2116323 College van B en W - beleidsreactie op jaarverslagen 2020 Acb en ambtelijk horen

Bestuur Juridische Zaken bezoekadres: Stationsplein 1 2611 BV Delft IBAN NL21 BNGH 0285 0017 87 t.n.v. gemeente Delft Behandeld door MML Dierikx Retouradres : Postbus 78, 2600 ME Delft Internet www.delft.nl

Aan de gemeenteraad

Telefoon 14015

Datum

Onderwerp

20-04-2021

Beleidsreactie op jaarverslagen 2020 Acb en ambtelijk horen

Ons kenmerk

4535318 Uw brief van Uw kenmerk Bijlage

2

Geachte leden van de raad, In de bijlage(n) vindt u het jaarverslag 2020 van de Adviescommissie voor Bezwaarschriften Delft (hierna: de Acb) én het jaarverslag 2020 over bezwaarschriften die via ambtelijk horen zijn afgedaan. Ook treft u aan onze beleidsreactie op het jaarverslag 2020 van de Acb in deze brief. Zo staan wij stil bij de algemene ontwikkelingen met betrekking tot de bezwaarbehandeling en geven wij onze reactie op de aanbevelingen die door de Acb zijn gedaan. Algemene ontwikkelingen Aantallen bezwaarschriften In het verslagjaar 2020 zijn 435 bezwaarschriften ingediend. Dit is een daling ten opzichte van het aantal van 503 bezwaarschriften in het vorige verslagjaar 2019. Wijze van behandeling De helft van de bezwaarschriften die in het jaar 2020 zijn ingediend, worden via de route van de Acb afgedaan en de andere helft via ambtelijk horen. Ook deze verdeling is redelijk constant. Bezwaarmakers kunnen verzoeken dat hun bezwaarschrift in plaats van via ambtelijk horen, via de Acb wordt behandeld. Deze mogelijkheid wordt in correspondentie met bezwaarmaker en op de gemeentelijke website uitdrukkelijk onder de aandacht gebracht. In het jaar 2020 is het viermaal voorgekomen dat op verzoek van bezwaarmaker een bezwaarschrift niet via ambtelijk horen werd afgehandeld maar via de Acb. Dat is het zelfde aantal gevallen als in het jaar 2019.

Corona en gevolgen voor de afhandeling van bezwaarschriften Op de werkzaamheden van de Acb en het ambtelijk horen heeft de coronacrisis invloed gehad. Procedureel was het nodig om aanpassingen te doen.

Datum

20-04-2021 Ons kenmerk

4535318

Door de coronacrisis, werd fysiek contact slechts beperkt mogelijk. Zo is een aantal bezwaarschriften met instemming van betrokken partijen, schriftelijk afgedaan. Ook heeft de hoorzitting van de Acb telefonisch of per videoverbinding plaatsgevonden. Het ambtelijk horen werd telefonisch gedaan. Slechts een enkele keer is op verzoek van betrokken partijen toch met inachtneming van de maatregelen, fysiek gehoord. Door middel van deze alternatieve wijze van afhandelen, waarbij gebruik is gemaakt van de ter beschikking gestelde (digitale) faciliteiten, kon de afhandeling van de bezwaarschriften doorgang vinden en is er geen vertraging opgelopen in de afhandeling. Vanaf juli 2020 zijn, waar dit mogelijk was, de reguliere hoorzittingen van de Acb hervat. Daarnaast zijn ook bezwaarschriften ingediend die rechtstreeks samenhingen met de corona maatregelen, zoals bezwaren in het kader van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) of tegen handhavingsbesluiten wegens overtredingen van de corona maatregelen. In de eerste maanden van het jaar 2020 was bovendien een daling van het aantal bezwaarschriften waar te nemen. De oorzaak van de daling in het aantal ontvangen bezwaarschriften is gelegen in de coronapandemie, die – met name in de periode tijdens en na de eerste lockdown – heeft geleid tot een afname/ afvlakking van het aantal bezwaarschriften.

In de overige maanden is de trend gelijk aan het jaar 2019. Tijdigheid behandeling bezwaarschriften Het doel is om bezwaarschriften ten minste binnen de wettelijke afdoeningstermijn af te handelen. In het jaar 2020 blijkt dat in 127 van de 137 gevallen, dat is bijna 93%, binnen de beslistermijn van achttien weken advies van de Acb is gegeven. Dat percentage is een verbetering ten opzichte van het verslagjaar 2019. In het jaar 2019 is het advies in 83% van de gevallen binnen de beslistermijn van achttien weken gegeven. Bij ambtelijk horen zijn de concept beslissingen op bezwaar in 92% van de gevallen binnen de wettelijke termijn van twaalf weken opgesteld. Dat is een kleine verbetering ten opzichte van het jaar 2019 toen dit percentage 90% was. Sinds de implementatie van het workflowmanagmentsysteem bestaat er meer inzicht in de verschillende processtappen binnen het proces van de bezwaarbehandeling en is het beter te sturen op de tijdigheid van beslissingen op bezwaar. Bovendien is het nu mogelijk om naast over de adviestermijn ook te rapporteren over de afdoeningstermijn. Het percentage tijdige afdoening ziet op het aantal bezwaarschriften dat binnen de maximale wettelijke adviestermijn van 18 weken is afgedaan. Van alle bezwaarschriften is 80% afgedaan binnen de wettelijke termijn.

