2123474 College van B&W - voorstel behandeling verordening bezwaarschriften

Bestuur Juridische Zaken bezoekadres: Stationsplein 1 2611 BV Delft IBAN NL21 BNGH 0285 0017 87 t.n.v. gemeente Delft Behandeld door J.A. van Luijk Retouradres : Postbus 78, 2600 ME Delft

Telefoon 0640141296 jvluijk@delft.nl

De gemeenteraad van Delft

Internet www.delft.nl Telefoon 14015

Datum

Onderwerp

8 juni 2021

voorstel Verordening behandeling bezwaarschriften

Ons kenmerk

4570039 Uw brief van Uw kenmerk Bijlage

Geachte leden van de Gemeenteraad, Bij brief van 18 mei 2021 hebben wij u verzocht om de behandeling van ons voorstel tot vaststelling van de Verordening behandeling bezwaarschriften Delft (kenmerk 2116329, hierna: de verordening) aan te houden. Aanleiding hiervoor was de inhoudelijke reactie op dit raadsvoorstel van 17 mei 2021 die de voorzitter van kamer II en III en enkele leden van de Adviescommissie voor bezwaarschriften (hierna: Acb) daags voor de vergadering EFB van 21 mei 2021 aan u heeft gezonden. Wij bedanken u voor de aanhouding van de behandeling om ons daarmee in de gelegenheid te stellen inhoudelijk op deze reactie in te gaan In deze brief gaan wij in de op de in de reactie gedane voorstellen. De brief gaat vergezeld van een aangepaste tekst van de conceptverordening. Wij verzoeken u de behandeling van het raadsvoorstel op basis van dit nieuwe concept te hervatten. Voorbereiding conceptverordening Graag informeren wij u over de wijze waarop de verordening is voorbereid. Het concept voor de verordening is ambtelijk voorbereid. Nadat het concept enige vorm had gekregen, is dit gedeeld met de (algemeen) voorzitter van de commissie (tevens voorzitter van kamer I) en de kamervoorzitter van kamer II en III. Beide personen hebben daarop een uitgebreide reactie gestuurd op 3 en 4 december 2020. De gemaakte opmerkingen zijn deels overgenomen.

Vervolgens is het concept van de verordening geagendeerd voor het college en aansluitend aan uw raad aangeboden. Naar aanleiding van dit concept heeft de kamervoorzitter van kamer II en III, tezamen met enkele leden van de adviescommissie, opnieuw gereageerd bij brief van 17 mei 2021. Deze voorstellen zijn voornamelijk een herhaling van de opmerkingen die ook op 3 december 2020 zijn gemaakt, maar die niet zijn overgenomen in het concept zoals dat eerder aan u is voorgelegd.

Datum

8 juni 2021 Ons kenmerk

4570039

Zoals eerder aangegeven wordt een gesprek gepland met de stellers van de brief van 17 mei 2021. Op moment van schrijven van deze reactie hebben deze gesprekken nog niet plaatsgevonden. U wordt op een andere wijze geïnformeerd over de uitkomst daarvan. Inhoudelijk reactie op gedane voorstellen in de brief van 17 mei 2021 De voorstellen vallen uiteen in voorstellen van meer tekstuele aard en voorstellen die zien op de beleidsmatige keuzes die in de conceptverordening zijn gedaan. Met betrekking tot de eerste categorie voorstellen kunnen we kort zijn: deze nemen wij over. Het gaat hier om deels nieuwe voorstellen en voorstellen die voornamelijk tekstuele verbeteringen of verduidelijkingen inhouden ten opzichte van de eerdere concepttekst. Het betreft de voorstellen over: - artikel 2; - artikel 4, met uitzondering van het voorstel over het tweede lid; - artikel 11, met uitzondering van het voorstel over het tweede lid. Het voorstel met betrekking tot de bevoegdheid een hoorzitting uit te stellen (artikel 12) is ook overgenomen. In beginsel zou deze bevoegdheid ook bij de secretaris kunnen worden belegd, die daarover besluit na afstemming met de kamervoorzitter. Vanzelfsprekend is dat een secretaris daarbij niet tegen het oordeel van de kamervoorzitter zou ingaan. Op deze wijze zou er ook nog een escalatiemogelijkheid zijn.

