld omdat er verschillende systemen en procedures zijn voor het doen van een melding en het aanvragen van een vergunning. Een melding gaat volledig geautomatiseerd, van het indienen tot de beoordeling en het opnemen in de activiteitenkalender. Het gaat hier om veel meer dan festiviteiten, ook bijvoorbeeld om venten, een klein

Datum

05-07-2021 Ons kenmerk

4580493

evenement waarvoor geen vergunning nodig is (A categorie), een straatfeest, een container plaatsen etc. Voor het verlenen van een vergunning is overleg noodzakelijk en moet een besluit worden genomen. Dit is mensenwerk en de hiervoor bedoelde evenementenkalender wordt handmatig gevuld. Het integreren van beide kalenders zou eveneens handmatig moeten gebeuren en dat is een arbeidsintensieve taak waar wij geen ambtelijk capaciteit voor beschikbaar hebben. Wel zijn de activiteitenkalender en de evenementenkalender via de gemeentelijke website aan elkaar gelinkt en met 1 druk op de knop in te zien zijn. Hiermee geven we, gelet op de beperkte ambtelijke capaciteit, zoveel mogelijk invulling aan het eerste dictum van de motie. Voor wat betreft het derde dictum van de motie blijkt na onderzoek dat de verschillende UITagenda’s niet te combineren zijn aangezien ze verschillende doelen dienen, de wettelijk verplichte kant van de gemeente en een commerciële kant van ondernemers. Op de website van de gemeente publiceren we de activiteiten waarvoor de gemeente de bevoegdheid heeft om er toestemming, een ontheffing of vergunning voor te geven en datgene wat wettelijk verplicht is om te publiceren. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben en gaan er vanuit dat we met de stappen die besproken zijn in deze brief, voldoende invulling hebben gegeven aan deze motie.

De UITagenda zelf zal gevuld en bijgehouden worden door de stad. Dit dictum kunnen wij als gemeente daarom niet verder afdoen.

Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,

S. Brandligt Loco-burgemeester

M. Berger Loco-secretaris 05-07-2021

2/2