2124485 College van B&W - verslag KPI Archief- en Informatiebeheer Delft 2020

Samenleving Erfgoed Stadsarchief Delft bezoekadres: Gantel 21 2635 DP Den Hoorn

Behandeld door Ayla Jassies Retouradres : Postbus 78, 2600 ME Delft

Telefoon +31 652739072 ajassies@delft.nl

De gemeenteraad van Delft

Internet www.stadsarchiefdelft.nl Telefoon 015-2602341

Datum

Onderwerp

15-06-2021

Verslag KPI Archief- en Informatiebeheer Delft 2020

Ons kenmerk

4575884 Uw brief van Uw kenmerk

Geachte leden van de raad,

Bijlage

2

Hierbij zenden wij u het jaarlijkse verslag van de archiefinspecteur inzake het archief- en informatiebeheer over het jaar 2020 (hierna: KPI-verslag). Dit verslag maakt onderdeel uit van de horizontale verantwoording van Delft over 2020 aan de hand van kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). We hebben kennisgenomen van het verslag van de archiefinspecteur. In deze brief geven we een korte reactie op het verslag en geven we aan hoe we hier de komende periode mee aan de slag gaan. 1

IBT-rapportage: score oranje In het KPI-verslag is opgenomen dat de gemeente Delft een oranje kleur scoort op het onderwerp archief- en informatiebeheer. Het archief- en informatiebeheer van de gemeente is hiermee redelijk adequaat. De score oranje is een verbetering ten opzichte van de rode score van vorig jaar. Daarmee is de gemeente Delft op weg om de informatiehuishouding structureel te verbeteren. Het verbeteren van het archief- en informatiebeheer in de hele organisatie is een omvangrijk proces dat alle werkprocessen van de organisatie raakt. Het is dan ook niet in één jaar af. We zien het KPI-verslag als een bevestiging dat we in dit proces op de goede weg zijn. De aanvullende inzichten die door de nieuwe werkwijze zijn verkregen zien we als een nuttige aanvulling op het verbeterproces dat al in gang is gezet.

2 2.1

Verslag horizontale verantwoording – analyse en reactie Inzicht in de stand van zaken per organisatieonderdeel In het verbeterplan informatiebeheer dat is opgesteld naar aanleiding van het KPI-verslag over 2019 staat beschreven dat er vanaf dit jaar wordt gekozen voor een nieuwe insteek bij de jaarlijkse uitvraag van informatie voor de horizontale verantwoording archief- en informatiebeheer. Naast een centrale vragenlijst die wordt ingevuld door de experts van informatievoorziening wordt nu ook een gemeentebrede uitvraag gedaan. Er wordt een verkorte vragenlijst gestuurd aan alle proceseigenaren in de hele organisatie waarin zij vragen beantwoorden over het informatiebeheer in hun werkprocessen.

Datum

15-06-2021

De nieuwe werkwijze heeft een aantal voordelen. Er wordt niet alleen meer recht gedaan aan de verantwoordelijkheden op het gebied van informatieen archiefbeheer. Deze nieuwe werkwijze heeft ook als gevolg dat we dit jaar meer gedetailleerde informatie hebben verkregen over de stand van het informatiebeheer in de verschillende organisatieonderdelen.

Ons kenmerk

4575884

Dit geeft in het KPI-verslag aanleiding voor een aantal aanbevelingen voor specifieke werkprocessen. Het belangrijkste echter is dat deze nieuwe werkwijze ons de kans biedt om het verbeterprogramma voor het informatieen archiefbeheer beter aan te laten sluiten bij de specifieke knelpunten en risico’s die in de organisatie leven. 2.2

Stand van zaken aanbevelingen 2019 In het KPI-verslag over 2019 zijn verschillende knelpunten gesignaleerd. Het verbeterplan informatiebeheer dat eind 2020 is vastgesteld door het college geeft aan hoe de gemeente Delft met deze verbeterpunten aan de slag gaat. Het KPI-verslag over 2020 constateert dat een aantal van de aanbevelingen inmiddels is opgepakt en afgerond in 2020. Een aantal andere verbeteringen die voortkomen uit het rapport over 2019 loopt, of staat op de planning voor 2021. De reactie van de gemeentearchivaris in de rapportage 2020 geeft aan dat we hiermee op de goede weg zijn.

2.3

Nieuwe aanbevelingen In het KPI-verslag 2020 staat een zestal aanvullende aanbevelingen ten opzichte van het verslag van vorig jaar. Een aantal van deze aanbevelingen komt voort uit de nieuwe werkwijze van de archiefinspectie, waardoor een meer gedetailleerd beeld ontstaat van de aandachtspunten in verschillende werkprocessen.   