Ten opzichte van belanghebbenden kan het echter van waarde zijn dat het besluit direct bij de kamervoorzitter en niet (eerst) bij de ambtelijke ondersteuning ligt. Het voorstel is daarom toch overgenomen. Ten behoeve van de duidelijkheid zijn in de nieuwe conceptverordening de wijzigingen gearceerd. Wat resteert zijn de voorstellen die betrekking hebben op de volgende beleidsmatige keuzes: - algemeen voorzitterschap; - samenvoeging kamer I en III; - benoeming en ontslag van commissieleden; - toedeling bevoegdheden aan de secretaris; - minderheidsstandpunt en het advies van de commissie. Hieronder motiveren wij nader waarom we deze voorstellen, wederom, niet hebben overgenomen. Algemeen voorzitterschap Ook in de huidige situatie is de kamervoorzitter van kamer I tevens algemeen voorzitter. Het nut van een dergelijke functionaris heeft zich in de afgelopen jaren bewezen. Deze persoon is het eerste aanspreekpunt voor de commissie en degene die de relatie met de bestuursorganen onderhoudt. Bij de werving van deze kamervoorzitter wordt niet alleen op juridische en inhoudelijke deskundigheid geselecteerd, maar ook op de representatieve kwaliteiten die hiervoor van belang zijn. Het gaat hier om de voorstellen gedaan bij: - artikel 1; - artikel 4, tweede lid; 2/5

Datum

8 juni 2021 Ons kenmerk

4570039

-

artikel 5, eerste lid; artikel 6.

Samenvoeging De samenvoeging van kamer I en III komt voort uit overwegingen van efficiency. Minder kamers betekent minder administratieve handelingen, vereenvoudiging van het proces en daarmee lagere kosten. De vrees voor kwaliteitsverlies als gevolg van samenvoeging van kamers wordt niet gedeeld. De huidige kamervoorzitter van kamer I heeft ruime kennis en ervaring met de onderwerpen die thans in kamer III worden behandeld. Deze kamervoorzitter is bij bijna alle hoorzittingen aanwezig. Ook een aantal commissieleden beschikt al over de vereiste kennis over zaken die in kamer I en III worden behandeld. Zij zijn ook in andere gemeenten dan de gemeente Delft commissielid (geweest) alwaar zij reeds voldoende ervaring opgedaan met het brede palet aan onderwerpen dat in de kamer I en III aan de orde komt. Tot slot, de commissieleden zijn zeer kundig en waar nodig in staat om zich in korte tijd andere rechtsgebieden eigen te maken. De betrokken commissieleden zijn eind april 2021 geïnformeerd over de beoogde samenvoeging en allen, waaronder twee commissieleden die de brief van 17 mei 2021 mede hebben ingediend, hebben daarop positief gereageerd. Het gaat hier om de voorstellen gedaan bij: - artikel 3; - artikel 28. Benoeming commissieleden Het college stelt zich op het standpunt dat bij disfunctioneren een mogelijkheid moet bestaan om ontslag te verlenen.

Het spreekt voor zich dat een dergelijk besluit niet lichtzinnig wordt genomen en zorgvuldig wordt gemotiveerd en voorbereid. Bestaande praktijk is dat bij opmerkingen over het functioneren de kamervoorzitter of de algeheel voorzitter dit bespreekt met het desbetreffende lid, waar nodig in bijzijn van het afdelingshoofd Juridische Zaken. Wanneer het een kamervoorzitter of een algeheel voorzitter betreft, gebeurt dit door de portefeuillehouder vanuit het college. Een maximale benoemingsduur van 8 jaar is niet ongebruikelijk. Voor publieke functies gaan steeds meer stemmen op om dit de standaard te laten zijn. Dit zorgt voor verfrissing, nieuwe inzichten en mede daardoor waarborging van objectiviteit. Ook de huidige verordening kent als gevolg van een maximaal aantal herbenoemingen een maximale benoemingsduur van 8 jaar. In bijzondere situaties kan daarvan worden afgeweken en is een derde herbenoeming mogelijk. Aangesloten wordt bij de zittingsduur van de gemeenteraad, zodat er enige regelmaat ontstaat in het aantreden en aftreden van leden. Hierdoor wordt de werving en selectie van nieuwe commissieleden gestroomlijnd. De benoeming van de commissieleden door het college dient een vereenvoudigd en verkort besluitvormingsproces. Benoemingen zijn thans overigens altijd hamerstukken in de raad.