Dat is een verbetering ten opzichte van het jaar 2019 toen het percentage 71% was van alle bezwaarschriften afgedaan binnen de wettelijke termijn. Bij de bezwaarzaken die behandeld werden door de Acb zijn de beslissingen op bezwaar in 72% van de gevallen binnen de beslistermijn van 18 weken opgesteld. Bij ambtelijk horen ging het om een percentage van 86%. Het resultaat van 80% is vergelijkbaar met andere gemeenten in de omgeving van Delft. Zo scoren de meeste gemeenten tussen de 70% en 85%. Een 1 op 1 vergelijking met andere gemeenten blijft een uitdaging. De 2/5

Datum

20-04-2021 Ons kenmerk

4535318

registratie voor wat betreft afdoening van de bezwaarschriften is namelijk niet in elke gemeente gelijk. Daarbij zijn de cijfers over het jaar 2020 nog niet in alle gemeenten bekend gemaakt. Uiteraard blijft het college werken aan haar doel namelijk de verdere verbetering van de afdoeningstermijn. Evalueren en continu verbeteren (afdoening toezegging 1844333) Van belang is zorg te dragen voor een toegankelijke, betrouwbare en objectieve behandeling van bezwaren binnen een zo kort mogelijke termijn. Voortdurend kijkt het college hoe, met het oog op deze doelstelling, de afhandeling van bezwaarschriften kan worden verbeterd. De afgelopen jaren is ingezet op het verkrijgen van meer inzicht in het proces, het stroomlijnen van het proces, de verdere digitalisering en het verkorten van de afhandeltermijnen. In de tweede helft van het jaar 2019 is aan 99 bezwaarmakers gevraagd naar hun ervaringen met het bezwaarproces. Het onderzoek had betrekking op zowel afdoening via de Acb, als op afdoening via ambtelijk horen. Daarbij is bezwaarmakers de mogelijkheid geboden om zowel via reguliere post als via een digitaal vragenformulier een reactie in te sturen. Bij het opstellen van het vragenformulier zijn de vragen uit het Berenschotonderzoek (2018) als inspiratie gebruikt. Helaas was de respons daarop nihil.

Gezocht wordt naar een laagdrempelige wijze van evalueren nu zowel deze wijze van uitvragen als destijds het Berenschot-onderzoek een zeer beperkt aantal reacties gaven. Dit willen we inzetten nadat de meest beperkende maatregelen in het kader van corona zijn geëindigd. Overigens kan worden opgemerkt dat in de jaren 2018, 2019 en 2020 geen klachten over de bezwaarbehandeling zijn ontvangen. Aanpassing gemeentelijke regelgeving aanpassing bezwaarschriften Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om een nieuwe verordening voor de behandeling van bezwaarschriften vast te stellen. De ervaringen zoals opgedaan en de inzichten zoals verkregen tijdens de coronacrisis, zijn van grote waarde voor een toekomstbestendige werkwijze waarin (verdere) digitalisering en efficiency van groot belang zijn. Waar nodig is wordt dit verwerkt in het werkproces en ook in het concept voor de nieuwe verordening die u separaat ter besluitvorming wordt aangeboden. Reactie op de aanbevelingen Het is goed gebruik dat de Acb in haar jaarverslag aanbevelingen meegeeft voor verbetering van het besluitvormingsproces. Naar aanleiding van de ervaringen die de Acb met de behandeling van de bezwaarschriften in het verslagjaar 2020 heeft opgedaan, komt de Acb tot een viertal aanbevelingen. Hieronder geven wij bij elke aanbeveling onze reactie.