Aanbeveling 2. Stel voor de archivering van Social Media een dienstverleningsovereenkomst op met Obi4Wan. Aanbeveling 3. Stel voor het archiveren van de gemeentelijke website een dienstverleningsovereenkomst op met Archiefweb.eu. Aanbeveling 6. Actualiseer het bewerkingsplan voor het archief van de gemeentelijke musea en voer deze bewerking uit, zodat het archief in goede, geordende en toegankelijke staat overgedragen kan worden aan de archiefbewaarplaats.

Stand van zaken:  We zijn inmiddels in gesprek om goede overeenkomsten te sluiten voor het archiveren van social media en de gemeentelijke website. Het Stadsarchief Delft is daarbij betrokken.  In 2021 wordt het bewerkingsplan voor het archief van de gemeentelijke musea geactualiseerd in samenwerking met Stadsarchief Delft. Hiervoor is extra budget (€100.000,-) aangevraagd door het Museum. De overige aanbevelingen geven nadere invulling aan de eerdere aanbevelingen om het inzicht en de registratie van informatiebeheer in de organisatie te verbeteren.  Aanbeveling 1. Maak het overzicht van Gemeenschappelijke Regelingen compleet in de landelijke database. 2/4



Datum

15-06-2021 Ons kenmerk

4575884



Aanbeveling 4. Stel een actueel overzicht op van de in gebruik zijnde applicaties binnen de gemeentelijke organisatie en geef per applicatie aan of deze beschikt over DMS/RMA-functionaliteit en in welke procesapplicaties informatiebeheer wordt uitgevoerd. Aanbeveling 5. Inventariseer het gebruik van de duurzame bestandsformaten verder, en zorg ervoor dat de (te bewaren) informatieobjecten in een duurzaam bestandsformaat zijn opgeslagen.

Stand van zaken:  Er bestaan actuele overzichten van in gebruik zijnde applicaties binnen de gemeentelijke organisatie met hun kenmerken. Dit is onderdeel van het lopende project werken onder architectuur.  Het actualiseren van het overzicht gemeenschappelijke regelingen: dit gaan we natuurlijk oppakken;  Het inventariseren van de duurzame bestandsformaten en het in beeld brengen van het informatiebeheer in de verschillende applicaties binnen de gemeentelijke organisatie maken onderdeel uit van het verbeterproject informatiebeheer.  Het gebruik van duurzame bestandsformaten speelt vooral op het moment dat dossiers worden afgesloten, applicaties worden vervangen of informatie wordt overgebracht naar het archief. Tijdens een werkproces kan het voorkomen dat informatie tijdelijk in andere bestandsformaten wordt opgeslagen, omwille van de bruikbaarheid in het primaire proces. Hier ligt altijd een bewuste afweging aan ten grondslag. 3 3.1

Stand van zaken verbeterplan Project verbeteren informatiebeheer Om het informatiebeheer van de gemeente Delft te verbeteren, heeft het college eind 2020 het verbeterplan informatiebeheer vastgesteld. Er is een project ingericht om de uitvoering van dit verbeterplan de coördineren. Het doel van dit project is het volledig op orde brengen van de informatiehuishouding binnen alle geledingen van de gemeentelijke organisatie. Aangezien dit een gedeelde verantwoordelijkheid is van alle proceseigenaren, richt het project zich enerzijds op het op orde brengen van de overkoepelende kaders op het gebied van informatie- en archiefbeheer en anderzijds op het optimaal faciliteren van proceseigenaren bij het op orde brengen van het informatiebeheer in hun werkprocessen.

3.2

Globale planning verbeteracties 2021 Het project kent een gefaseerde aanpak. - In de eerste helft van 2021 richt het project verbeteren informatiebeheer zich op het actualiseren van de relevante beleidskaders en het verfijnen van de ondersteuningsaanpak. - Vervolgens gaan we aan de slag met gerichte verbeteringen in de verschillende werkprocessen van de gemeentelijke organisatie. - Daarnaast richten we een dashboard of periodieke rapportages in om de voortgang van de verbeteringen t.a.v. informatiebeheer te kunnen monitoren.

3/4

Datum

15-06-2021 Ons kenmerk

4575884

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Delft,

M. Berger Loco-secretaris

J.M. Bijsterveldt, van Burgemeester 15-06-2021

4/4