3/5

Datum

8 juni 2021 Ons kenmerk

4570039

In de praktijk levert het aftreden van commissieleden geen problemen op, omdat tijdig in vervanging wordt voorzien. De voortzetting van de functievervulling bij aftreden of ontslag is vooral als zekerheid ingebouwd zodat in dit uitzonderlijke geval de behandeling van bezwaarschriften is gewaarborgd. Bovendien blijft een beslissing op bezwaar rechtsgeldig, ook als een advies mede is uitgebracht door een afgetreden commissielid. De Acb is ruim bemenst. Een commissielid dat per direct ontslag neemt, brengt de continuïteit van de behandeling van bezwaarschriften niet in gevaar. Het vereiste van een VOG geldt voor ambtenaren van de gemeente en bijvoorbeeld ook voor interim-medewerkers. Daarnaast wordt aan de integriteitstoets van politieke ambtsdragers een steeds groter gewicht toegekend. Tegen deze achtergrond is het passend dat ook voor commissieleden in het vervolg het vereiste van een VOG wordt gesteld. Uiteraard worden de kosten daarvoor vergoed. Dat spreekt voor zich en hoeft niet nader te worden vastgelegd. Het gaat hier om de voorstellen gedaan bij: artikel 5; artikel 28. Bemiddeling en alternatieve geschillenoplossing Deze bepaling is toegevoegd om duidelijk te maken dat voordat een zaak bij de Acb komt, alternatieve geschilbeslechting (in Delftse bewoordingen ‘effectief communiceren’, zie ook de bij de verordening behorende toelichting) wordt onderzocht.

Het spreekt voor zich dat de stukken worden overgelegd. In incidentele gevallen is het voorgekomen dat dit niet volledig is gebeurd. Hierover heeft de commissie opmerkingen gemaakt in het laatste jaarverslag, wat daar ook de juiste plaats voor is, en door verweerder is beterschap beloofd. Dit wordt goed gemonitord. Indien afspraken (toch) niet worden nagekomen, vindt daarover het gesprek plaats. Daarmee is de kous af en hoeft niet in een ‘regelreflex’ te worden geschoten. De nieuwe verordening beoogt juist een vereenvoudiging door het schrappen van onnodige bepalingen. Het gaat hier om de voorstellen gedaan bij: - artikel 7. Bevoegdheden secretaris Thans wordt het oordeel of een bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is in beginsel aan de secretaris overgelaten. Om deze reden staat de categorie ; ‘kennelijk niet-ontvankelijke bezwaarschriften' ook in het Aanwijzingsbesluit ambtelijk horen. Dat is echter niet juist, omdat bij kennelijk niet-ontvankelijke bezwaren niet wordt gehoord. In de conceptverordening is dit nu daarom expliciet opgenomen in de artikelen 9 en 10 en geschrapt in het nieuwe Aanwijzingsbesluit ambtelijk horen. Secretarissen hebben al geruime tijd bewezen goed in staat te zijn de ontvankelijkheid te kunnen beoordelen. Bij enige twijfel over de ontvankelijkheid, en daarmee ook de 'kennelijkheid', wordt altijd overleg gepleegd met een kamervoorzitter.

De bevoegdheidsverdeling zoals deze in de conceptverordening is opgenomen sluit dus aan bij de bestaande praktijk. 4/5

Datum

8 juni 2021 Ons kenmerk

4570039

Het gaat hier om de voorstellen gedaan bij: - artikel 9; - artikel 10; - artikel 11. Minderheidsstandpunt en het advies van de commissie De commissie dient als collectief te besluiten (vergelijk het collegiaal bestuur van het college). Minderheidsstandpunten zijn voor bezwaarmakers en belanghebbenden verwarrend, doen geen recht aan het doel van de bezwaarfase en dragen niet bij aan de duidelijkheid die van het openbaar bestuur mag worden verwacht. Het tweede lid van artikel 17 is nagenoeg gelijkluidend aan de tekst van de huidige verordening. Alleen ’drie leden’ is gewijzigd in ‘de kamervoorzitter en twee leden’. Met dit lid wordt expliciet gemaakt dat een advies altijd uitgebracht wordt door drie personen, ook indien er met minder personen is gehoord of wanneer geen hoorzitting heeft plaatsgevonden. Het gaat hier om de voorstellen gedaan bij: - artikel 17; - artikel 18. Wij vertrouwen erop hiermee een afdoende aanvullende motivering te hebben gegeven bij de (aangepaste) conceptverordening. Het raadsvoorstel van 20 april 2021 blijft gelijkluidend, zij het dat de tekst van de voorgestelde verordening is gewijzigd. Wij verzoeken u daarom om dit nieuwe concept in uw besluitvorming te betrekken. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,

S. Brandligt Loco-burgemeester

M. Berger Loco-secretaris 08-06-2021

5/5