Aanbeveling 1 Bij omgevingsvergunningen voor het splitsen van woningen wordt regelmatig niet naar het parkeren gekeken. Als er wel naar gekeken wordt, ontbreekt vaak een kenbare belangenafweging waarom men wil afwijken van de facetherziening parkeren. De Acb constateert dat bij omgevingsvergunningen voor het splitsen van woningen onvoldoende naar het onderdeel parkeren wordt gekeken. Soms ontbreekt een toets aan de Facetherziening Parkeren. In gevallen waarin wel wordt getoetst aan de Facetherziening Parkeren en wordt afgeweken 3/5

Datum

20-04-2021 Ons kenmerk

4535318

van de Facetherziening Parkeren, ontbreekt vaak een kenbare belangenafweging waarom wordt afgeweken. De Acb adviseert hier bij de verlening van een omgevingsvergunning voor het splitsen van een woning meer aandacht aan te schenken. Reactie college Naar aanleiding van deze aanbeveling zal het college, in toekomstige gevallen beter letten op een goede inhoudelijke toetsing aan het bestemmingsplan ‘Facetherziening Parkeren’, waarbij ook aandacht zal zijn voor een kenbare belangenafweging. Aanbeveling 2 Bij het afwijzen van urgentieverklaringen mist vaak een motivering waarom de hardheidsclausule niet van toepassing is. Verder heeft de commissie dit jaar een aantal bezwaren tegen geweigerde urgentieverklaringen behandeld. Het valt de commissie in deze zaken op, dat vaak een goede motivering mist waarom de hardheidsclausule niet van toepassing is. De commissie adviseert het college bij de afwijzing van een urgentieverklaring daarom beter te motiveren waarom de hardheidsclausule niet van toepassing is. Reactie college Het college is met de commissie van mening dat alle besluiten een adequate motivering moeten hebben. In de afwijzende beschikkingen wordt opgenomen dat er geen aanleiding is tot toepassing van de hardheidsclausule.

Als onderbouwing wordt daarbij aangegeven dat er geen bijzondere feiten en omstandigheden zijn die het college zouden noodzaken om af te wijken van haar beleid. Wanneer de aanvrager een nadrukkelijk beroep doet op de hardheidsclausule wordt dit uitvoeriger beoordeeld en een eventuele afwijzing uitgebreider gemotiveerd. Aanbeveling 3 In twee gevallen was het college terughoudend met het overleggen van stukken, met name stukken met medische gegevens, waarbij ter zitting een beroep werd gedaan op de vertrouwelijkheid van deze stukken. In artikel 12 van de Verordening is bepaald dat het bestuursorgaan alle op de zaak betrekking hebbende stukken aan de commissie overlegt. De commissie constateert dat het bestuursorgaan in een aantal gevallen in strijd met dit artikel heeft gehandeld. In die gevallen heeft het bestuursorgaan bewust het risico genomen dat de commissie op basis van een onvolledig dossier een verkeerd advies zou geven. Op grond van artikel 7:4, zesde lid, van de Algemene wet bestuursrecht heeft het bestuursorgaan de mogelijkheid om stukken niet aan de belanghebbende over te leggen, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen geboden is. Op grond van artikel 7:13, zesde lid, van de Algemene wet bestuursrecht beslist de commissie (en het niet bestuursorgaan) over de toepassing van artikel 7:4, zesde lid.

De commissie adviseert het college om deze regels in acht te nemen. Reactie college Het college hecht groot belang aan het waarborgen van de veiligheid van privacygevoelige gegevens en het zorgvuldig omgaan met medische 4/5

Datum

20-04-2021 Ons kenmerk

4535318

gegevens in dossiers. Het college erkent dat zij in de twee gevallen te voorzichtig is geweest met het verstrekken van medische gegevens uit het dossier. Het college zal zorg dragen voor het volledig verstrekken van de onderliggende stukken aan de Acb. Indien dit noodzakelijk wordt geacht, zal bij de Acb een beroep worden gedaan op geheimhouding op grond van artikel 7:4, zesde lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Aanbeveling 4 Beleid dat, gelet op de rechtspraak over schaarse vergunningen, nog niet is geactualiseerd. De commissie constateert dat gemeentelijk beleid niet in alle gevallen actueel is. Dit is in het bijzonder naar voren gekomen in zaken die betrekking hebben op terrasboten. Actualisatie van de relevante beleidsregels is nodig vanwege tijdsverloop en de rechtspraak over schaarse vergunningen. Reactie college Ten aanzien van de actualisatie van de beleidsregels met betrekking tot schaarse vergunningen merkt het college op dat gemeentebreed de nodige stappen worden gezet om dit punt te verbeteren. Overigens benadrukt het college dat beleid inzake schaarse vergunningen met betrekking tot terrasboten al eerder is geregeld in het uitvoeringsbeleid. Graag bedanken wij de Adviescommissie voor bezwaarschriften en alle bij de bezwaarbehandeling betrokken ambtenaren voor hun werkzaamheden in het verslagjaar 2020.

Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,

M. Berger Loco-secretaris

M. Huijsmans Loco-Burgemeester 21-04-2021

5/5